Зачем нужны разделы Writer
 | Толчком к написанию этой статьи послужило письмо от одного из наших постоянных читателей. Цитата: «Приветствую всех сотрудников «Б & K»! У меня вопрос по работе с пакетом OpenOffice. Подскажите, что такое «раздел» в программе Writer и зачем он нужен на практике? В MS Word я применял разделы, чтобы объединить в одном документе листы с книжной и альбомной ориентацией, задать разные колонтитулы и т. п. В программе Writer, похоже, все не так, и разделы здесь служат для других целей. Если можно, помогите разобраться в этом вопросе и расскажите о работе с разделами Writer подробнее. Спасибо. Александр Болотов, главный бухгалтер, г. Харьков». Кстати, похожий вопрос я слышал от многих пользователей, которые перешли с привычного MS Office на бесплатный OpenOffice (или современный его вариант LibreOffice). И это вполне объяснимо: определенные отличия между этими продуктами есть, и поначалу они настораживают. Однако здесь как раз тот случай, когда нужно один раз разобраться с проблемой, чтобы снять ее раз и навсегда. Что я и предлагаю сделать в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Действительно, понятие «раздела» в программах Writer и MS Word существенно отличается. В MS Word раздел — это фрагмент документа, который имеет индивидуальную настройку параметров страниц. К таким параметрам относятся, например, ориентация печатного листа, оформление верхних и нижних колонтитулов, нумерация страниц и т. д. В бухгалтерской практике разделы MS Word обычно применяют для добавления внутрь документа широких таблиц. А вся процедура при этом выглядит так. Вы создаете документ с книжной ориентацией страницы. Потом добавляете новый раздел с листами альбомного формата. В этом разделе размещаете таблицы или широкий текст. А затем вставляете еще один раздел, чтобы продолжить документ в книжном формате. В программе Writer подобные задачи решают при помощи стилей (подробно о работе со стилями страниц мы писали в «Б & К», 2012, № 14). И создавать разделы в данном случае совершенно ни к чему.
В текстовом процессоре Writer разделы — это средство структурирования большого документа. Каждый раздел здесь — это своеобразный контейнер, куда можно ввести текст или загрузить его из внешнего файла. Наличие разделов в документе позволяет разбить его на самостоятельные части и назначить для каждой из них индивидуальные параметры поведения. Но эти параметры не относятся к оформлению страниц или колонтитулов. В программе Writer разделы используют для:
1) защиты текста от изменений;
2) скрытия фрагментов текста;
3) организации динамической вставки содержимого из другого документа;
4) добавления столбцов, отступов, полей, цвета фона, фонового рисунка, для настройки концевых сносок в определенном фрагменте документа.
Побочным эффектом от использования разделов является возможность локального форматирования текста. Однако обо всем по порядку.
Создание разделов в программе Writer
Чтобы создать раздел в программе Writer, делаем так.
1. Ставим указатель там, где будет начинаться раздел, или выделяем фрагмент текста, который мы хотим перенести в новый раздел.
2. Вызываем меню «Вставка → Раздел…», откроется окно, изображенное на рис. 1.
3. В этом окне заполняем параметры и нажимаем «Вставить».
Раздел создан. Об этом свидетельствует прямоугольная рамка на всю ширину страницы, которая появилась в теле документа. Если перед созданием раздела выделить фрагмент текста, то этот текст будет помещен внутрь этой рамки, т. е. внутрь нового раздела.
Параметры разделов Writer
Вернемся к окну «Вставить раздел» (рис. 1) и разберемся с его параметрами. Окно состоит из пяти закладок:
— «Раздел» — здесь можно установить атрибуты нового раздела;
— «Столбцы» (в некоторых версиях она называется «Колонки») — в этой закладке собраны параметры для определения параметров колонок в тексте раздела;
— «Отступы» — параметры этой закладки служат для изменения правых и левых отступов в разделе;
— «Фон» — позволяет выбрать цвет фона для раздела (вместо цвета можно указать рисунок);
— «Сноски/Концевые сноски» — на этой закладке можно настроить параметры оформления сносок и концевых сносок в пределах раздела.
Совет Чтобы вернуть для раздела стандартные настройки параметров, нажмите кнопку «Восстановить» (рис. 1).
На самом деле — это очень удобная возможность. Параметров у раздела много, всегда есть вероятность изменить настройки так, что результат будет неприемлемым. Хорошо, если в такой ситуации предусмотрена возможность быстро вернуть первоначальные параметры буквально одним щелчком мышки.
Переходим на вкладку «Раздел» (рис. 1). Здесь находятся основные параметры для текущего раздела. Начнем с имени раздела. Его можно ввести самому или оставить по умолчанию («Раздел1», «Раздел2» и т. д.).
Флажок «Связать» позволяет вставить в текущий раздел данные из внешнего файла. Для этого делаем так.
1. Включаем флажок «Связать». В окне «Вставить раздел» (рис. 1) станут доступными поля «Имя файла» и «Раздел».
2. Щелкаем на кнопке с троеточием справа от поля «Имя файла». Откроется окно «Проводника».
3. В этом окне находим файл и двойным щелчком мышки загружаем его. Содержимое указанного файла появится внутри раздела.
Важно! Writer позволяет загрузить не весь, а только часть внешнего файла, ограничившись какими-то разделами. Эти разделы должны быть предварительно созданы в загружаемом файле.
Кроме текста в раздел Writer можно внедрить таблицу Excel, фрагмент базы данных или презентации. При этом предусмотрена возможность изменить не только форматирование для содержимого раздела, но и параметры обновления данных. Заметьте, что такое обновление может выполняться как автоматически, так и вручную.
Автоматическое обновление ссылок. По умолчанию при открытии документа со ссылками на внешние файлы Writer предлагает обновить их. От такой возможности можно отказаться, изменив параметры программы. Для этого делаем так.
1. Вызываем меню «Сервис → Параметры». Откроется окно настроек, как на рис. 2.
2. В этом окне переходим в раздел «LibreOffice Writer» и щелкаем на строке «Общие». Окно настроек примет вид, как на рис. 2.
3. В этом окне находим переключатель «Обновлять ссылки при загрузке» (группа параметров «Обновление») и устанавливаем этот переключатель в нужный вариант.
4. Для сохранения настроек в окне «Параметры» нажимаем «OK».
Краткий комментарий по работе этих параметров:
— установите «Всегда», если хотите, чтобы Writer обновлял ссылки автоматически, без запроса на подтверждение;
— выберите вариант «По требованию», если желаете, чтобы Writer выводил запрос на обновление ссылок;
— включите «Никогда», если хотите, чтобы самостоятельно Writer не обновлял ссылки.
Обновление ссылок вручную. Для обновления ссылок вручную делаем так.
1. Открываем документ, который содержит ссылку.
2. Вызываем меню «Правка → Связи». Откроется окно «Редактирование связей», изображенное на рис. 3. В левой части этого окна виден список всех файлов, связанных с текущим документом.
3. В списке выделяем файл, связь с которым нужно обновить.
4. Нажимаем кнопку «Обновить». В текущем документе появится обновленное содержимое связанного файла.
5. Чтобы закрыть окно «Редактирование связей», нажимаем «Закрыть».
Кнопка «Изменить связь» открывает окно для переопределения параметров связи файла с разделом. Кнопка «Разорвать связь» отменяет ее.
Со связями разобрались. Теперь вкратце о других параметрах окна «Вставить раздел» (рис. 1). Флажок «Защита от изменений» ограничивает корректировку раздела. Флажок «Паролем» выводит на экран запрос в виде окна, как на рис. 4. В этом окне вводим значение пароля (два раза) и нажимаем «ОК».
Важно! О пресловутой защите файлов MS Office в кругу программистов и пользователей давно ходят легенды. На взлом «секретного» файла при наличии соответствующего программного обеспечения в случае с MS Office обычно требуется несколько минут. С программой Writer дело обстоит иначе. Здесь защита гораздо лучше. Хотя бы потому, что доступных программ для взлома намного меньше.
Флажок «Скрыть» делает раздел невидимым. Здесь же можно определить условия, когда раздел будет скрыт. Чтобы отобразить скрытый раздел, войдите в параметры его форматирования (меню «Формат → Разделы…»), найдите нужный раздел и снимите флажок «Скрыть».
По умолчанию все разделы в программе Writer защищены от копирования. Поэтому внести изменения в раздел с параметрами по умолчанию нельзя, так как содержимое раздела имеет атрибут «Только для чтения». Флажок «Разрешить правку в защищенном от записи документе» (группа «Свойства», рис. 1) разрешает или запрещает внесение исправлений в защищенный документ.
Закладка «Колонки» (иногда она называется «Столбцы») устанавливает параметры формирования колонок внутри раздела. Окно диалога для определения параметров колонок в точности повторяет соответствующие элементы для настройки колонок страницы (рис. 5).
Здесь можно указать количество колонок для текста внутри раздела (параметр «Колонки»). Флажок «Распределить равномерно содержимое во всех колонках» говорит сам за себя. По умолчанию вертикальный размер колонок Writer устанавливает на всю высоту страницы. И тогда при недостаточном количестве текста может оказаться заполненной только одна колонка. При включенном флажке все колонки будут заполнены равномерно, а общую их высоту Writer подберет автоматически.
Кроме того, параметрами группы «Ширина и интервал» можно отрегулировать ширину каждой колонки индивидуально, а также указать величину промежутка между столбцами. При желании можно нарисовать и разделительные линии между каждой из колонок. Для этого в окне настроек предусмотрена группа параметров «Разделительная линия».
На закладке «Отступы» (рис. 6) указывают расстояние от края раздела до внедренного в него текста. Левый отступ называют «До раздела», правый — «После раздела».
Важно! В этих терминах есть доля неопределенности. Речь идет именно о горизонтальных отступах, хотя по названию возникает ассоциация о размере вертикальной отбивки.
Параметры закладки «Фон» не отличаются от аналогичных настроек страницы. Здесь можно выбрать цвет из палитры или рисунок из файла. Сделав свой выбор, нажимаем «ОК». После этого содержимое раздела будет выделено соответствующим фоном.
А вот параметры закладки «Сноски/Концевые сноски» отличаются. Состав параметров показан на рис. 7.
Флажок «Собрать в конце текста» позволяет установить индивидуальную нумерацию обычных сносок, задать формат нумерации и собрать их в конце всего текста. То же самое можно проделать и с концевыми сносками.
Совет Для внедрения сноски обратитесь к меню «Вставка → Сноска…».
Редактирование и удаление разделов Writer
Прежде чем оперировать с разделом, его нужно выделить. Для этого делаем так.
1. Щелкаем левой кнопкой внутри раздела.
2. Вызываем меню «Формат → Разделы…». Появится окно «Редактирование разделов», как на рис. 8. В секции «Раздел» этого окна будут перечислены имена всех имеющихся разделов документа.
3. Щелкаем левой кнопкой на имени раздела. Теперь для него можно изменить (или установить) связь с файлом, переустановить параметры парольной защиты, срыть раздел, разрешить правку без отмены параметров защиты.
4. Нажимаем кнопку «Параметры…». Откроется окно настроек, аналогичное изображенному на рис. 1 (только в нем не будет закладки «Раздел»).
5. Вводим параметры раздела.
6. Закончив эту работу, нажимаем «ОК».
Чтобы удалить раздел, делаем так.
1. Через меню «Формат → Разделы…» открываем окно «Редактирование разделов».
2. Нажимаем кнопку «Удалить».
Место разделов Writer в компоновке страниц
Разделы очень удобны для добавления данных из внешних документов. Кроме того, разделы позволяют ограничить область действия параметров форматирования определенной частью документа. Например, вы можете оформить в виде раздела большой комментарий или совет. Затем указать для этого раздела серый фон и отступ вправо от основного текста. При этом все содержимое комментария будет тут же переформатировано с новыми параметрами, а вся работа займет считанные секунды. Без применения разделов вам придется форматировать текст комментария вручную.
В некоторых случаях очень полезна возможность скрывать определенные разделы документа. Это может пригодиться не только для обеспечения конфиденциальности данных. В скрытых разделах удобно хранить личные комментарии, пояснения к отдельным фрагментам текста и т. п. Особенно в тех случаях, когда эти комментарии емкие и занимают много места. Например, на основной странице документа вы можете оставить итоговые значения, а подробные результаты расчетов вынести в отдельный раздел, после чего скрыть его. Скрытые разделы не выводятся на печать и не видны на экране. И в заключение нашего разговора о возможностях и преимуществах работы с разделами Writer небольшой пример.
Есть документ, например, — текст этой статьи. Я хочу поместить введение к статье в первый раздел и отформатировать его в две колонки с равномерным распределением текста между ними. Во втором разделе будет находиться текст о назначении разделов программы Writer. Этот раздел я выделю серым фоном. В третьем разделе я запишу комментарий относительно статьи, сведения об авторе вопроса и т. п. После чего раздел с комментарием я скрою. Делаем так.
1. Вызываем LibreOffice, в основном меню создаем текстовый документ.
2. Добавляем в документ несколько пустых строк.
3. Ставим указатель в то место документа, где будет начинаться раздел.
Важно! Добавляя раздел проследите, чтобы после него осталась хотя бы одна пустая строка основного текста. В этом случае будет удобнее формировать другие разделы документа.
4. Вызываем меню «Вставка → Раздел…», откроется окно «Вставить раздел», изображенное на рис. 1.
5. В этом окне нажимаем «Вставить». Параметры раздела в данном случае нам не нужны.
В теле документа появится строка, отделенная двумя горизонтальными линиями, — это и есть раздел.
6. Щелкаем левой кнопкой внутри этого раздела и вводим текст. На рис. 9 он начинается словами «Понятие «раздела»…» и заканчивается фразой «колонтитулов и т.п.».
7. В окне «Вставить раздел» переходим на закладку «Колонки» (или «Столбцы», это зависит от версии LibreOffice).
8. В окне настроек (рис. 5) вводим такие значения: параметр «Колонки» делаем равным «2», для параметра «Интервал» устанавливаем значение «0,2».
9. На этой же закладке включаем флажок «Распределить равномерно содержимое во всех колонках».
10. В группе «Ширина и интервал» включаем флажок «Автоподбор».
11. В окне «Вставить раздел» нажимаем «ОК». На странице Writer появится текст, оформленный в две колонки (рис. 9).
12. Щелкаем левой кнопкой в тексте документа ниже созданного раздела (вот для чего нам понадобилась хотя бы одна строка за пределами раздела!).
13. Через меню «Вставка → Раздел…» добавляем еще один раздел документа. В его настройках указываем оформление в одну колонку. На закладке «Фон» выбираем серый фон для оформления текста.
14. Щелкаем левой кнопкой внутри второго раздела и вводим текст. На рис. 9 этот текст начинается словами «1) Защиты текста от…» и заканчивается фразой «…сносок во фрагменте документа.».
15. Через меню «Вставка → Раздел…» добавляем раздел.
16. В созданный раздел (он уже третий по счету) вводим текст комментария. Этот текст начинается словами «Материал опубликован…» и заканчивается списком файлов, которые переданы на форум в качестве примеров.
Результат нашей работы показан на рис. 9. Сейчас мы видим весь текст документа, в том числе и комментарий, который собираемся скрыть. Для этого делаем так.
1. Щелкаем левой кнопкой мышки внутри третьего раздела.
2. Вызываем меню «Формат → Разделы…». Появится окно «Редактирование разделов», как на рис. 8.
3. В секции «Раздел» находим название «Раздел3», щелчком левой кнопки мышки выделяем его.
4. В окне «Редактирование разделов» включаем флажок «Скрыть» и нажимаем «ОК». Текст с комментарием исчезнет со страницы документа. Результат наших действий показан на рис. 10.
Как видите, работа с разделами в программе Writer довольно удобна. Более того. На мой взгляд, работа с разделами Writer логичнее, чем в MS Word. Здесь все на своих местах: за организацию документа отвечают разделы, за компоновку документа — стили страниц. В MS Office эти моменты смешаны. Стилей страниц нет как таковых, есть только параметры. Причем за компоновку документа отвечают и эти параметры, и настройка разделов. А стили документа охватывают только вопросы форматирования текста. Хотя вопрос этот спорный, многое зависит от привычки и личных предпочтений. В любом случае я надеюсь, что материал этой статьи поможет вам использовать разделы при создании документов в программе Writer. На сегодня все.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции.
