Электронная отчетность: быстрее, удобнее, дешевле
Электронная отчетность, к которой до недавнего времени бухгалтеры относились очень настороженно, стала пользоваться у них все большей популярностью. И не только потому, что это удобно — не нужно терять время на поездки в налоговую службу. Оказывается, сдавать электронные отчеты дешевле, чем готовить и возить к инспектору бумажную отчетность.
Владимир ЛАВРЕНОВ, ООО «АйФин»
Как сдавать отчетность и тратить на это минимальные средства?
Ответ прост — нужно иметь бесплатный ключ электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подписания электронного документа и недорогую, а лучше бесплатную программу для подготовки и сдачи отчета. Какие есть варианты минимизации расходов на отчетности? Рассмотрим самые выгодные.
Бесплатные отчеты только в налоговую инспекцию
Для подготовки отчетности можно использовать бесплатное программное обеспечение налоговой инспекции «ОПЗ», а для отправки отчетов — бесплатное ПО «Захист звітності ДПІ». Для подписания электронного отчета налоговая служба выдает ключи ЭЦП, и тоже бесплатно. Как видите — дешевле не бывает. Но этот вариант может быть предпочтительным для тех, кто сдает отчетность только в налоговую инспекцию. О функциональных возможностях и удобстве работы с этими программами говорить не будем — пользователи уже оценили их «плюсы» и «минусы».
Для подготовки и отправки отчетов в Пенсионный фонд и Госкомстат можно применять специальные программы этих органов. Они тоже бесплатные, но выполняют только функцию подписания и отправки отчетов в электронном виде.
А вот ключи ЭЦП придется приобретать в коммерческих Центрах сертификации по стоимости от 54 грн. за 1 ключ на один год.
Бесплатные ключи ЭЦП
не для всех
В Украине есть два Центра сертификации, которые для подписания электронных отчетов выдают универсальные бесплатные ключи — АЦСК налоговой службы и АЦСК ІВК. Правда здесь есть существенная оговорка.
Ключи налоговой службы используются всеми налогоплательщиками для подписания отчетов в налоговую инспекцию, и только. Пользователи сервисов iFin могут применять их для отправки отчетов и в налоговую инспекцию, и в Госкомстат.
На очереди открытие шлюза Пенсионного фонда для приема отчетов, подписанных бесплатными ключами налоговой инспекции. Это позволит пользователям сервисов iFin бесплатно сдавать импортированные отчеты во все контролирующие органы.
Ключи ІВК могут использовать налогоплательщики для отправки отчетов во все контролирующие органы на платной основе. Пользователи сервисов iFin могут получить их бесплатно (см. таблицу на с. 8).
Как использовать
бесплатные ключи
Сервисы, в которых можно использовать два типа бесплатных ключей (от налоговой службы и ІВК), это:
— iFin Zvit — сервис, с помощью которого можно создавать отчетность, используя обширную базу готовых форм (более 1000 бланков), накладывать ЭЦП на готовые и импортированные из других систем отчеты и отправлять их в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд и Госкомстат;
— iFin Онлайн-бухгалтерия — сервис, с помощью которого можно вести бизнес, не углубляясь в теорию учета, создавать документы, рассчитывать зарплату, учитывать товары на складах, автоматически создавать отчеты. Этот сервис обладает всеми функциями сервиса iFin Zvit.
Использование ключей ЭЦП в онлайн-сервисах для сдачи отчетности сводится к так называемой «привязке» ключей («Директор», «Бухгалтер», «Печать») к конкретному предприятию, отчетность которого будет ими подписываться.
Как это сделать в сервисах iFin?
Привязка ключа ЭЦП в сервисе iFin происходит автоматически при первой сдаче отчета.
Если ваш ключ ЭЦП (например, ключ «Директор») записан на флешку, вставьте ее в компьютер и войдите в iFin.
На закладке «Налаштування» в разделе «Реєстрація ЕЦП» в поле «Маю цифровий підпис» включите опцию «Директор» и сохраните изменения (рис. 1).
Внимание! Если вы уже заключили с налоговой инспекцией договор на сдачу электронной отчетности, включите соответствующую опцию. Если договор не заключен, в сервисе заполните готовую форму, подпишите ЭЦП и отправьте в инспекцию.
Теперь нужно открыть закладку «Звіти» (рис. 2), на которой находятся готовые к сдаче отчеты, выделить один или сразу все и нажать кнопку «Здати в електронному вигляді». Процедура привязки ключа ЭЦП будет запущена автоматически.
Появится окно «Налаштування ЕЦП» (рис. 3), в котором нажмите кнопку «Директор» и укажите путь к сертификату и ключу ЭЦП (файлы с расширением «*.cert», «*.dat»), которые находятся на флэшке. Можно просто перетянуть эти файлы в зону «Директор» и ввести пароль ключа.
Нажмите кнопку «Зберегти». На этом привязка ключа закончена. Выделенный отчет будет подписан и автоматически отправлен в соответствующий контролирующий орган.
Наложение подписи и сдача любого отчета в сервисе iFin происходит в фоновом режиме, а процесс отправки занимает не более нескольких секунд.
Сервис автоматически отслеживает поступление квитанций-уведомлений и расшифровывает их с помощью личного ключа ЭЦП, который после его «привязки» хранится на компьютере пользователя.
Процедура перетаскивания и автоматического распознавания данных используется в сервисе и во время импорта отчета, созданного в другой учетной системе.
Встроенный в сервис механизм считывания и распознавания импортированных данных автоматически определяет:
— формат файла (xml, pfz, dbf);
— период, за который создан отчет;
— название компании, которая подает отчет;
— контролирующий орган, в который подается отчет.
В результате импортированный отчет автоматически попадает на закладку «Звіти» в раздел, соответствующий его содержанию, готовым к подписанию и сдаче в:
— налоговую инспекцию;
— Пенсионный фонд;
— Госкомстат.
При отправке отчета система автоматически определяет, в какой контролирующий орган он должен быть сдан. После отправки отчета в контролирующий орган в строке отчета появится статус «Відправлений». Как только приходит первая квитанция, статус автоматически меняется на «Доставлений». Квитанцию можно открыть, нажав на пиктограмму в виде конверта. Окончательное принятие отчета фиксируется статусом «Зданий».
Если отчет по какой-либо причине не был принят, автоматически появится статус «Помилка в звіті». Сообщение об ошибке можно прочитать, нажав соответствующую пиктограмму под статусом.
Использование бесплатных ключей для создания и отправки налоговой отчетности становится необратимым процессом, к которому будут присоединяться и другие Центры сертификации.
За что будут платить пользователи, покажет время. По всем вопросам использования сервиса iFin вы можете получить консультацию в службе технической поддержки по телефону (044) 22-77-0-66, e-mail: info@ifin.ua .
