Електронна звітність: швидше, зручніше, дешевше
Електронна звітність, до якої донедавна бухгалтери ставилися дуже насторожено, стала користуватися в них все більшою популярністю. І не лише тому, що це зручно — не потрібно витрачати час на поїздки до податкової служби. Виявляється, здавати електронні звіти дешевше, ніж готувати та возити до інспектора паперову звітність.
Володимир ЛАВРЕНОВ, ТОВ «АйФін»
Як здавати звітність та витрачати на це мінімальні кошти?
Відповідь проста — потрібно мати безоплатний ключ ЕЦП для підписання електронного документа та недорогу, а краще безоплатну програму для підготовки та здавання звіту. Які є варіанти мінімізації витрат на звітності? Розглянемо найвигідніші.
Безоплатні звіти тільки
до податкової інспекції
Для підготовки звітності можна використовувати безоплатне програмне забезпечення податкової інспекції ОПЗ, а для відправлення звітів — безоплатне ПЗ «Захист звітності ДПІ». Для підписання електронного звіту податкова служба видає ключі ЕЦП, і теж безоплатно. Як бачите — дешевше не буває. Але цей варіант може бути переважним для тих, хто здає звітність тільки до податкової інспекції. Про функціональні можливості та зручність роботи з цими програмами не говоритимемо — користувачі вже оцінили їх «плюси» та «мінуси».
Для підготовки та відправлення звітів до Пенсійного фонду та органів статистики можна застосовувати спеціальні програми цих органів. Вони теж безоплатні, але виконують тільки функцію підписання та відправлення звітів в електронному вигляді.
А от ключі ЕЦП доведеться придбавати в комерційних центрах сертифікації за вартістю від 54 грн. за один ключ на один рік.
Безоплатні ключі ЕЦП
не для всіх
В Україні є два центри сертифікації, які для підписання електронних звітів видають універсальні безоплатні ключі, — АЦСК податкової служби та АЦСК ІВК. Щоправда, тут є суттєве застереження.
Ключі податкової служби використовуються всіма платниками податків для підписання звітів до податкової інспекції, і тільки. Користувачі сервісів iFin можуть застосовувати їх для відправлення звітів і до податкової інспекції, і до органів статистики.
На черзі відкриття шлюзу Пенсійного фонду для прийняття звітів, підписаних безоплатними ключами податкової інспекції. Це дозволить користувачам сервісів iFin безоплатно здавати імпортовані звіти до всіх контролюючих органів.
Ключі ІВК можуть використовувати платники податків для відправлення звітів до всіх контролюючих органів на платній основі. Користувачі сервісів iFin можуть отримати їх безоплатно (див. таблицю на с. 8).
Як використовувати
безоплатні ключі
Сервіси, в яких можна використовувати два типи безоплатних ключів (від податкової служби та ІВК), це:
— iFin Zvit — сервіс, за допомогою якого можна створювати звітність, використовуючи велику базу готових форм (понад 1000 бланків), накладати ЕЦП на готові звіти та імпортовані з інших систем і відправляти їх до податкової інспекції, Пенсійного фонду та органів статистики;
— iFin Онлайн бухгалтерія — сервіс, за допомогою якого можна вести бізнес, не заглиблюючись у теорію обліку, створювати документи, розраховувати зарплату, обліковувати товари на складах, автоматично створювати звіти. Цей сервіс має всі функції сервісу iFin Zvit.
Використання ключів ЕЦП в онлайнових сервісах для здавання звітності зводиться до так званої прив’язки ключів («Директор», «Бухгалтер», «Печатка») до конкретного підприємства, звітність якого буде ними підписуватися.
Як це зробити в сервісах iFin?
Прив’язка ключа ЕЦП у сервісі iFin відбувається автоматично при першому здаванні звіту.
Якщо ваш ключ ЕЦП (наприклад, ключ «Директор») записаний на флешку, вставте її в комп’ютер та увійдіть в iFin.
На закладці «Налаштування» у розділі «Реєстрація ЕЦП» у полі «Маю цифровий підпис» уключіть опцію «Директор» та збережіть зміни (рис. 1).
Увага! Якщо ви вже уклали з податковою інспекцією договір на здавання електронної звітності, уключіть відповідну опцію. Якщо договір не укладено, у сервісі заповніть готову форму, підпишіть ЕЦП та відправте до інспекції.
Тепер потрібно відкрити закладку «Звіти» (рис. 2), на якій знаходяться готові до здавання звіти, виділити один або відразу всі та натиснути кнопку «Здати в електронному вигляді». Процедуру прив’язки ключа ЕЦП буде запущено автоматично.
З’явиться вікно «Налаштування ЕЦП» (рис. 3), в якому натисніть кнопку «Директор» та вкажіть шлях до сертифіката і ключа ЕЦП (файли з розширенням «*.cert», «*.dat»), які знаходяться на флешці. Можна просто перетягнути ці файли в зону «Директор» та ввести пароль ключа.
Натисніть кнопку «Зберегти». На цьому прив’язку ключа закінчено. Виділений звіт буде підписано та автоматично відправлено до відповідного контролюючого органу.
Накладення підпису та здавання будь-якого звіту в сервісі iFin відбувається у фоновому режимі, а процес відправки триває не більше декількох секунд.
Сервіс автоматично відстежує надходження квитанцій-повідомлень та розшифровує їх за допомогою особистого ключа ЕЦП, який після його «прив’язки» зберігається на комп’ютері користувача.
Процедура перетягування та автоматичного розпізнавання даних використовується в сервісі і під час імпорту звіту, створеного в іншій обліковій системі.
Вбудований у сервіс механізм зчитування та розпізнавання імпортованих даних автоматично визначає:
— формат файлу (xml, pfz, dbf);
— період, за який створено звіт;
— назву компанії, що подає звіт;
— контролюючий орган, до якого подається звіт.
У результаті імпортований звіт автоматично потрапляє на закладку «Звіти» до розділу, що відповідає його змісту, готовим до підписання та здавання до:
— податкової інспекції;
— Пенсійного фонду;
— органів статистики.
При відправленні звіту система автоматично визначає, до якого контролюючого органу має бути здано звіт. Після відправлення звіту до контролюючого органу в рядку звіту з’явиться статус «Відправлений». Як тільки надходить перша квитанція, статус автоматично змінюється на «Доставлений». Квитанцію можна відкрити, натиснувши на піктограму у вигляді конверта. Остаточне прийняття звіту фіксується статусом «Зданий».
Якщо звіт з якоїсь причини не було прийнято, автоматично з’явиться статус «Помилка в звіті». Повідомлення про помилку можна прочитати, натиснувши відповідну піктограму під статусом.
Використання безоплатних ключів для створення та відправлення податкової звітності стає безповоротним процесом, до якого приєднуватимуться й інші Центри сертифікації. За що платитимуть користувачі, покаже час. Щодо всіх питань використання сервісу iFin ви можете отримати консультацію у службі технічної підтримки: тел. (044) 227-70-66, info@ifin.ua.
