Подарки детям от Фонда и профсоюза: вспоминаем основные правила
По традиции в преддверии новогодних праздников мы посвящаем этой теме цикл статей. Новый год — особый праздник, поэтому и государство, и работодатели, и профсоюз тоже как-то по-особому стараются порадовать своих работников и их детей. В сегодняшней статье мы поговорим о детских новогодних подарках за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности и за счет профсоюза. Подарки из этих источников льготируются, но, как известно, льготы всегда сопряжены с определенными требованиями и ограничениями. Вспомним их.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Подарки от Фонда
Вопросы выдачи подарков за счет Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) урегулированы Законом Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III (далее — Закон № 2240) и Порядком приобретения и обеспечения детскими новогодними подарками детей застрахованных лиц за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 25.10.2007 г. № 48 (далее — Порядок № 48). Прежде всего скажем, что каждый работодатель, будь то юридическое лицо или предприниматель, имеет право на получение от Фонда детских новогодних подарков для своих работников (застрахованных лиц). Согласно постановлению Правления Фонда «Об установлении предельного размера расходов из бюджета Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности на приобретение одного детского новогоднего подарка в 2012 году» от 31.07.2012 г. № 37 расходы Фонда на приобретение одного детского новогоднего подарка в 2012 году установлены в размере до 22,80 грн.
Пошагово приведем порядок действий:
1. Составление списка детей застрахованных лиц, которые имеют право на подарок. При составлении списка нужно учитывать такие моменты. Подарок от Фонда полагается детям:
— застрахованных лиц, под которыми понимаются мать, отец, опекун, попечитель, усыновитель. Соответственно, работающим бабушкам и дедушкам подарки для их внуков не полагаются;
— тех работников, для которых это место работы является основным. Дети совместителей в список не включаются. Если работник находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, то он включается в список;
— которым по состоянию на 1 января 2013 года еще не исполнилось 14 лет (п. 1.5 Порядка № 48). Если ребенку сотрудника исполняется 14 лет 1 января 2013 года, то такого ребенка в список включать уже нельзя. Копии свидетельств о рождении детей в подтверждение их возраста работодателю следует иметь в наличии.
Каждому застрахованному лицу полагается один подарок на каждого ребенка. Если у работодателя работают муж и жена, то на имеющихся у них детей подарки выдаются и матери, и отцу. Так, при наличии у работающих вместе родителей одного ребенка работодатель на такого ребенка получает в Фонде два подарка, при наличии двоих детей — четыре подарка и т. д.
Список, на наш взгляд, сразу можно составлять в виде Ведомости на выдачу детских новогодних подарков (пример составления Ведомости см. на рисунке).
2. Подача заявки на детские подарки в районное отделение Фонда. После того как работодатель определился с количеством подарков, он подает заявку в районное отделение Фонда. Такая заявка составляется в произвольной форме на основании списков детей работников, которым предоставляется новогодний подарок за счет средств Фонда. Срок подачи такой заявки законодательно не установлен. Чтобы не опоздать с ее оформлением, предприятию следует уточнить срок в своем отделении Фонда. Какие-то дополнительные подтверждающие документы предоставлять не нужно.
3. Получение подарков в Фонде. Выдача подарков страхователям осуществляется исполнительной дирекцией отделения Фонда по накладной и на основании доверенности, выписанной предприятием на имя доверенного лица (п. 3.2 Порядка № 48).
Если за подарком для своего ребенка обращается частный предприниматель (который добровольно застрахован в Фонде), то для его ребенка новогодний подарок выдается по месту учета согласно приказу директора районной, межрайонной, городской исполнительной дирекции отделения Фонда на основании личного заявления и копии свидетельства о рождении ребенка. Новогодний подарок в таком случае выдается по накладной при предъявлении документа, который удостоверяет личность.
4. Выдача подарков работникам. Решение о выделении новогоднего подарка принимает комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию предприятия, учреждения, организации. Такое решение оформляется Протоколом заседания комиссии по социальному страхованию (решения уполномоченного), форма которого приведена в приложении к Положению о комиссии (уполномоченном) предприятия, учреждения, организации по общеобязательному государственному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, утвержденному постановлением правления Фонда от 23.06.2008 г. № 25.
Основанием для принятия решения является ведомость на выдачу новогодних подарков, которая составляется в произвольной форме. Единственное требование к ее оформлению выдвигает п. 3.1 Порядка № 48, согласно которому в ней должны быть обязательно указаны: фамилии и инициалы застрахованных лиц (родителей) и их детей; число, месяц и год рождения детей (пример составления Ведомости см. на рисунке). Факт получения подарков застрахованные лица подтверждают своей подписью в данной ведомости (п. 3.4 Порядка № 48).
Что касается отражения данной операции в налоговом и бухгалтерском учете, то отметим следующее. В налоговом учете ни в составе доходов, ни в составе расходов данная операция не отражается, так как право собственности на подарки не переходит к работодателю, он лишь передает их от Фонда застрахованным лицам.
В бухгалтерском учете подарки приходуются за балансом по дебету субсчета 025 «Материальные ценности доверителя». При выдаче подарков работникам их стоимость списывается с кредита субсчета 025.
Стоимость подарков от Фонда не облагается ни НДФЛ (п.п. 165.1.1 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI, далее — НКУ), ни ЕСВ. В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ сумма дохода в виде стоимости выданного подарка отражается с признаком дохода «128». В гр. 3 и 3а приводится стоимость подарка (согласно накладной Фонда), а в гр. 4 и 4а ставится «0,00» грн.
В ф. Ф4 ФСС з ТВП эти операции не отражаются.
Работодатели должны соблюдать все вышеперечисленные требования. В противном случае (подарки выданы с нарушением) сумма расходов Фонда не принимается к зачету и возмещается за счет страхователя (п. 4.2 Порядка № 48). За нарушение порядка использования полученных новогодних подарков проверяющие согласно ст. 30 Закона № 2240 могут наложить штраф на работодателя в размере 50 % от стоимости подарков, выданных с нарушением.
Кроме того, на должностных лиц предприятия и предпринимателей, виновных в нарушении порядка использования средств Фонда, может быть наложен админштраф по ст. 1655 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X в размере от 136 до 255 грн. (при повторном в течение года нарушении — от 170 до 340 грн.).
Подарки от профсоюза
Порядок выдачи. Профсоюзы, как правило, не упускают возможность поздравить детей лиц, являющихся их членами, с новогодне-рождественскими праздниками. Решение о предоставлении подарков принимается профкомом.
При принятии решения о выдаче детских новогодних подарков определяется общая сумма расходов на эти мероприятия (в пределах сметы), составляется список одариваемых, вид и стоимость подарка, источник финансирования (за счет собственных средств профсоюза или за счет перечислений от работодателя).
Заметим, что возраст ребенка, которому полагается необлагаемый налогом подарок от профсоюза, действующим законодательством не установлен, поэтому профком определяет такой возраст самостоятельно (письмо Федерации профсоюзов Украины от 12.04.2005 г. № 05-30-513). Для этих целей целесообразно ориентироваться на Семейный кодекс Украины от 10.01.2002 г. № 2947-III (далее — СКУ), согласно ст. 6 которого правовой статус ребенка лицо имеет до достижения им совершеннолетия. При этом малолетним считается ребенок до достижения 14 лет (ч. 2 ст. 6 СКУ), а совершеннолетие по украинскому законодательству наступает с 18 лет (ч. 1 ст. 34 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV).
В документальном плане эти операции оформляются следующим образом:
— решение профсоюза о выдаче детских новогодних подарков и билетов;
— смета доходов и расходов на проведение новогодне-рождественских мероприятий;
— список детей членов профсоюза, которым должны быть предоставлены новогодние подарки (с учетом установленного возрастного критерия);
— накладная на получение новогодних подарков и билетов от поставщиков;
— ведомость на выдачу новогодних подарков и билетов с указанием фамилий членов профсоюза (родителей) и их детей с подписью родителей о получении подарков и билетов.
НДФЛ. Что касается обложения выданных профсоюзом подарков, то есть три нормы для необложения налогом такого дохода физических лиц.
1. «Новогодний» закон. Эта льгота предусмотрена ст. 3 Закона Украины «Об освобождении от налогообложения денежных средств, которые направляются на проведение новогодне-рождественских праздников для детей и на приобретение детских праздничных подарков» от 30.11.2000 г. № 2117-ІІІ (далее — Закон № 2117), согласно которой стоимость праздничных подарков и билетов на новогодне-рождественские мероприятия, полученных детьми от органов государственной власти и местного самоуправления, общественных (в том числе профсоюзных) организаций и созданных ими заведений образования, здравоохранения и культуры, которые содержатся за счет средств соответствующих бюджетов, не включается в совокупный налогооблагаемый доход родителей таких детей.
На наш взгляд, Закон № 2117 является действующим и после вступления в силу НКУ, о чем прямо говорится в преамбуле этого Закона. В консультации из ЕБНЗ (раздел 130.05), где говорится о льготе по НДС, предусмотренной для производителей и продавцов детских новогодних подарков и билетов на новогодне-рождественские мероприятия, также подтверждается действие Закона № 2117 и после вступления в силу НКУ.
Чтобы воспользоваться льготой по НДФЛ на этом основании, нужно помнить, что согласно ст. 4 Закона № 2117 под детскими праздничными подарками для этих целей понимаются наборы товаров, которые содержат лишь кондитерские изделия, игрушки отечественного производства и фрукты, общей стоимостью не более 8 % прожиточного минимума для трудоспособного лица (ПТМЛ), установленного законом на 1 января отчетного налогового года. В 2012 году стоимость такого подарка не должна превышать 85,84 грн. (1073 грн. х 8 %). Кроме того, Закон № 2117 действует ежегодно только в период с 15 ноября текущего года до 15 января следующего года (в этом году: 15.11.2012 г. — 14.01.2013 г.).
Если же стоимость подарка превышает 8 % ПМТЛ, то из суммы превышения удерживаем НДФЛ. Кроме того, НДФЛ может быть удержан, если содержимое подарка не отвечает требованиям Закона № 2117, и при этом нет возможности использовать две другие освобождающие от взимания НДФЛ нормы (см. далее основания 2 и 3).
В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ такой доход отражается:
— если стоимость подарка не превышает 85,84 грн. — с признаком дохода «127» с проставлением в гр. 4 и 4а нулей;
— если стоимость подарка превышает 85,84 грн. — необлагаемую НДФЛ часть стоимости подарка (85,84 грн.) с признаком дохода «127» с проставлением в гр. 4 и 4а нулей, а облагаемую часть — с признаком дохода «126» (дополнительное благо).
Что касается стоимости билетов на детские новогодне-рождественские мероприятия, то поскольку Законом № 2117 не установлены ограничения относительно стоимости билетов, то НДФЛ не облагается полная стоимость билета (актуальны на сегодня выводы письма ГНАУ от 14.12.2009 г. № 27729/7/17-0717).
2. Выплаты членам профсоюза. Здесь отметим общую профсоюзную льготу для НДФЛ, установленную п.п. 165.1.47 НКУ. Так, не включается в налогооблагаемый доход сумма выплат или возмещений (кроме заработной платы или других выплат и возмещений по гражданско-правовым договорам), которые осуществляются по решению профессионального союза, его объединения и/или организации профессионального союза, принятому в установленном порядке, в пользу члена такого профессионального союза в течение года совокупно в размере, который не превышает в 2012 году 1500 грн.
Считаем, что профсоюз может воспользоваться этой нормой, если специальная льгота, установленная для новогодних подарков детям Законом № 2117, исчерпана или если требования данного Закона относительно детского новогоднего подарка не выполняются.
В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ сумма такого необлагаемого дохода отражается с признаком «167» (выплаты или возмещения от профсоюза своим членам).
3. Подарочная льгота по НДФЛ. Если оснований 1 и 2 недостаточно для необложения НДФЛ детского новогоднего подарка, то профсоюз может воспользоваться основанием, приведенным в п.п. 165.1.39 НКУ. Согласно этой норме не включается в налогооблагаемый доход стоимость подарков (а также призов победителям и призерам спортивных соревнований), если их стоимость не превышает 50 % одной минимальной заработной платы (в расчете на месяц), установленной на 1 января отчетного налогового года, за исключением денежных выплат в любой сумме. В 2012 году необлагаемая стоимость подарка составляет 536,50 грн. в месяц (1073 грн. х 50 %).
В неоднократных разъяснениях ГНСУ (письма от 08.10.2012 г. № 2972/0/51-12/17-1115, от 03.02.2011 г. № 2918/7/17-0717 и от 02.12.2011 г. № 6711/6/17-11/5) говорит, что НДФЛ не облагается стоимость подарка в пределах 536,50 грн. в месяц, а с суммы превышения НДФЛ удерживается по ставке 15 (17) %. В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ необлагаемая часть стоимости подарка отражается с признаком «160», а облагаемая часть — с признаком «126».
ЕСВ. Что касается ЕСВ, то он на такие выплаты не начисляется и с них не удерживается, так как члены профсоюза не являются его работниками, а значит, такая выплата не относится к фонду оплаты труда. Надо сказать, что если даже такой подарок предоставляется работнику профсоюза, то его стоимость не облагается ЕСВ, так как подарки к праздникам и билеты на зрелищные мероприятия для детей работников входят в число выплат, которые не облагаются ЕСВ (п. 8 разд. ІІ Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170).
Налоговые расходы у работодателя. Если у профсоюза недостаточно собственных средств для приобретения детских новогодних подарков, то работодатель может профинансировать такие расходы. Так как приобретать и выдавать подарки в таком случае будет профсоюз, то все вышесказанное по поводу НДФЛ и ЕСВ действует и в этом случае. Работодатель должен знать, что перечисленные им суммы он может включить в налоговом учете в состав прочих расходов с учетом установленных ограничений.
Согласно ст. 1 Закона № 2117 суммы, перечисленные органам государственной власти, органам местного самоуправления, общественным (в том числе профсоюзным) организациям и созданным ими заведениям образования, здравоохранения и культуры, которые содержатся за счет средств соответствующих бюджетов, на проведение новогодних и рождественских праздников для детей и подростков и на приобретение детских праздничных подарков, включаются в состав расходов таких налогоплательщиков в размере, который не превышает 4 % налогооблагаемой прибыли предыдущего (отчетного) периода. При перечислении средств профсоюзу в ноябре — декабре 2012 года, на наш взгляд, ориентироваться нужно на показатель налогооблагаемой прибыли за 9 месяцев 2012 года. При перечислении денежных средств на эти цели в период с 1 до 15 января 2013 года расходы можно сформировать в пределах 4 % налогооблагаемой прибыли за 2012 год.
Кроме того, предприятие вправе отразить эти расходы в пределах 4 % налогооблагаемой прибыли за предыдущий отчетный год на основании абзаца «б» п.п. 138.10.6 НКУ. Так, при перечислении профсоюзу средств на данные цели в ноябре — декабре 2012 года в расходы включается 4 % от прибыли, полученной по итогам 2011 года. Кроме того, данной нормой предусмотрено следующее: если по результатам предыдущего отчетного года налогоплательщик понес убыток, то перечисляемая сумма средств определяется с учетом налогооблагаемой прибыли, полученной в году, который предшествует году декларирования такого годового убытка, но не раньше чем за четыре предыдущих отчетных года. Получается, что права на расходы на основании абзаца «б» п.п. 138.10.6 НКУ в пределах 4 % лимита предприятие не будет иметь, если последние пять лет у него были убытки.
И последний момент. Мы считаем, что предприятие — плательщик налога на прибыль вправе отразить налоговые расходы при перечислении средств профсоюзу на новогодне-рождественские мероприятия одновременно на двух основаниях (ст. 1 Закона № 2117 и абзац «б» п.п. 138.10.6 НКУ). Иными словами, это две отдельные льготы, которыми вправе воспользоваться работодатель.
Надеемся, что налоговые проблемы не омрачат такой светлый праздник ни вам, ни вашим работникам.
