Excel 2010: создаем налоговую накладную

Создаем налоговую накладную

Сразу определимся, каким требованиям должен соответствовать бланк нашего документа. От этого будет зависеть способ его формирования и тот набор инструментов Excel, который мы задействуем для выполнения этой работы. Итак, наша задача — создать два документа: налоговую и обычную складскую накладные. Эти документы мы расположим на отдельных листах Excel, чтобы затем распечатывать их по отдельности. В накладные мы запишем формулы для выполнения основных вычислений: определения суммы по товарам, по НДС, для расчета итоговых значений. Но это не все. Налоговая и обычная накладные содержат много одинаковых полей. Было бы неразумно заполнять их дважды. Мы сделаем так, чтобы заполнение общих атрибутов в налоговой и обычной накладной Excel делал автоматически. И, наконец, мы позаботимся о том, чтобы Excel проконтролировал правильность заполнения отдельных полей в накладных, и в случае ошибки — сообщил об этом. Теперь переходим непосредственно к самому бланку. Начнем с налоговой накладной (рис. 1). Дело в том, что бланк налоговой накладной в плане форматирования достаточно неудобен для реализации его в программе Excel. Основная проблема состоит в том, что шапка и табличная часть документа имеют разную структуру. Например, для табличной части нам достаточно задействовать всего 12 колонок. А вот для шапки этого мало — только для полей с индивидуальным налоговым номером покупателя и продавца понадобится 24 столбца (по 12 колонок на один экземпляр). Проблему можно решить по-разному. Первый способ — использовать графические элементы. В этом случае вначале мы создали бы табличную часть. Затем подобрали ширину колонок под размер печатного листа. И только после этого приступили к созданию шапки таблицы, используя форматирование с переносом слов и объединением ячеек. Что же касается полей с налоговым номером, телефонами и т. п. — их в данном случае мы бы оформили при помощи графических элементов. Например, для хранения индивидуального налогового номера — создали 12 квадратиков соответствующего размера. В каждый квадрат вписали цифру из номера. Затем — сгруппировали графические элементы и разместили их на бланке документа. У такого подхода есть свои плюсы и минусы. Главный плюс — это простота реализации. Кроме того, в данном варианте количество колонок в документе определяется форматом табличной части. А это означает, что в налоговой накладной будет всего 12 столбцов. Но есть в данном подходе и очевидный минус: к цифрам, которые расположены внутри графических элементов, нельзя обратиться стандартными средствами Excel. Например, мы не сможем при помощи формул получить в отдельной ячейке номер телефона продавца и затем использовать этот результат в другой программе или документе. Поэтому я предлагаю поступить иначе: для создания налоговой накладной пользоваться только средствами форматирования MS Excel. И тогда любая цифра, любой фрагмент документа будут доступны для дальнейшей обработки. Единственное, с чем придется смириться, — это большое количество колонок в бланке документа. Итак, начнем с подготовки рабочего листа.

Форматируем колонки рабочего листа

Первым делом подготовим лист к созданию бланка налоговой накладной. Главное, что мы должны сделать, — это установить ширину колонок так, чтобы затем можно было создать поля для хранения ИНН, номеров телефонов и свидетельства о регистрации плательщика НДС. Это — самые проблемные моменты при создании бланка налоговой накладной. Делаем так.

1.  Открываем MS Excel.

2.  Через меню «Файл» сохраняем документ, я назвал его «НН.xls».

3.  Щелкаем правой кнопкой мышки на ярлычке рабочего листа. Появится контекстное меню, как на рис. 2.

4.  Из этого меню выбираем пункт «Переименовать». Название ярлычка станет доступным для редактирования.

5. Вводим имя листа (в примере на рис. 2 это «НН») и нажимаем «Enter».

6. Нажимаем комбинацию клавиш «Shift+F11» (добавить рабочий лист). Можно воспользоваться специальным ярлычком «Вставить лист».

7. Используя контекстное меню, переименовываем этот лист. Так как здесь будет расположена складская накладная, я назвал его «Н».

8. Щелкаем правой кнопкой мышки на заголовке колонки «A» (в области бордюра). Откроется контекстное меню, изображенное на рис. 3.

9. В нем выбираем пункт «Ширина столбца…». Откроется окно настроек с единственным параметром «Ширина столбца:» (рис. 3).

10. В этом окне указываем значение ширины «3,86».

11. Нажимаем «ОК».

12. Последовательно выбираем колонки, начиная с «B» до «AG» и устанавливаем ширину столбцов по данным из табл. 1. Таким способом на листе «НН» мы должны обработать 33 колонки.

Таблица 1

Ширина колонок на листе «НН»

13. Вызываем меню «Разметка страницы».

14. В группе «Параметры страницы» щелкаем на иконке «Размер». Из предложенных вариантов выбираем «Другие размеры страниц…» (рис. 4). Откроется окно «Параметры страницы».

15. В нем ставим переключатель «Ориентация» в положение «Альбомная».

16. Щелкаем на списке «Размер бумаги:» и выбираем вариант «A4».

17. Не покидая меню «Разметка страницы», щелкаем на иконке «Поля».

18. Из предложенного меню (рис. 5) выбираем «Настраиваемые поля…». Откроется окно «Параметры страницы», как на рис. 6.

19. В этом окне вводим значения полей в соответствии с рис. 6: «верхнее:» — «1», «правое:» — «1,2», «нижнее:» — «1», «левое:» — «2,2».

20. В окне «Параметры страницы» нажимаем «ОК».

21. Через меню «Файл» сохраняем документ.

Рабочий лист в первом приближении готов. Но прежде чем заполнять его данными, лучше предварительно отформатировать ячейки. Нам понадобится объединить часть ячеек по вертикали и горизонтали, а также указать параметры границ. Делаем так.

1. Выделяем блок «A1:B4».

2. Щелкаем правой кнопкой мышки. Откроется контекстное меню, как на рис. 7.

3. Выбираем пункт «Формат ячеек…» Откроется одноименное окно «Формат ячеек» (рис. 7).

4. В нем на закладке «Выравнивание» включаем флажки «переносить по словам» и «объединение ячеек» (рис. 7).

5. В окне «Формат ячеек» нажимаем «ОК».

6. Выделяем блок «C1:E1».

7. Открываем окно «Формат ячеек».

8. На закладке «Выравнивание» включаем флажки «переносить по словам» и «объединение ячеек» (рис. 7).

9. В окне «Формат ячеек» нажимаем «ОК».

10. На ленте «Главная» в группе «Буфер обмена» щелкаем на иконке «Формат по образцу» (рис. 8).

11. Щелкаем левой кнопкой мышки на ячейке «C2». Excel скопирует параметры форматирования из блока «C1:E1» и присвоит их блоку «C2:E2».

12. Выделяем блок «C3:E4».

13. Назначаем формат с переносом слов и объединением ячеек.

14. Аналогичным образом объединяем ячейки «A5:E5».

15. Объединяем блок ячеек «F1:G1».

16. С помощью иконки «Формат по образцу» переносим параметры форматирования блока «F1:G1» на фрагменты «F2:G2», «F3:G3», «F5:G5».

Думаю, продолжать нет смысла. Всю дальнейшую работу по объединению ячеек вы легко проделаете, глядя на рис. 1. Пару замечаний относительно оформления табличной части налоговой накладной. Текст в некоторых заголовках этой таблицы ориентирован по вертикали. Соответствующий параметр находится на закладке «Выравнивание» окна «Формат ячеек». Называется он «Ориентация» (рис. 7). В нашем случае для заголовков «Розділ» и «Одиниця виміру товару» он должен быть равен 90 градусов.