Excel 2010: створюємо податкову накладну

Excel 2010: створюємо податкову накладну

Історія, як відомо, рухається по колу. І в складній мозаїці подій часом проглядається дивна закономірність. Особливо, якщо йдеться про трансформацію бухгалтерських документів та проблеми, які ці трансформації породжують. Дивно, але бланк податкової накладної в цьому сенсі залишався незмінним просто непристойно тривалий час. Та, нарешті, наказ Мінфіну від 01.11.2011 р. № 1379 усе розставив на свої місця. Є новий бланк, нові поля, а з ними — до болю знайомі проблеми. Тепер податкову накладну потрібно не просто друкувати, а робити це в новій, альбомній орієнтації, у всякому разі, саме таку вимогу висловлюють чимало податкових інспекторів! Шукати логіку тут марно. Завдання краще просто вирішити, застосувавши для цього старий, перевірений MS Excel. Який, до речі, теж встиг змінитися аж до редакції 2010… Як створити бланк податкової накладної в цій версії програми, як зробити його максимально зручним та функціональним для бухгалтера, поговоримо в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

Сніг випав, як завжди, раптово — прямо серед зими. Новий бланк податкової накладної з’явився, санкції запрацювали, а от з електронними бланками все виявилося складнішим. Не всі розробники програмних продуктів вчасно зорієнтувалися. Не всі змогли передбачити політ думки контролюючих органів та вчасно адаптувати свої продукти під нові вимоги. Проте, як би там не було, а завдання вирішувати потрібно, причому негайно. Я пропоную зробити це в Excel 2010. Хоча ви можете скористатися і попередньою версією цієї програми. Отже, що я пропоную? Насамперед ми побудуємо бланк документа. Зрозуміло, кожну клітку таблиці та параметри її форматування не описуватимемо, але основні моменти чітко зафіксуємо. Цього буде цілком достатньо для успішного вирішення проблеми. Але це не все. Бланк ми розробимо з певною перспективою та побудуємо його так, щоб у майбутньому отримати шаблон для автоматичного ведення реєстру виданих та отриманих податкових накладних. І це не все. Із податковою накладною ми пов’яжемо звичайну складську накладну і забезпечимо її заповнення в автоматичному режимі. Ось таким буде план наших дій. Приступимо.

Створюємо податкову накладну

Відразу визначимося, яким вимогам повинен відповідати бланк нашого документа. Від цього залежатиме спосіб його формування та той набір інструментів Excel, які ми задіємо для виконання цієї роботи. Отже, наше завдання — створити два документи: податкову накладну та звичайну складську накладну. Ці документи ми розташуємо на окремих листах Excel, щоб потім роздруковувати їх окремо. До накладних ми запишемо формули для виконання основних обчислень: визначення суми за товарами, ПДВ, для розрахунку підсумкових значень. Але це не все. Податкова та звичайна накладні містять чимало однакових полів. Було б нерозумно заповнювати їх двічі. Ми зробимо так, щоб заповнення загальних атрибутів у податковій та звичайній накладній Excel робив автоматично. І, нарешті, потурбуємося про те, щоб Excel проконтролював правильність заповнення окремих полів у накладних, і в разі помилки — повідомив про це. Тепер переходимо безпосередньо до самого бланка. Почнемо з податкової накладної (рис. 1). Річ у тім, що бланк податкової накладної у плані форматування досить незручний для реалізації його у програмі Excel. Основна проблема полягає в тому, що шапка та таблична частина документа мають різну структуру. Наприклад, для табличної частини нам достатньо задіяти всього 12 колонок. А от для шапки цього замало, — лише для полів з індивідуальним податковим номером покупця і продавця знадобиться 24 стовпці (по 12 колонок на кожний). Проблему можна вирішити по-різному. Перший спосіб — використати графічні елементи. У цьому випадку спочатку ми створили б табличну частину. Потім підібрали ширину колонок під розмір друкарського аркуша. І лише після того приступили до створення шапки таблиці, використовуючи форматування з перенесенням слів та об'єднанням комірок. Що ж до полів з податковим номером, телефонами, тощо — їх у цьому випадку ми б оформили за допомогою графічних елементів. Наприклад, для зберігання індивідуального податкового номера — створили 12 квадратиків відповідного розміру. До кожного квадрату вписали цифру з номера. Потім — згрупували графічні елементи та розмістили їх на бланку документа. У такого підходу є свої плюси і мінуси. Головний плюс — це простота реалізації. Крім того, у цьому варіанті кількість колонок у документі визначається форматом табличної частини. А це означає, що в податковій накладній буде всього 12 стовпців. Але є в цьому підході й очевидний мінус: до цифр, які розташовані всередині графічних елементів, не можна звернутися стандартними засобами Excel. Наприклад, ми не зможемо за допомогою формул отримати в окремій комірці номер телефону продавця і потім використовувати цей результат в іншій програмі або документі. Тому я пропоную вчинити інакше — для створення податкової накладної користуватися лише засобами форматування MS Excel. І тоді будь-яка цифра, будь-який фрагмент документа будуть доступними для подальшої обробки. Єдине, з чим доведеться змиритися, — це велика кількість колонок у бланку документа. Отже, почнемо з підготовки робочого листа.

ФОРМАТУЄМО КОЛОНКИ РОБОЧОГО ЛИСТА

Насамперед підготуємо лист до створення бланка податкової накладної. Головне, що ми повинні зробити, — це встановити ширину колонок так, щоб потім можна було створити поля для зберігання ІПН, номерів телефонів та свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ. Це — найбільш проблемні моменти при створенні бланка податкової накладної. Робимо так.

1. Відкриваємо MS Excel.

2. Через меню «Файл» зберігаємо документ, я назвав його «НН.xls».

3. Клацаємо правою кнопкою миші по ярличку робочого листа. З’явиться контекстне меню, як наведено на рис. 2.

4. Із цього меню вибираємо пункт «Переименовать». Назва ярличка стане доступною для редагування.

5. Вводимо ім’я листа (у прикладі на рис. 2 це «НН») та натискуємо «Enter».

6. Натискуємо комбінацію клавіш «Shift+F11» (додати робочий лист). Можна скористатися спеціальним ярличком «Вставить лист».

7. Використовуючи контекстне меню, перейменовуємо цей лист. Оскільки тут буде розташована складська накладна, я назвав його «Н».

8.  Клацаємо правою кнопкою миші по заголовку колонки «A» (в області бордюру). Відкриється контекстне меню, зображене на рис. 3.

9. У ньому вибираємо пункт «Ширина столбца…». Відкриється вікно настройок з одним параметром «Ширина столбца:» (рис. 3).

10. У цьому вікні вказуємо значення ширини «3,86».

11. Натискуємо на «ОК».

12.  Послідовно вибираємо колонки, починаючи з «B» до «AG» та встановлюємо ширину стовпців за даними з табл. 1. У такий спосіб на листі «НН» ми повинні обробити 33 колонки.

Таблиця 1. Ширина колонок на листі «НН»

13. Викликаємо меню «Разметка страницы».

14. У групі «Параметры страницы» клацаємо по іконці «Размер». Із запропонованих варіантів вибираємо «Другие размеры страниц…» (рис. 4). Відкриється вікно «Параметры страницы».

15. У ньому ставимо перемикач «Ориентация» у положення «Альбомная».

16. Клацаємо по списку «Размер бумаги:» та вибираємо варіант «A4».

17. Не залишаючи меню «Разметка страницы», клацаємо по іконці «Поля».

18. Із запропонованого меню (рис. 5) вибираємо «Настраиваемые поля…». Відкриється вікно «Параметры страницы», як наведено на рис. 6.

19. У цьому вікні вводимо значення полів відповідно до рис. 6: «верхнее:» — «1», «правое:» — «1,2», «нижнее:» — «1», «левое:» — «2,2».

20. У вікні «Параметры страницы» натискуємо на «ОК».

21. Через меню «Файл» зберігаємо документ.

Робочий лист у першому наближенні готовий. Але перш ніж заповнювати його даними, краще попередньо відформатувати комірки. Нам знадобиться об’єднати частину комірок по вертикалі і горизонталі, а також вказати параметри меж. Робимо так.

1. Виділяємо блок «A1:B4».

2. Клацаємо правою кнопкою миші. Відкриється контекстне меню, як наведено на рис. 7.

3. Вибираємо пункт «Формат ячеек…» Відкриється однойменне вікно «Формат ячеек» (рис. 7).

4. У ньому на закладці «Выравнивание» уключаємо прапорці «переносить по словам» та «объединение ячеек» (рис. 7).

5. У вікні «Формат ячеек» натискуємо «ОК».

6. Виділяємо блок «C1:E1».

7. Відкриваємо вікно «Формат ячеек».

8. На закладці «Выравнивание» уключаємо прапорці «переносить по словам» та «объединение ячеек» (рис. 7).

9. У вікні «Формат ячеек» натискуємо «ОК».

10. На стрічці «Главная» у групі «Буфер обмена» клацаємо по іконці «Формат по образцу» (рис. 8)

11. Клацаємо лівою кнопкою миші по комірці «C2». Excel скопіює параметри форматування з блока «C1:E1» та присвоїть їх блоку «C2:E2».

12. Виділяємо блок «C3:E4».

13. Призначаємо формат з перенесенням слів та об’єднанням комірок.

14. Аналогічно об’єднуємо комірки «A5:E5».

15. Об’єднуємо блок комірок «F1:G1».

16. За допомогою іконки «Формат по образцу» переносимо параметри форматування блока «F1:G1» на фрагменти «F2:G2», «F3:G3», «F5:G5».

Думаю, продовжувати немає сенсу. Усю подальшу роботу з об’єднання комірок ви легко виконаєте, дивлячись на рис. 1. Кілька зауважень щодо оформлення табличної частини податкової накладної. Текст у деяких заголовках цієї таблиці орієнтовано по вертикалі. Відповідний параметр знаходиться на закладці «Выравнивание» вікна «Формат ячеек». Називається він «Ориентация» (рис. 7). У нашому випадку для заголовків «Розділ» та «Одиниця виміру товару» він має дорівнювати 90 градусів.