Excel 2010: спрашивайте — отвечаем
Материалом для этой статьи послужили ответы на письма наших читателей по работе с MS Excel 2010. Вопросы были самые разные, причем в большинстве своем — очень конкретные. Создавать каждый раз отдельную публикацию, как нам показалось, не имеет смысла. Потому мы решили собрать все ответы в одну статью и надеемся, что она будет полезна тем, кто активно использует MS Excel в своей работе.
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Основное отличие Excel 2010 от предыдущих версий этой программы — радикально обновленный пользовательский интерфейс. Поэтому неудивительно, что именно по интерфейсу Excel 2010 в почту редакции поступило больше всего вопросов от наших постоянных читателей. И первый из них звучит так.
Меняем шрифт в примечаниях к ячейкам
В программе Excel 2010 к любой ячейке рабочего листа можно прикрепить примечание. Скажите, как изменить размер шрифта и цвет символов в этом примечании, причем так, чтобы потом он действовал по умолчанию?
Юрий Костенко, бухгалтер, г. Харьков
Такая настройка опять-таки находится за пределами MS Excel. И для решения проблемы нам придется изменить параметры в системе Windows 7. Делаем так.
1. Через меню «Пуск» вызываем «Панель управления». Щелкаем на значке «Экран» и выбираем пункт «Персонализация».
2. Щелкаем на иконке «Цвет окна».
3. Открываем список «Элемент:» и выбираем вариант «Всплывающая подсказка» (рис. 1).
4. Изменяя значения «Шрифт:», «Размер:» и «Цвет:», устанавливаем желаемые параметры шрифта. Используя параметр «Цвет 1:» можно изменить цвет фона внутри будущей надписи.
5. Нажимаем «Применить» или «ОК».
Важно! Некоторые изменения коснутся только вновь создаваемых примечаний на рабочем листе. Например, параметры «Шрифт:», «Размер:» не изменят уже существующие примечания. А вот «Цвет:» и «Цвет 1:» подействуют на все примечания к ячейкам рабочего листа, независимо от момента их создания.
Как выделить диапазон значений
Подскажите, как быстро выделить диапазон данных, вокруг которого находится одна или несколько пустых строк и колонок?
Сергей Власенко, бухгалтер, г. Днепропетровск
Самый быстрый способ — поставить указатель активной ячейки внутрь области с данными и нажать комбинацию «Ctrl+*». Символ «*» удобно набирать на цифровой клавиатуре.
Примечания: тайное становится явным
При работе с большими таблицами иногда хочется видеть все примечания в текущем документе. Можно ли в Excel 2010 сделать так, чтобы на рабочем листе был всегда виден текст примечаний, а не их индикаторы в правом верхнем углу соответствующих ячеек?
Валентин Ковалев, аудитор, г. Полтава
Такая возможность есть в любой версии Excel. В том числе и в Excel 2010. Чтобы изменить способ отображения примечаний делаем так.
1. Вызываем Excel 2010, щелкаем на кнопке «Файл».
2. Из предложенного меню выбираем пункт «Параметры».
3. В окне настроек переходим на закладку «Дополнительно» (рис. 2).
4. В группе «Экран» находим переключатель «Для ячеек с примечаниями показывать:» и ставим его в положение «примечания и индикаторы».
5. В окне «Параметры Excel» нажимаем «ОК». Возле каждой ячейки с примечанием появится рамка и поясняющий текст.
Кстати, не менее интересен при работе с примечаниями пункт «ни примечания, ни индикаторы». В этом режиме Excel 2010 полностью скрывает информацию о примечаниях на рабочем листе. Для ячеек с примечаниями он не покажет даже индикаторы. И этим можно воспользоваться. Например, чтобы спрятать какую-то конфиденциальную информацию. Для этого вы можете поместить ее в примечание, а затем включить параметр «ни примечания, ни индикаторы».
Отладка формул: меняем результат на содержимое
При проверке таблиц со сложными вычислениями иногда удобно сделать так, чтобы на рабочем листе видеть тексты формул, а не результаты расчетов. Подскажите, пожалуйста, как это сделать в MS Excel 2010.
Владимир Уваров, бухгалтер, г. Харьков
Чтобы показать на рабочем листе тексты формул (содержимое ячеек) делаем так.
1. В программе Excel 2010 щелкаем на кнопке «Файл».
2. В открывшемся меню выбираем пункт «Параметры».
3. Переходим на закладку «Дополнительно» (рис. 3).
4. В группе «Показать параметры для следующего листа» ставим галочку возле параметра «Показывать формулы, а не их значения».
5. Нажимаем «ОК».
Чтобы отменить режим отображения формул, снова входим в параметры Excel и снимаем флажок «Показывать формулы, а не их значения».
Важно! Режим отображения формул работает индивидуально для каждого листа рабочей книги.
Как отформатировать несколько листов Excel одновременно
Можно ли в Excel 2010 отформатировать сразу несколько листов рабочей книги?
Елена Коршунова, бухгалтер, г. Харьков
Отформатировать сразу несколько листов можно в любой версии программы Excel. Для этого перед началом форматирования нужно выделить эти листы, а затем проделать все необходимые действия. Чтобы выделить несколько листов рабочей книги делаем так.
1. Нажимаем и удерживаем клавишу «Shift».
2. Последовательно щелкаем левой кнопкой на ярлычках листов, которые нужно выделить в одну группу.
Совет Если нужно выделить произвольно расположенные листы рабочей книги, вместо «Shift» удерживайте клавишу «Ctrl».
Чтобы выделить все листы рабочей книги делаем так.
1. Щелкаем правой кнопкой мышки на ярлычке любого листа.
2. Из контекстного меню выбираем пункт «Выделить все листы».
Теперь операции форматирования будут применены ко всем выделенным листам рабочей книги.
Чтобы отменить выделение, щелкаем левой кнопкой на любом ярлычке рабочего листа.
Важно! Любые корректировки данных действуют на все сгруппированные листы рабочей книги.
Отсюда вывод: закончив форматирование, не забудьте отменить группировку листов рабочей книги. Иначе изменения на одном листе могут испортить данные на остальных листах этой группы. Кстати, группировку можно использовать при заполнении нескольких листов одинаковыми данными.
Excel 2010: задаем тип графика по умолчанию
Подскажите, можно ли в программе Excel 2010 изменить тип диаграммы, используемый по умолчанию? Я просмотрел все параметры Excel, но такой возможности там нет.
Александр Владимирович, главный бухгалтер, г. Харьков
Действительно, специального параметра для решения этой задачи нет. Но изменить тип диаграммы, которая будет принята по умолчанию, все-таки можно. Для этого делаем так.
1. Открываем документ, в котором есть готовая диаграмма. Если такой диаграммы нет — создаем ее.
2. Щелкаем правой кнопкой мышки на диаграмме. Откроется контекстное меню, как на рис. 4.
3. Из этого меню выбираем пункт «Изменить тип диаграммы…». Откроется окно «Изменение типа диаграммы» (рис. 4).
4. В этом окне выбираем подходящий тип диаграммы и нажимаем кнопку «Сделать стандартной».
5. В окне «Изменение типа диаграммы» нажимаем «ОК». Вот и все!
Две прописные буквы — не помеха
При наборе текстов программа Excel часто делает первую букву в слове заглавной. Во многих случаях это сильно раздражает. Например, при заполнении баз данных, где поиск потом будет проводиться с учетом регистра. Подскажите, как можно отключить эту возможность, чтобы нормально вводить слова из прописных букв? Пользуюсь программой Excel 2010. Спасибо.
Николай Соловьев, аудитор, г. Харьков
Чтобы решить проблему, нужно изменить параметры автозамены в программе Excel. В случае с Excel 2010 делаем так.
1. Вызываем программу Excel 2010, открываем документ. Если документа нет, то создаем его.
2. Щелкаем на кнопке «Файл», затем выбираем пункт «Параметры».
3. Переходим на закладку «Правописание» (рис. 5).
4. В окне настроек щелкаем на кнопке «Параметры автозамены…». Откроется окно «Автозамена:», как на рис. 5.
5. Отключаем флажок «Исправлять ДВе прописные буквы в начале слова».
6. В окне «Автозамена:» нажимаем «ОК».
7. В окне настройки параметров правописания нажимаем «ОК».
Как изменить количество листов в рабочей книге
Подскажите, как в Excel 2010 изменить количество листов при создании новой рабочей книги.
В. Солоп, бухгалтер, г. Харьков
Для этого в программе Excel есть специальный параметр, который нужно откорректировать. Применительно к Excel 2010 делаем так.
1. Открываем Excel, вызываем меню «Файл».
2. Выбираем пункт «Параметры».
3. Переходим на закладку «Общие».
4. В поле «Число листов:» вводим количество листов в рабочей книге, которое будет действовать по умолчанию (рис. 6).
5. В окне параметров нажимам «ОК».
Максимально допустимое значение поля «Число листов:» не может превышать «255».
Переносим текст в ячейке
Как ввести в ячейку Excel несколько абзацев текста? Ведь при нажатии «Enter» курсор переходит в следующую ячейку рабочего листа.
Э. Власова, бухгалтер, г. Харьков
Скажем так: при работе с текстом в ячейке Excel в любой момент можно сделать принудительный разрыв строки. Для этого нужно нажать комбинацию «Alt+Enter». Правда, абзацем (как это принято считать в программе Word) я бы такой текст не назвал. У абзаца могут быть разные способы выравнивания, отступы по горизонтали, по вертикали и т. п. Говоря об Excel, все, что мы можем сделать, — это принудительно начать текст с новой строки, и не более того. Для таких элементов оформления, как красная строка или вертикальный отступ, уже придется использовать символ пробела и пустую строку.
Как изменить размер листа
Можно ли в программе Excel 2010 установить такой параметр, как размер листа на рабочей книге. Например, я хочу в Excel создать лист с определенным количеством строк и колонок. Как это сделать? Спасибо.
Алексей Горелов, бухгалтер, г. Харьков
Для этого случая специального параметра в Excel нет. Можно просто скрыть лишние строки и колонки, а именно.
1. Выделить блок строк или колонок.
2. Щелкнуть на нем правой кнопкой мышки.
3. Из контекстного меню выбрать вариант «Скрыть».
Чтобы отобразить скрытые строки и колонки рабочей книги, нужно выделить блок, через правую кнопку мышки открыть контекстное меню и выбрать пункт «Показать».
На сегодня все. Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru .
