Excel 2010: запитуйте — відповідаємо
Матеріалом для цієї статті стали відповіді на листи наших читачів щодо роботи з MS Excel 2010. Запитання були різні, причому здебільшого дуже конкретні. Створювати кожного разу окрему публікацію, як нам здалося, не має сенсу. Тому ми вирішили зібрати всі відповіді в одну статтю і сподіваємося, що вона буде корисна тим, хто активно використовує MS Excel у своїй роботі.
Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Основна відмінність Excel 2010 від попередніх версій цієї програми — радикально оновлений інтерфейс, призначений для користувача. Тому не дивно, що саме щодо інтерфейсу Excel 2010 до редакції надійшло найбільше запитань від наших постійних читачів. І перше з них таке.
Змінюємо шрифт у примітках до комірок
У програмі Excel 2010 до будь-якої комірки робочого листа можна прикріпити примітку. Підкажіть, як змінити розмір шрифту та колір символів у цій примітці, причому так, щоб потім він діяв за умовчанням?
Юрій Костенко, бухгалтер, м. Харків
Така настройка знову-таки знаходиться за межами MS Excel. І для вирішення проблеми нам доведеться змінити параметри в системі Windows 7. Робимо так.
1. Через меню «Пуск» викликаємо «Панель управления». Клацаємо по значку «Экран» та вибираємо пункт «Персонализация».
2. Клацаємо по іконці «Цвет окна».
3. Відкриваємо список «Элемент:» та вибираємо варіант «Всплывающая подсказка» (рис. 1).
4. Змінюючи значення «Шрифт:», «Размер:» і «Цвет:», установлюємо бажані параметри шрифту. Використовуючи параметр «Цвет 1:» можна змінити колір фону усередині майбутнього напису.
5. Натискуємо «Применить» або «ОК».
Важливо! Деякі зміни стосуватимуться тільки новостворюваних приміток на робочому листі. Наприклад, параметри «Шрифт:», «Размер:» не змінять уже існуючі примітки. А от «Цвет:» і «Цвет 1:» подіють на всі примітки до комірок робочого листа, незалежно від моменту їх створення.
Як виділити діапазон значень
Підкажіть, як швидко виділити діапазон даних, навколо якого знаходиться одна або декілька порожніх рядків і колонок?
Сергій Власенко, бухгалтер, м. Дніпропетровськ
Найшвидший спосіб — установити покажчик активної комірки всередину області з даними та натиснути комбінацію «Ctrl+*». Символ «*» зручно набирати на цифровій клавіатурі.
Примітки: таємне стає явним
При роботі з великими таблицями іноді хочеться бачити усі примітки в поточному документі. Чи можна в Excel 2010 зробити так, щоб на робочому листі було завжди видно текст приміток, а не їх індикатори у правому верхньому кутку відповідних комірок?
Валентин Ковальов, аудитор, м. Полтава
Така можливість є в будь-якій версії Excel. У тому числі й у Excel 2010. Щоб змінити спосіб відображення приміток, робимо так.
1. Викликаємо Excel 2010, клацаємо по кнопці «Файл».
2. Із запропонованого меню вибираємо пункт «Параметры».
3. У вікні настройок переходимо на закладку «Дополнительно» (рис. 2).
4. У групі «Экран» знаходимо перемикач «Для ячеек с примечаниями показывать:» та ставимо його в положення «примечания и индикаторы».
5. У вікні «Параметры Excel» натискуємо «ОК». Біля кожної комірки з приміткою з’явиться рамка та пояснюючий текст.
До речі, не менш цікавим при роботі з примітками є пункт «ни примечания, ни индикаторы». У цьому режимі Excel 2010 повністю приховує інформацію про примітки на робочому листі. Для комірок з примітками він не покаже навіть індикатори. І цим можна скористатися. Наприклад, щоб сховати якусь конфіденційну інформацію. Для цього ви можете помістити її у примітку, а потім включити параметр «ни примечания, ни индикаторы».
Відлагодження формул: змінюємо результат на вміст
При перевірці таблиць зі складними обчисленнями іноді зручно зробити так, щоб на робочому листі бачити тексти формул, а не результати розрахунків. Підкажіть, будь ласка, як це зробити в MS Excel 2010?
Володимир Уваров, бухгалтер, м. Харків
Щоб показати на робочому листі тексти формул (вміст комірок), робимо так.
1. У програмі Excel 2010 клацаємо по кнопці «Файл».
2. У меню, що відкрилося, вибираємо пункт «Параметры».
3. Переходимо на закладку «Дополнительно» (рис. 3).
4. У групі «Показать параметры для следующего листа» ставимо галочку біля параметра «Показывать формулы, а не их значения».
5. Натискуємо «ОК».
Щоб відмінити режим відображення формул, знову входимо до параметрів Excel та знімаємо прапорець «Показывать формулы, а не их значения».
Важливо! Режим відображення формул працює індивідуально для кожного листа робочої книги.
Як відформатувати декілька листів Excel одночасно
Чи можна в Excel 2010 відформатувати відразу декілька листів робочої книги?
Олена Коршунова, бухгалтер,м. Харків
Відформатувати відразу декілька листів можна в будь-якій версії програми Excel. Для цього перед початком форматування потрібно виділити ці листи, а потім виконати всі необхідні дії. Щоб виділити декілька листів робочої книги, робимо так.
1. Натискаємо та утримуємо клавішу «Shift».
2. Послідовно клацаємо лівою кнопкою по ярличках листів, які потрібно виділити в одну групу.
Порада Якщо потрібно виділити довільно розташовані листи робочої книги, замість «Shift» утримуйте клавішу «Ctrl».
Щоб виділити всі листи робочої книги, робимо так.
1. Клацаємо правою кнопкою миші по ярличку будь-якого листа.
2. З контекстного меню вибираємо пункт «Выделить все листы».
Тепер операції форматування буде застосовано до всіх виділених листів робочої книги.
Щоб відмінити виділення, клацаємо лівою кнопкою по будь-якому ярличку робочого листа.
Важливо! Будь-які коригування даних діють на усі згруповані листи робочої книги.
Звідси висновок: закінчивши форматування, не забудьте відмінити групування листів робочої книги. Інакше зміни на одному листі можуть зіпсувати дані на інших листах цієї групи. До речі, групування можна використати при заповненні декількох листів однаковими даними.
Excel 2010: задаємо тип графіка за умовчанням
Підкажіть, чи можна у програмі в Excel 2010 змінити тип діаграми, що використовується за умовчанням? Я переглянув усі параметри Excel, але такої можливості там немає.
Олександр Володимирович, головний бухгалтер, м. Харків
Дійсно, спеціального параметра для вирішення цього завдання немає. Але змінити тип діаграми, який прийнято за умовчанням, усе-таки можна. Для цього робимо так.
1. Відкриваємо документ, в якому є готова діаграма. Якщо такої діаграми немає, створюємо її.
2. Клацаємо правою кнопкою миші по діаграмі. Відкриється контекстне меню, як наведено на рис. 6.
3. Із цього меню вибираємо пункт «Изменить тип диаграммы…». Відкриється вікно «Изменение типа диаграммы» (рис. 4).
4. У цьому вікні вибираємо відповідний тип діаграми та натискуємо кнопку «Сделать стандартной».
5. У вікні «Изменение типа диаграммы» натискуємо «ОК». От і все!
Дві великі літери — не перешкода
При наборі текстів програма Excel часто робить першу літеру у слові великою. У багатьох випадках це дуже дратує. Наприклад, при заповненні баз даних, де пошук потім проводитиметься з урахуванням регістра. Підкажіть, як можна відключити цю можливість, щоб нормально вводити слова з великих літер? Користуюся програмою Excel 2010.
Микола Соловйов, аудитор, м. Харків
Щоб розв’язати проблему, потрібно змінити параметри автозаміни у програмі Excel. У випадку з Excel 2010 робимо так.
1. Викликаємо програму Excel 2010, відкриваємо документ. Якщо документа немає, то створюємо його.
2. Клацаємо по кнопці «Файл», потім вибираємо пункт «Параметры».
3. Переходимо на закладку «Правописание» (рис. 5).
4. У вікні настройок клацаємо по кнопці «Параметры автозамены…». Відкриється вікно «Автозамена:», як наведено на рис. 5.
5. Відключаємо прапорець «Исправлять ДВе прописные буквы в начале слова».
6. У вікні «Автозамена:» натискуємо «ОК».
7. У вікні настройок параметрів правопису натискуємо «ОК».
Як змінити кількість листів у робочій книзі
Підкажіть, як в Excel 2010 змінити кількість листів при створенні нової робочої книги.
В. Солоп, бухгалтер, м. Харків
Для цього у програмі Excel є спеціальний параметр, який потрібно відкоригувати. Стосовно Excel 2010 робимо так.
1. Відкриваємо Excel, викликаємо меню «Файл».
2. Вибираємо пункт «Параметры».
3. Переходимо на закладку «Общие».
4. У полі «Число листов:» вказуємо кількість листів у робочій книзі, що діятиме за умовчанням (рис. 6).
5. У вікні параметрів натискуємо «ОК».
Максимально допустиме значення поля «Число листов:» не може перевищувати «255».
Переносимо текст у комірці
Як ввести в комірку Excel декілька абзаців тексту? Адже при натисненні «Enter» курсор переходить у наступну комірку робочого листа.
О. Власова, бухгалтер, м. Харків
Скажімо, так: при роботі з текстом у комірці Excel у будь-який момент можна зробити примусовий розрив рядка. Для цього потрібно натиснути комбінацію «Alt+Enter». Щоправда, абзацом (як це прийнято вважати в програмі Word) я б такий текст не назвав. В абзаці можуть бути різні способи вирівнювання, відступи по горизонталі, по вертикалі тощо. Говорячи про Excel, усе, що ми можемо зробити, — це примусово розпочати текст з нового рядка, і не більше того. Для таких елементів оформлення, як новий рядок або вертикальний відступ уже доведеться використовувати символ пробілу та порожній рядок.
Як змінити розмір листа
Чи можна у програмі Excel 2010 установити такий параметр, як розмір листа в робочій книзі. Наприклад, я хочу в Excel створити лист з певною кількістю рядків та колонок. Як це зробити?
Олексій Горелов, бухгалтер, м. Харків
Для цього випадку спеціального параметра в Excel немає. Можна просто приховати зайві рядки та колонки, а саме.
1. Виділити блок рядків або колонок.
2. Клацнути по ньому правою кнопкою миші.
3. Із контекстного меню вибрати варіант «Скрыть».
Щоб відобразити приховані рядки та колонки робочої книги, потрібно виділити блок, за допомогою правої кнопки миші відкрити контекстне меню та вибрати пункт «Показать».
На сьогодні все. Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru .
