Автоматизация управленческого учета на автотранспортных предприятиях
В данной статье речь пойдет о предприятиях, у которых есть свое автотранспортное подразделение или которые предоставляют услуги по перевозке грузов. Как можно решить задачи управленческого учета автотранспортных предприятий, рассмотрим на примере конфигурации «Управление автотранспортом для Украины».
Евгений ДЕРКАЧ, ведущий консультант по логистике и автотранспорту компании «BGS Solutions»
Зачастую у большинства компаний есть корпоративная система, в которой ведется бухгалтерский и налоговый учет. Этого вполне достаточно для бухгалтеров. Но что делать менеджерам по транспорту, диспетчерам, руководителям компании? Ведь вся первичная информация находится в лучшем случае в Excel-файлах, а часто на листиках, в журналах или в голове у сотрудников. Что мы имеем в результате? Какую-нибудь важную информацию найти нелегко, так как она может находиться в нескольких местах, не ведется история для дальнейшего анализа, а чтобы сделать какой-либо сводный отчет, нужно приложить массу усилий. Что в таком случае делать? Ответ очевиден: нужна специализированная база данных для оперативного управленческого учета, ориентированная на специфику работы автотранспорта.
Какие задачи в общем случае стоят при автоматизации автотранспортного предприятия? Это автоматизация диспетчерской службы, учет расхода топлива, учет запчастей и проведенных ремонтных работ, расчет сдельной зарплаты водителей, учет затрат и рентабельности работы автопарка.
Решить эти задачи можно с помощью FMS-системы (англ. Fleet Management System) — системы управления автохозяйством.
Давайте рассмотрим возможности FMS-систем на примере программного продукта «Управление автотранспортом для Украины» (далее — УАТдУ), разработанного на платформе «1С:8» (разработка — компания «1С-Парус», Россия, локализация — компания «BGS Solutions», Украина).
Первая задача — учет рейсов
Нужно зафиксировать заказ на перевозку, подобрать подходящее транспортное средство и выпустить его в рейс. По возвращении автомобиля нужно отобразить работу, выполненную в рейсе (пробеги, вес груза, т ? км), учесть все заправки, посчитать расход топлива, выработку транспортного средства (ТС) и водителя.
Все это позволяет сделать рассматриваемая система УАТдУ. В ней расход топлива считается автоматически согласно выполненной в рейсе работе и заданным нормам расхода. В УАТдУ есть возможность учитывать такие нормы расхода топлива, как линейная, на изменение собственного веса, на транспортную работу, на работу оборудования (в моточасах), на выполняемые операции и работу спецтехники, сезонные надбавки для зимнего периода и температурные коэффициенты. Рассматриваемая система позволяет учесть все нормы и коэффициенты по расходу топлива согласно Приказа Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (рис. 1 и 2).
Вторая задача — ремонты и складской учет
У большинства автотранспортных предприятий есть своя ремонтная зона, заправки со склада и, соответственно, небольшой склад. Часто бывает, что склад и ремонты — «черный ящик»: непонятно, что есть на остатках, какие запчасти и когда устанавливались на автомобиль, чем занимаются механики.
В УАТдУ можно вести как учет запчастей и топлива на складе, так и учет агрегатов — шин и аккумуляторов. В частности, каждая шина имеет свой серийный номер, норму пробега, место установки, на нее можно автоматически начислять износ и пробег. Также можно смотреть, какие шины уже износились, и планировать их замену.
Ремонты можно учитывать как в собственной ремонтной зоне, так и в стороннем автосервисе. В последнем случае нет необходимости предварительно принимать товар на склад. При этом вся информация о проводимых работах и устанавливаемых запчастях будет зафиксирована и доступна для дальнейшего анализа. Также можно планировать проведение техобслуживания ТС (рис. 3 и 4).
Третья задача — учет работы водителей
Здесь есть три основных момента:
1. Учет выработки — какую работу водитель выполнил (часы, км, т ? км).
2. Учет времени работы — формирование табеля рабочего времени водителей.
3. Начисление сдельной зарплаты водителям.
Эти три задачи решены в системе УАТдУ. Хоть схема начисления сдельной зарплаты водителям на каждом предприятии индивидуальна, в рассматриваемой конфигурации существует множество параметров для ее настройки. Зарплату можно начислять в зависимости от выработки водителей, фиксированной суммой, процентом от фрахта, учитывать можно такие параметры, как работа в ночное время, классность водителя. Увидеть начисленную заработную плату можно в отчете «Отчет по начисленной з/п» (рис. 5).
Четвертая задача — учет взаиморасчетов с контрагентами
Если предприятие предоставляет транспортные услуги, то нужно вести взаиморасчеты с заказчиками, выставлять счета.
Система УАТдУ позволяет на основании данных по выработке (часы, км, т ? км) автоматически рассчитывать стоимость перевозки для заказчика. Также можно выставлять счета и формировать акты выполненных работ.
Отслеживать оказанные транспортные услуги поможет «Отчет по транспортным услугам» (рис. 6).
Пятая задача — учет затрат на автопарк и анализ рентабельности его работы
Основные прямые затраты на ТС — топливо, зарплата водителей и ремонты.
В системе УАТдУ, кроме этих прямых затрат, можно еще учитывать износ шин и амортизацию автомобилей. Вся эта информация берется из первичных документов, которые оперативно вносятся в процессе работы. Также есть возможность распределять косвенные затраты между ТС (аренда офиса, зарплата диспетчеров) (рис. 7 и 8).
Кроме основных, система УАТдУ позволяет решить еще ряд задач:
— контроль окончания срока действия документов ТС и водителей (страховки, медицинские справки и т. д.) для планирования их замены;
— планирование работы автопарка на будущие периоды как по выработке, так и по стоимости;
— загрузка в систему отчетов поставщиков топлива по заправкам по пластиковым картам для дальнейшего сравнения с данными, вносимыми оперативно по чекам;
— учет ДТП.
Возможность формировать документы в типовых конфигурациях «1С» — «Бухгалтерия», «Управление торговым предприятием», «Управление производственным предприятием». Это исключает двойной ввод информации и облегчает работу бухгалтерии.
Итак, подведем итоги. Что же мы получаем при внедрении FMS-системы «УАТдУ»:
— решение основных задач управленческого учета для автотранспортного предприятия;
— единую базу данных, в которой есть справочная информация, оперативные данные и история по всем участкам работы автопарка;
— возможность одним нажатием кнопки формировать сложные отчеты;
— исчезает зависимость от «незаменимых» сотрудников, которые полностью контролируют отдельные области учета;
— доступ к базе данных можно получить из любой точки мира с доступом к Интернету;
— возможность анализа и снижение затрат на собственный автопарк.
Таким образом, использование конфигурации «Управление автотранспортом для Украины» поможет решить пять основных задач автоматизации автотранспортного предприятия. Успехов в работе!
