Автоматизація управлінського обліку на автотранспортних підприємствах
У цій статті йтиметься про підприємства, в яких є свій автотранспортний підрозділ або які надають послуги з перевезення вантажів. Як можна вирішити завдання управлінського обліку автотранспортних підприємств, розглянемо на прикладі конфігурації «Управління автотранспортом для України».
Євген ДЕРКАЧ, провідний консультант з логістики та автотранспорту компанії «BGS Solutions»
Здебільшого у компаній є корпоративна система, в якій ведеться бухгалтерський та податковий облік. Цього цілком достатньо для бухгалтерів. Але що робити менеджерам з транспорту, диспетчерам, керівникам компанії? Адже вся первинна інформація міститься у кращому разі в Excel-файлах, а часто — на папірцях, у журналах або в голові у працівників. Що ми маємо в результаті? Якусь важливу інформацію знайти нелегко, оскільки вона може перебувати в декількох місцях, не ведеться історія для подальшого аналізу, а щоб зробити будь-який зведений звіт, потрібно докласти чимало зусиль. Що в такому разі робити? Відповідь очевидна: потрібна спеціалізована база даних для оперативного управлінського обліку, що ураховує специфіку роботи автотранспорту.
Які завдання в загальному випадку стоять при автоматизації автотранспортного підприємства? Це автоматизація диспетчерської служби, облік витрати палива, облік запчастин та проведених ремонтних робіт, розрахунок відрядної зарплати водіїв, облік витрат та рентабельності роботи автопарку.
Вирішити ці завдання можна за допомогою FMS-системи (англ. Fleet Management System) — системи управління автогосподарством.
Розглянемо можливості FMS-систем на прикладі програмного продукту «Управління автотранспортом для України» (далі — УАТдУ), розробленого на платформі «1С:8» (розробка — компанія «1С-Рарус», Росія, локалізація — компанія «BGS Solutions», Україна).
ПЕРШЕ ЗАВДАННЯ — ОБЛІК РЕЙСІВ
Потрібно зафіксувати замовлення на перевезення, підібрати відповідний транспортний засіб та випустити його в рейс. Після повернення автомобіля слід відобразити роботу, виконану в рейсі (пробіги, вагу вантажу, т·км), урахувати усі заправки, порахувати витрату палива, виробіток транспортного засобу (ТЗ) та водія.
Усе це дозволяє зробити система УАТдУ, що розглядається. У ній витрата палива розраховується автоматично згідно з виконаною в рейсі роботою та заданими нормами витрат. В УАТдУ є можливість враховувати такі норми витрати палива, як лінійна, на зміну власної ваги, на транспортну роботу, на роботу обладнання (у мотогодинах), на виконувані операції та роботу спецтехніки, сезонні надбавки для зимового періоду та температурні коефіцієнти. Ця система дозволяє врахувати усі норми та коефіцієнти щодо витрати палива згідно з наказом Мінтрансу «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті» від 10.02.98 р. № 43 (рис. 1, 2).
ДРУГЕ ЗАВДАННЯ — РЕМОНТИ та СКЛАДСЬКИЙ ОБЛІК
У більшості автотранспортних підприємств є своя ремонтна зона, заправки зі складу та відповідно невеликий склад. Часто буває, що склад і ремонти — «чорний ящик»: незрозуміло, що є на залишках, які запчастини та коли встановлювалися на автомобіль, чим займаються механіки.
В УАТдУ можна вести як облік запчастин і палива на складі, так і облік агрегатів — шин та акумуляторів. Зокрема, кожна шина має свій серійний номер, норму пробігу, місце встановлення, на неї можна автоматично нараховувати знос та пробіг. Також можна визначити, які шини вже зносилися, та планувати їх заміну.
Ремонти можна враховувати як у власній ремонтній зоні, так і в сторонньому автосервісі. В останньому випадку немає необхідності попередньо приймати товар на склад. При цьому вся інформація про роботи, що проводяться, та запчастини, які встановлюються, буде зафіксована та доступна для подальшого аналізу. Також можна планувати проведення техобслуговування ТЗ (рис. 3 і 4).
ТРЕТЄ ЗАВДАННЯ — ОБЛІК РОБОТИ ВОДІЇВ
Тут є три основні моменти:
1. Облік виробітку — яку роботу водій виконав (години, км, т·км).
2. Облік часу роботи — формування табеля робочого часу водіїв.
3. Нарахування відрядної зарплати водіям.
Ці три завдання вирішено в системі УАТдУ. Хоча схема нарахування відрядної зарплати водіям на кожному підприємстві індивідуальна, у конфігурації, що розглядається, є чимало параметрів для її настроювання. Зарплату можна нараховувати залежно від виробітку водіїв, фіксованою сумою, відсотком від фрахту, ураховувати можна такі параметри, як робота в нічний час, класність водія. Побачити нараховану заробітну плату можна у звіті «Отчет по начисленной з/п» (рис. 5).
ЧЕТВЕРТЕ ЗАВДАННЯ — ОБЛІК ВЗАЄМОРОЗРАХУНКІВ З КОНТРАГЕНТАМИ
Якщо підприємство надає транспортні послуги, то потрібно вести взаєморозрахунки із замовниками, виставляти рахунки.
Система УАТдУ дозволяє на підставі даних щодо виробітку (години, км, т·км) автоматично розраховувати вартість перевезення для замовника. Також можна виставляти рахунки та формувати акти виконаних робіт.
Відстежувати надані транспортні послуги допоможе звіт «Отчет по транспортным услугам» (рис. 6).
П’ЯТЕ ЗАВДАННЯ — ОБЛІК ВИТРАТ НА АВТОПАРК та АНАЛІЗ РЕНТАБЕЛЬНОСТІ ЙОГО РОБОТИ
Основні прямі витрати на ТЗ — паливо, зарплата водіїв та ремонти.
У системі УАТдУ, крім цих прямих витрат, можна ще обліковувати знос шин та амортизацію автомобілів. Уся ця інформація береться з первинних документів, що оперативно вносяться у процесі роботи. Також є можливість розподіляти непрямі витрати між ТЗ (оренда офісу, зарплата диспетчерів тощо) (рис. 7 і 8).
Крім основних, система УАТдУ дозволяє вирішити ще низку завдань:
— контроль закінчення строку дії документів ТЗ та водіїв (страховки, медичні довідки тощо) для планування їх заміни;
— планування роботи автопарку на майбутні періоди як щодо виробітку, так і щодо вартості;
— завантаження до системи звітів постачальників палива щодо заправок за пластиковими картками для подальшого порівняння з даними, що вносяться оперативно за чеками;
— облік ДТП.
Можливість формувати документи в типових конфігураціях «1С» — «Бухгалтерія», «Управління торговельним підприємством», «Управління виробничим підприємством». Це виключає подвійне введення інформації та полегшує роботу бухгалтерії.
Отже, підсумуємо. У разі впровадження FMS-системи «Управління автотранспортом для України» отримуємо таке:
1. Вирішення основних завдань управлінського обліку для автотранспортного підприємства.
2. Єдину базу даних, в якій є довідкова інформація, оперативні дані та історія за всіма ділянками роботи автопарку.
3. Можливість одним натисненням кнопки формувати складні звіти.
4. Зникає залежність від «незамінних» співробітників, які повністю контролюють окремі сфери обліку.
5. Доступ до бази даних можна отримати з будь-якої точки світу, де є доступ до Інтернету.
6. Можливість аналізу та зниження витрат на власний автопарк.
Таким чином, використання конфігурації «Управління автотранспортом для України» допоможе автотранспортним підприємствам вирішити п’ять основних завдань автоматизації. Успіхів у роботі!
