Синхронизируем календари
 | Судя по письмам наших читателей, работа с календарями приобретает среди бухгалтеров все большую популярность. И это вполне объяснимо. Календарь — основной инструмент для планирования работ и управления временем. А если учесть, что у любого бухгалтера рабочий день расписан по минутам, буквально напичкан массой неотложных задач, без календаря ему не обойтись. Для работы с календарями есть разные инструменты. Но безусловными лидерами среди них являются программа Outlook пакета MS Office и служба Google Calendar. Причем на практике часто используют оба эти приложения. В этом случае, рано или поздно, обязательно встанет задача объединения всех календарей в одно целое. То есть задача синхронизации событий, запланированных в разных календарях. Как это сделать применительно к Outlook 2010 и сервисам Google Calendar, я расскажу в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Синхронизация данных — едва ли не самая распространенная проблема в области информационных технологий. А применительно к работе с календарями — тем более. И вот почему. Дело в том, что при организации календарей можно использовать два принципиально разных подхода: локальные системы планирования времени и онлайн-приложения. Каждый из них имеет свои преимущества и ограничения. Поэтому во многих случаях оба варианта применяют совместно. Поясню сказанное на таком примере.
Предположим, я решил при помощи календаря распланировать свою работу на определенный промежуток времени. Если эти сведения носят общедоступный характер, если календарь будут использовать мои коллеги для организации совместной работы, имеет смысл поместить его на сервере Google. Такое решение даст еще одно преимущество. Доступ к календарю можно будет получить с любого устройства, подключенного к сети Интернет. Причем для этого даже не понадобится персональный компьютер! Для полноценной работы с Google Calendar возможностей планшета или современного мобильного телефона более чем достаточно.
Есть у такого подхода и свои недостатки. Как бы там ни было, но онлайн-приложения по своим возможностям пока что ограничены. В этом смысле они уступают своим «локальным» аналогам. Например, той же программе MS Outlook, которая по функционалу является безусловным лидером на рынке продуктов этой категории. Если нужно связать календарь со списком задач, объединить все это в проекты, дополнить документами и заметками OneNote — здесь Outlook будет вне конкуренции. Вот и получается, что в зависимости от ситуации имеет смысл использовать разные программы. А в какой-то момент — синхронизировать их работу. Как это сделать применительно к Outlook и сервисам Google, мы сейчас и посмотрим. Но для начала пару слов о самой задаче. О том, что у нас есть и какие данные мы собираемся синхронизировать.
Исходный календарь для синхронизации
Для примера я использовал свой персональный календарь, который расположен на сервере Google. Календарь называется «Николай Карпенко», находится он в группе «Мои календари» (рис. 1).
Из этого календаря я удалил все лишнее, оставил только мероприятия по организации семинара о работе с программой Outlook и подходах для управления временем. Основные события календаря сосредоточены в пределах двух дней — «19/12/2011» и «20/12/2011». Всего в календаре я оставил 17 неповторяющихся событий. Причем одно из них выполняется с наложением по времени. Это мероприятие называется «Редакция: звонить». Оно запланировано на «15:00» во вторник «20/12/2011». По времени эта работа пересекается с задачей «Тренинги, решения», но последняя длится на полтора часа дольше… Во всех задачах предусмотрена система напоминаний через электронную почту и СМС-сообщения (рис. 2). Кроме того, в календаре есть повторяющееся событие с именем «Почта». Периодичность этого события — один день, время начала — «16:00». Вот такой календарь. И наша задача — передать его в программу Outlook 2010.
Импортируем данные из Google Calendar в Outlook 2010
Для начала разберемся, как можно передать снимок календаря Google в программу Outlook. Снимок в данном случае представляет собой копию календаря, которая не обновляется в принимающей программе. На первый взгляд, — это серьезное ограничение. Но не всегда. Дело в том, что на интернет-ресурсах обычно формируют календари, которые актуальны длительное время. По крайней мере, я поступаю именно так. Иными словами, на сервисе Google у меня запланированы события, которые не изменяются полгода, а то и больше. Но жизнь вносит свои коррективы. Появляются новые задачи, текущие дела, уточняются проекты — все это я веду в программе Outlook. В принципе при такой организации достаточно один раз синхронизировать основной календарь между Google и Outlook, после чего забыть об этой проблеме на довольно длительное время. Так что проблемы, на самом деле, здесь нет. Теперь посмотрим, как это выглядит практически. Делаем так.
1. Вызываем браузер, входим на сайт www.google.com в раздел Gmail под своей учетной записью. В нашем примере это «my.karpenko».
2. В меню личной страницы выбираем пункт «Календарь», откроется окно для работы с календарями. Сейчас в этом окне доступен единственный календарь «Николай Карпенко» (рис. 1).
3. Ставим указатель мышки слева от названия календаря, появится значок выпадающего списка.
4. Щелкаем на этом значке левой кнопкой мышки. Откроется меню, изображенное на рис. 3.
5. Из этого меню выбираем пункт «Настройки календаря». Появится окно, как на рис. 4.
6. В центральной части окна настроек находим строку «(Идентификатор календаря: my.karpenko@gmail.com)». Слева от этой строки расположены три кнопки управления (рис. 4).
7. Щелкаем на кнопке с надписью «ICAL». Откроется окно, изображенное на рис. 5.
8. В этом окне щелкаем на ссылке с адресом календаря. Его события будут сразу же переданы в программу Outlook, а сам календарь появится в области переходов в группе «Общие календари».
9. Щелкаем на кнопке «ОК».
10. Вызываем программу Outlook.
11. В области переходов щелкаем на кнопке «Календарь» (можно воспользоваться комбинацией «Ctrl+2»). Окно Outlook примет вид, как на рис. 6. В списке доступных календарей в разделе «Общие календари» появился элемент «my.karpenko@gmail.com». Это и есть импортированный календарь из сервиса Google.
12. Щелкаем на имени нового календаря левой кнопкой мышки. В основной части окна Outlook появится календарь событий (рис. 6).
13. Щелчком мышки ставим галочку слева от названия основного календаря Outlook (в примере он называется «Календарь». В центральной части окна появятся два календаря в режиме одновременного просмотра.
14. Щелкаем правой кнопкой мышки на любом из имеющихся календарей. Например, на «my.karpenko@gmail.com». Откроется контекстное меню, как на рис. 6.
15. Выбираем пункт «Наложение» — Outlook соберет все события в один календарь. Теперь работать с ним будет намного удобнее.
Важно! Календарь, импортированный таким способом, в программе Outlook будет статическим.
Это означает, что изменения, сделанные в Google Calendar, не появятся автоматически в программе Outlook. Чтобы перенести в календарь Outlook эти изменения, процедуру импорта придется повторить. Обратите внимание, что при синхронизации данных форматирование событий в Outlook не переносится. А вот повторяющиеся мероприятия будут переданы корректно.
Переносим события из Outlook в Google Calendar
Сейчас мы решим обратную задачу — перешлем данные из программы MS Outlook в Google Calendar. Для этого нужно предварительно экспортировать календарь Outlook в специальный формат и только после этого выполнить синхронизацию. Чтобы увидеть, как это работает, откорректируем календарь в программе Outlook. Делаем так.
1. Вызываем программу Outlook. В области переходов щелкаем на кнопке «Календарь».
2. Выбираем элемент «my.karpenko@gmail.com».
3. Щелкаем правой кнопкой мышки на ячейке, которая соответствует времени «18:00» на «20/12/2011». Откроется контекстное меню, как на рис. 7.
4. Из меню выбираем пункт «Создать встречу». Откроется окно, изображенное на рис. 8.
5. В этом окне вводим начало, продолжительность и тему встречи. В примере она называется «Банкет».
6. В окне настройки параметров встречи щелкаем на кнопке «Действия», затем выбираем пункт «Сохранить и закрыть». На календаре Outlook появится новое событие «Банкет».
Теперь обновленный календарь экспортируем в формат для передачи в Google. Делаем так.
1. Выделяем календарь «my.karpenko@gmail.com» (делаем его активным).
2. Щелкаем на кнопке «Файл» основного меню программы.
3. Выбираем пункт «Сохранить календарь» (рис. 9). Откроется окно Проводника, как на рис. 10.
4. В этом окне выбираем папку для сохранения файла, вводим имя и тип файла для сохранения. Я оставил имя файла по умолчанию — «my.karpenko@gmail.com». Тип файла для экспорта Outlook 2010 предложил только один — «Формат iCalendar (*.ics)».
5. В окне Проводника нажимаем кнопку «Дополнительно». Откроется окно настройки параметров экспорта, как на рис. 11.
6. Щелкаем на кнопке «Диапазон дат:». Откроется список из шести элементов («сегодня», «завтра», «следующие 7 дней» и т. д.). Если нужно, выбираем диапазон дат для экспортирования событий.
Важно! При выборе большого диапазона или варианта «Весь календарь» файл для экспорта может быть большим.
7. Щелкаем на кнопке «Подробности:». Откроется меню из трех пунктов: «Только доступность», «Ограниченные сведения», «Полные сведения». Здесь можно конкретизировать объем сведений, доступных получателям. По умолчанию установлен параметр «Только доступность». В примере я изменил его на «Полные сведения».
8. Щелкаем на кнопке «Показать>>». Станут доступными два флажка: «Включать подробности элементов, помеченных как частные» и «Включать вложения в элементах календаря». Параметр «Включать подробности элементов, помеченных как частные» доступен, если в списке «Подробности:» указано «Ограниченные сведения» или «Полные сведения». В этом случае в календарь будут импортированы события без дополнительных сведений. Флажок «Включать вложения в элементах календаря» работает только в том случае, когда список «Подробности:» установлен в состояние «Полные сведения». Тогда в календарь Google будут импортированы и события, и дополнительные вложения к ним (документы, электронные таблицы, заметки и т. п.). Нам эти возможности не нужны, оставляем флажки в отключенном состоянии.
9. В окне настройки параметров щелкаем на кнопке «ОК».
10. В окне Проводника нажимаем «Сохранить» (или клавишу «Enter»).
С этого момента можно попробовать загрузить файл из Outlook в службу Google. Делаем так.
1. Открываем браузер, заходим под своей учетной записью в службу работы с календарями Google.
2. Щелкаем на кнопке выпадающего списка слева от названия «Мои календари». Откроется меню из двух пунктов (рис. 12).
3. В этом меню выбираем «Настройки». Откроется страница настроек, как на рис. 13.
4. Щелкаем на кнопке «Импорт календаря». Откроется окно, изображенное на рис. 14.
5. В нем нажимаем кнопку «Выберите файл» и указываем путь к файлу, который мы создали в результате экспортирования данных из Outlook.
6. Щелкаем на кнопке выпадающего списка «Календарь:» и выбираем, куда нужно импортировать данные.
7. Нажимаем кнопку «Импортировать». Календарь на сервере Google будет обновлен данными из программы Outlook.
Импортированный таким способом календарь тоже является статическим. Изменения, сделанные в Outlook, не будут автоматически попадать на Google Calendar. Как и в предыдущем случае, при передаче событий из Outlook их форматирование в Google не переносится.
Организация подписки на календари Google Calendar
В данном случае речь идет об организации динамического обмена данными между календарями Google и Outlook. Если основные изменения вы планируете делать на календарях Google, то подписка — единственно правильный способ работы. Чтобы оформить подписку для календаря «Николай Карпенко» из нашего примера (напомню, что изначально он расположен на сервере Google) делаем так.
1. Вызываем браузер, входим на сайт www.google.com в раздел Gmail под своей учетной записью. В нашем примере это «my.karpenko».
2. На персональной странице выбираем пункт «Календарь».
3. Ставим указатель мышки слева от календаря «Николай Карпенко», щелкаем на значке выпадающего списка. Откроется меню, как на рис. 3.
4. Из этого меню выбираем «Настройки календаря». Появится окно, изображенное на рис. 4.
5. Щелкаем на пункте меню «Открытие общего доступа к этому календарю».
6. В появившемся окне включаем флажок «Открыть общий доступ к этому календарю».
7. Нажимаем кнопку «Сохранить».
8. Снова вызываем настройки календаря (рис. 4).
9. В центральной части окна щелкаем на кнопке «ICAL». На странице появится окно с заголовком «Адрес календаря», изображенное на рис. 5. В центре этого окна есть гиперссылка на активный календарь.
10. Выделяем эту ссылку и копируем ее в буфер обмена (комбинация «Ctrl+C»).
11. Нажимаем кнопку «ОК».
12. В окне настроек параметров календаря нажимаем «Сохранить».
Важно! Не щелкайте левой кнопкой мышки по гиперссылке на активный календарь, иначе он попадет в Outlook в виде необновляемого снимка.
8. Вызываем программу Outlook 2010.
9. Щелкаем на кнопке «Файл» главного меню.
10. В разделе «Сведения об учетной записи» щелкаем на списке «Настройка учетных записей» (рис. 15), выбираем единственно доступный пункт «Настройка учетных записей…». Откроется окно, изображенное на рис. 16.
11. В этом окне переходим на закладку «Интернет-календари».
12. Щелкаем на кнопке «Создать». Откроется окно «Создание подписки на Интернет-календарь», как на рис. 17. В нем указываем ссылку на один из календарей службы Google.
13. Щелкаем левой кнопкой внутри поля «Введите расположение Интернет-календаря, который требуется добавить в Outlook:» и нажимаем «Ctrl+V» (вставить из буфера обмена).
14. В окне «Создание подписки на Интернет-календарь» нажимаем кнопку «Добавить». Откроется окно «Параметры подписки», как на рис. 18.
15. В этом окне в поле «Имя папки:» вводим название нового календаря. В нашем примере — это «МойКалендарь».
16. Нажимаем «ОК».
17. В окне «Настройка учетных записей» нажимаем «ОК».
Подписку мы создали, теперь изменения в календаре Google будут видны в программе Outlook. Проверим это.
1. Открываем календарь Google, создаем в нем новое событие и сохраняем изменения. Это событие я назвал «Итоги семинара».
2. Переходим в программу Outlook.
3. В области переходов щелкаем на кнопке «Календарь». В списке календарей появится две группы: «Мои календари» и «Общие календари».
4. В группе «Общие календари» щелкаем на элементе «Мой календарь» — это результат синхронизации данных с Google. В центральной части окна Outlook появится содержимое календаря, однако события «Итоги семинара» в этом календаре, скорее всего, не будет.
5. В программе Outlook щелкаем на кнопке «Отправить и получить всю почту» (она расположена на ленте меню «Отправка и получение»). Сразу после обновления календаря в Outlook появится событие «Итоги семинара».
Важно! Для синхронизации изменений в календаре Google с программой Outlook нужно выполнить загрузку и обновление почтовых сообщений.
Теперь проделаем все в обратном порядке — изменим данные в Outlook и синхронизируем их с Google.
1. В программе Outlook выбираем «Мой календарь».
2. Двойным щелчком на событии «Итоги семинара» открываем окно настроек.
3. В поле «Тема:» вводим новое название. Например, «Подведение итогов семинара».
4. В окне корректировки события нажимаем «Закрыть и сохранить». В окне Outlook появится сообщение «Нельзя внести изменения в содержимое этой папки, так как она доступна только для чтения». Просто и доходчиво…
Итак, какой можно сделать вывод относительно синхронизации календарей Google и программы Outlook? Основная задача — обмен данными между этими приложениями — решается хорошо. Получить статический снимок календарей можно в двух направлениях, и в большинстве случаев этого вполне хватает. Для динамического обмена данными можно воспользоваться службой подписки Google Calendar. И тогда изменения в календаре Google будут попадать в программу Outlook. Синхронизация в двух направлениях в данном случае не работает. Для решения такой задачи нужно воспользоваться специальными программами. Но это — тема для нашей следующей статьи.
Успешной работы! Жду ваших писем, вопросов и предложений на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru, my.karpenko@gmail.com или на форуме редакции.
