Синхронізуємо календарі
 | Судячи з листів наших читачів, робота з календарями набуває серед бухгалтерів усе більшої популярності. І це абсолютно зрозуміло. Календар — основний інструмент для планування робіт і часу. А якщо врахувати, що у бухгалтера робочий день розписаний по хвилинах, перенасичений купою невідкладних завдань, без календаря йому не обійтися. Для роботи з календарями є різні інструменти. Але безумовними лідерами серед них є програма Outlook пакета MS Office і служба Google Calendar. Причому на практиці часто використовують обидва ці прикладні рішення. У цьому випадку, рано чи пізно, обов’язково постане завдання об’єднати всі календарі в одне ціле, тобто синхронізувати події, заплановані у різних календарях. Як це зробити стосовно Outlook-2010 та сервісів Google Calendar, я розповім у цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Синхронізація даних — чи не найпоширеніша проблема у сфері інформаційних технологій. А стосовно роботи з календарями — тим більше, і ось чому. Справа в тому, що при організації календарів можна використовувати два принципово різні підходи: локальні системи планування часу та онлайн-програми. Кожен з них має свої переваги та обмеження. Тому в багатьох випадках обидва варіанти застосовують спільно. Поясню викладене на такому прикладі.
Припустимо, я вирішив за допомогою календаря розпланувати свою роботу на певний проміжок часу. Якщо ці відомості мають загальнодоступний характер, якщо календар використовуватимуть мої колеги для організації спільної роботи, є сенс помістити його на сервері Google. Таке рішення дасть ще одну перевагу. Доступ до календаря можна буде отримати з будь-якого пристрою, підключеного до мережі Інтернет, причому для цього навіть не знадобиться персональний комп’ютер! Для повноцінної роботи з Google Calendar можливостей планшета або сучасного мобільного телефону більш ніж достатньо.
Є в такого підходу і свої недоліки. Що б там не було, але онлайн-програми за своїми можливостями поки що обмежені. У цьому розумінні вони поступаються своїм «локальним» аналогам, наприклад хоча б програмі MS Outlook, яка за функціоналом є безумовним лідером на ринку продуктів цієї категорії. Якщо потрібно пов’язати календар зі списком завдань, об’єднати все це у проекти, доповнити документами й замітками OneNote — тут Outlook буде поза конкуренцією. Тож і виходить, що залежно від ситуації є сенс використовувати різні програми, а в певний момент — синхронізувати їх роботу. Як це зробити стосовно Outlook та сервісів Google, ми зараз і подивимося. Але спочатку скажемо кілька слів про власне завдання — про те, що в нас є та які дані ми збираємося синхронізувати.
Вихідний календар для синхронізації
Для прикладу я використав свій персональний календар, розташований на сервері Google. Календар, що називається «Николай Карпенко», знаходиться у групі «Мои календари» (рис. 1).
Із цього календаря я видалив усе зайве, залишив тільки заходи щодо організації семінару про роботу з програмою Outlook та підходи для управління часом. Основні події календаря зосереджено в межах двох днів — «19/12/2011» та «20/12/2011». Усього в календарі я залишив 17 подій, що не повторюються, причому одна з них виконується з накладенням за часом. Цей захід називається «Редакция: звонить». Його заплановано на «15:00» у вівторок «20/12/2011». За часом ця робота перетинається із завданням «Тренинги, решения», але остання триває на півтори години довше. У всіх завданнях передбачено систему нагадувань через електронну пошту та СМС-повідомлення (рис. 2). Крім того, у календарі є подія з ім’ям «Почта», що повторюється. Періодичність цієї події — один день, час початку — «16:00». Ось такий календар. І наше завдання — передати його до програми Outlook-2010.
Імпортуємо дані з Google Calendar до Outlook-2010
Спочатку розберемося, як можна передати знімок календаря Google до програми Outlook. Знімок у цьому випадку є копією календаря, що не оновлюється у приймаючій програмі. На перший погляд це серйозне обмеження, але не завжди. Справа в тому, що на інтернет-ресурсах зазвичай формують календарі, актуальні протягом тривалого часу. Принаймні я дію саме так. Інакше кажучи, на сервісі Google у мене заплановано події, що не змінюються протягом півроку, а то й більше. Але життя вносить свої корективи. З’являються нові завдання, поточні справи, уточнюються проекти — усе це я відстежую у програмі Outlook. У принципі при такій організації достатньо один раз синхронізувати основний календар між Google та Outlook, після чого забути про цю проблему на досить тривалий час. Тож проблеми тут насправді немає. Тепер подивимося, як це виглядає на практиці. Виконуємо такі дії:
1) викликаємо браузер, входимо на сайт «www.google.com» до розділу Gmail під своїм обліковим записом. У нашому прикладі це «my.karpenko»;
2) у меню особистої сторінки вибираємо пункт «Календарь» — відкриється вікно для роботи з календарями. Зараз у цьому вікні доступний єдиний календар «Николай Карпенко» (рис. 1);
3) ставимо покажчик миші ліворуч від назви календаря — з’явиться значок випадного списку;
4) клацаємо по цьому значку лівою кнопкою миші. Відкриється меню, зображене на рис. 3;
5) із цього меню вибираємо пункт «Настройки календаря». З’явиться вікно, як на рис. 4;
6) у центральній частині вікна настройок знаходимо рядок «(Идентификатор календаря: my.karpenko@gmail.com)». Ліворуч від цього рядка розташовано три кнопки управління (рис. 4);
7) клацаємо по кнопці з написом «ICAL». Відкриється вікно, зображене на рис. 5;
8) у цьому вікні клацаємо по посиланню з адресою календаря. Його події відразу ж буде передано до програми Outlook, а сам календар з’явиться в області переходів у групі «Общие календари»;
9) клацаємо по кнопці «ОК»;
10) викликаємо програму Outlook;
11) в області переходів клацаємо по кнопці «Календарь» (можна скористатися комбінацією «Ctrl+2»). Вікно Outlook набуде вигляду, як показано на рис. 6. У списку доступних календарів у розділі «Общие календари» з’явився елемент «my.karpenko@gmail.com». Це й є імпортований календар із сервісу Google;
12) клацаємо по імені нового календаря лівою кнопкою миші. В основній частині вікна Outlook з’явиться календар подій (рис. 6);
13) клацанням миші ставимо галочку ліворуч від назви основного календаря Outlook (у прикладі він називається «Календарь»). У центральній частині вікна з’являться два календарі в режимі одночасного перегляду;
14) клацаємо правою кнопкою миші по будь-якому з наявних календарів, наприклад по «my.karpenko@gmail.com». Відкриється контекстне меню, як на рис. 6;
15) вибираємо пункт «Наложение» — Outlook збере всі події в один календар. Тепер працювати з ним буде набагато зручніше.
Важливо! Календар, імпортований у такий спосіб, у програмі Outlook буде статичним.
Це означає, що зміни, виконані в Google Calendar, не з’являться автоматично в програмі Outlook. Щоб перенести до календаря Outlook ці зміни, процедуру імпорту доведеться повторити. Зверніть увагу, що при синхронізації даних форматування подій до Outlook не переноситься. А ось заходи, що повторюються, буде передано коректно.
Переносимо події з Outlook до Google Calendar
Сьогодні ми вирішимо зворотне завдання — перешлемо дані з програми MS Outlook до Google Calendar. Для цього потрібно завчасно експортувати календар Outlook до спеціального формату, і лише після цього виконати синхронізацію. Щоб побачити, як це працює, відкоригуємо календар у програмі Outlook. Виконуємо такі дії:
1) викликаємо програму Outlook. В області переходів клацаємо по кнопці «Календарь»;
2) вибираємо елемент «my.karpenko@gmail.com»;
3) клацаємо правою кнопкою миші по комірці, що відповідає часу «18:00» на «20/12/2011». Відкриється контекстне меню, як на рис. 7;
4) із меню вибираємо пункт «Создать встречу». Відкриється вікно, зображене на рис. 8;
5) у цьому вікні вводимо початок, тривалість і тему зустрічі. У прикладі вона називається «Банкет»;
6) у вікні настройок параметрів зустрічі клацаємо по кнопці «Действия», потім вибираємо пункт «Сохранить и закрыть». На календарі Outlook з’явиться нова подія «Банкет».
Тепер оновлений календар експортується у формат для передачі до Google. Виконуємо такі дії:
1) виділяємо календар «my.karpenko@gmail.com» (робимо його активним);
2) клацаємо по кнопці «Файл» основного меню програми;
3) вибираємо пункт «Сохранить календарь» (рис. 9). Відкриється вікно Провідника, як показано на рис. 10;
4) у цьому вікні вибираємо папку для збереження файлу, уводимо ім’я і типу файлу для збереження. Я залишив ім’я файлу за умовчанням — «my.karpenko@gmail.com». Тип файлу для експорту Outlook-2010 запропонував лише один — «Формат iCalendar (*.ics)»;
5) у вікні Провідника натискуємо на кнопку «Дополнительно». Відкриється вікно настроювання параметрів експорту, як на рис. 11;
6) клацаємо по кнопці «Диапазон дат:». Відкриється список із шести елементів («сегодня», «завтра», «следующие 7 дней» тощо). Якщо потрібно, вибираємо діапазон дат для експортування подій;
Важливо! При виборі великого діапазону або варіанта «Весь календарь» файл для експорту може бути великим.
7) клацаємо по кнопці «Подробности:». Відкриється меню з трьох пунктів: «Только доступность», «Ограниченные сведения», «Полные сведения». Тут можна конкретизувати обсяг відомостей, доступних одержувачам. За умовчанням установлено параметр «Только доступность». У прикладі я змінив його на опцію «Полные сведения»;
8) клацаємо по кнопці «Показать>>». Стануть доступні два прапорці — «Включать подробности элементов, помеченных как частные» та «Включать вложения в элементах календаря». Параметр «Включать подробности элементов, помеченных как частные» доступний, якщо у списку «Подробности:» зазначено «Ограниченные сведения» або «Полные сведения». У цьому випадку до календаря буде імпортовано події без додаткових відомостей. Прапорець «Включать вложения в элементах календаря» працює лише в тому випадку, коли список «Подробности:» установлено у стан «Полные сведения». Тоді до календаря Google буде імпортовано і події, і додаткові вкладення до них (документи, електронні таблиці, замітки тощо). Нам ці можливості не потрібні, залишаємо прапорці у відключеному стані;
9) у вікні настроювання параметрів клацаємо по кнопці «ОК»;
10) у вікні Провідника натискуємо на «Сохранить» (або клавішу «Enter»).
Із цього моменту можна спробувати завантажити файл з Outlook до служби Google. Виконуємо такі дії:
1) відкриваємо браузер, заходимо під своїм обліковим записом до служби роботи з календарями Google;
2) клацаємо по кнопці випадного списку ліворуч від назви «Мои календари». Відкриється меню з двох пунктів (рис. 12);
3) у цьому меню вибираємо «Настройки». Відкриється сторінка настройок, як на рис. 13;
4) клацаємо по кнопці «Импорт календаря». Відкриється вікно, зображене на рис. 14;
5) у ньому натискуємо на кнопку «Выберите файл» і вказуємо шлях до файлу, який ми створили в результаті експортування даних з Outlook;
6) клацаємо по кнопці випадного списку «Календарь:» та вибираємо, куди потрібно імпортувати дані;
7) натискуємо на кнопку «Импортировать». Календар на сервері Google буде оновлено даними з програми Outlook.
Імпортований у такий спосіб календар теж є статичним. Зміни, виконані в Outlook, автоматично не потраплятимуть на Google Calendar. Як і у попередньому випадку, при передачі подій з Outlook їх форматування до Google не переноситься.
Організація передплати календарів Google Calendar
У цьому випадку йдеться про організацію динамічного обміну даними між календарями Google та Outlook. Якщо основні зміни ви плануєте здійснювати на календарях Google, то передплата — єдиний правильний спосіб роботи. Щоб оформити передплату для календаря «Николай Карпенко» із нашого прикладу (нагадаю, що первісно він розташовується на сервері Google), виконуємо такі дії:
1) викликаємо браузер, входимо на сайт «www.google.com» до розділу Gmail під своїм обліковим записом. У нашому прикладі це «my.karpenko»;
2) на персональній сторінці вибираємо пункт «Календарь»;
3) ставимо покажчик миші ліворуч від календаря «Николай Карпенко», клацаємо по значку випадного списку. Відкриється меню, як на рис. 3;
4) із цього меню вибираємо «Настройки календаря». З’явиться вікно, зображене на рис. 4;
5) клацаємо по пункту меню «Открытие общего доступа к этому календарю»;
6) у вікні, що з’явилося, уключаємо прапорець «Открыть общий доступ к этому календарю»;
7) натискуємо на кнопку «Сохранить»;
8) знову викликаємо настройки календаря (рис. 4);
9) у центральній частині вікна клацаємо по кнопці «ICAL». На сторінці з’явиться вікно із заголовком «Адрес календаря», зображене на рис. 5. У центрі цього вікна є гіперпосилання на активний календар;
10) виділяємо це посилання та копіюємо його до буфера обміну (комбінація «Ctrl+C»);
11) натискуємо на кнопку «ОК»;
12) у вікні настройок параметрів календаря натискуємо на кнопку «Сохранить»;
Важливо! Не клацайте лівою кнопкою миші по гіперпосиланню на активний календар, інакше він потрапить до Outlook у вигляді неоновлюваного знімка.
13) викликаємо програму Outlook-2010;
14) клацаємо по кнопці «Файл» головного меню;
15) у розділі «Сведения об учетной записи» клацаємо по списку «Настройка учетных записей» (рис. 15), вибираємо єдиний доступний пункт «Настройка учетных записей…». Відкриється вікно, зображене на рис. 16;
16) у цьому вікні переходимо на закладку «Интернет-календари»;
17) клацаємо по кнопці «Создать». Відкриється вікно «Создание подписки на Интернет-календарь», як на рис. 17. У ньому вказуємо посилання на один із календарів служби Google;
18) клацаємо лівою кнопкою всередині поля «Введите расположение Интернет-календаря, который требуется добавить в Outlook:» і натисуємо на «Ctrl+V» (вставити з буфера обміну);
19) у вікні «Создание подписки на Интернет-календарь» натискуємо на кнопку «Добавить». Відкриється вікно «Параметры подписки», як на рис. 18;
20) у цьому вікні в полі «Имя папки:» вводимо назву нового календаря. У нашому прикладі — це «МойКалендарь»;
21) натискуємо на «ОК»;
22) у вікні «Настройка учетных записей» натискуємо на «ОК».
Передплату ми створили, тепер зміни в календарі Google можна буде побачити у програмі Outlook. Перевіримо це:
1) відкриваємо календар Google, створюємо в ньому нову подію та зберігаємо зміни. Цю подію я назвав «Итоги семинара»;
2) переходимо до програми Outlook;
3) в області переходів клацаємо по кнопці «Календарь». У списку календарів з’являться дві групи — «Мои календари» та «Общие календари»;
4) у групі «Общие календари» клацаємо по елементу «Мой календарь» — це результат синхронізації даних із Google. У центральній частині вікна Outlook з’явиться вміст календаря, однак події «Итоги семинара» у цьому календарі, найімовірніше, не буде;
5) у програмі Outlook клацаємо по кнопці «Отправить и получить всю почту» (її розташовано на стрічці меню «Отправка и получение»). Відразу після оновлення календаря в Outlook з’явиться подія «Итоги семинара».
Важливо! Для синхронізації змін у календарі Google з програмою Outlook потрібно виконати завантаження та оновлення поштових повідомлень.
Тепер виконаємо все у зворотному порядку — змінимо дані в Outlook та синхронізуємо їх із Google:
1) у програмі Outlook вибираємо «Мой календарь»;
2) подвійним клацанням по події «Итоги семинара» відкриваємо вікно настройок;
3) у полі «Тема:» вводимо нову назву, наприклад «Подведение итогов семинара»;
4) у вікні коригування події натискуємо на кнопку «Закрыть и сохранить». У вікні Outlook з’явиться повідомлення «Нельзя внести изменения в содержимое этой папки, так как она доступна только для чтения». Просто й дохідливо.
Отже, який висновок можна зробити щодо синхронізації календарів Google та програми Outlook? Основне завдання — обмін даними між цими прикладними програмами вирішується добре. Отримати статичний знімок календарів можна у двох напрямах, і здебільшого цього вистачає. Для динамічного обміну даними можна скористатися службою передплати Google Calendar, і тоді зміни в календарі Google потраплятимуть до програми Outlook. Синхронізація у двох напрямах у цьому випадку не працює. Для вирішення такого завдання потрібно скористатися спеціальними програмами. Але це — тема для нашої наступної статті.
Успішної роботи! Чекаю ваших листів, запитань та пропозицій на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru, my.karpenko@gmail.com або на форумі редакції.
