Пометки в слайдах презентаций
Уважаемые сотрудники «Б & K»! Я работаю в консалтинговой фирме. Поэтому, кроме Word, Excel и «1С», активно использую программу PowerPoint. Вопрос у меня такой. Во время презентации иногда нужно обратить внимание аудитории на тот или иной фрагмент слайда. Причем сделать это, не прерывая доклада. Подскажите, есть ли в программе PowerPoint инструменты для решения этой задачи? Заранее благодарю.
Сергей Ковалев, бухгалтер, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Да, такие инструменты в программе PowerPoint есть. Но вначале пару слов о самой проблеме, как мы ее себе представляем. Доклад с использованием презентаций на PowerPoint имеет свои особенности. Главная из них заключается в том, что в каждый момент времени слушатели видят один отдельно взятый слайд. Это в какой-то степени снижает наглядность. Особенно в тех случаях, когда обсуждается материал, представленный на разных слайдах. Например, в докладе мы рассматриваем отчет о прибылях и убытках компании. Нас интересует динамика общих административных расходов. То есть мы зафиксировали внимание на этой цифре и собираемся перейти к другому слайду, где показан детализированный отчет для данного показателя. В этот момент хорошо было бы сделать пометку в том месте основного отчета, о котором дальше пойдет речь и тем самым зафиксировать историю обсуждения вопроса. В какой-то момент мы закончим работу с детализированным слайдом и вернемся к отчету о прибылях и убытках. А там увидим сделанные ранее пометки, которые четко покажут, что мы уже обсудили, а какие вопросы нами еще не затронуты. Логика и наглядность изложения в данном случае только выиграют. Теперь о том, как это сделать практически:
1. Открываем презентацию в программе PowerPoint и переключаемся в режим демонстрации (клавиша «F5»). Можно воспользоваться также комбинацией «Shift+F5», чтобы начать демонстрацию с текущего слайда.
2. Нажимаем комбинацию «Ctrl+P». На экране появится небольшая красная точка (рис. 1). Это означает, что мы включили режим пометок. Этот инструмент иногда называют «ручка».
3. Удерживая левую кнопку мышки, обводим или подчеркиваем текст на слайде, который представляет интерес для будущего обсуждения. Пример таких пометок показан на рис. 1. На нем «галочками» отмечены три показателя таблицы, а также обведены значения коэффициентов финансовой автономии за 2008 — 2009 гг.
Теперь мы можем двигаться дальше по презентации, но когда вернемся к этому слайду, пометки напомнят нам, о чем уже шла речь.
Чтобы завершить работу с инструментом «ручка» нужно воспользоваться комбинацией «Ctrl+H» (символ «H» набираем на английской клавиатуре).
Если мы решили удалить отдельные пометки на слайде, делаем так.
1. Открываем слайд с пометками.
2. Нажимаем комбинацию «Ctrl+E». Указатель мышки примет форму ластика.
3. Ставим этот указатель на пометку и щелкаем левой кнопкой мышки. PowerPoint удалит нарисованный нами элемент.
Чтобы удалить все пометки на слайде презентации нужно нажать клавишу «E» (на английской раскладке клавиатуры). Язык набора при этом может быть любым.
Важно! Сделанные примечания можно сохранить в презентации в виде графических элементов.
После того как в режиме просмотра сделаны пометки, PowerPoint считает, что презентация была изменена. В этом случае при выходе из режима просмотра (клавиша «Esc») на экране появится окно с предложением сохранить рукописные примечания. В этом окне нажимаем кнопку «Сохранить», PowerPoint преобразует примечания в рисунки и вернется в режим работы со слайдами. Удалить примечания ластиком после такой операции не удастся. После сохранения примечаний с ними нужно работать, как с обычными графическими элементами. То есть, чтобы удалить сохраненное ранее примечание, делаем так:
1) ставим указатель на границу примечания;
2) когда он примет крестообразную форму, щелкаем левой кнопкой мышки. Вокруг рисунка появится прямоугольная рамка;
3) нажимаем клавишу «Del».
И в завершение еще один совет по работе с презентацией. Иногда после показа слайда нужно сделать так, чтобы внимание аудитории сосредоточилось на докладчике. В этот момент имеет смысл вместо слайда показать черное или белое изображение. Для этого можно использовать горячие клавиши: «Ctrl+B» — показать черный слайд, «Ctrl+W» — показать белый слайд.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru .
