Excel 2010: настройка полей при печати
Приветствую всех сотрудников «Б & K»! Вопрос у меня такой. В программе Excel 2003 было удобное средство для визуальной настройки полей перед печатью таблицы. Вместо того чтобы указывать размер полей на форме в числовом виде, можно было войти в режим предварительного просмотра, показать границы области печати и перемещать их вручную при помощи мышки. Это был самый наглядный способ компоновки страниц. К сожалению, такого средства в Excel 2010 я не нашел, собственно как и самой команды предварительного просмотра. Неужели разработчики убрали такую замечательную возможность? Подскажите, чем можно заменить инструмент установки полей в Excel 2010. Спасибо.
Николай Бесценный, бухгалтер, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
В новой программе Excel 2010 инструмент печати и предварительного просмотра представляет собой одно целое. Но все возможности, характерные для предыдущих версий этой программы, остались, в том числе и средства визуальной настройки ширины полей. Просто расположены они в другом месте. Поэтому я предлагаю пройтись по основным параметрам печати Excel 2010, и попутно выяснить, как пользоваться инструментами настройки ширины полей. Для этого нам понадобится любой документ. Например, бланк обычной накладной, который я создал в расчете на лист формата «A5». И теперь наша задача настроить параметры печати для этого документа. Делаем так.
1. Открываем документ, щелкаем на кнопке «Файл» основного меню программы Excel 2010.
2. Выбираем пункт «Печать». Откроется окно настроек, изображенное на рис. 1.
В центре окна рядом со списком пунктов меню расположена область для определения параметров печати. Справа в окне показан общий вид таблицы, как она будет выглядеть на странице. По сути это аналог режима предварительного просмотра программы Excel 2003. Обратите внимание, что по умолчанию документ показан без визуальной разметки полей. Чтобы включить ее делаем так.
1. В правом нижнем углу окна настройки параметров печати находим две кнопки. Одна из них (слева) называется «Показать поля», другая — «По размеру страницы».
2. Щелкаем на кнопке «Показать поля», вокруг по периметру страницы появятся линии для регулировки полей (рис. 1). Теперь для изменения ширины полей нужно при помощи мышки переместить линии так, чтобы документ полностью помещался на странице. Удобно и наглядно.
И, раз уж речь зашла о печати, я предлагаю посмотреть, какие еще возможности предлагает в этом плане Excel 2010. Для этого вернемся к окну на рис. 1. Большинство параметров этого окна были и в предыдущей версии программы. Хотя появились и полезные новинки. Но обо всем по порядку.
Группа «Печать» состоит из двух элементов управления. Щелчок на кнопке «Печать» начинает распечатку документа на текущий (активный) принтер. В окошке «Копии» можно указать количество экземпляров распечатки.
Щелчок на списке «Принтер» открывает все доступные принтеры на данном компьютере. Сам принтер не обязательно должен присутствовать физически. Главное, чтобы были установлены так называемые драйверы для этого устройства. Тогда форматирование документа будет выполнено с учетом особенностей конкретного принтера.
Совет Работая с документом, сделайте активным принтер, где будет выполняться распечатка. Иначе внешний вид документа на экране может отличаться от того, что будет получено на бумаге.
Щелчок на гиперссылке «Свойства принтера» открывает окно настроек печатающего устройства. Здесь можно указать ориентацию листа, качество печати и т. п.
Наибольший интерес для бухгалтера представляет группа «Настройка». В ней шесть элементов.
Первый параметр группы определяет объекты рабочей книги, которые нужно вывести на печать. Excel 2010 предлагает три варианта: «Напечатать активные листы», «Напечатать всю книгу» и «Напечатать выделенный фрагмент» (рис. 2). С этим, думаю, все понятно. А вот на флажок «Игнорировать область печати» советую обратить внимание. На практике бухгалтерские таблицы часто сопровождаются промежуточными расчетами. Результаты этих расчетов зачастую не нужно выводить на печать. Чтобы выборочно напечатать данные рабочего листа, удобно использовать так называемую область печати текущего документа. В Excel 2010 область печати можно задать в меню «Разметка страницы» (иконка «Область печати» группы «Параметры страниц»). Если в какой-то момент понадобится напечатать документ вместе с промежуточными расчетами, область печати отменять не придется. Просто включите флажок «Игнорировать область печати» и распечатайте документ. В предыдущих версиях Excel такие возможности были доступны через меню «Файл → Область печати → Задать», «Файл → Область печати → Убрать».
Далее в группе «Настройка» следует параметр «Страницы:». В нем можно указать номер первой и последней страницы, которые нужно отправить на печать.
Параметр «Разобрать по копиям» удобно использовать, чтобы не перекладывать бумагу после распечатки. Вы можете заказать печать от первой страницы к последней или наоборот. Конкретный выбор зависит от особенностей печатающего устройства.
Список ориентации страниц состоит из двух параметров: «Книжная ориентация» и «Альбомная ориентация». Кроме того, эти параметры можно задать и в настройках принтера. Разницы нет никакой.
Четвертый сверху параметр группы «Настройка» позволяет выбрать размер печатного листа. Это может быть «A4», «A5», пользовательский размер и т. д. Количество предлагаемых вариантов зависит от модели принтера. В этом смысле настройки Excel 2003 и Excel 2010 не отличаются.
А вот параметр «Настраиваемые поля» появился только в новой версии программы. Щелчок на этом параметре открывает меню из шести элементов (рис. 3). Первые три из них — это фиксированные значения для размеров полей на странице («Обычные», «Широкие» или «Узкие»). В отдельный пункт выделен вариант «Последнее пользовательское значение», и это очень удобно. Дело в том, что размеры полей Excel хранит индивидуально для каждого листа рабочей книги. Поэтому в Excel 2003 параметры полей приходилось задавать для каждого листа по отдельности. Теперь все проще. Если в рабочей книге несколько одинаковых документов (например, отчеты за каждый месяц текущего года), можно настроить поля только у одного листа. А для остальных выбрать вариант «Последнее пользовательское значение».
Щелчок на гиперссылке «Настраиваемые поля…» открывает окно «Параметры страницы» сразу на закладке «Поля». В этом окне тоже можно задать значения полей, но в числовом виде.
Последний параметр группы «Настройка» предназначен для автоматического масштабирования документа при выводе его на печать. Здесь программа Excel 2010 предлагает несколько полезных возможностей (рис. 4):
— «Текущий», печатает документ без изменения масштаба;
— «Вписать лист в одну страницу», автоматически подберет масштаб документа, чтобы он поместился на одной странице;
— «Вписать все столбцы на одну страницу», подбирает масштаб документа, чтобы он поместился на странице в ширину;
— «Вписать все строки на одну страницу», масштабирует документ так, чтобы он поместился на странице в высоту. Автомасштабирование документов по высоте и ширине страницы — новые возможности Excel 2010;
— «Параметры настраиваемого масштабирования…», открывает окно «Параметры страницы», где можно настроить параметры печати вручную.
Как видите, в плане настройки печати Excel 2010 унаследовал все возможности из предыдущей версии этой программы, в том числе и средства визуальной регулировки полей. В то же время новые режимы автоматического масштабирования, улучшенные инструменты настройки полей помогут бухгалтеру быстрее справиться с задачей подготовки отчетов к печати.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru .
