Excel 2010: настроювання полів при друкуванні
Вітаю всіх працівників «Б & K»! Запитання в мене таке. У програмі Excel 2003 був зручний засіб для візуального настроювання полів перед друкуванням таблиці. Замість того, щоб зазначати розмір полів на формі в числовому вигляді, можна було ввійти до режиму попереднього перегляду, показати межі області друкування та перемістити їх уручну за допомогою миші. Це був найнаочніший спосіб компонування сторінок. На жаль, такого засобу в Excel 2010 я не знайшов, як і власне команди попереднього перегляду. Невже розробники видалили таку чудову можливість? Підкажіть, чим можна замінити інструмент установлення полів в Excel 2010? Дякую.
Микола Безцінний, бухгалтер, м. Харків
Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
У новій програмі Excel 2010 інструмент друкування та попереднього перегляду є одним цілим. Але всі можливості, властиві попереднім версіям цієї програми, залишилися, у тому числі й засоби візуального настроювання ширини полів. Просто розташовані вони в іншому місці. Тому я пропоную розглянути основні параметри друку Excel 2010 і попутно з’ясувати, як користуватися інструментами настроювання ширини полів. Для цього нам знадобиться будь-який документ. Наприклад, бланк звичайної накладної, який я створив із розрахунку на лист формату А5. І тепер наше завдання — настроїти параметри друкування для цього документа. Виконуємо такі дії:
1) відкриваємо документ, клацаємо по кнопці «Файл» основного меню програми Excel 2010;
2) вибираємо пункт «Печать». Відкриється вікно настройок, зображене на рис. 1.
У центрі вікна поруч зі списком пунктів меню розташовано область для визначення параметрів друкування. Праворуч у вікні показано загальний вигляд таблиці, як це буде зображено на сторінці. По суті, це аналог режиму попереднього перегляду програми Excel 2003. Зверніть увагу, що за умовчанням документ показано без візуальної розмітки полів. Щоб увімкнути її, виконуємо такі дії:
1) у правому нижньому куті вікна настройок параметрів друку знаходимо дві кнопки. Одна з них (ліворуч) називається «Показать поля», друга — «По размеру страницы»;
2) клацаємо по кнопці «Показать поля» — навколо по периметру сторінки з’являться лінії для регулювання полів (рис. 1). Тепер для зміни ширини полів потрібно за допомогою миші перемістити лінії так, щоб документ повністю вміщався на сторінці. Зручно і наочно.
І оскільки вже йдеться про друк, я пропоную подивитися, які ще можливості пропонує в цьому плані Excel 2010. Для цього повернемося до вікна на рис. 1. Більшість параметрів цього вікна існували і в попередній версії програми, хоча з’явилися й корисні новинки. Але про все по черзі.
Група «Печать» складається з двох елементів управління. Клацання по кнопці «Печать» починає друкування документа на поточний (активний) принтер. У вікні «Копии» можна вказати кількість примірників роздруківки.
Клацання по списку «Принтер» відкриває всі доступні на цьому комп’ютері принтери. Сам принтер не обов’язково має бути наявний фізично, головне, щоб було встановлено так звані драйвери для цього пристрою. Тоді форматування документа буде виконано з урахуванням особливостей конкретного принтера.
Порада Працюючи з документом, зробіть активним принтер, де виконуватиметься друкування. Інакше зовнішній вигляд документа на екрані може відрізнятися від того, що буде отримано на папері.
Клацання по гіперпосиланню «Свойства принтера» відкриває вікно настройок друкувального пристрою. Тут можна вказати орієнтацію листа, якість друкування тощо.
Найцікавішою для бухгалтера є група «Настройка», що включає шість елементів.
Перший параметр групи визначає об’єкти робочої книги, які потрібно вивести на друк. Excel 2010 пропонує три варіанти: «Напечатать активные листы», «Напечатать всю книгу» та «Напечатать выделенный фрагмент» (рис. 2). Із цим, думаю, усе зрозуміло. А от на прапорець «Игнорировать область печати» раджу звернути увагу. На практиці бухгалтерські таблиці часто супроводжують проміжними розрахунками. Результати цих розрахунків часом не потрібно виводити на друк. Щоб вибірково надрукувати дані робочого листа, зручно використовувати так звану область друку поточного документа. В Excel 2010 область друку можна задати в меню «Разметка страницы» (іконка «Область печати» групи «Параметры страниц»). Якщо в певний момент знадобиться надрукувати документ разом із проміжними розрахунками, область друку відміняти не доведеться. Просто включіть прапорець «Игнорировать область печати» і роздрукуйте документ. У попередніх версіях Excel такі можливості були доступні через меню «Файл → Область печати → Задать», «Файл → Область печати → Убрать».
Далі у групі «Настройка» йде параметр «Страницы:». У ньому можна вказати номер першої та останньої сторінки, які потрібно відправити на друк.
Параметр «Разобрать по копиям» зручно використовувати, щоб не перекладати папір після друкування. Ви можете замовити друкування від першої сторінки до останньої, або навпаки. Конкретний вибір залежить від особливостей друкувального пристрою.
Список орієнтації сторінок складається з двох параметрів — «Книжная ориентация» та «Альбомная ориентация». Крім того, ці параметри можна задати і в настройках принтера. Різниці немає жодної.
Четвертий зверху параметр групи «Настройка» дозволяє вибрати розмір друкованого аркуша. Це можуть бути формати А4, А5, призначений для користувача розмір тощо. Кількість пропонованих варіантів залежить від моделі принтера. У цьому розумінні настройки Excel 2003 та Excel 2010 не відрізняються.
А от параметр «Настраиваемые поля» з’явився тільки в новій версії програми. Клацання по ньому відкриває меню з шести елементів (рис. 3). Перші три з них — це фіксовані значення для розмірів полів на сторінці («Обычные», «Широкие» або «Узкие»). До окремого пункту виділено варіант «Последнее пользовательское значение», і це дуже зручно. Справа в тому, що розміри полів Excel зберігає індивідуально для кожного листа робочої книги. Тому в Excel 2003 параметри полів доводилося задавати для кожного аркуша окремо. Тепер усе простіше. Якщо в робочій книзі є кілька однакових документів (наприклад, звіти за кожен місяць поточного року), можна настроїти поля тільки одного аркуша, а для решти вибрати варіант «Последнее пользовательское значение».
Клацання по гіперпосиланню «Настраиваемые поля…» відкриває вікно «Параметры страницы» відразу на закладці «Поля». У цьому вікні теж можна задати значення полів, але в числовому вигляді.
Останній параметр групи «Настройка» призначено для автоматичного масштабування документа при виведенні його на друк. Тут програма Excel 2010 пропонує кілька корисних можливостей (рис. 4).
— «Текущий» — друкує документ без зміни масштабу;
— «Вписать лист в одну страницу» — автоматично підбере масштаб документа, щоб він помістився на одній сторінці;
— «Вписать все столбцы на одну страницу» — підбирає масштаб документа, щоб він помістився на сторінці у ширину;
— «Вписать все строки на одну страницу» — масштабує документ так, щоб він помістився на сторінці у висоту. Автомасштабування документів у висоту й ширину сторінки — нові можливості Excel 2010;
— «Параметры настраиваемого масштабирования…» — відкриває вікно «Параметры страницы», де можна настроїти параметри друку вручну.
Як бачите, у плані настройок друку Excel 2010 успадкував усі можливості з попередньої версії цієї програми, у тому числі й засоби візуального регулювання полів. Водночас нові режими автоматичного масштабування, поліпшені інструменти настроювання полів допоможуть бухгалтеру швидше впоратися із завданням підготовки звітів до друку.
Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru
