Изменился главбух: что делать с электронной цифровой подписью
 | У каждого предприятия может возникнуть ситуация, когда по той или иной причине меняется главный бухгалтер. В той суете, которая возникает в подобной ситуации, руководство и новый главный бухгалтер часто забывают переоформить электронную цифровую подпись (далее — ЭЦП). В результате — невозможно подписывать отчеты в электронном виде, регистрировать налоговые накладные в едином реестре и т. д. А если предприятие все же воспользуется ЭЦП уже уволившегося главного бухгалтера, то при выявлении этого факта контролирующими органами это будет рассматриваться как должностное преступление и все документы, подписанные таким образом, утратят юридическую силу. О том, как правильно переоформить ЭЦП с помощью программного комплекса «M.E.Doc» пойдет речь в статье. Евгений САЗОНОВ, консультант «Б & К» |
В этой статье мы расскажем, какие действия нужно предпринять для переоформления ЭЦП главного бухгалтера, если формирование и отправка отчетов происходят с помощью программного комплекса «M.E.Doc», а ЭЦП переоформляется в ООО «Украинский сертификационный центр».
Прежде всего, вам потребуется переоформить ЭЦП главного бухгалтера в ООО «Украинский сертификационный центр». Если срок действия сертификата составляет меньше чем полгода, текущую ЭЦП можно аннулировать, так как стоимость переоформления сертификата равна полугодовой стоимости ЭЦП.
Но для начала мы хотим обратить ваше внимание на законодательное регулирование этого вопроса.
Законодательный аспект
Так, в ст. 7 Закона Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 г. № 852-IV установлено, что подписант обязан своевременно предоставлять центру сертификации ключей информацию об изменении данных, отображенных в сертификате ключа.
А в п.п.5.3.2 Приказа Департамента специальных телекоммуникационных систем и защиты информации Службы безопасности Украины от 10.05.2006 г. № 50 установлено, что при возникновении необходимости изменения данных, отмеченных в сертификате, аккредитованный центр может осуществить переоформление сертификата подписанту с использованием предварительно засвидетельствованного открытого ключа подписанта в случае, если соответствующий ему личный ключ не был скомпрометирован.
Теперь рассмотрим обязанности и права налогоплательщика, который подает налоговую отчетность и реестры налоговых накладных в электронном виде в органы ГНС. Прежде всего дадим рекомендации, какие действия должно предпринять предприятие, в случае изменения подписанта, чтобы у них не возникло проблем с подачей электронных документов с уже измененным составом подписантов.
Так, в дополнении 2 к Договору об обеспечении электронного документооборота с органами ГНС средствами телекоммуникационной связи отмечаются анкетные данные плательщика налога, в частности, данные руководителя и бухгалтера предприятия. В случае смены одного из подписантов в ГНС нужно предоставить новые личные открытые ключи на магнитном носителе, а также в распечатанном виде в течение трех рабочих дней после произведенных изменений. В случае непредставления плательщиком налогов нового усиленного сертификата (сертификатов) открытого ключа вместо отмененного ГНС имеет право разорвать договор в одностороннем порядке.
Такие же сведения необходимо подать и во все другие органы, с которыми у предприятия заключены договоры об электронном документообороте.
Переоформление ЭЦП с помощью «M.E.Doc»
Теперь рассмотрим процедуру переоформления ЭЦП. Для переоформления ЭЦП главного бухгалтера от сертифицированного центра нужно получить сертификат закрытого ключа ЭЦП. Как это сделать. В сервисный центр нужно подать пакет документов: копии паспортных данных и идентификационного кода нового бухгалтера, а также приказ о его назначении на должность. У специалиста центра необходимо взять счет-фактуру на «Перевыдачу 1 Сертификата в связи с кадровыми изменениями реквизитов», а затем с помощью программы «M.E.Doc» создать карточку регистрации электронных заявок на усиленный сертификат подписанта ЭЦП.
Для этого заходим в программу, в главном меню выбираем «Адміністрування → Сертифікати → Заявка на сертифікат» и нажимаем на кнопку «Створити запис» (рис. 1).
В появившемся окне «Формування заявок на сертифікат» необходимо согласиться с условиями договора, поставив признак в поле «Погоджуюсь з вимогами угоди», и нажать на кнопку «Далі».
Затем программа предложит заполнить поля «П.І.Б уповноваженої особи», «Телефон уповноваженої особи» и «Парольний діалог». Данные, введенные в последнее поле, необходимо запомнить, так как эта комбинация понадобится в случае блокировки сертификата ключей. Также необходимо выбрать тип интересующей нас заявки и нажать на кнопку «Створити» (рис. 2).
В программе автоматически будет сформирована заявка. В заявке часть реквизитов будет заполнена имеющимися в программе данными. Оставшуюся же часть данных необходимо будет внести вручную, а именно:
— идентификационный код;
— Ф. И. О. подписанта;
— область;
— электронный адрес.
После того как все обязательные поля заявки заполнены, воспользуемся закладкой «Протокол перевірки», которая находится в нижней части окна. Нажав на эту закладку, можно увидеть текущее состояние заявки (рис. 3).
Затем необходимо нажать на закладку «Наступні дії» и щелкнуть мышкой по активной строке «Згенеруйте заявку і секретний ключ» (рис. 4).
В появившемся окне «Генерація заявки «Бухгалтер» введем пароль, укажем путь сохранения заявки и секретного ключа, после чего нажмем на кнопку «ОК» (рис. 4). В указанной нами папке сформируется два файла, которые имеют расширения «pck» и «sk». Файл расширения «pck» — это открытый сертификат ключа ЭЦП, а файл расширения «sk» — это закрытый сертификат ключа ЭЦП. Также заметим, что введенный пароль в окно «Генерація заявки» будет в дальнейшем использоваться для подтверждения подлинности владельца закрытого сертификата ключа ЭЦП.
Осталось распечатать сформировавшуюся заявку и заверить ее подписями и печатью предприятия. Файл с расширением «pck» нужно сохранить на электронный носитель и вместе с пакетом необходимых документов предоставить специалисту сертифицированного центра ключей, который на основе указанного файла сгенерирует сертификат в формате «crt». Этот сертификат необходим для активации ЭЦП.
Обращаем внимание, что сертификат в формате «crt» будет сгенерирован на оставшуюся часть срока предыдущего сертификата бухгалтера. Также хотим вас предупредить, что в случае утери или повреждения цельности файла сертификата, который сгенерирует специалист сертифицированного центра, сертификат повторно не выдается, и чтобы его вновь сгенерировали, нужно будет оплатить еще один счет-фактуру.
После получения нового сертификата нужно удалить старый сертификат из программы. Для этого в главном меню выбираем «Адміністрування → Сертифікати → Встановлені сертифікати». Выделяем старый сертификат и щелкаем по нему правой кнопкой мышки и в открывшемся меню выбираем вариант «Відкликати» (рис. 5). В новой закладке откроется документ «Z0100301» — это заявление об отзыве сертификата открытого ключа, в котором нужно указать причину отзыва (рис. 6). Далее в нижней части окна нажимаем на закладку «Наступні дії» и проводим следующие действия: проверяем отчет на ошибки; передаем отчет на подпись; подаем отчет в сертифицированной центр (рис. 6).
После того как мы отправили заявку об отзыве старого сертифицированного ключа, нужно вернуться на закладку «Управління сертифікатами» и нажать на кнопку «Додати сертифікат». В открывшемся окне указать путь к выданному специалистом сертифицированного центра сертификату и нажать на кнопку «Открыть».
После этого программа добавит новый сертификат к уже имеющимся сертификатам, выданным на директора и печать предприятия. На этом процедура переоформления ЭЦП для нового бухгалтера в программе «M.E.Doc» считается оконченной, поскольку мы произвели все необходимые для этого действия.
Надеемся, что наша статья поможет многим предприятиям перестать опасаться процесса переоформления ЭЦП, так как в этой процедуре нет ничего сложного. С помощью этого материала можно переоформить ЭЦП не только для бухгалтера, но и для директора предприятия, потому что процедура переоформления ЭЦП для директора отличается только комплектом подаваемых в сертифицированный центр документов.
