Змінився головбух: що робити з електронним цифровим підписом
 | На кожному підприємстві може виникнути ситуація, коли з тієї чи іншої причини змінюється головний бухгалтер. У тій метушні, що виникає в подібній ситуації, керівництво та новий головний бухгалтер часто забувають переоформити електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП), унаслідок чого виникає неможливість підписувати звіти в електронному вигляді, реєструвати податкові накладні в Єдиному реєстрі тощо. А якщо підприємство все-таки скористається ЕЦП головного бухгалтера, який уже звільнився, то при виявленні цього факту контролюючими органами це розглядатиметься як посадовий злочин, і всі документи, підписані таким чином, втратять юридичну силу. Про те, як правильно переоформити ЕЦП за допомогою програмного комплексу «M.E.Doc», йтиметься у пропонованій статті. Євген САЗОНОВ, консультант «Б & К» |
У цій статті ми розповімо, які дії потрібно виконати для переоформлення ЕЦП головного бухгалтера, якщо формування та відправлення звітів відбуваються за допомогою програмного комплексу «M.E.Doc», а ЕЦП переоформляється у ТОВ «Український сертифікаційний центр».
Перш за все вам потрібно буде переоформити ЕЦП головного бухгалтера в ТОВ «Український сертифікаційний центр». Якщо строк дії сертифіката становить менше півроку, поточний ЕЦП можна анулювати, оскільки вартість переоформлення сертифіката дорівнює піврічній вартості ЕЦП.
Але спочатку ми хочемо звернути вашу увагу на законодавче регулювання цього питання.
Законодавчий аспект
Так, у ст. 7 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV установлено, що підписувач зобов’язаний своєчасно надавати центру сертифікації ключів інформацію про зміну даних, що відображаються в сертифікаті ключа.
А в п.п. 5.3.2 наказу Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем і захисту інформації Служби безпеки України від 10.05.2006 р. № 50 установлено, що при виникненні необхідності зміни даних, зазначених у сертифікаті, акредитований центр може здійснити переоформлення сертифіката підписувачу з використанням попередньо засвідченого відкритого ключа підписувача в разі, якщо відповідний йому особистий ключ не було скомпрометовано.
Розглянемо обов’язки та права платника податків, який подає податкову звітність і реєстри податкових накладних в електронному вигляді до органів ДПС. Перш за все надамо рекомендації, які дії має виконати підприємство в разі зміни підписувача, щоб у нього не виникло проблем з поданням електронних документів з уже зміненим складом підписувачів.
Так, у додатку 2 до Договору про забезпечення електронного документообігу з органами ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку зазначаються анкетні дані платника податків, зокрема дані керівника та бухгалтера підприємства. У разі зміни одного з підписувачів до органу ДПС потрібно подати нові особисті відкриті ключі на магнітному носії, а також у роздрукованому вигляді протягом трьох робочих днів після проведених змін. У разі неподання платником податків нового посиленого сертифіката (сертифікатів) відкритого ключа замість скасованого ДПС має право розірвати Договір в односторонньому порядку.
Саме такі відомості необхідно подати і до всіх інших органів, з якими у підприємства укладено договори про електронний документообіг.
Переоформлення ЕЦП за допомогою «M.E.Doc»
Тепер розглянемо процедуру переоформлення ЕЦП. Для переоформлення ЕЦП головного бухгалтера від сертифікованого центру потрібно отримати сертифікат закритого ключа ЕЦП. Для цього до сервісного центру потрібно подати пакет документів: копію паспортних даних нового бухгалтера, копію ідентифікаційного коду, а також наказ про призначення на посаду. У фахівця центру слід узяти рахунок на «Перевидачу 1 Сертифіката у зв’язку з кадровими змінами реквізитів», а потім за допомогою програми «M.E.Doc» необхідно створити: картку реєстрації електронних заявок на посилений сертифікат підписувача ЕЦП.
Для цього заходимо до програми, у головному меню вибираємо «Адміністрування → Сертифікати → Заявка на сертифікат» і натискуємо на кнопку «Створити запис» (рис. 1).
У вікні «Формування заявок на сертифікат», що з’явилося, необхідно погодитися з умовами договору, поставивши позначку в полі «Погоджуюсь з вимогами угоди», і натиснути на кнопку «Далі».
Далі програма запропонує заповнити поля «П.І.Б уповноваженої особи», «Телефон уповноваженної особи» і «Парольний діалог». Дані, уведені до останнього поля, слід запам’ятати, оскільки ця комбінація знадобиться в разі блокування сертифіката ключів. Також необхідно вибрати тип заявки, що нас цікавить, і натиснути на кнопку «Створити» (рис. 2).
У програмі автоматично буде сформовано заявку. У заявці частину реквізитів буде заповнено наявними у програмі даними. Решту ж даних необхідно буде внести вручну, а саме:
— ідентифікаційний код;
— П. І. Б. підписувача;
— область;
— електронну адресу.
Після того як усі обов’язкові поля заявки заповнено, скористаємося закладкою «Протокол перевірки», що знаходитися в нижній частині вікна. Натиснувши на цю закладку, можна побачити поточний стан заявки (рис. 3).
Далі необхідно натиснути на закладку «Наступні дії» і клацнути мишкою по активному рядку «Згенеруйте заявку і секретний ключ» (рис. 4).
У вікні «Генерація заявки «Бухгалтер», що з’явилося, уведемо пароль, зазначив шлях збереження заявки та секретний ключ, після чого натиснемо на кнопку «ОК» (рис. 4). У зазначеній нами папці сформуються два файли, що мають розширення «pck» і «sk». Файл із розширенням «pck» — це відкритий сертифікат ключа ЕЦП, а файл із розширенням «sk» — це закритий сертифікат ключа ЕЦП. Також зауважимо, що введений у вікно «Генерація заявки» пароль надалі використовуватиметься для підтвердження достовірності власника закритого сертифіката ключа ЕЦП.
Залишилося роздрукувати сформовану заявку та засвідчити її підписами і печаткою підприємства. Файл із розширенням «pck» слід зберегти на електронному носії та разом із пакетом необхідних документів надати фахівцю сертифікованого центру ключів, який на підставі зазначеного файлу згенерує сертифікат у форматі «crt». Цей сертифікат необхідний для активації ЕЦП.
Звертаємо увагу, що сертифікат у форматі «crt» буде згенеровано на решту строку попереднього сертифіката бухгалтера. Також попередимо, що в разі втрати або пошкодження цілісності файлу сертифіката, згенерованого фахівцем сертифікованого центру, сертифікат повторно не видається і для його повторної генерації потрібно буде оплатити ще один рахунок.
Після отримання нового сертифіката нам знадобиться видалити старий сертифікат із програми. Для цього в головному меню вибираємо «Адміністрування → Сертифікати → Встановлені сертифікати». Виділяємо старий сертифікат, клацаємо по ньому правою кнопкою миші та в меню, що відкрилося, вибираємо варіант «Відкликати» (рис. 5). У новій закладці відкриється документ «Z0100301» — це заява про відкликання сертифіката відкритого ключа, в якій потрібно вказати причину відкликання (рис. 6). Далі в нижній частині вікна натискуємо на закладку «Наступні дії:» і виконуємо такі дії: перевіряємо звіт на помилки; передаємо звіт на підпис; подаємо звіт до сертифікованого центру (рис. 6).
Після відправлення заявки про відкликання старого сертифікованого ключа потрібно повернутися на закладку «Управління сертифікатами» і натиснути на кнопку «Додати сертифікат». У вікні, що відкрилося, слід зазначити шлях до виданого фахівцем сертифікованого центру сертифіката і натиснути на кнопку «Открыть».
Після цього програма додасть новий сертифікат до вже наявних сертифікатів, виданих на директора, і печатку підприємства. На цьому процедура переоформлення ЕЦП для нового бухгалтера у програмі «M.E.Doc» вважається закінченою, оскільки ми здійснили всі необхідні дії.
Сподіваємося, що наша стаття допоможе багатьом підприємствам перестати боятися процесу переоформлення ЕЦП, оскільки в цій процедурі немає нічого складного. За допомогою цього матеріалу можна переоформити ЕЦП не лише для бухгалтера, а й для директора підприємства, оскільки процедура переоформлення ЕЦП для директора відрізняється лише комплектом документів, що подаються до сертифікованого центру.
