OneNote на службе у бухгалтера
 | На первый взгляд, программы Word, Excel и «1С» покрывают все возможные бухгалтерские задачи, и больше никакие приложения ему не нужны. Я думаю, что это не так. Есть масса программ, которые полезны любому специалисту, независимо от рода занятий и сферы деятельности. К таким программам относятся, например, органайзеры, почтовые клиенты, программы для сопровождения персональных баз данных и многие другие. Большинство из них не имеет четко выраженной ориентации на определенный круг задач, так как все это системы общего назначения. И сегодня речь пойдет об одной из таких программ, которая входит в состав пакета MS Office 2010, — приложении OneNote. Для чего предназначена эта программа и чем она может быть полезна бухгалтеру, мы поговорим в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Итак, сегодня в поле нашего внимания одно из приложений MS Office — программа OneNote. На рынке программного обеспечения этот продукт известен давно. Однако достаточно долго он продавался автономно. И только начиная с MS Office 2007/2010 программа OneNote вошла в комплект стандартной поставки, что лишний раз говорит о ее популярности и универсальности.
Предлагаю сразу же определиться: для чего нужен OneNote, что он умеет и чем ограничена область его применения. По сути OneNote — это система записных книжек, где можно хранить самую разную информацию. Это может быть текст, таблицы Excel, базы данных, задачи и события Outlook, графические изображения, фильмы, музыкальные файлы, ссылки на ресурсы Интернета, печатные формы — все что угодно. Разумеется, речь идет не о дублировании всей информации, которая есть на вашем компьютере. Заметки, планы, комментарии можно хранить в файлах OneNote. Другие данные могут оставаться на жестком диске и присутствовать в записной книжке в виде ссылок. Но в любом случае OneNote способен интегрировать все это многообразие в единое целое и обеспечить быстрый доступ к любым данным произвольной природы.
Возникает вопрос: а что это дает? Какие преимущества от использования OneNote получит, скажем, бухгалтер? Здесь ситуация такова. Известно, что до 80 % рабочего времени офисных работников уходит на поиск нужной информации. Согласитесь, — цифра эта колоссальная! Даже если предположить, что при хорошей самоорганизации и светлой памяти потери составят не 80, а 20 — 30 %, — все равно это очень много. Например, если за счет быстрого доступа к документам экономить всего 15 минут ежедневно, за год это будет дополнительно около 11 рабочих дней. Вот такая арифметика. А ведь 15 минут — это совсем немного. На самом деле, на поиск уходит намного больше рабочего времени. И все только потому, что информация не упорядочена по контексту (или по конкретной задаче). Данные разбросаны по папкам, дискам, лежат где-то в сети, и единственный способ найти документ — это вспомнить его местоположение или хотя бы имя файла. Когда файл один, это еще куда ни шло. Но зачастую бывает иначе. Вы готовитесь к встрече с клиентом, и вам нужно поднять соответствующий договор, найти для него смету, посмотреть заметки по результатам последнего совещания, уточнить номера телефонов руководителя и заодно вспомнить, когда у него день рождения, сколько лет ребенку и как зовут любимого кота. Все это у вас есть, но в разных файлах. Где лежат эти файлы, точно не известно. И пока удастся собрать нужные сведения, полчаса лихорадочного перелистывания папок практически гарантировано.
Другое дело, когда все собрано в программе OneNote, где все выглядит в виде записных книжек, упорядоченных по предметной области. Одна из таких книжек посвящена работе с вашим клиентом. А в ней на отдельных закладках есть все: сметы, договоры, расчеты, акты сверок, адреса, телефоны, личные сведения и т. п. Ничего не нужно искать, все наглядно и все под рукой.
Есть и другой, очень важный аспект использования OneNote. При работе с любыми компьютерными приложениями имеет место своего рода синергетический эффект. Это когда «1 + 1» больше, чем два. Иными словами, комплексное использование нескольких программ дает больший эффект, чем работа с каждой программой в отдельности. И OneNote в этом смысле не является исключением. Использование этой программы в сочетании с почтовым клиентом Outlook открывает поистине неограниченные возможности по формированию персональной справочной системы (или ПСС), созданию рабочего пространства, которое объединит все нужные вам данные. И этот факт сам по себе способен изменить стиль вашей работы. Ведь ПСС хороша тем, что формируется в привязке к задачам. Имея такую систему, вам не придется просматривать десятки папок, чтобы собрать информацию по определенной проблеме. Все данные будут сконцентрированы в одном месте. И это, как правило — два приложения: OneNote и Outlook. Именно эти программы лучше других приспособлены для объединения воедино данных различной структуры. Например, в программе OneNote можно хранить заметки, документы, рисунки, ссылки на сайты Интернета и т. п. В Outlook удобно вести базу почтовых сообщений, адресные книги, календари, планировать задачи, встречи, события. И, что самое главное, — между этими данными можно организовать гибкую систему ссылок: когда задача из Outlook ссылается на элемент базы OneNote! Там, в свою очередь, есть ссылки на документы, на события календаря Outlook, на сообщения в почтовой переписке и т. д. Как раз за счет такой интеграции и формируется ПСС. Забегая вперед скажу, что мы обязательно рассмотрим основные аспекты создания такой системы: причем коснемся не только техники работы с программами, но и общих принципов ее формирования. Но это будет позже. А пока наша задача — познакомиться с возможностями основных приложений, которые послужат базой для создания ПСС. И первым шагом на этом пути будет работа с программой OneNote.
Принцип организации данных в OneNote
Прежде чем начать знакомство с OneNotе, нужно вызвать эту программу. Делаем так.
1. Щелчком на кнопке «Пуск» открываем главное меню системы Windows.
2. В списке приложений находим группу «Microsoft Office», щелчком мышки раскрываем ее.
3. Среди компонент MS Office находим строку «Microsoft OneNote 2010» и щелкаем на ней левой кнопкой мышки. Откроется главное окно программы, изображенное на рис. 1.
В верхней части окна расположены панель быстрого запуска и основное меню. Оно состоит из семи пунктов: «Файл», «Главная», «Вставка», «Доступ», «Рисование», «Рецензирование», «Вид». Назначение большинства из этих пунктов такое же, как и в других приложениях MS Office. Ниже меню находится лента с основными инструментами для работы с программой. Сейчас мы будем подробно рассматривать назначение каждой иконки и пунктов меню. Лучше сосредоточимся на самой организации данных в программе OneNote. Тем более, что интерфейс этого приложения похож на другие компоненты MS Office, интуитивно понятен, так что трудностей при работе с OneNote возникать не должно.
Что касается рабочего пространства OneNote, оно напоминает обычную записную книжку. А если быть точнее — набор записных книжек. Названия этих книжек перечислены в виде закладок в левой части окна OneNote. На рис. 1 — это книжки с названиями «ХНАМГ» и «Личная». Одна из книжек является активной. Именно ее содержимое OneNote отображает в центральной части окна. Чтобы выбрать другую записную книжку (сделать ее активной), нужно щелкнуть левой кнопкой мышки на соответствующем ярлычке в левой части окна OneNote.
В верхней части рабочей области показаны закладки для разделов активной записной книжки. На рис. 1 книга «Личная» состоит из разделов «Общие», «Адреса», «Планы» и т. п. (правда, ввиду размера рисунков виден только один ярлык этой книжки). Смысл разделов можно проиллюстрировать на примере обычного блокнота с алфавитным указателем. В таком блокноте есть несколько листов, которые обозначены определенным символом алфавита. Именно эти листы и представляют собой раздел.
Но тогда возникает закономерный вопрос. Если раздел состоит из нескольких листов, то как же обстоят дела с этими листами в приложении OneNote? Все очень просто, их список расположен в правой части рабочего окна программы. Так, на рис. 1 показано окно с документом OneNote, где есть три записные книжки. Активным является раздел «Общий» книги «Личная». А в этом разделе созданы пять страниц: «OneNote хранит важную информацию», «Основы OneNote» и т. д. (их названия видны в правой части окна на рис. 1).
Итак, с окном OneNote мы разобрались. Пора сформировать собственную базу записных книжек в этой программе.
Создаем базу данных в OneNote
Работа с базой OneNote настолько проста, что нам даже не понадобится главное меню этой программы. Практически все операции мы выполним при помощи мышки.
Теперь вкратце о задаче. Сейчас в базе данных OneNote мы создадим записную книжку «Фактор», а в ней сформируем несколько разделов с названиями «План публикаций», «Готовые материалы», «Идеи», «Встречи», «Ссылки», «Контакты». В один из разделов мы добавим текст и вставим ссылку на документ в формате MS Excel. Затем мы посмотрим, как отформатировать текстовый комментарий и что из этого получится. Приступим.
Операции с записной книжкой OneNote
Для начала создадим новую книжку в базе OneNote. Для этого делаем так.
1. Вызываем OneNote, откроется окно, как на рис. 1.
2. Щелкаем правой кнопкой мышки на свободном месте на бордюре возле ярлыков записных книжек (не на существующем ярлыке!). Откроется меню, изображенное на рис. 2.
3. Из этого меню выбираем «Создать записную книжку…». Откроется окно параметров новой книжки, как на рис. 3.
4. В нем выбираем вариант «На моем компьютере».
5. В поле «Имя» вводим название «Фактор».
6. Нажимаем кнопку «Создать записную книжку». В левой части окна OneNote появится ярлык с названием «Фактор» (рис. 4).
Большинство параметров записной книжки мы сейчас использовать не будем — они нам попросту не нужны. Но все же я советую обратить на них внимание. В частности на то, что записную книжку можно создать в сети Интернет или на сетевом сервере SharePoint. Такой подход позволит организовать совместный доступ к записной книжке нескольким пользователям, что очень удобно для быстрого обмена информацией между членами рабочей группы. В этом же окне в поле «Расположение:» можно изменить стандартное местоположение записной книжки на локальном компьютере. Иногда это имеет смысл для повышения надежности и защищенности данных. И еще.
Важно! В отличие от Word и Excel, в приложении OneNote никакого файла открывать не нужно. Так же, как не нужно сохранять данные после их обновления. Программа «знает» местоположение своей базы, и все операции с ней выполняет автоматически.
Чтобы удалить записную книжку делаем так.
1. Щелкаем правой кнопкой мышки на ярлыке записной книжки. Откроется контекстное меню, как на рис. 5.
2. В этом меню выбираем «Закрыть записную книжку».
Важно! Операция «Закрыть записную книжку» удаляет только ярлык из рабочей области OneNote. Информация из записной книжки остается в базе данных, так что восстановить ее можно в любой момент.
На самом деле, при создании новой книжки OneNote создает в базе отдельную папку с файлами для хранения данных. Эти файлы имеют расширение «*.one». Местоположение папки указано в поле «Расположение:» (см. окно на рис. 3), и этот параметр в любой момент можно откорректировать. Файлов в папке может быть несколько, это зависит от количества разделов (один раздел — один файл). При удалении ярлыка из рабочей области OneNote, все папки с данными остаются на диске. В любой момент их можно загрузить в программу OneNote через контекстное меню (пункт «Открыть записную книжку…» на рис. 2). Чтобы полностью стереть записную книжку с компьютера, нужно вызвать программу Проводник и удалить соответствующие файлы.
Остальные пункты контекстного меню работы с книжкой мы пока трогать не будем. Замечу только, что самые востребованные из них это: «Переименовать» (изменяет название книжки), «Корзина записной книжки» — позволяет восстановить удаленные элементы из базы данных OneNote и «Свойства…» — открывает окно параметров записной книжки.
Кстати, через контекстное меню на рис. 5 можно создавать не только сами книги, но и разделы записных книжек OneNote (пункты «Создать раздел», «Создать группу разделов»). Но мы эти операции проделаем другим способом.
Работа с разделами в OneNote
Сейчас у нас есть записная книжка «Фактор», где создан единственный раздел с именем «Новый раздел 1» (это название OneNote присвоила по умолчанию). По сути, это книга без оглавления, работать с ней неудобно, и сейчас мы этот недостаток устраним. Напомню, что в книге мы собираемся сформировать шесть разделов с названиями «План публикаций», «Готовые материалы», «Идеи», «Встречи», «Ссылки», «Контакты». Для этого делаем так.
1. Открываем программу OneNote, появится окно, изображенное на рис. 4.
2. Щелкаем правой кнопкой мышки на ярлычке раздела «Новый раздел 1». Откроется контекстное меню, как на рис. 6.
3. Выбираем пункт «Переименовать». Название раздела станет доступно для редактирования.
4. Вводим текст «План публикаций» и нажимаем «Enter». Раздел переименован.
5. Щелкаем левой кнопкой мышки на ярлычке «Создать новый раздел» (рис. 4). В области разделов появится элемент «Новый раздел 1». Причем в данный момент название раздела доступно для редактирования.
6. Вводим в поле наименования текст «Идеи» и нажимаем «Enter». Раздел создан.
7. Аналогичным способом создаем разделы «Встречи», «Ссылки», «Контакты».
Чтобы удалить раздел, удобно пользоваться контекстным меню правой кнопки мышки. Для этого делаем так.
1. Щелкаем правой кнопкой на ярлычке раздела. Откроется контекстное меню, как на рис. 6.
2. Выбираем пункт «Удалить».
Как видно из состава меню (рис. 6), раздел можно переименовать, скопировать, перенести в другой раздел, скопировать ссылку на раздел, чтобы вставить ее в другое приложение, защитить раздел паролем, изменить цветовое оформление раздела. Уверен, что работа с этими функциями не вызовет никаких затруднений и потому в дополнительных комментариях не нуждается. Теперь настало время внедрить несколько страниц в один из разделов нашей базы данных OneNote.
Операции со страницами в OneNote
Создание страниц я покажу на примере раздела «План публикаций» записной книжки «Фактор». Делаем так.
1. Открываем OneNote (если ее нет на экране), щелкаем на ярлыке записной книжки «Фактор», затем выбираем раздел «План публикаций». Сейчас в правой части окна есть единственная страница этого раздела, она называется «Без заголовка», а курсор для ввода находится в специальном поле в верхней части рабочего листа OneNote. Именно это поле и является заголовком (названием) страницы.
2. Печатаем в поле заголовка страницы текст. Например, «III кв. 2012».
3. Щелкаем левой кнопкой мышки на свободном участке рабочей области OneNote, чтобы завершить редактирование.
4. Аналогичным образом создаем произвольное количество страниц.
Кстати, для создания новой страницы в OneNote предусмотрена специальная кнопка, которая так и называется «Новая страница». Эта кнопка расположена в правом верхнем углу основного окна OneNote (рис. 4).
Контекстное меню работы со страницами (рис. 7) во многом повторяет пункты меню для разделов. Здесь можно: удалить страницу, вырезать, скопировать и вставить ее в другой документ, скопировать ссылку на страницу и т. д. В отдельных случаях очень полезным является пункт «Показать версии страниц». После активизации этого пункта в правой части окна OneNote покажет группу ярлычков с датами корректировки текущей страницы. Щелчок на любом из этих ярлычков мгновенно отобразит страницу в том состоянии, каком она была на указанную дату. Исключительно полезная возможность.
Структуру базы мы сформировали. Пора переходить к ее наполнению.
Работа с заметками в OneNote
Для начала введем текст заметки и отформатируем его. Делаем так.
1. Щелкаем левой кнопкой мышки в любом месте рабочего листа OneNote. На экране появится прямоугольный контейнер для ввода текста.
2. Печатаем в этот контейнер текст заметки. В примере на рис. 8 это «План статей на 3 квартал 2012 года (для согласования). Список с аннотациями находится здесь.».
3. Закончив ввод текста, щелкаем левой кнопкой в любом месте вне области контейнера. Заметка готова.
Важно! Главное отличие по работе с текстом в OneNote от приложения Word состоит в том, что все текстовые блоки программа OneNote автоматически помещает в специальный контейнер.
В определенном смысле такой стиль похож на работу с надписями в Word, и в данном случае (применительно к OneNote) он более чем оправдан. Дело в том, что с текстовым контейнером очень удобно работать, когда речь идет о компоновке страниц и быстром(!) форматировании материала. Вот несколько приемов, как это сделать.
Чтобы выделить отдельную строку в заметке, делаем так:
1. Ставим указатель мышки на строку, которую нужно выделить для редактирования. Справа от области контейнера появится прямоугольный маркер.
2. Щелкаем на этом маркере левой кнопкой мышки. Строка будет выделена в отдельный блок. Теперь к ней можно применить любую операцию форматирования, копирования, удаления и т. д.
Чтобы выделить весь текст заметки: щелкаем левой кнопкой в любом месте на верхней границе контейнера с текстом. Содержимое контейнера будет выделено в блок.
Чтобы выделить текст и переформатировать его (изменить шрифт, цвет и т. п.), делаем так:
1. Щелкаем левой кнопкой на верхней границе контейнера с текстом.
2. Вызываем меню «Главная».
3. В группе «Шрифт» изменяем размер, тип и цвет оформления текста.
Чтобы выделить часть текста заметки и переформатировать его, делаем так:
1. Щелкаем левой кнопкой внутри контейнера с текстом.
2. Удерживая левую кнопку мышки или при помощи клавиатуры («Shift» плюс навигационные клавиши), выделяем блок текста.
3. Через меню «Главная» изменяем формат выделенного фрагмента заметки.
Чтобы переместить заметку на другое место страницы OneNote, делаем так:
1. Ставим указатель мышки на верхнюю границу контейнера.
2. Удерживая левую кнопку мышки, перемещаем контейнер на новое место.
Чтобы изменить ширину заметки, делаем так:
1. Ставим указатель мышки на левую границу контейнера так, чтобы указатель принял форму двунаправленной стрелки.
2. Удерживая левую кнопку мышки, перемещаем правую границу в нужном направлении (влево или вправо).
Думаю, для начала, этих действий достаточно. Какой вывод можно сделать по работе с заметками в OneNote? Программа отлично приспособлена к специфике создания коротких заметок, быстрому форматированию и компоновке страниц. Любой текст программа оформляет в отдельный контейнер, что позволяет компоновать страницы намного быстрее, чем, например, в текстовом процессоре Word.
Добавление тегов
Вспомните содержимое обычного блокнота. В большинстве случаев записи в нем выглядят, как краткие комментарии с пометками. Это могут быть звездочки, восклицательные знаки, подчеркивание — любые символы, которые помогают привлечь внимание к той или иной записи. Именно на такой стиль форматирования текста ориентирована программа OneNote. К любой строке текста можно буквально одним нажатием клавиши добавить так называемый тег (пометку), который превратит ее в список задач, важное сообщение, вопрос и т. п. Посмотрим, как это выглядит на примере.
1. Открываем OneNote, щелкаем левой кнопкой мышки на листе ниже контейнера с текстом «План статей…».
2. Вводим текст «Обсудить:», затем строкой ниже «План по 3 кв.», «Идеи на 4 кв.», «Отпуск, даты» и т. д., как показано на рис. 9. Каждую строку завершаем нажатием клавиши «Enter».
3. Выделяем блок с текстами «Обсудить:» и «Сделать:» (рис. 9).
4. Нажимаем комбинацию «Ctrl+B». OneNote присвоит символам полужирное начертание.
5. Выделяем строки, которые начинаются с «План…», «Идеи…» «Отпуск…», «Отослать…», «Связаться…», «Отчет…», «Календарный…», и нажимаем «Ctrl+1». Слева от текста появятся небольшие прямоугольники. Это означает, что мы преобразовали текст в дела.
6. Становимся на строку «План по 3 кв.», нажимаем комбинацию «Ctrl+3». Строка будет выделена желтым фоном. Это означает установку «Запомнить».
7. Становимся на строку «Идеи на 4 кв.». Вызываем меню «Главная».
8. В группе иконок «Теги» щелкаем на иконке выпадающего списка тегов и выбираем вариант «Идея» (рис. 10). Слева от текста появится значок указанного тега.
9. Щелкаем в произвольном месте в строке «Отпуск, даты». Этот вопрос я планирую согласовать и сейчас обозначу его соответствующим тегом.
10. Нажимаем комбинацию «Ctrl+3». Слева от текста появится знак вопроса.
11. Становимся на строку «Отослать предложения…». Это важное мероприятие, и я хочу его обозначить.
12. Нажимаем комбинацию «Ctrl+2». Слева от текста появится символ «звездочка».
Думаю, с тегами понятно. Единственное, что я советую запомнить, —это несколько комбинаций горячих клавиш для быстрого добавления тегов. Наиболее употребительные из таких комбинаций показаны в таблице.
| Комбинация клавиш | Назначение тега | Комментарий |
| «Ctrl+1» | Дела | Прямоугольник с возможностью поставить отметку |
| «Ctrl+2» | Важно | Звезда |
| «Ctrl+3» | Вопрос | Вопросительный знак |
| «Ctrl+4» | Запомнить | (желтый фон) |
| «Ctrl+5» | Определение | (зеленый фон) |
| «Ctrl+6» | Выделение | Ручка или карандаш |
| «Ctrl+7» | Контакт | Символ визитной карточки |
| «Ctrl+8» | Адрес | Домик |
| «Ctrl+9» | Телефон | Изображение телефонной трубки |
Последнее, что мы предпримем в процессе первого знакомства с OneNote, — это добавим ссылку на документ. Это будет файл в формате MS Excel с планом публикаций. Делаем так.
1. Открываем OneNote, щелкаем левой кнопкой внутри контейнера с текстом «План статей на 3 квартал…».
2. Вызываем меню «Вставка», щелкаем на иконке «Вложить файл» (она расположена в группе «Ссылки», рис. 11). Откроется окно Проводника.
3. В этом окне находим нужный документ (у нас он называется «План.xls») и двойным щелчком мышки подключаем его к заметке. В тексте появится специальный значок, как показано на рис. 12.
4. Дважды щелкаем левой кнопкой мышки на этом значке. Откроется программа Excel с планом публикаций.
Важно! В данном случае документ «План.xls» будет вставлен в документ OneNote как автономная копия.
Это означает, что никакой связи между исходным документом на диске и его копией в OneNote не будет. Если вы отредактируете файл, вызвав его по ссылке с OneNote, эти изменения не будут отражены в исходном документе. Там все останется без изменений. И наоборот, корректировки исходного документа никак не повлияют на содержимое файла в OneNote.
Во многих случаях такой способ подключения неудобен. Хотелось бы сделать так, чтобы все корректировки выполнять, не покидая OneNote. Достичь этого можно элементарно: подключить документ по гиперссылке. Делаем так.
1. Открываем OneNote, щелкаем левой кнопкой на ярлыке документа «План».
2. Нажимаем клавишу «Del»: удаляем ссылку на документ.
3. Вызываем меню «Вставка», щелкаем на иконке «Ссылка» (она расположена в группе «Файлы», рис. 11). Откроется окно, изображенное на рис. 13.
4. Переходим в поле «Адрес:» и нажимаем иконку с изображением папки справа от этого поля (рис. 12). Откроется окно Проводника Windows.
5. В этом окне находим нужный документ и двойным щелчком мышки выбираем его. При этом название ссылки в поле «Текст» OneNote заполнит автоматически: он подставит в него имя открытого файла. Кстати, это поле можно откорректировать… Все, гиперссылка создана (рис. 13).
6. Щелкаем на этой ссылке левой кнопкой мышки. Откроется документ Excel с планом публикаций.
Важно! В данном случае в OneNote будет вставлена только ссылка на документ «План.xls». Поэтому любые корректировки в этом документе будут автоматически попадать в OneNote.
На мой взгляд, работа с гиперссылками — основной способ для формирования персональной справочной системы. И вот почему. Как бы там ни было, любой бухгалтер привык к определенному назначению папок и расположению файлов. Отказываться от этого было бы неразумно. Как раз ссылки — это тот инструмент, который и не требует таких жертв… Все остается на своих местах, работать с документами можно, как и раньше. И в то же время постепенно формировать единую систему для быстрого доступа к документам в программе OneNote, чтобы в перспективе перейти на работу с ней в полном объеме.
На сегодня все относительно работы с OneNote. Надеюсь, что материал этой статьи подтолкнет вас к использованию этой замечательной программы. А мы в следующий раз познакомимся с новыми, уникальными инструментами OneNote 2010, которые существенно расширяют область ее применения, позволяют объединять и структурировать данные практически любого формата.
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
