Графические инструменты программы OneNote
 | Сегодня, продолжая разговор о приложении OneNote, мы рассмотрим ряд уникальных свойств этой программы. В первую очередь это способность объединять в одной базе данных информацию самых разных форматов. Более того, программа OneNote позволяет систематизировать документы не только в их первозданном виде, но и сохранить на страницах записных книжек готовые распечатки. Какие преимущества дают такие способы работы, в чем они могут быть полезны бухгалтеру, мы поговорим в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
На первый взгляд работа с базой графических документов — не более чем изысканный трюк, который не имеет никакого отношения к суровым будням практикующего бухгалтера. До какого-то момента я думал точно так же. Пока не испытал на практике все преимущества такого способа работы. А причиной послужил банальный эпизод. Примерно полгода назад я запланировал участие в семинаре. Тема выступления была понятна, никаких подводных камней я изначально не предполагал. Проблемы возникли на ровном месте. И связаны они были с накоплением и систематизацией данных. Дело в том, что материалы для семинара сильно отличались по своей природе. Что-то я написал сам. Какие-то мысли процитировал из интернет-ресурсов. Где-то приходилось делать копии экранов (так называемые скриншоты), других вариантов просто не было. Несколько полезных примеров я обнаружил в книге, она была записана в формате «*.djvu». Причем «вытащить» текст из этой книги я смог только в виде рисунка. Более того, в одном из разделов презентации предполагалось показать несколько печатных форм программного продукта. Какие конкретно формы мне понадобятся, я заранее не знал. Но создать и сохранить их нужно было заранее. Иными словами, вся подготовительная работа была связана с необходимостью аккумулировать самые разнообразные данные. И, что еще важнее, — во всем этом многообразии затем быстро находить нужные сведения. Вот здесь и возникла проблема. С текстом все понятно. Собираем его в любом текстовом редакторе (например, в MS Word), функция поиска там есть, вопросов не будет никаких. А как быть с рисунками, печатными формами? Анализировать графический материал Word не умеет. Поиск по содержимому рисунков не может сделать ни один текстовый редактор (по крайней мере из тех, которые мне известны). Вот тогда и возникла мысль собирать материал в программе OneNote. Во-первых, в ней удобно хранить данные. Во-вторых, эта программа может осуществлять поиск по содержимому рисунков! А такая возможность в данной ситуации просто незаменима. Поэтому именно с этой возможности мы и продолжим знакомство с OneNote. И начнем с того, как сохранить графические файлы в этой программе.
Работа с графикой в программе OneNote
Напомню вкратце, на чем мы остановились в результате нашего первого знакомства с OneNote. Мы создали записную книжку с именем «Фактор», в которой сформировали шесть разделов: «План публикаций», «Готовые материалы», «Идеи», «Встречи», «Ссылки», «Контакты». В разделе «План публикаций» мы создали несколько заметок с разными тегами («Идея», «Важно», «Контакт» и т. д.). Здесь же мы разместили ссылку на документ MS Excel. Таким образом, в разделе «План публикаций» мы собрали элементы, из которых обычно и формируют заметки в OneNote.
Теперь мы пойдем дальше, и задача наша будет такой. В записной книжке с именем «Фактор» мы создадим новый раздел. В него мы добавим несколько документов, полученных в результате сканирования или копирования экрана. Разумеется, это будут рисунки. После этого посмотрим, что можно делать с этими элементами, какие еще есть способы добавления изображений в OneNote и чем они отличаются. Приступим.
Добавляем рисунок в книжку OneNote
Мы будем собирать изображения в отдельном разделе. Поэтому сразу создадим этот раздел. Делаем так.
1. Открываем OneNote, щелкаем левой кнопкой мышки на ярлычке записной книжки «Фактор».
2. Щелкаем левой кнопкой мышки на ярлычке «Создать новый раздел» (рис. 1). В области разделов появится элемент «Новый раздел 1». Причем название этого раздела доступно для редактирования.
3. Вводим в качестве названия текст «Документы», нажимаем «Enter». Раздел создан (рис. 1). Предлагаю выделить его другим цветом.
4. Щелкаем правой кнопкой мышки на ярлычке «Документы». Откроется контекстное меню, как на рис. 2.
5. В этом меню ставим указатель мышки на пункт «Цвет раздела». Программа OneNote предложит шестнадцать вариантов оформления.
6. Щелчком мышки выбираем «Зеленый» (или другой, на ваше усмотрение).
Теперь наша задача — вставить несколько графических изображений в раздел «Документы» и поработать с ними. Для начала перенесем изображения через буфер обмена. Содержание документов нам сейчас не важно. Главное, чтобы в них был любой текст. Делаем так.
1. Вызываем программу Word (или другое приложение), в ней открываем документ. Я выбрал фрагмент договора купли-продажи, и это нас устроит.
2. Нажимаем «Alt+PrnScr» (копировать изображение окна в буфер обмена).
3. Переходим в окно программы OneNote, переключаемся в раздел «Документы».
4. Щелкаем левой кнопкой мышки в любом месте рабочего листа и нажимаем «Ctrl+V» (вставляем содержимое из буфера обмена).
5. Аналогичным образом добавляем другие документы на лист OneNote, расположив их произвольным образом. Фрагмент окна с результатами нашей работы показан на рис. 1. В этом окне на листе OneNote находятся два рисунка: фрагмент договора и бланк накладной, скопированный из программы Excel.
Пару слов о рисунках. Прежде чем добавить текст на лист OneNote, я воспользовался графическим редактором и вырезал часть изображения с текстом и таблицей. Поэтому на рис. 1 не видны рамки, панели инструментов и другие атрибуты окон Windows. Эту операцию я проделал исключительно для того, чтобы рисунок получился компактнее и выглядел более наглядно.
Важно! Сразу после добавления рисунка на лист OneNote изображение может выглядеть размытым. Это нормально — модуль визуализации пытается побыстрее отобразить страницу и вначале показывает ее в черновом варианте. Через пару секунд изображения станут четче, рисунки будут выглядеть в точном соответствии с оригиналом.
Операции с рисунками в программе OneNote
Прежде чем двигаться дальше посмотрим, что можно сделать с изображениями в программе OneNote. Щелкаем левой кнопкой на рисунке в OneNote. Вокруг изображения появятся пунктирная рамка и маркеры прямоугольной формы. Это означает, что изображение выделено, с ним можно работать.
Чтобы переместить (сдвинуть) изображение в пределах листа делаем так.
1. Ставим указатель мышки на пунктирную рамку вокруг изображения.
2. Когда указатель примет крестообразную форму, удерживаем левую кнопку мышки и перетаскиваем изображение на новое место.
3. Отпускаем левую кнопку мышки.
Чтобы изменить масштаб изображения делаем так.
1. Ставим указатель мышки на любой из маркеров.
2. Когда указатель примет форму двунаправленной стрелки, удерживаем левую кнопку мышки и перетаскиваем маркер по горизонтали, вертикали или диагонали.
3. Отпускаем левую кнопку мышки.
Чтобы удалить изображение с листа OneNote делаем так.
1. Щелкаем левой кнопкой на рисунке, чтобы выделить его.
2. Нажимаем клавишу «Del».
Думаю, с этим все понятно. Пока работа с рисунками аналогична другим приложениям MS Office. Теперь посмотрим, что нам предложит контекстное меню. Делаем так.
1. Выделяем рисунок на листе OneNote.
2. Щелкаем на изображении правой кнопкой мышки. Откроется контекстное меню, как на рис. 3.
Оно состоит из 12 пунктов. Часть из них типична для большинства приложений MS Office, а именно:
— «Вырезать», «Копировать» — вырезают или копируют рисунок в буфер обмена;
— «Сохранить как…» — открывает окно Проводника для записи файла на диск;
— «Параметры вставки:» — извлекает содержимое из буфера в режиме специальной вставки;
— «Порядок» — позволяет изменить порядок расположения изображений на рабочем листе (переместить рисунок вперед, назад, поставить на передний или на задний план);
— «Поворот» — этот пункт позволяет повернуть рисунок на 90 градусов по (или против) часовой стрелки, отразить его слева направо или сверху вниз;
— «Восстановить исходный размер» — показывает рисунок в масштабе 100 %;
— «Изменить замещающий текст…» — позволяет ввести комментарий к рисункам при публикации листа OneNote в Интернете.
Как видите, большинство приемов работы с рисунками в OneNote такие же, как в приложениях MS Word или Excel. Что касается пунктов «Сохранить как…» и «Поиск текста в рисунках» — это специфические возможности OneNote. И сейчас мы с ними познакомимся.
Поиск по рисункам в программе OneNote
В программе OneNote по умолчанию включен модуль распознавания текста в изображениях, которые вставлены на лист записной книжки. И это открывает очень интересную возможность. В результате работы такого модуля можно проанализировать текст на рисунке, скопировать его в буфер обмена, выполнять поиск слов не только по заметкам, но и по содержимому изображений.
Поясню, о чем идет речь. Работать с рисунками можно в любом приложении MS Office. В тех же программах Word или Excel. Но в них рисунок — это самостоятельный объект. Его можно видеть на экране или напечатать вместе с документом. Но содержимое рисунка в этих программах редактировать нельзя. Тем более, нельзя использовать это содержимое для поиска по ключевым словам. Например, вы можете вставить в программу Word отсканированный лист документа, в тексте которого есть название фирмы «Стрим». Затем вызвать функцию поиска (комбинация «Ctrl+F») и попытаться найти это слово. Однако Word ничего не найдет, так как строка «Стрим» — это часть рисунка, а не текст. Посмотрим, как это выглядит в программе OneNote. Делаем так.
1. Открываем раздел «Документы» записной книжки «Фактор». Сейчас на этой странице есть пара рисунков (фрагмент текста и накладной).
2. Нажимаем комбинацию «Ctrl+F» (или щелкаем левой кнопкой мышки в области для строки поиска, рис. 4). Указатель переместится в специальное поле с названием «Найти на странице».
3. Вводим текст для поиска. Пусть это будет название предприятия «Стрим».
4. Нажимаем «Enter». На странице записной книжки и на всех рисунках текст «Стрим» будет выделен желтым цветом, а в строке поиска OneNote покажет количество совпадений (рис. 4).
Важно! При добавлении рисунков в OneNote через буфер обмена поиск текстов на русском или украинском языках может работать некорректно.
Причина состоит в том, что для растровых изображений по умолчанию включен режим распознавания английского текста. Чтобы изменить язык распознавания делаем так.
1. Щелкаем правой кнопкой на любом рисунке. Откроется контекстное меню, как на рис. 3.
2. Выбираем пункт «Поиск текста в рисунках». Откроется вспомогательное меню из пяти элементов. Из него выбираем вариант «русский» или «украинский» (рис. 5).
Так как OneNote умеет распознавать текст на рисунке, логично предположить, что этот текст можно скопировать в буфер обмена. На самом деле, так оно и есть.
1. В разделе «Документы» щелкаем правой кнопкой мышки на верхнем изображении (рис. 1).
2. В контекстном меню (рис. 3) выбираем пункт «Копировать текст из рисунка».
3. Вызываем программу Word, создаем новый документ и вставляем в него содержимое буфера обмена (комбинация «Ctrl+V»). Результат показан на рис. 6.
Важно! Текст, полученный в результате распознавания рисунков, может содержать ошибки. Это нужно учитывать при организации контекстного поиска в программе OneNote.
Такая ситуация вполне допустима для любого модуля оптического распознавания документов. Погрешности в распознавании допускают даже специальные программы, которые используют сложные алгоритмы обработки изображений. Тем более это простительно для OneNote. Ведь ее система распознавания работает буквально «на лету», она ориентирована на быструю обработку изображений. Понятно, что это сказывается на точности распознавания. В то же время для задачи контекстного поиска качество распознавания OneNote вполне допустимо. Главное, правильно задавать условия и придерживаться здравого смысла.
Совет При работе с рисунками не используйте длинные выражения для поиска текста. Вводите три-четыре, максимум — пять символов. Как показывает опыт, этого более чем достаточно.
Смысл этого совета такой. Предположим, что в тексте рисунков есть название фирмы «OOO «Техносервис»». Я хочу найти документы с таким словосочетанием. В принципе для решения задачи можно использовать полное наименование предприятия. Но в этом случае может оказаться, фраза «OOO «Техносервис»» распознана с ошибкой, и поиск ничего не найдет. В то же время для поиска можно указать всего несколько характерных символов (например, «Техн» или «носер»), и задача будет решена с тем же успехом! Зато вероятность ее правильного решения резко возрастет.
Какие выводы можно сделать по работе с изображениями в программе OneNote? Большинство операций с рисунками здесь аналогичны другим приложениям MS Office. Однако некоторые моменты в программе OneNote не представлены. Например, нельзя скрыть часть изображения, как это сделано в MS Word (обрезка рисунка). В свойствах рисунка нет функции выравнивания и обтекания текстом, что вполне логично. Поскольку каждая заметка записной книжки организована в контейнер, способ расположения текста и рисунков в OneNote нужно задавать вручную. В программе OneNote работает механизм распознавания рисунков. Это позволяет организовать поиск не только в текстах заметок, но и в графических изображениях. И это — одна из самых интересных возможностей OneNote.
OneNote как виртуальный принтер
Бывают ситуации, когда нужно сохранить не рисунок или отсканированный документ, а печатную форму, результат работы какого-то приложения. Это может быть отчет в программе «1С:Бухгалтерия», документ Excel — все, что угодно. Цели сохранения отчетов могут быть разные. Простой пример. Вы подготовили несколько файлов. Их нужно напечатать, а доступного принтера сейчас нет. Единственный выход — сохранить все на своем ноутбуке и сделать распечатку в другом месте. Но есть одна проблема: на ноутбуке не установлена программа, в которой сделаны отчеты. Зато на нем есть OneNote! И тогда все решается просто: вы печатаете документы в одну из записных книжек. Сохраняете файлы OneNote на свой ноутбук. А затем, когда появится доступный принтер, спокойно распечатываете отчеты из программы OneNote.
Кроме того, печатные отчеты можно использовать для быстрого создания базы готовых документов. Все они будут представлены как рисунки. А инструменты распознавания OneNote помогут быстро находить нужные документы и работать с ними.
Чтобы распечатать материал в записную книжку OneNote делаем так.
1. Открываем программу с документом, который мы хотим напечатать. Предположим, это таблица в программе MS Excel.
2. В меню «Файл» вызываем пункт «Печать». Откроется окно с настройками печати. Вид этого окна зависит от версии MS Excel и операционной системы Windows. Но в любом случае там будет выбор принтера, куда нужно отправить распечатку.
3. В качестве принтера выбираем «Отправить в OneNote 2010».
4. Нажимаем «Печатать». Через некоторое время откроется окно, изображенное на рис. 7.
5. В нем выбираем записную книжку, раздел и страницу, куда нужно вставить распечатку.
6. Нажимаем «ОК». По окончании печати в указанном разделе OneNote появится распечатанный отчет в виде графического изображения.
Важно! Если распечатка занимает несколько страниц, каждая из них будет передана в OneNote как отдельное изображение, а каждый рисунок займет свою страницу. Работать с этими рисунками (удалять, перемещать, масштабировать и т. д.) можно автономно.
Графический файл, полученный в результате распечатки документа, отличается отличным качеством изображения. Поэтому средства распознавания текста в печатном отчете работают хорошо. И еще. В отличие от рисунков, вставленных через буфер обмена, для печатных форм русский язык распознавания OneNote включает автоматически. Поэтому изменять язык через пункт «Поиск текста в рисунках» в данном случае не нужно.
Добавление скриншотов (врезок) в записную книжку
На мой взгляд, это один из самых удобных способов записи изображений в записную книжку, который работает по принципу «увидел-сохранил». Суть его такова. Вы просматриваете материал. Это может быть сайт, текст, таблица, программа — что угодно. Увидели интересный момент, который хотите сохранить. Причем вполне возможно, что сохранить нужно не все окно, а только небольшую часть экрана. Для этого делаем так.
1. Переходим в приложение, откуда нужно скопировать фрагмент экрана.
2. Вызываем программу OneNote. Находим записную книжку, раздел и страницу, куда нужно вставить фрагмент окна исходного приложения.
3. Вызываем меню «Вставка».
4. В группе «Изображения» щелкаем на иконке «Врезка экрана». При этом станет активной та программа, где мы находились перед переходом в OneNote. Сам экран станет полупрозрачным, а указатель мышки примет крестообразную форму.
5. Удерживая левую кнопку мышки, обводим нужный фрагмент экрана.
6. Отпускаем кнопку мышки. Указанный фрагмент будет скопирован в книжку OneNote.
При этом сам рисунок будет оформлен как часть контейнера с текстом. В нижней части этого контейнера OneNote вставит строку с датой и временем создания врезки экрана. Очень полезный момент, особенно — при работе с большим количеством рисунков.
Работа с маркерами в документах OneNote
Любая записная книжка, как правило, всегда содержит массу пометок. Это могут быть значки, подчеркнутый текст, выделение цветом и т. п. Поэтому неудивительно, что разработчики OneNote уделили много внимания созданию инструментов для маркировки заметок. В том числе, и для графических изображений. Эти инструменты расположены в разделе «Рисование» основного меню программы. Посмотрим, как с ними работать применительно к нашему примеру. При этом (для полноты картины) предлагаю добавить в раздел «Документы» еще и текст. Делаем так.
1. Открываем OneNote, переходим в книжку «Фактор», раздел «Документы».
2. В любом месте страницы добавляем текстовую заметку.
3. Вызываем меню «Рисование».
4. В группе «Сервис» щелкаем на иконке «Зеленый Выделение (4 мм.)», рис. 8.
5. Удерживая левую кнопку мышки, проводим указателем по фрагменту текста.
6. Отпускаем кнопку мышки. Часть текста будет выделена зеленым фоном (рис. 9).
7. Удерживая левую кнопку мышки, проводим по фрагменту изображения. Указанный фрагмент будет выделен зеленым фоном.
Важно! Маркеры в OneNote работают с любыми объектами рабочего листа. Инструментами группы «Сервис» вы можете подчеркнуть важные моменты в тексте, на рисунке, диаграмме и т. п.
Всего в группе «Сервис» представлено 16 маркеров. Все они — разновидности инструментов рисования. То есть с их помощью можно не только выделить текст, но и обвести важную часть материала или просто нарисовать фигуру от руки. Такой режим работы удобен при расстановке пометок в тексте и на рисунках. Разумеется, что рисовать мышью — не самый хороший вариант. Однако нужно учитывать, что программа OneNote рассчитана, в том числе, и на работу с сенсорным экраном. И в этом случае рисование от руки становится самым естественным способом работы с документом. Несколько примеров использования режимов рисования OneNote показаны на рис. 9.
Для удаления пометок в OneNote есть специальный инструмент — так называемый «Ластик». Чтобы воспользоваться им делаем так.
1. Открываем лист с пометками.
2. Вызываем меню «Рисование».
3. В группе «Сервис» щелкаем на иконке «Ластик». Указатель мышки примет форму небольшого прямоугольника.
4. Щелкаем этим указателем в любом месте пометки. Она будет удалена.
У инструмента «Ластик» есть несколько режимов работы. Сейчас мы использовали так называемый «Ластик для штрихов», он удаляет пометку целиком. Чтобы увидеть другие варианты, щелкаем левой кнопкой мышки на значке выпадающего списка иконки «Ластик». Откроется меню, как на рис. 10, где есть четыре варианта: «Маленький ластик», «Средний ластик» или «Большой ластик». Все они действуют по одному принципу, и выглядит это так.
1. Открываем список инструмента «Ластик». Выбираем, например, «Средний ластик». На экране появится маркер прямоугольной формы.
2. Ставим указатель на область с пометкой.
3. Щелкаем левой кнопкой мышки. Фрагмент пометки под маркером будет удален. Оставшаяся часть пометки при этом останется на экране.
Чтобы удалить не один фрагмент, а часть пометки, делаем так.
1. Вызываем режим «Маленький ластик», «Средний ластик» или «Большой ластик».
2. Удерживая левую кнопку мышки, проводим маркером в области пометки. Обведенная часть ее будет удалена.
Таким образом, в режимах «Маленький ластик», «Средний ластик» или «Большой ластик» вы можете дорисовывать пометки, которые неудачно легли на текст или на изображение в программе OneNote.
Если пометок много, их лучше удалять не по одной, а целыми группами. С этой целью группу нужно предварительно выделить. Для этого у OneNote есть специальный инструмент «Произвольное выделение» (рис. 8). Чтобы воспользоваться им, делаем так.
1. Открываем страницу с пометками OneNote.
2. Переходим в меню «Рисование».
3. В группе «Сервис» выбираем «Произвольное выделение». Указатель примет крестообразную форму.
4. Удерживая левую кнопку мышки, обводим на странице область так, чтобы внутрь ее попали выбранные объекты. При этом объекты внутри области поменяют цвет, а саму область OneNote покажет пунктиром.
5. Завершив выделение, отпускаем кнопку мышки.
6. Нажимаем клавишу «Del». Объекты в указанной области будут удалены с листа OneNote.
Вот и все, что я хотел рассказать о работе с рисунками в программе OneNote. На мой взгляд, в ней все сделано просто и со вкусом, а система маркировки и распознавания объектов делают работу с рисунками в OneNote намного функциональнее, чем в других приложениях MS Office. Надеюсь, что вы оцените эти преимущества в реальной работе. А мы в следующий раз посмотрим, как можно интегрировать компоненты OneNote в другие приложения MS Office и какую пользу это может принести на практике. До новых встреч и удачной работы!
Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
