Графічні інструменти програми OneNote
 | Сьогодні, продовжуючи розмову про додаток OneNote, ми поговоримо про низку унікальних властивостей цієї програми. Насамперед — це здатність об’єднувати в одній базі даних інформацію різних форматів. Більше того, програма OneNote дозволяє не лише систематизувати документи в їх первісному вигляді, а й зберегти на сторінках записників готові роздруки. Які переваги дають такі способи роботи, чим вони можуть бути корисними бухгалтеру, поговоримо в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
На перший погляд, робота з базою графічних документів — не більше ніж вишуканий трюк, який не має жодного стосунку до суворих буднів практикуючого бухгалтера. До якогось моменту я думав так само. Поки не випробував на практиці всі переваги такого способу роботи. А причиною став банальний епізод. Приблизно півроку тому я запланував участь у семінарі. Тема виступу була зрозуміла, жодних підводних каменів я первісно не передбачав. Проблеми виникли на рівному місці. І пов’язані вони були з накопиченням та систематизацією даних. Річ у тім, що матеріали для семінару дуже відрізнялися за своєю природою. Щось я написав сам. Якісь думки процитував з інтернет-ресурсів. Десь доводилося робити копії екранів (так звані скріншоти), інших варіантів просто не було. Декілька корисних прикладів я знайшов у книзі, вона була записана у форматі «*.djvu». Причому «витягти» текст із цієї книги я зміг тільки у вигляді рисунка. Більше того, в одному з розділів презентації передбачалося показати декілька друкованих форм програмного продукту. Які конкретно форми мені знадобляться, я попередньо не знав. Але створити та зберегти їх потрібно було заздалегідь. Інакше кажучи, уся підготовча робота була пов’язана з необхідністю акумулювати найрізноманітніші дані. І що ще важливіше, — у всьому цьому різноманітті потім швидко знаходити потрібні відомості. Ось тут і виникла проблема. Із текстом усе зрозуміло. Збираємо його в будь-якому текстовому редакторі (наприклад, — у MS Word), функція пошуку там є, питань не буде жодних. А як бути з рисунками, друкованими формами? Аналізувати графічний матеріал Word не вміє. Пошук за вмістом рисунків не може зробити жоден текстовий редактор (принаймні з тих, які мені відомі…). От тоді й виникла думка збирати матеріал у програмі OneNote. По-перше, — у ній зручно зберігати дані. По-друге, — ця програма може здійснювати пошук за вмістом рисунків! А така можливість у цій ситуації просто незамінна. Тому саме з цієї можливості ми й продовжимо знайомство з OneNote. І почнемо з того, як зберегти графічні файли в цій програмі.
Робота з графікою у програмі OneNote
Стисло нагадаємо, на чому ми зупинилися в результаті нашого першого знайомства з OneNote. Ми створили записник з ім'ям «Фактор», де сформували шість розділів: «План публикаций», «Готовые материалы», «Идеи», «Встречи», «Ссылки», «Контакты». У розділі «План публикаций» створили декілька заміток з різними тегами («Идея», «Важно», «Контакт» тощо). Тут же розмістили посилання на документ MS Excel. Отже, у розділі «План публикаций» ми зібрали елементи, з яких зазвичай і формують замітки в OneNote.
Тепер підемо далі, і завдання наше буде таким. У записнику з ім’ям «Фактор» ми створимо новий розділ. До нього додамо декілька документів, отриманих у результаті сканування або копіювання екрана. Зрозуміло, це будуть рисунки. Після цього подивимось, що можна робити з цими елементами, які ще є способи додавання зображень в OneNote і чим вони відрізняються. Почнемо.
ДОДАЄМО рисуНОК У КНИЖКУ ONENOTE
Ми збиратимемо зображення в окремому розділі. Тому відразу створимо цей розділ. Робимо так:
1. Відкриваємо OneNote, клацаємо лівою кнопкою миші на ярличку записника «Фактор».
2. Клацаємо лівою кнопкою миші на ярличку «Создать новый раздел» (рис. 1). В області розділів з’явиться елемент «Новый раздел 1». Причому назва цього розділу доступна для редагування.
3. Вводимо як назву текст «Документы», натискуємо «Enter». Розділ створено (рис. 1). Пропоную виділити його іншим кольором.
4. Клацаємо правою кнопкою миші на ярличку «Документы». Відкриється контекстне меню, як наведено на рис. 2.
5. У цьому меню ставимо покажчик миші на пункт «Цвет раздела». Програма OneNote запропонує шістнадцять варіантів оформлення.
6. Клацанням миші вибираємо «Зеленый» (чи інший, на ваш розсуд).
Тепер наше завдання — вставити декілька графічних зображень у розділ «Документы» та попрацювати з ними. Спершу перенесемо зображення через буфер обміну. Зміст документів нам зараз не важливий. Головне, щоб у них був будь-який текст. Робимо так:
1. Викликаємо програму Word (чи інший додаток), у ній відкриваємо документ. Я вибрав фрагмент договору купівлі-продажу, і це нас влаштує.
2. Натискуємо «Alt+PrnScr» (копіювати зображення вікна в буфер обміну).
3. Переходимо у вікно програми OneNote, переключаємося в розділ «Документы».
4. Клацаємо лівою кнопкою миші в будь-якому місці робочого листа та натискуємо «Ctrl+V» (вставляємо вміст з буфера обміну).
5. Аналогічно додаємо інші документи на лист OneNote, розташовуючи їх довільно. Фрагмент вікна з результатами нашої роботи показано на рис. 1. У цьому вікні на листі OneNote знаходяться два рисунки: фрагмент договору та бланк накладної, скопійований із програми Excel.
Кілька слів про рисунки. Перш ніж додати текст на лист OneNote, я скористався графічним редактором та вирізав частину зображення з текстом і таблицею. Тому на рис. 1 не видно рамки, панелі інструментів та інші атрибути вікон Windows. Цю операцію я виконав виключно для того, щоб рисунок вийшов компактніше та виглядав наочніше.
Важливо! Відразу після додавання рисунка на лист OneNote зображення може виглядати розмитим. Це нормально, — модуль візуалізації намагається швидше відобразити сторінку і спочатку показує її в чорновому варіанті. Через кілька секунд зображення стануть чіткіше, рисунки виглядатимуть в точній відповідності з оригіналом.
ОПЕРАЦІЇ З рисуНКАМИ у ПРОГРАМІ ONENOTE
Перш ніж рухатися далі, подивимось, що можна зробити із зображеннями у програмі OneNote. Клацаємо лівою кнопкою по рисунку в OneNote. Довкола зображення з’являться пунктирна рамка та маркери прямокутної форми. Це означає, що зображення виділено, із ним можна працювати.
Щоб перемістити (зрушити) зображення в межах листа, робимо так:
1. Ставимо покажчик миші на пунктирну рамку довкола зображення.
2. Коли покажчик набуде хрестоподібної форми, утримуємо ліву кнопку миші та перетягуємо зображення на нове місце.
3. Відпускаємо ліву кнопку миші.
Щоб змінити масштаб зображення, робимо так:
1. Ставимо покажчик миші на будь-який із маркерів.
2. Коли покажчик набуде форми двоспрямованої стрілки, утримуємо ліву кнопку миші та перетягуємо маркер по горизонталі, вертикалі або по діагоналі.
3. Відпускаємо ліву кнопку миші.
Щоб видалити зображення з листа OneNote, робимо так:
1. Клацаємо лівою кнопкою по рисунку, щоб виділити його.
2. Натискуємо клавішу «Del».
Думаю, із цим усе зрозуміло. Поки що робота з рисунками аналогічна іншим додатком MS Office. Тепер подивимось, що нам запропонує контекстне меню. Робимо так:
1. Виділяємо рисунок на листі OneNote.
2. Клацаємо на зображенні правою кнопкою миші. Відкриється контекстне меню, як наведено на рис. 3.
Воно складається із 12 пунктів. Частина з них типові для більшості додатків MS Office, а саме:
— «Вырезать», «Копировать» — вирізають або копіюють рисунок у буфер обміну;
— «Сохранить как…» — відкриває вікно Провідника для запису файлу на диск;
— «Параметры вставки:» — витягує вміст із буфера в режимі спеціальної вставки;
— «Порядок» — дозволяє змінити порядок розташування зображень на робочому листі (перемістити рисунок уперед, назад, поставити на передній чи на задній план);
— «Поворот» — цей пункт дозволяє обернути рисунок на 90 градусів за (або проти) годинниковою стрілкою, відобразити його «зліва направо» або «зверху вниз»;
— «Восстановить исходный размер» — показує рисунок у масштабі 100 %;
— «Изменить замещающий текст…» — дозволяє ввести коментар до рисунків при публікації листа OneNote в Інтернеті.
Як бачите, більшість прийомів роботи з рисунками в OneNote такі самі, як у додатків MS Word або Excel. Що стосується пунктів «Сохранить как…» та «Поиск текста в рисунках», це специфічні можливості OneNote. І зараз ми з ними познайомимося.
ПОШУК за рисуНКАми у ПРОГРАМІ ONENOTE
У програмі OneNote за умовчанням уключено модуль розпізнавання тексту в зображеннях, які вставлені на лист записника. І це відкриває дуже цікаву можливість. У результаті роботи такого модуля можна проаналізувати текст на рисунку, скопіювати цей текст у буфер обміну, виконувати пошук слів не лише за замітками, а й за вмістом зображень.
Поясню, про що йдеться. Працювати з рисунками можна в будь-якому додатку MS Office. Приміром, у програмах Word або Excel. Але в них рисунок — це самостійний об’єкт. Його можна бачити на екрані або надрукувати разом із документом. Але вміст рисунка в цих програмах редагувати не можна. Тим більше, не можна використовувати цей вміст для пошуку за ключовими словами. Наприклад, ви можете вставити у програму Word відсканований лист документа, у тексті якого є назва фірми «Стрим». Потім викликати функцію пошуку (комбінація «Ctrl+F») та спробувати знайти це слово. Однак Word нічого не знайде, оскільки рядок «Стрим» — це частина рисунка, а не текст. Подивимось, як це виглядає у програмі OneNote. Робимо так:
1. Відкриваємо розділ «Документы» записника «Фактор». Зараз на цій сторінці є пара рисунків (фрагмент тексту та накладної).
2. Натискуємо комбінацію «Ctrl+F» (або клацаємо лівою кнопкою миші в області для рядка пошуку, рис. 4). Покажчик переміститься у спеціальне поле з назвою «Найти на странице».
3. Вводимо текст для пошуку. Хай це буде назва підприємства «Стрим».
4. Натискуємо «Enter». На сторінці записника та на всіх рисунках текст «Стрим» буде виділено жовтим кольором, а в рядку пошуку OneNote покаже кількість збігів (рис. 4).
Важливо! При додаванні рисунків в OneNote через буфер обміну пошук текстів російською чи українською мовами може працювати некоректно.
Причина полягає в тому, що для растрових зображень за умовчанням включено режим розпізнавання англійського тексту. Щоб змінити мову розпізнавання, робимо так:
1. Клацаємо правою кнопкою по будь-якому рисунку. Відкриється контекстне меню, як наведено на рис. 3.
2. Вибираємо пункт «Поиск текста в рисунках». Відкриється допоміжне меню з п’яти елементів. Із нього вибираємо варіант «русский» або «украинский» (рис. 5).
Оскільки OneNote вміє розпізнавати текст на рисунку, логічно припустити, що цей текст можна скопіювати в буфер обміну. Насправді, так воно й є.
1. У розділі «Документы» клацаємо правою кнопкою миші по верхньому зображенню (рис. 1).
2. У контекстному меню (рис. 3) вибираємо пункт «Копировать текст из рисунка».
3. Викликаємо програму Word, створюємо новий документ та вставляємо в нього вміст буфера обміну (комбінація «Ctrl+V»). Результат показано на рис. 6.
Важливо! Текст, отриманий у результаті розпізнавання рисунків, може містити помилки. Це слід мати на увазі при організації контекстного пошуку у програмі OneNote.
Така ситуація цілком допустима для будь-якого модуля оптичного розпізнавання документів. Похибки в розпізнаванні допускають навіть спеціальні програми, які використовують складні алгоритми обробки зображень. Тим більше це можна пробачити OneNote. Адже її система розпізнавання працює буквально «на льоту», її орієнтовано на швидку обробку зображень. Зрозуміло, що це позначається на точності розпізнавання. Водночас для завдання контекстного пошуку якість розпізнавання OneNote цілком допустима. Головне — правильно задавати умови та дотримуватися здорового глузду.
Порада При роботі з рисунками не використовуйте довгі вирази для пошуку тексту. Вводіть три-чотири, максимум — п’ять символів. Як показує досвід, цього більш ніж достатньо.
Сенс цієї поради такий. Припустимо, що в тексті рисунків є назва фірми «OOO "Техносервис"». Я хочу знайти документи з таким словосполученням. У принципі для вирішення завдання можна використовувати повне найменування підприємства. Але в цьому випадку може виявитися, що фраза «OOO "Техносервис"» розпізнана з помилкою, і пошук нічого не знайде. Водночас для пошуку можна вказати всього декілька характерних символів (наприклад, «Техн» або «носер»), і завдання буде вирішено з тим самим успіхом! Зате ймовірність його правильного вирішення значно збільшиться.
Які висновки можна зробити щодо роботи із зображеннями у програмі OneNote? Більшість операцій з рисунками тут аналогічні іншим додаткам MS Office. Проте деякі моменти у програмі OneNote не представлені. Наприклад, не можна приховати частину зображення, як це зроблено в MS Word (обрізання рисунка). У властивостях рисунка немає функції вирівнювання та обтікання текстом, що цілком логічно. Оскільки кожна замітка записника організована в контейнер, спосіб розташування тексту та рисунків в OneNote потрібно задавати вручну. У програмі OneNote працює механізм розпізнавання рисунків. Це дозволяє організувати пошук не лише в текстах заміток, а й у графічних зображеннях. І це — одна з найцікавіших можливостей OneNote.
ONENOTE ЯК ВІРТУАЛЬНИЙ ПРИНТЕР
Трапляються ситуації, коли потрібно зберегти не рисунок чи відсканований документ, а друковану форму, результат роботи якогось додатка. Це може бути звіт у програмі «1С:Бухгалтерія», документ Excel — усе, що завгодно. Цілі збереження звітів можуть бути різні. Простий приклад. Ви підготували декілька файлів. Їх потрібно надрукувати, а доступного принтера зараз немає. Єдиний вихід — зберегти все на своєму ноутбуці та роздрукувати в іншому місці. Але є одна проблема — на ноутбуці не встановлено програму, в якій зроблено звіти. Зате на ньому є OneNote! І тоді все вирішується просто: ви друкуєте документи в один із записників. Зберігаєте файли OneNote на свій ноутбук. А потім, коли з’явиться доступний принтер, спокійно роздруковуєте звіти із програми OneNote.
Крім того, друковані звіти можна використовувати для швидкого створення бази готових документів. Усі вони будуть представлені як рисунки. А інструменти розпізнавання OneNote допоможуть швидко знаходити потрібні документи та працювати з ними.
Щоб роздрукувати матеріал у записник OneNote, робимо так:
1. Відкриваємо програму з документом, який ми маємо намір надрукувати. Припустимо, це таблиця у програмі MS Excel.
2. У меню «Файл» викликаємо пункт «Печать». Відкриється вікно з настройками друку. Вид цього вікна залежить від версії MS Excel та операційної системи Windows. Але в будь-якому разі там буде вибір принтера, куди потрібно відправити роздруківку.
3. Як принтер вибираємо «Отправить в OneNote 2010».
4. Натискуємо «Печатать». Через певний час відкриється вікно, зображене на рис. 7.
5. У ньому вибираємо записник, розділ та сторінку, куди потрібно вставити роздрук.
6. Натискуємо «ОК». Після закінчення друкування у зазначеному розділі OneNote з’явиться роздрукований звіт у вигляді графічного зображення.
Важливо! Якщо роздруківка займає декілька сторінок, кожна з них буде передана в OneNote як окреме зображення, а кожен рисунок займе свою сторінку. Працювати з цими рисунками (видаляти, переміщати, масштабувати тощо) можна автономно.
Графічний файл, отриманий у результаті роздруку документа, відрізняється відмінною якістю зображення. Тому засоби розпізнавання тексту в друкованому звіті працюють добре. І ще. На відміну від рисунків, вставлених через буфер обміну, для друкованих форм російську мову розпізнавання OneNote включає автоматично. Тому змінювати мову через пункт «Поиск текста в рисунках» у цьому випадку не потрібно.
ДОДАВАННЯ СКРІНШОТіВ (ВРІЗок) у ЗАПИСНИК
На мій погляд, це один із найзручніших способів запису зображень у записник, який працює за принципом «побачив-зберіг». Суть його така. Ви переглядаєте матеріал. Це може бути сайт, текст, таблиця, програма, — що завгодно. Побачили цікавий момент, який хочете зберегти. Причому цілком можливо, що зберегти потрібно не все вікно, а тільки невелику частину екрана. Для цього робимо так:
1. Переходимо в додаток, звідки потрібно скопіювати фрагмент екрана.
2. Викликаємо програму OneNote. Знаходимо записник, розділ та сторінку, куди потрібно вставити фрагмент вікна вихідного додатка.
3. Викликаємо меню «Вставка».
4. У групі «Изображения» клацаємо по іконці «Врезка экрана». При цьому стане активною та програма, де ми знаходилися перед переходом в OneNote. Сам екран стане напівпрозорим, а покажчик миші набуде хрестоподібної форми.
5. Утримуючи ліву кнопку миші, обводимо потрібний фрагмент екрана.
6. Відпускаємо кнопку миші. Зазначений фрагмент буде скопійовано в книжку OneNote.
При цьому сам рисунок буде оформлено як частину контейнера з текстом. У нижній частині цього контейнера OneNote вставить рядок із датою та часом створення врізки екрана. Дуже корисний момент, особливо в разі роботи з великою кількістю рисунків.
Робота з маркерами в документах OneNote
Будь-який записник, як правило, завжди містить чимало позначок. Це можуть бути значки, підкреслений текст, виділення кольором тощо. Тому недивно, що розробники OneNote приділили багато уваги створенню інструментів для маркування заміток. У тому числі і для графічних зображень. Ці інструменти розташовані в розділі «Рисование» основного меню програми. Подивимось, як із ними працювати стосовно нашого прикладу. При цьому (для повноти картини) пропоную додати в розділ «Документы» ще й текст. Робимо так:
1. Відкриваємо OneNote, переходимо в книжку «Фактор», розділ «Документы».
2. У будь-якому місці сторінки додаємо текстову замітку.
3. Викликаємо меню «Рисование».
4. У групі «Сервис» клацаємо по іконці «Зеленый Выделение (4 мм.)», рис. 8.
5. Утримуючи ліву кнопку миші, проводимо покажчиком по фрагменту тексту.
6. Відпускаємо кнопку миші. Частину тексту буде виділено зеленим фоном (рис. 9).
7. Утримуючи ліву кнопку миші, проводимо по фрагменту зображення. Указаний фрагмент буде виділено зеленим фоном.
Важливо! Маркери в OneNote працюють з будь-якими об’єктами робочого листа. Інструментами групи «Сервис» ви можете підкреслити важливі моменти в тексті, на рисунку, діаграмі тощо.
Усього в групі «Сервис» представлено 16 маркерів. Усі вони — різновиди інструментів рисування. Тобто з їх допомогою можна не лише виділити текст, а й обвести важливу частину матеріалу, чи просто нарисувати фігуру від руки. Такий режим роботи зручний при розставлянні позначок у тексті та на рисунках. Зрозуміло, що рисувати мишею — не найкращий варіант. Проте слід мати на увазі, що програма OneNote розрахована, у тому числі, і на роботу з сенсорним екраном. І в цьому випадку рисування від руки стає найбільш природним способом роботи з документом. Декілька прикладів використання режимів рисування OneNote показано на рис. 9.
Для видалення позначок в OneNote є спеціальний інструмент — так званий «Ластик». Щоб скористатися ним, робимо так:
1. Відкриваємо лист з позначками.
2. Викликаємо меню «Рисование».
3. У групі «Сервис» клацаємо по іконці «Ластик». Покажчик миші набуде форми невеликого прямокутника.
4. Клацаємо цим покажчиком у будь-якому місці позначки. Її буде видалено.
Інструмент «Ластик» має декілька режимів роботи. Зараз ми використовували так званий «Ластик для штрихов», він видаляє позначку цілком. Щоб побачити інші варіанти, клацаємо лівою кнопкою миші по значку випадного списку іконки «Ластик». Відкриється меню, як наведено на рис. 10, де є чотири варіанти: «Маленький ластик», «Средний ластик» або «Большой ластик». Усі вони діють за одним принципом, і виглядає це так:
1. Відкриваємо список інструменту «Ластик». Вибираємо, наприклад, «Средний ластик». На екрані з’явиться маркер прямокутної форми.
2. Ставимо покажчик на область з позначкою.
3. Клацаємо лівою кнопкою миші. Фрагмент позначки під маркером буде видалено, решта при цьому залишиться на екрані.
Щоб видалити не один фрагмент, а частину позначки, робимо так:
1. Викликаємо режим «Маленький ластик», «Средний ластик» або «Большой ластик».
2. Утримуючи ліву кнопку миші, проводимо маркером в області позначки. Обведену частину її буде видалено.
Таким чином, у режимах «Маленький ластик», «Средний ластик» або «Большой ластик» ви можете дорисовувати позначки, які невдало лягли на текст або на зображення у програмі OneNote.
Якщо позначок чимало, їх краще видаляти не по одній, а цілими групами. Групу позначок потрібно заздалегідь виділити. Для цього в OneNote є спеціальний інструмент «Произвольное выделение» (рис. 8). Щоб скористатися ним, робимо так:
1. Відкриваємо сторінку з позначками OneNote.
2. Переходимо в меню «Рисование».
3. У групі «Сервис» вибираємо «Произвольное выделение». Покажчик набуде хрестоподібної форми.
4. Утримуючи ліву кнопку миші, обводимо на сторінці область так, щоб всередину її потрапили вибрані об’єкти. При цьому об’єкти всередині області змінять колір, а саму область OneNote покаже пунктиром.
5. Завершивши виділення, відпускаємо кнопку миші.
6. Натискуємо клавішу «Del». Об’єкти в зазначеній області буде видалено з листа OneNote.
От і все, що я хотів розповісти про роботу з рисунками у програмі OneNote. На мій погляд, у ній усе зроблено просто та зі смаком, а система маркування та розпізнавання об’єктів робить роботу з рисунками в OneNote набагато функціональнішою, ніж в інших додатках MS Office. Сподіваюся, що ви оціните ці переваги в реальній роботі. А ми наступного разу подивимось, як можна інтегрувати компоненти OneNote в інші додатки MS Office та яку користь це може принести на практиці. До нових зустрічей та успішної роботи!
Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
