Полезные советы по работе с MS Excel
В почту нашей редакции периодически поступают вопросы по работе с программой MS Excel. Это вполне объяснимо, ведь Excel — один из основных бухгалтерских инструментов. И любой, даже незначительный прием для повышения удобства и эффективности работы с этой программой бухгалтеру очень полезен. О нескольких таких приемах я расскажу в этой статье.
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
При работе с любой компьютерной программой самой распространенной операцией является копирование данных. С нее я и начну свой небольшой обзор.
Быстрое копирование данных по колонке
В большинстве бухгалтерских таблиц приходится копировать текст по колонкам. Приемы для решения этой задачи используют разные. Например, ставят указатель мышки на черный крестик в правом нижнем углу активной ячейки и тянут его вниз до конца таблицы. Или применяют комбинации «Ctrl+C» и «Ctrl+V» — все зависит от наработанных привычек и личных предпочтений. Я предлагаю взять на вооружение еще один полезный прием, работу которого покажу на примере таблицы, как на рис. 1.
Итак, есть документ, в данном случае это отчет по продажам. В нем заполнены колонки «Дата», «Наименование», «Цена» и «Кол». И сейчас наша задача ввести формулу для подсчета суммы продаж и заполнить этой формулой колонку «E» (на рис. 1 она озаглавлена «Сумма»). Делаем так.
1. Открываем документ, становимся на ячейку «E2» и вводим формулу: «=D2*C2».
2. Ставим указатель мышки на черный квадратик в правом нижнем углу ячейки «E2».
3. Когда указатель примет крестообразную форму, делаем двойной щелчок левой кнопкой мышки. Excel скопирует формулу на всю высоту таблицы.
Важно! Если в базе данных есть пустые записи, Excel скопирует формулу до первой незаполненной строки.
Кстати, при таком способе копирования данных работает функция автозаполнения значений на основе списков и прогрессий.
Быстрый переход на нужный лист
Если в книге накопилось много листов, искать их на панели Excel становится неудобно. Хотя бы потому, что названия ярлычков не помещаются на экране. В этом случае можно поступить так.
1. Открываем документ, щелкаем правой кнопкой мышки на значке прокрутки ярлычков листов (в левом нижнем углу окна Excel). Откроется список с оглавлением книги, как показано на рис. 2.
2. В списке находим нужный лист и щелкаем на нем левой кнопкой мышки. Выбранный лист станет активным.
Таким способом вы сможете мгновенно перемещаться между листами документа независимо от их количества и местоположения в рабочей книге.
Быстрое копирование листов
Довольно распространенная ситуация: есть рабочая книга, а в ней на отдельном листе подготовлен отчет за I квартал текущего года. Нужно создать точно такие же отчеты для II, III и IV кварталов. В данном случае самый простой способ решения задачи — сделать три копии первого листа. Предлагаю использовать для этого такой прием.
1. Откройте документ, поставьте указатель мышки на ярлычок листа, который нужно продублировать в пределах рабочей книги.
2. Нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl».
3. Не отпуская «Ctrl», нажмите левую кнопку мышки.
4. Удержавая и «Ctrl», и левую кнопку мышки, перетащите ярлычок листа на новое место (влево или вправо).
5. Отпустите кнопку мышки. В области ярлычков появится новый лист. Его имя будет такое же, как в исходном листе, плюс цифра (номер версии).
Чтобы переименовать скопированный лист сделайте так.
1. Щелкните на ярлычке правой кнопкой мышки, откроется контекстное меню.
2. Из этого меню выберите пункт «Переименовать».
3. Введите новое название листа и нажмите «Enter».
Автоподбор высоты строк и ширины столбцов
При работе с таблицами часто требуется установить ширину колонки (или высоту строки) в соответствии с данными в ячейке. Быстрее всего это можно сделать так.
1. Откройте документ Excel, поставьте указатель мышки на границу столбца или строки в области бордюра.
2. Когда указатель примет крестообразную форму, сделайте двойной щелчок левой кнопкой мышки. Excel автоматически подберет ширину колонки или высоту строки так, что все данные будут видны на экране.
Быстрый ввод последних функций
Заполняя формулами таблицу в Excel, часто требуется воспользоваться одной из тех функций, которые недавно применялись. Чтобы не искать ее повторно в длинном списке Мастера функций, сделайте так.
1. Выделите ячейку, где должна быть формула, нажмите «=».
2. Щелкните на значке выпадающего списка в левой части строки формул (рис. 3). Откроется список последних использованных функций.
3. В списке найдите нужный элемент и щелкните на нем левой кнопкой мышки.
На сегодня все. Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции.
