Корисні поради при роботі з MS Excel
До пошти нашої редакції періодично надходять запитання щодо роботи з програмою MS Excel. Це цілком зрозуміло, адже Excel — один з основних бухгалтерських інструментів. І будь-який навіть незначний прийом для підвищення зручності та ефективності роботи з цією програмою бухгалтеру дуже корисний. Про деякі такі прийоми я й розповім у цій статті.
Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
При роботі з будь-якою комп’ютерною програмою найпоширенішою операцією є копіювання даних. З неї я й почну свій невеликий огляд.
Швидке копіювання даних за колонкою
У більшості бухгалтерських таблиць доводиться копіювати текст за колонками. Для вирішення цього завдання використовують різні прийоми, наприклад, ставлять покажчик миші на чорний хрестик у правому нижньому куті активної комірки й тягнуть його вниз до кінця таблиці. Або застосовують комбінацію «Ctrl+C» та «Ctrl+V» — усе залежить від напрацьованих звичок та особистих уподобань. Я пропоную взяти на озброєння ще один корисний прийом, роботу якого покажу на прикладі таблиці (рис. 1).
Отже, є документ, у нашому випадку — це звіт щодо продажів. У ньому заповнено колонки «Дата», «Наименование», «Цена» і «Кол». Наше завдання — увести формулу для підрахунку суми продажів та заповнити цією формулою колонку «E» (на рис. 1 вона має назву «Сумма»). Виконуємо такі дії:
1. Відкриваємо документ, стаємо на комірку «E2» та вводимо формулу: «=D2*C2».
2. Ставимо покажчик миші на чорний квадратик у правому нижньому куті комірки «E2».
3. Коли покажчик набуде хрестоподібної форми, здійснюємо подвійне клацання лівою кнопкою миші. Excel скопіює формулу на всю висоту таблиці.
Важливо! Якщо в базі даних є порожні записи, Excel скопіює формулу до першого незаповненого рядка.
До речі, при такому способі копіювання даних працює функція автозаповнення значень на основі списків та прогресій.
Швидкий перехід на потрібний лист
Якщо у книзі накопичилося багато листів, шукати їх на панелі Excel стає незручно хоча б тому, що назви ярличків не вміщаються на екрані. У цьому випадку можна виконати такі дії:
— відкриваємо документ, клацаємо правою кнопкою миші по значку прокручування ярличків листів (у лівому нижньому куті вікна Excel). Відкриється список зі змістом книги, як показано на рис. 2;
— у списку знаходимо потрібний лист і клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. Вибраний лист стане активним.
У такий спосіб ви зможете миттєво переміщатися між листами документа незалежно від їх кількості та місця розташування в робочій книзі.
Швидке копіювання листів
Досить поширена ситуація: є робоча книга, а в ній на окремому листі підготовлено звіт за I квартал поточного року. Потрібно створити такі самі звіти для II, III і IV кварталів. У цьому випадку найпростіший спосіб вирішення завдання — зробити три копії першого листа. Пропоную скористатися для цього таким прийомом:
1. Відкрийте документ, поставте покажчик миші на ярличок листа, який потрібно продублювати в межах робочої книги.
2. Натисніть та утримуйте клавішу «Ctrl».
3. Не відпускаючи «Ctrl», натисніть на ліву кнопку миші.
4. Утримуючи натисненою і «Ctrl», і ліву кнопку миші, перетягніть ярличок листа на нове місце (ліворуч або праворуч).
5. Відпустіть кнопку миші. В області ярличків з’явиться новий лист. Він матиме таку саму назву, як у вихідному листі, плюс цифра (номер версії).
Щоб перейменувати скопійований лист, виконайте такі дії:
1. Клацніть по ярличку правою кнопкою миші — відкриється контекстне меню.
2. Із цього меню виберіть пункт «Переименовать».
3. Уведіть нову назву листа і натисніть на клавішу «Enter».
Автопідбір висоти рядків та ширини стовпців
При роботі з таблицями часто потрібно встановити ширину колонки (або висоту рядка) відповідно до даних у комірці. Найшвидше це можна зробити так:
— відкрийте документ Excel, поставте покажчик миші на границю стовпця чи рядка в області бордюру;
— коли покажчик набуде хрестоподібної форми, двічі клацніть лівою кнопкою миші. Excel автоматично підбере ширину колонки або висоту рядка так, що всі дані можна буде побачити на екрані.
Швидке введення останніх функцій
Заповнюючи формулами таблицю в Excel, часто потрібно скористатися однією з тих функцій, що недавно застосовувалися. Щоб не шукати її повторно в довгому списку Майстра функцій, виконайте такі дії:
1. Виділіть комірку, де має бути формула, і натисніть на «=».
2. Клацніть по значку випадного списку в лівій частині рядка формул (рис. 3). Відкриється список останніх використаних функцій.
3. У списку знайдіть потрібний елемент і клацніть по ньому лівою кнопкою миші.
На сьогодні все. Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції.
