Горячие клавиши Excel 2010
 | В любом программном продукте есть специальные комбинации клавиш, которые позволяют быстро обращаться к отдельным пунктам меню или настройкам программы. Такие комбинации принято называть «горячими клавишами». В этом смысле MS Excel не является исключением. Практически в любой версии этой программы есть масса клавиатурных сокращений, использование которых позволяет существенно повысить скорость работы с документами. О некоторых полезных клавиатурных сочетаниях для работы с бухгалтерскими таблицами в Excel 2010 я расскажу в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Работа с горячими клавишами дает пользователю MS Excel огромное преимущество. И это вполне объяснимо. Ведь для вызова той или иной функции всегда приходится обращаться к многоуровневому меню или сложной панели инструментов. На раскрытие пунктов этого меню и поиск нужной иконки уходит какое-то время. А если это делать постоянно, потери будут впечатляющими. Другое дело — комбинация клавиш. Чтобы выполнить любое действие вам не придется ничего искать, раскрывать и выбирать. Одно нажатие на клавиатуре — и результат готов.
Есть и другой довольно интересный момент. Например с выходом Excel 2010 у пользователей предыдущей версии этой программы возникло множество нареканий. И это понятно: люди привыкли к устоявшейся организации меню, панелей, и большинство нововведений были им непривычны. Зато для тех, кто пользуется горячими клавишами, такой проблемы просто не существует. Большинство операций с документом они могут делать, вообще не глядя на экран! Поэтому (на мой взгляд) использование горячих клавиш — это первое, что нужно освоить при работе с любой программой. Правда, остается открытым вопрос — где найти клавиатурные сокращения и как их все запомнить? Посмотреть полный список можно в справочной системе Excel. Но лучше так не делать, а ограничиться (для начала!) этой статьей. Здесь собраны именно те комбинации, которые чаще других применяют при работе с бухгалтерскими таблицами. Что касается количества комбинаций, «слона нужно есть по частям». Конечно, помнить все варианты ни к чему. Можно ограничиться несколькими функциями, запомнить для них пару-тройку сокращений. А когда работа будет доведена до автоматизма, постепенно расширять свой арсенал.
Теперь по сути статьи. Предлагаемые комбинации горячих клавиш я разделил на семь групп — по их функциональному назначению. Вы можете начать знакомство с любой из них, а я предлагаю перейти к горячим клавишам для редактирования таблиц.
Редактирование таблиц
Это едва ли не самая распространенная группа горячих клавиш, поскольку используется она при формировании табличного документа. Я предлагаю ограничиться теми вариантами, которые показаны в табл. 1. В таблице три колонки, где указана сама комбинация, что она означает и как можно выполнить те же действия через меню и ленты MS Excel 2010. Наиболее интересные (с моей точки зрения) варианты я выделил в колонке «Комбинация клавиш» полужирным начертанием.
Таблица 1
Горячие клавиши для редактирования таблиц
| Комбинация клавиш | Назначение | Действие в Excel 2010 |
| 1 | 2 | 3 |
| «F2» | Открывает содержимое активной ячейки для редактирования | Двойной щелчок левой кнопкой мышки (ЛКМ) по ячейке |
| «Shift+F2» | Открывает примечание к ячейке для редактирования | Щелчок правой кнопкой мышки (ПКМ) по ячейке, пункт «Изменить примечание» контекстного меню |
| «Ctrl+Alt+V» | Открывает окно «Специальная вставка» | Щелчок ПКМ, пункт «Специальная вставка…» контекстного меню |
| «Ctrl+плюс» (символ «плюс» нажимать на цифровой клавиатуре) | Добавляет блок ячеек или указанное количество строк либо колонок | «Главная → Вставить → Вставить строки на лист (Вставить столбцы на лист)» |
| «Ctrl+минус» (символ «минус» нажимать на цифровой клавиатуре) | Удаляет блок ячеек или указанное количество строк либо колонок | «Главная → Удалить → Удалить строки с листа (Удалить столбцы с листа)» |
| «Ctrl+D» | Заполняет выделенный диапазон значениями из первой ячейки вниз | Меню «Главная → Заполнить → Вниз» (группа иконок «Редактирование» |
| «Ctrl+R» | Заполняет вправо выделенный диапазон значениями из первой выделенной ячейки вправо | Меню «Главная → Заполнить → Вправо» |
| «Ctrl+F» | Открывает окно «Найти и заменить» на закладке «Найти» | Меню «Главная → Найти и выделить → Найти» |
| «Ctrl+H» | Открывает окно «Найти и заменить» на закладке «Заменить» | Меню «Главная → Найти и выделить → Заменить» |
| «Shift+F11» | Вставляет пустой лист | Меню «Главная → Вставить → Вставить лист» |
| «Ctrl+Z» | Отменяет последнее действие | Иконка «Отменить» на панели быстрого запуска |
| «Ctrl+Y» | Повторяет отмененное действие |
|
| «Alt+Shift+®» | Группирует выделенные строки (колонки) | Меню «Данные → Группировать» |
| «Alt+Shift+¬» (стрелка влево) | Разгруппирует выделенные строки (колонки) | Меню «Данные → Разгруппировать» |
Пример 1. Работу с некоторыми из предложенных комбинаций я покажу на примере отчета о продажах, фрагмент которого показан на рис. 1. Наша задача: заполнить формулами колонку «Сумма», сгруппировать строки с товарами одной группы (принтеры, многофункциональные устройства и сканеры), добавить комментарий к ячейке «A2». Делаем так.
1. Открываем документ, становимся на ячейку «F3».
2. Вводим формулу «=D3*E3» (цена умножить на количество).
3. Удерживая клавишу «Shift», выделяем блок «F3:F12».
4. Нажимаем «Ctrl+D», Excel заполнит блок формулами.
5. Аналогично заполняем блоки «F14:F18» и «F20:F24».
6. Выделяем строки «3-12» на рабочем листе.
7. Нажимаем «Alt+Shift+→». Excel сгруппирует выделенные строки, а слева от основной части рабочего листа появится объединяющая скобка.
8. Через комбинацию «Alt+Shift+→» объединяем строки «14:18», а затем — «20:24».
9. Становимся на ячейку «A2».
10. Нажимаем «Shift+F2». Справа возле ячейки откроется окно для текста примечания.
11. В этом окне вводим поясняющий текст. Например, такой: «Чтобы показать перечень товаров в группе, нажмите символ "+"».
12. Щелкаем на любой ячейке рабочего листа (выходим из редактора примечаний).
13. Последовательно щелкаем на значке с изображением символа «-» (сворачиваем строки с группировкой). Окончательный результат нашей работы показан на рис. 2. Таблица заполнена формулами, к ней применена группировка строк по типам товаров, а в первой строке группировки виден значок примечания. Как видите, с использованием горячих клавиш получить такой результат намного быстрее, чем пользоваться меню и лентами инструментов.
Форматирование таблиц
Любую, даже самую простую таблицу, приходится форматировать. Для этой цели я предлагаю пользоваться сочетаниями клавиш, приведенными в табл. 2. Как и в предыдущем случае, самые интересные варианты я выделил полужирным начертанием.
Таблица 2
Горячие клавиши для форматирования таблиц
| Комбинация клавиш | Назначение | Действие в Excel 2010 |
| «Ctrl+1» | Открывает диалог «Формат ячеек» | Лента «Главная», группа «Ячейки», иконка «Формат → Формат Ячеек…» |
| «Ctrl+Shift+~» | Применяет общий числовой формат | Лента «Главная», группа «Ячейки», иконка «Формат → Формат Ячеек…». В окне «Формат ячеек» перейти на закладку «Число», параметр «Числовые форматы:» установить как «Общий» |
| «Ctrl+Shift+%» | Применяет процентный формат без дробной части | Иконка «Формат → Формат Ячеек…», параметр «Числовые форматы:» установить как «Процентный» |
| «Ctrl+Shift+#» | Применяет формат дат с указанием дня, месяца и года | Иконка «Формат → Формат Ячеек…», параметр «Числовые форматы:» установить как «Дата» |
| «Ctrl+Shift+!» | Применяет числовой формат с двумя десятичными знаками, разделителем групп разрядов и знаком минус (-) для отрицательных значений | Иконка «Формат → Формат Ячеек…», параметр «Числовые форматы:» установить как «Числовой». Указать два знака после запятой, выделение отрицательных чисел красным цветом |
| «Ctrl+B» или «Ctrl+2» | Применяет полужирное начертание | Меню «Главная», группа «Шрифт», иконка «Ж» |
| «Ctrl+I» или «Ctrl+3» | Применяет курсив | Меню «Главная», группа «Шрифт», иконка «К» |
| «Ctrl+U» или «Ctrl+4» | Применяет подчеркивание | Меню «Главная», группа «Шрифт», иконка «Ч» |
| «Ctrl+5» | Применяет формат «Зачеркнутый текст» | Щелчок ПКМ на ячейке, из контекстного меню выбрать «Формат ячейки → Шрифт» |
| «Ctrl+Shift+&» | Включает внешние границы ячеек | Щелчок ПКМ на ячейке, из контекстного меню выбрать «Формат ячейки → Граница» |
| «Ctrl+Shift+_» | Выключает все границы ячеек | Щелчок ПКМ на ячейке, из контекстного меню выбрать «Формат ячейки → Граница» |
Пример 2. Чтобы поработать с горячими клавишами для форматирования документа, я предлагаю в документе на рис. 2 создать внешние границы, присвоить числовой формат ячейкам с ценами и суммой, заголовки таблицы выделить полужирным шрифтом. Делаем так.
1. Открываем документ, выделяем всю таблицу (блок «A1:F24»).
2. Нажимаем «Ctrl+Shift+&». Вокруг таблицы появится внешняя граница.
3. Удерживая клавишу «Ctrl», выделяем блоки «D3:D24», «F3:F24».
4. Нажимаем «Ctrl+Shift+!» — выделенные ячейки будут отформатированы в числовом формате с двумя знаками после запятой.
5. Выделяем заголовок таблицы (блок «A1:F1»).
6. Нажимаем «Ctrl+B»
(в русской раскладке это будет комбинация «Ctrl+И»). Заголовки таблицы получат полужирное начертание. Результат нашей работы показан на рис. 3.
Навигация по рабочему листу
От приемов перемещения по листу и рабочей книге Excel во многом зависит скорость работы с большими документами. В табл. 3 приведены комбинации горячих клавиш, которые позволят решить такую задачу, причем самым эффективным способом.
Таблица 3
Горячие клавиши для перемещения по рабочему листу
| Комбинация клавиш | Назначение | Действие в Excel 2010 |
| Комбинация клавиш | Назначение | Действие в Excel 2010 |
| «Ctrl+PgUp» и «Ctrl+PgDn» | Переключает листы рабочей книги | Щелчок ЛКМ на ярлычке листа |
| «Ctrl+Tab» | Переключает окна с документами MS Excel | Меню «Вид → Перейти в другое окно» |
| «Ctrl+пробел» | Выделяет всю колонку | Щелчок на заголовке колонки в области бордюра |
| «Shift+пробел» | Выделяет всю строку | Щелчок на заголовке строки |
| «Alt+;» | Выделяет только видимые ячейки в диапазоне | Меню «Главная → Найти и выделить → Выделение группы ячеек → Только видимые ячейки» |
| «Ctrl+A» | Выделяет лист целиком. Если на листе есть данные, выделяет текущую область | Комбинация «Ctrl+пробел», «Shift+пробел» |
| «Ctrl+End» | Переходит к последней ячейке листа |
|
| «Ctrl+Shift+End» | Выделяет блок до последней ячейки листа |
|
| «Ctrl+стрелки» | Переходит до конца (начала) строки (колонки) | Комбинация «End, стрелка» (нажимаем «End», затем навигационную клавишу) |
| «Ctrl+Shift+стрелки» | Выделяет блок до конца (начала) строки (колонки) | «Shift+End, стрелки» |
Пример 3. В этом примере мы сделаем такие действия. Вначале выделим всю таблицу. Затем отформатируем выделенные ячейки другим шрифтом. После этого скроем часть строк и затем скопируем видимую(!) часть таблицы на другой рабочий лист. Делаем так.
1. Открываем документ, ставим указатель активной ячейки внутрь области с данными. Например, на ячейку «A1».
2. Нажимаем «Ctrl+A» (выделяем всю таблицу).
3. Нажимаем «Ctrl+1», откроется окно «Формат ячеек» на закладке «Число».
4. Дважды нажимаем «Ctrl+PgUp» — станет активной закладка «Шрифт» (рис. 4).
5. В окне «Формат ячеек» выбираем параметры шрифта и нажимаем «ОК».
6. Становимся на ячейку «A2».
7. Нажимаем «Shift+пробел». Excel выделит вторую строку в документе.
8. Продолжая удерживать «Shift», перемещаем указатель активной ячейки на строку «12». Для перемещения нужно использовать клавишу «↓» (стрелка вниз).
9. Щелкаем на выделенном блоке правой кнопкой мышки, из контекстного меню выбираем «Скрыть».
10. Оставаясь внутри области с данными, снова нажимаем «Ctrl+A» (выделяем таблицу).
11. Нажимаем «Alt+;» — выделяем только видимые ячейки.
12. Нажимаем «Ctrl+С» — копируем данные в буфер обмена.
13. Нажимаем «Shift+F11» — добавляем новый рабочий лист. Указатель активной ячейки на этом листе изначально будет расположен на ячейке «A1».
14. Нажимаем «Ctrl+V». На созданном листе появится копия фрагмента таблицы, который был виден на экране в момент копирования данных.
Ввод данных в ячейки
В табл. 4 я собрал несколько горячих клавиш, которые удобно применять при заполнении табличных документов и баз данных. Их использование не только существенно ускорит этот процесс, но и поможет сократить количество возможных ошибок и опечаток.
Таблица 4
Горячие клавиши для ввода данных
| Комбинация клавиш | Назначение | Действие в Excel 2010 |
| «Ctrl+Enter» | Вводит данные во все ячейки выделенного диапазона |
|
| «Shift+Enter» | Завершает ввод значения в ячейку и перемещает указатель на одну ячейку вверх |
|
| «Alt+Enter» | Вставляет принудительный разрыв строки внутри ячейки с текстом |
|
| «Ctrl+;» | Вставляет в активную ячейку текущую дату |
|
| «Ctrl+Shift+;» | Вставляет в активную ячейку текущее время |
|
| «Alt+¯» | Раскрывает под столбцом с данными выпадающий список для выбора значений | Щелчок ПКМ по ячейке, пункт контекстного меню «Выбрать из раскрывающегося списка…» |
| «Ctrl+'» или «Ctrl+Shift+"» | Копирует формулу из вышестоящей в активную ячейку |
|
Пример 4. В базу данных, изображенную на рис. 1, добавим новую запись о заказе «11470» на реализацию двух принтеров «Printer Canon pixma ip1900». Заказ сформируем на текущую дату. Делаем так.
1. Открываем документ, становимся на ячейку «A25» и вводим номер заказа «11470».
2. Переходим к ячейке «B25», нажимаем «Ctrl+;» (символ «;» нужно вводить на английской раскладке клавиатуры, язык набора может быть любым). В «B25» появится значение текущей даты.
3. Переходим к ячейке «С25», нажимаем комбинацию «Ctrl+↓». Откроется список товаров, которые есть в колонке «С» нашей базы данных.
4. Из списка выбираем «Printer Canon pixma ip1900» и нажимаем «Enter».
5. Последовательно заполняем оставшиеся колонки базы данных (цену, количество, сумму).
В данном случае использование горячих клавиш дало нам два преимущества. Во-первых, вместо того чтобы вводить 31 символ для даты и наименования товара, мы нажали две комбинации клавиш и выбрали элемент из списка. А во-вторых, выбирая значение из списка, мы наверняка не ошибемся в наименовании товара. А этот момент для бухгалтера очень важен.
Операции с файлами
Для работы с файлами в Excel 2010 я предлагаю ограничиться всего тремя комбинациями, которые приведены в табл. 5.
Таблица 5
Горячие клавиши для работы с файлами
| Комбинация клавиш | Назначение | Действие в Excel 2010 |
| «Ctrl+N» | Создает новый документ | Меню «Файл → Создать», |
| «Ctrl+O» | Открывает документ | Меню «Файл → Открыть» |
| «Ctrl+S» | Сохраняет документ | Меню «Файл → Сохранить» |
| «F12» | Открывает окно «Сохранить как» | Меню «Файл → Сохранить как…» |
Среди предложенных вариантов комбинацию «Ctrl+S» я выделил не случайно — на практике она используется чаще остальных. Ведь в любом случае документ нужно периодически сохранять. Причем чем чаще, тем лучше… Возьмите за правило в процессе работы периодически нажимать
«Ctrl+S». Много времени это не займет. Зато риск потерять данные снизится до минимума.
Вычисления в таблицах
В эту группу я включил несколько комбинаций для работы с формулами и для организации вычислений в рабочей книге MS Excel (табл. 6).
Таблица 6
Горячие клавиши для управления вычислениями
| Комбинация клавиш | Назначение | Действие в Excel 2010 |
| «Shift+F3» | Вызывает Мастер Функций | Меню «Формулы», группа «Библиотека функций», иконка «Вставить функцию» (или щелчок на кнопке «fx» в левой части строки формул) |
| «F4» | Переключает режим относительной и абсолютной адресации при вводе формул |
|
| «Ctrl+~» | Переключает режим отображения формул или результатов | Меню «Формулы», группа «Зависимости формул», иконка « Показать формулы» |
| «Alt+=» | Вставляет в ячейку функцию автосуммы | Меню «Формулы», группа «Библиотека функций», иконка «Автосумма» |
| «F9» | Пересчитывает формулы во всей книге | Меню «Формулы», группа «Вычисление», иконка «Пересчет» |
| «Shift+F9» | Пересчитывает формулы на текущем листе | Меню «Формулы», группа «Вычисление», иконка «Пересчет текущего листа» |
Вот несколько примеров использования предложенных комбинаций горячих клавиш.
Пример 5. Отладка таблицы . Иногда при разработке сложного документа нужно увидеть расчетные формулы, а не результат их работы. Вместо того чтобы менять настройки программы, просто нажмите «Ctrl+~». Повторное нажатие «Ctrl+~» вернет рабочий лист в обычный режим.
Пример 6. Смена типа адресации . Если в формуле нужно ввести абсолютную ссылку, сделайте так.
1. Перейдите в режим редактирования формулы (клавиша «F2» или двойной щелчок левой кнопкой мышки на ячейке).
2. Поставьте курсор на адрес, который нужно откорректировать.
3. Последовательно нажимайте клавишу «F4». Excel будет изменять адрес по правилу: «A1», «$A$1», «A$1», «$A1», снова «A1» и т. д.
4. Выбрав подходящий вариант, нажмите «Enter».
Пример 7. Пересчет таблиц вручную . Большие таблицы Excel может пересчитывать долго. Чтобы ускорить этот процесс, отключите автоматический пересчет таблиц (меню «Формулы», группа «Вычисление», иконка «Параметры вычислений», вариант «Вручную»). А в тот момент, когда нужно обновить данные, — нажмите «F9» или «Shift+F9».
Пример 8. Удобный способ вставить автосумму . Функцию «Сумм()» можно вставить через специальную иконку на ленте меню «Формулы». Но у такого способа есть один недостаток. Если в блоке значений есть пустые элементы, автоматическая вставка функции отработает неправильно — блок для суммирования она определит по принципу непрерывной последовательности чисел. С таким неудобством наверняка сталкивался каждый бухгалтер. Хорошо, если ошибку удастся вовремя заметить и поправить блок для суммирования вручную. Гораздо хуже, если ошибка останется незамеченной и попадет в окончательный отчет. Для решения проблемы есть простой прием. Предположим, что в документе на рис. 1 я хочу просуммировать значения в колонке «Сумма». Обратите внимание, что в этом файле есть пустые строки! Делаем так.
1. Становимся на ячейку, где должна быть формула суммирования. У нас это ячейка «F25».
2. Нажимаем «Ctrl+пробел» (выделяем всю колонку).
3. Не снимая выделения, нажимаем «Alt+=», а затем «Enter».
Другие полезные комбинации
В табл. 7 я собрал комбинации клавиш, которые нельзя объединить по функциональному назначению. В то же время их использование на практике дает весьма ощутимый результат.
Таблица 7
Горячие клавиши для управления вычислениями
| Комбинация клавиш | Назначение | Действие в Excel 2010 |
| «Ctrl+L» или «Ctrl+T» | Открывает окно «Создание таблицы» (создание умной таблицы | Меню «Данные → Форматировать как таблицу» |
| «Ctrl+F2» или «Ctrl+P» | Открывает предварительный просмотр документа | Кнопка «Файл → Печать → Предварительный просмотр» |
| «F4» | Повтояет последнее действие (если это возможно) |
|
| «Ctrl+Shift+(» | Отображает скрытые строки в выделенном фрагменте | Щелчок ПКМ, из контекстного меню выбрать пункт «Показать» |
| «Ctrl+6» | Переключает режим скрытия или отображения объектов |
|
| «Shift+F10» | Открывает контекстное меню для выделенного элемента |
|
| «Alt+F4» | Закрывает окно Excel |
|
| «Ctrl+F4» или «Ctrl+W» | Закрывает окно выбранной книги |
|
Пару примеров относительно работы с предложенными сочетаниями клавиш.
Пример 9. Преобразуем документ в «умную» таблицу .
1. Открываем документ. Например, базу данных, изображенную на рис. 1.
2. Ставим указатель активной ячейки внутрь области с данными.
3. Нажимаем «Ctrl+L». На экране появится окно «Создание таблицы», как на рис. 5.
4. Проверяем правильность диапазона, который указан в этом окне, и нажимаем «ОК». Excel преобразует выделенный диапазон в формат таблицы. В результате на исходную базу данных будет наложен автофильтр, закреплена строка заголовков, при добавлении строк и колонок Excel будет автоматически формировать расчетные формулы.
Пример 10. Быстрый вызов контекстного меню . Трудно представить себе работу с MS Excel без контекстного меню. Обычно такое меню вызывают через правую кнопку мышки. И все же (в качестве альтернативы) я предлагаю помнить о комбинации «Shift+F10». Использовать ее очень просто.
1. Выделяем объект.
2. Нажимаем «Shift+F10», откроется контекстное меню.
3. В меню находим нужный элемент. Для этого удобно пользоваться навигационными клавишами (стрелками).
4. Нажимаем «Enter».
Комбинация «Shift+F10» незаменима в тех случаях, когда объект трудно выделить при помощи мышки. Такая проблема возникает, например, при попытке выделить ось на гистограмме, когда на ней есть отрицательные значения. В этом случае комбинация «Ctrl+Tab» позволяет точно выделить объект, а «Shift+F10» — открыть для него контекстное меню.
Пример 11. Открываем предварительный просмотр . При подготовке печатной версии отчета функция предварительного просмотра нужна постоянно. Кстати, ни на лентах, ни в основном меню Excel 2010 специальной иконки для предварительного просмотра нет. Чтобы не заходить в меню «Файл → Печать», просто нажмите «Ctrl+P» или «Ctrl+F2».
Пример 12. Разный вид одного документа . При подготовке сложных бухгалтерских бланков часто используют графические элементы. Такие элементы могут закрывать часть ячеек рабочего листа. Чтобы откорректировать данные в этих ячейках, приходится сдвигать графические фигуры, потом ставить их на место… Всего этого можно избежать, если отключить режим отображения графических элементов. Быстрее всего это сделать так.
1. Откройте документ.
2. Нажмите комбинацию «Ctrl+6». Графические элементы исчезнут с экрана.
3. Откорректируйте ячейки рабочего листа.
4. Еще раз нажмите «Ctrl+6». Графика снова появится на экране.
На сегодня все!
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции.
