Гарячі клавіші Excel 2010

Гарячі клавіші Excel 2010

У будь-якому програмному продукті є спеціальні комбінації клавіш, які дозволяють швидко звертатися до окремих пунктів меню або настройок програми. Такі комбінації прийнято називати «гарячими клавішами». У цьому сенсі MS Excel не є винятком. Практично в будь-якій версії цієї програми є чимало клавіатурних скорочень, використання яких дозволяє істотно підвищити швидкість роботи з документами. Про деякі корисні клавіатурні поєднання для роботи з бухгалтерськими таблицями в Excel 2010 я розповім у цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

Робота з гарячими клавішами надає користувачу MS Excel величезну перевагу. І це цілком з’ясовно. Адже для виклику тієї чи іншої функції завжди доводиться звертатися до багаторівневого меню або складної панелі інструментів. Розкриття пунктів цього меню, пошук потрібної іконки забирає певний час. А якщо це робити постійно, втрати будуть вражаючими. Інша справа — комбінація клавіш. Щоб виконати будь-яку дію, вам не доведеться нічого шукати, розкривати та вибирати. Одне натиснення на клавіатурі, — і результат готовий.

Є й інший досить цікавий момент. Наприклад, із виходом Excel 2010 у користувачів попередньої версії цієї програми виникло чимало нарікань. І це зрозуміло, — люди звикли до усталеної організації меню, панелей, і більшість нововведень були для них незвичними. Зате для тих, хто користується гарячими клавішами, такої проблеми просто не існує. Більшість операцій з документом вони можуть виконувати, взагалі не дивлячись на екран! Тому (на мій погляд) використання гарячих клавіш — це перше, що потрібно опанувати при роботі з будь-якою програмою. Щоправда, залишається відкритим питання, — де знайти клавіатурні скорочення та як їх всі запам’ятати? Переглянути повний список можна в довідковій системі Excel. Але краще так не робити, а обмежитися (спершу!) цією статтею. Тут зібрано саме ті комбінації, які частіше за інші застосовують при роботі з бухгалтерськими таблицями. Щодо кількості комбінацій, — «слона потрібно їсти по частинах». Звісно, пам’ятати всі варіанти ні до чого. Можна обмежитися декількома функціями, запам’ятати для них пару-трійку скорочень. А коли роботу буде доведено до автоматизму, — поступово розширювати свій арсенал.

Тепер по суті статті. Запропоновані комбінації гарячих клавіш я розділив на сім груп — за їх функціональним призначенням. Ви можете розпочати знайомство з будь-якою з них, а я пропоную перейти до гарячих клавіш для редагування таблиць.

Редагування таблиць

Це чи не найпоширеніша група гарячих клавіш, оскільки використовується вона при формуванні табличного документа. Я пропоную обмежитися тими варіантами, які наведено в табл.1. У таблиці наведено три колонки, де зазначено саму комбінацію, що вона означає та як можна виконати ті самі дії через меню та стрічки MS Excel 2010. Найцікавіші (на мій погляд) варіанти я виділив у колонці «Комбінація клавіш» напівжирним шрифтом.

Таблиця 1

Гарячі клавіші для редагування таблиць

Приклад 1. Роботу з деякими із запропонованих комбінацій я покажу на прикладі звіту про продажі, фрагмент якого показано на рис. 1. Наше завдання: заповнити формулами колонку «Сумма», згрупувати рядки з товарами однієї групи (принтери, багатофункціональні пристрої та сканери), додати коментар до комірки «A2». Робимо так:

1. Відкриваємо документ, стаємо на комірку «F3».

2. Уводимо формулу «=D3*E3» (ціну помножити на кількість).

3. Утримуючи клавішу «Shift», виділяємо блок «F3:F12».

4. Натискуємо «Ctrl+D», Excel заповнить блок формулами.

5. Аналогічно заповнюємо блоки «F14:F18» та «F20:F24».

6. Виділяємо рядки «3-12» на робочому листі.

7. Натискуємо «Alt+Shift+→». Excel згрупує виділені рядки, а ліворуч від основної частини робочого листа з’явиться об’єднуюча дужка.

8. Через комбінацію «Alt+Shift+→» об’єднуємо рядки «14:18», а потім — «20:24».

9. Стаємо на комірку «A2».

10. Натискуємо «Shift+F2». Праворуч біля комірки відкриється вікно для тексту примітки.

11. У цьому вікні вводимо пояснюючий текст. Наприклад, такий: «Чтобы показать перечень товаров в группе, нажмите символ ''+''».

12. Клацаємо по будь-якій комірці робочого листа (виходимо з редактора приміток).

13.  Послідовно клацаємо по значку із зображенням символу «-» (згортаємо рядки з групуванням). Остаточний результат нашої роботи показано на рис. 2. Таблицю заповнено формулами, до неї застосовано групування рядків за типами товарів, а в першому рядку групування видно значок примітки. Як бачите, з використанням гарячих клавіш отримати такий результат набагато швидше, ніж користуватися меню та стрічками інструментів.

Форматування таблиць

Будь-яку, навіть найпростішу, таблицю доводиться форматувати. Для цієї мети я пропоную користуватися поєднаннями клавіш, наведеними в табл. 2. Як і в попередньому випадку, найцікавіші варіанти я виділив напівжирним шрифтом.

Таблиця 2

Гарячі клавіші для форматування таблиць

Приклад 2. Щоб попрацювати з гарячими клавішами для форматування документа, я пропоную в документі, наведеному на рис. 2, створити зовнішні межі, присвоїти числовий формат коміркам із цінами та сумою, заголовки таблиці виділити напівжирним шрифтом.

Робимо так:

1. Відкриваємо документ, виділяємо всю таблицю (блок «A1:F24»).

2. Натискуємо «Ctrl+Shift+&». Довкола таблиці з’явиться зовнішня межа.

3. Утримуючи клавішу «Ctrl», виділяємо блоки «D3:D24», «F3:F24».

4. Натискуємо «Ctrl+Shift+!» — виділені комірки буде відформатовано в числовому форматі із двома знаками після коми.

5. Виділяємо заголовок таблиці (блок «A1:F1»).

6. Натискуємо «Ctrl+B» (у російській розкладці це буде комбінація «Ctrl+И»). Заголовки таблиці набудуть напівжирного зображення. Результат нашої роботи показано на рис. 3.

Навігація по робочому листу

Від прийомів переміщення по листу та робочій книзі Excel багато в чому залежить швидкість роботи з великими документами. У табл. 3 наведено комбінації гарячих клавіш, які дозволять вирішити таке завдання, причому найефективнішим способом.

Таблиця 3

Гарячі клавіші для переміщення по робочому листу

Приклад 3 . У цьому прикладі ми виконаємо такі дії. Спочатку виділимо всю таблицю. Потім відформатуємо виділені комірки іншим шрифтом. Після цього приховаємо частину рядків і потім скопіюємо видиму(!) частину таблиці на інший робочий лист. Робимо так:

1. Відкриваємо документ, ставимо покажчик активної комірки всередину області з даними. Наприклад, на комірку «A1».

2. Натискуємо «Ctrl+A» (виділяємо всю таблицю).

3. Натискуємо «Ctrl+1», — відкриється вікно «Формат ячеек» на закладці «Число».

4. Двічі натискуємо «Ctrl+PgUp», — стане активною закладка «Шрифт» (рис. 4).

5. У вікні «Формат ячеек» вибираємо параметри шрифту та натискуємо «ОК».

6. Стаємо на комірку «A2».

7. Натискуємо «Shift+пробел». Excel виділить другий рядок у документі.

8. Продовжуючи утримувати «Shift», переміщаємо покажчик активної комірки на рядок «12». Для переміщення потрібно використовувати клавішу «↓» (стрілка вниз).

9. Клацаємо по виділеному блоку правою кнопкою миші, з контекстного меню вибираємо «Скрыть».

10. Залишаючись усередині області з даними, знову натискуємо «Ctrl+A» (виділяємо таблицю).

11. Натискуємо «Alt+;», — виділяємо лише видимі комірки.

12. Натискуємо «Ctrl+С», — копіюємо дані в буфер обміну.

13. Натискуємо «Shift+F11», — додаємо новий робочий лист. Покажчик активної комірки на цьому листі спочатку буде розташований на комірці «A1».

14. Натискуємо «Ctrl+V». На створеному листі з’явиться копія фрагмента таблиці, який було видно на екрані в момент копіювання даних.

Уведення даних у комірки

У табл. 4 я зібрав декілька гарячих клавіш, які зручно застосовувати при заповненні табличних документів та баз даних. Їх використання не лише суттєво прискорить цей процес, а й допоможе скоротити кількість можливих помилок.

Таблиця 4

Гарячі клавіші для введення даних

Приклад 4 . У базу даних, наведену на рис. 1, додамо новий запис про замовлення «11470» на реалізацію двох принтерів «Printer Canon pixma ip1900». Замовлення сформуємо на поточну дату. Робимо так:

1. Відкриваємо документ, стаємо на комірку «A25» та вводимо номер замовлення «11470».

2. Переходимо до комірки «B25», натискуємо «Ctrl+;» (символ «;» потрібно вводити на англійській розкладці клавіатури, мова набору може бути будь-якою). У «B25» з’явиться значення поточної дати.

3. Переходимо до комірки «С25», натискуємо комбінацію «Ctrl+↓». Відкриється список товарів, які є в колонці «С» нашої бази даних.

4. Зі списку вибираємо «Printer Canon pixma ip1900» та натискуємо «Enter».

5. Послідовно заповнюємо колонки бази даних, що залишилися (ціну, кількість, суму).

У цьому випадку використання гарячих клавіш дало нам дві переваги. По-перше, замість того, щоб вводити 31 символ для дати та найменування товару, ми натискували дві комбінації клавіш та вибрали елемент зі списку. А по-друге, вибираючи значення зі списку, ми напевно не помилимося в найменуванні товару. А цей момент для бухгалтера дуже важливий.

Операції з файлами

Для роботи з файлами в Excel 2010 я пропоную обмежитися всього трьома комбінаціями, які наведені в табл. 5.

Таблиця 5

Гарячі клавіші для роботи з файлами

Серед запропонованих варіантів комбінацію «Ctrl+S» я виділив не випадково, — на практиці вона використовується частіше за інші. Адже в будь-якому разі документ потрібно періодично зберігати. Причому чим частіше, тим краще. Візьміть за правило у процесі роботи періодично натискувати «Ctrl+S». Багато часу це не забере. Зате ризик втратити дані знизиться до мінімуму.

Обчислення в таблицях

До цієї групи я включив декілька комбінацій для роботи з формулами та для організації обчислень у робочій книзі MS Excel (табл. 6).

Таблиця 6

Гарячі клавіші для управління обчисленнями

Ось декілька прикладів використання запропонованих комбінацій гарячих клавіш.

Приклад 5. Відлагодження таблиці. Іноді при розробці складного документа потрібно побачити розрахункові формули, а не результат їх роботи. Замість того щоб змінювати настройки програми, просто натискуйте «Ctrl+~». Повторне натиснення «Ctrl+~» поверне робочий лист у звичайний режим.

Приклад 6. Зміна типу адресації. Якщо у формулі потрібно ввести абсолютне посилання, зробіть так:

1. Перейдіть у режим редагування формули (клавіша «F2» або подвійне клацання лівою кнопкою миші по комірці).

2. Поставте курсор на адресу, яку потрібно відкоригувати.

3. Послідовно натискуйте клавішу «F4». Excel змінюватиме адресу за правилом: «A1», «$A$1», «A$1», «$A1», знову «A1» і так далі.

4. Вибравши відповідний варіант, натисніть «Enter».

Приклад 7. Перерахунок таблиць уручну. Великі таблиці Excel може перераховувати довго. Щоб прискорити цей процес, відключіть автоматичний перерахунок таблиць (меню «Формулы», група «Вычисление», іконка «Параметры вычислений», варіант «Вручную»). А в момент, коли потрібно відновити дані, — натисніть «F9» або «Shift+F9».

Приклад 8. Зручний спосіб вставити автосуму. Функцію «Сумм()» можна вставити через спеціальну іконку на стрічці меню «Формулы». Але в такого способу є один недолік. Якщо в блоці значень є порожні елементи, автоматична вставка функції відпрацює неправильно, — блок для підсумовування вона визначить за принципом безперервної послідовності чисел. Із такою незручністю напевно стикався кожен бухгалтер. Добре, якщо помилку вдасться вчасно помітити та виправити блок для підсумовування вручну. Набагато гірше, якщо помилка залишиться непоміченою та потрапить до остаточного звіту. Для вирішення проблеми є простий прийом. Припустимо, що в документі, наведеному на рис. 1, я хочу підсумувати значення в колонці «Сумма». Зверніть увагу, що в цьому файлі є порожні рядки! Робимо так:

1. Стаємо на комірку, де має бути формула підсумовування. У нас це комірка «F25»

2. Натискуємо «Ctrl+пробел» (виділяємо всю колонку).

3. Не знімаючи виділення, натискуємо «Alt+=», а потім «Enter».

Інші корисні комбінації

У табл. 7 я зібрав комбінації клавіш, які не можна об'єднати за функціональним призначенням. Водночас їх використання на практиці дає досить відчутний результат.

Таблиця 7

Гарячі клавіші для управління обчисленнями

Кілька прикладів щодо роботи із запропонованими поєднаннями клавіш.

Приклад 9. Перетворимо документ на «розумну» таблицю.

1. Відкриваємо документ. Наприклад, базу даних, наведену на рис. 1.

2. Ставимо покажчик активної комірки всередину області з даними.

3. Натискуємо «Ctrl+L». На екрані з’явиться вікно «Создание таблицы», як зображено на рис. 5.

4. Перевіряємо правильність діапазону, який зазначено в цьому вікні, та натискуємо «ОК». Excel перетворить виділений діапазон на формат таблиці. У результаті на вихідну базу даних буде накладено автофільтр, закріплено рядок заголовків, при додаванні рядків та колонок Excel автоматично формуватиме розрахункові формули.

Приклад 10. Швидкий виклик контекстного меню. Важко уявити собі роботу з MS Excel без контекстного меню. Зазвичай таке меню викликають через праву кнопку миші. Та все ж (як альтернативу) я пропоную пам’ятати про комбінацію «Shift+F10». Використовувати її дуже просто.

1. Виділяємо об’єкт.

2. Натискуємо «Shift+F10», — відкриється контекстне меню.

3. У меню знаходимо потрібний елемент. Для цього зручно користуватися навігаційними клавішами (стрілками).

4. Натискуємо «Enter».

Комбінація «Shift+F10» незамінна в тих випадках, коли об’єкт важко виділити за допомогою миші. Така проблема виникає, наприклад, при спробі виділити вісь на гістограмі, коли на ній є від’ємні значення. У цьому випадку комбінація «Ctrl+Tab» дозволяє точно виділити об’єкт, а «Shift+F10» — відкрити для нього контекстне меню.

Приклад 11. Відкриваємо попередній перегляд. При підготовці друкованої версії звіту функція попереднього перегляду потрібна постійно. До речі, ні на стрічках, ні в основному меню Excel 2010 спеціальної іконки для попереднього перегляду немає. Щоб не заходити в меню «Файл → Печать», просто натисніть «Ctrl+P» або «Ctrl+F2».

Приклад 12. Різний вигляд одного документа. При підготовці складних бухгалтерських бланків часто використовують графічні елементи. Такі елементи можуть закривати частину комірок робочого листа. Щоб відкоригувати дані в цих комірках, доводиться зміщати графічні фігури, потім ставити їх на місце… Усього цього можна уникнути, якщо відключити режим відображення графічних елементів. Найшвидше це зробити так:

1. Відкрийте документ.

2. Натисніть комбінацію «Ctrl+6». Графічні елементи зникнуть з екрана.

3. Відкоригуйте комірки робочого листа.

4. Ще раз натисніть «Ctrl+6». Графіка знову з’явиться на екрані.

На сьогодні все!

Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції.