Начисление и выплата отпускных в «1С:Бухгалтерии 8»
К сожалению, в «1С:Бухгалтерии 8» не реализован автоматический расчет отпускных на основании данных о заработной плате сотрудников за предыдущие месяцы. Но не бывает безвыходных ситуаций. В нашей ситуации выход тоже есть — подробнее читайте в статье.
Вероника НЕКРАСОВА, консультант «Б & К»
Расчет отпускных автоматизирован в «1С:Пред-приятии 8. Зарплата и управление персоналом для Украины», а вот в «1С:Бухгалтерии 8», к сожалению, сумму отпускных вам придется рассчитывать вручную или с помощью другой программы. Последовательность действий, которые необходимо осуществить для корректного отражения отпускных в «1С:Бухгалтерии 8», приведена ниже.
Создаем нужные проводки
Любая хозяйственная операция отражается с помощью проводок, поэтому первым делом заходим в справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете» (меню «Зарплата») и добавляем новую запись. При создании нового элемента в справочнике вовсе не обязательно заполнять все его реквизиты, подобная «старательность» может лишь навредить. Ведь элементы этого справочника используются в качестве шаблонов проводок для операций, а излишне подробное заполнение шаблона может привести к определенным неудобствам во время формирования проводок.
Заполняем его следующим образом:
— в колонку «Наименование» вводим название нашей проводки, к примеру «Отпускные (администрация)»;
— в «Счет Дт» из плана счетов указываем счет затрат. Так как мы создаем проводку по начислению отпускных для работников административного отдела, в этой колонке выберем счет 92 «Административные затраты»;
— по счету 92 учет ведется в разрезе подразделений и статей затрат, поэтому колонка «Субконто» состоит из двух полей. В первом поле можно указать подразделение, по которому следует отражать затраты, а в качестве второго субконто для счета 92 обязательно нужно указать статью затрат. К статье затрат должна быть прикреплена соответствующая статья декларации по налогу на прибыль (рис. 1), начисленные отпускные будут попадать в указанную статью декларации. На рис. 1 вы можете видеть, что к статье затрат «Затраты на оплату труда (административные)» прикреплена статья декларации «06.2.10 Затраты на оплату труда»;
— в колонке «Счет Кт» выберем субсчет 661 «Расчеты по заработной плате»;
— по субсчету 661 «Расчеты по заработной плате» учет ведется в разрезе работников организаций. Если сейчас в колонке «Субконто» указать одного из сотрудников, то при формировании проводок по начислению отпускных программа будет автоматически подставлять именно указанного сотрудника и вам придется вручную менять значение этого поля. Вывод — колонку «Субконто» оставляем пустой;
— в колонке «Налоговое назначение затрат» выбираем значение «Хоз. д-сть».
Итак, мы создали шаблон проводки, который будем использовать при начислении отпускных для сотрудников администрации. Аналогичным образом создаются шаблоны проводок для сотрудников, задействованных в производстве и прочих видах деятельности. К примеру, для отдела сбыта проводка будет иметь вид Дт 93 — Кт 661, при этом в качестве субконто для счета 93 нужно указать соответствующую статью затрат.
Правила начисления отпускных
Второй шаг — создание нового элемента в плане видов расчетов «Начисление организации». Для чего это нужно? Дело в том, что в «Начислении организации» хранится список начислений, используемых при учете заработной платы работников организации. В этот план видов расчета включаются все начисления. Этот список можно расширить, добавив в него начисление больничных, отпускных и пр. Для каждого вида начисления указывается порядок его обложения НДФЛ, ЕСВ, а также способ отражения начисленных сумм в учете. Для этого предназначена специализированная форма диалога (рис. 2).
Новый элемент в плане видов расчетов «Начисление организации» можно создать, нажав на кнопку «Добавить», и заполнить форму, как показано на рис. 2, или же воспользоваться Помощником создания начислений.
На рис. 3 и 4 приведена последовательность работы с «Помощником создания нового начисления». Если вы только недавно начали работать в «1С:Бухгалтерии 8», создавать начисление с Помощником вам будет легче. Начинается создание нового начисления с ввода его наименования и кода, дальше вы должны выбрать, к какому виду начисления относится создаваемый элемент (рис. 3). На третьем шаге указывают, облагается ли создаваемое начисление НДФЛ. Так как отпускные облагаются НДФЛ, нужно выбрать код дохода для заполнения формы № 1ДФ. Здесь же с помощью флажков выбирают тип ЕСВ, который следует применять для данного начисления.
Четвертый этап — это установка счета учета и способа отражения начисления в учете. На рис. 4 вы можете видеть, что для отпускных был установлен флажок напротив значения «Особый способ отражения». Благодаря этому в поле ниже можно выбрать созданную ранее проводку «Отпускные (отдел продаж)».
На этом этап подготовки программы к начислению отпускных можно считать завершенным, переходим к процессу начисления.
Начисляем отпускные
В «1С:Бухгалтерии 8» начисление отпускных и расчет удержаний в фонды оформляется документом «Начисление зарплаты работникам организации». Если при попытке создать новый документ программа выдаст сообщение о том, что не заполнен регламентированный производственный календарь (рис. 5), не пугайтесь. Нажмите кнопку «Ок» и работайте с документом «Начисление зарплаты работникам организации». А чтобы в дальнейшем при каждом создании нового документа начисления не получать подобного рода сообщений, сделайте следующее:
1. Зайдите в «Регламентированный производственный календарь».
2. Укажите год и нажмите кнопку «Первоначальное заполнение». Разные виды дней отмечаются в производственном календаре различным цветом: рабочие дни не выделяются цветом, субботы помечаются коричневым цветом, воскресенье – красным, праздничные дни – фиолетовым, предпраздничные — темно-синим.
Внимание! Программа сама знает все государственные праздники, но не умеет самостоятельно переносить те из них, которые попадают на выходной день.
3. Поэтому если при заполнении обнаружено совпадение праздничных и выходных дней, в окне сообщений выводятся соответствующие сообщения. Вам нужно дважды щелкнуть мышкой по праздничному дню, который пришелся на выходной день, и в появившемся меню выбрать вариант «Праздник», а следующий за ним рабочий день пометить как «Воскресенье» (рис. 6).
4. Сохраните настройки календаря, нажав кнопку «Записать».
Количество дней и часов за каждый месяц календарного года, а также в целом за квартал, полугодие и год можно просмотреть в печатной форме регламентированного производственного календаря, нажав на кнопку «Печать». В форме также приводится расчет среднемесячного количества часов при 40-, 36- и 24-часовой рабочей неделе.
Вернемся к заполнению документа «Начисление зарплаты работникам организации». Если регламентированный календарь не заполнен, первым реквизитом, который мы заполним, будет «Норма за месяц дней», количество часов рассчитается автоматически.
Зарплату можно начислять в целом для всех сотрудников предприятия, в этом случае поле «Подразделение» остается пустым, либо по подразделениям. Документ «Начисление заработной платы организации» можно заполнить автоматически. Для этого нажмите кнопку «Заполнить» и выберите вариант «По всем работникам». После этого добавляете в табличной части «Начисления» новую строку и выбираете в ней работника, которому следует начислить отпускные. В колонке «Начисление» указываете созданное начисление («Отпускные (администрация)»), а в колонку «Размер» вводите рассчитанную сумму отпускных. Для этого работника также следует откорректировать количество отработанных дней, после чего нажать кнопку «Рассчитать» (вариант «По всем работникам») (рис. 7).
На рис. 8 показано, как будут заполнены остальные закладки документа.
На рис. 9 приведены проводки, сформированные документом, а также расчетный лист сотрудника.
Выплата отпускных производится так же, как и выплата заработной платы.
О том, как отразить переходящий отпуск, читайте в следующем номере издания. Успехов в работе!
