Нарахування та виплата відпускних в «1С:Бухгалтерії 8»
На жаль, в «1С:Бухгалтерії 8» не реалізовано автоматичний розрахунок відпускних на підставі даних про заробітну плату працівників за попередні місяці. Але не буває безвихідних ситуацій. У нашому випадку вихід теж є — докладніше читайте в статті.
Вероніка НЕКРАСОВА, консультант «Б & К»
Розрахунок відпускних автоматизовано в «1С:Підприємстві 8. Зарплата і управління персоналом для України», а от в «1С:Бухгалтерії 8», на жаль, суму відпускних вам доведеться розраховувати вручну або за допомогою іншої програми. Послідовність дій, які необхідно здійснити для коректного відображення відпускних в «1С:Бухгалтерії 8», наведено далі.
Створюємо потрібні проводки
Будь-яка господарська операція відображається за допомогою проводок, тому насамперед заходимо в довідник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете» (меню «Зарплата») і додаємо новий запис. При створенні нового елемента в довіднику зовсім не обов’язково заповнювати всі його реквізити, подібна «старанність» може лише нашкодити. Адже елементи цього довідника використовуються як шаблони проводок для операцій, а надмірно детальне заповнення шаблона може призвести до певних незручностей під час формування проводок.
Заповнюємо його так:
— до колонки «Наименование» вводимо назву нашої проводки, наприклад «Отпускные (администрация)»;
— у «Счет Дт» з плану рахунків указуємо рахунок витрат. Оскільки ми створюємо проводку з нарахування відпускних для працівників адміністративного відділу, у цій колонці виберемо рахунок 92 «Адміністративні витрати»;
— за рахунком 92 облік ведеться в розрізі підрозділів та статей витрат, тому колонка «Субконто» складається із двох полів. У першому полі можна вказати підрозділ, за яким слід відображати витрати, а як другий субконто для рахунка 92 обов’язково потрібно вказати статтю витрат. До статті витрат має бути прикріплена відповідна стаття декларації з податку на прибуток (рис. 1): нараховані відпускні потраплятимуть до зазначеної статті декларації. На рис. 1 можна побачити, що до статті витрат «Затраты на оплату труда (административные)» прикріплено статтю декларації «06.2.10 Затраты на оплату труда»;
— у колонці «Счет Кт» виберемо субрахунок 661 «Розрахунки із заробітної плати»;
— за субрахунком 661 «Розрахунки із заробітної плати» облік ведеться в розрізі працівників організацій. Якщо зараз у колонці «Субконто» указати одного з працівників, то при формуванні проводок з нарахування відпускних програма автоматично підставлятиме саме вказаного працівника і вам доведеться вручну змінювати значення цього поля. Висновок — колонку «Субконто» залишаємо порожньою;
— у колонці «Налоговое назначение затрат» вибираємо значення «Хоз. д-сть».
Отже, ми створили шаблон проводки, який використовуватимемо при нарахуванні відпускних для працівників адміністрації. Аналогічно створюються шаблони проводок для працівників, задіяних у виробництві та інших видах діяльності. Наприклад, для відділу збуту проводка матиме вигляд Дт 93 — Кт 661, при цьому як субконто для рахунка 93 потрібно вказати відповідну статтю витрат.
Правила нарахування відпускних
Другий крок — створення нового елемента в плані видів розрахунків «Начисление организации». Для чого це потрібно? Річ у тім, що в «Начислении организации» зберігається список нарахувань, що використовуються при обліку заробітної плати працівників організації. До цього плану видів розрахунку включаються всі нарахування. Цей список можна розширити, додавши до нього нарахування лікарняних, відпускних тощо. Для кожного виду нарахування вказується порядок його обкладення податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО), єдиним внеском на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ), а також спосіб відображення нарахованих сум в обліку. Для цього призначено спеціалізовану форму діалогу (рис. 2).
Новий елемент у плані видів розрахунків «Начисление организации» можна створити, натиснувши на кнопку «Добавить» та заповнивши форму, як показано на рис. 2, або ж скористатися Помічником створення нарахувань.
На рис. 3 і 4 наведена послідовність роботи з «Помощником создания нового начисления». Якщо ви тільки недавно почали працювати в «1С:Бухгалтерії 8», створювати нарахування з Помічником вам буде легше. Починається створення нового нарахування з введення його найменування та коду, далі ви повинні вибрати, до якого виду нарахування належить створюваний елемент (рис. 3). На третьому кроці вказують, чи обкладається створюване нарахування ПДФО. Оскільки відпускні обкладаються ПДФО, потрібно вибрати код доходу для заповнення форми № 1ДФ. Тут же за допомогою прапорців вибирають тип ЄСВ, який слід застосовувати для цього нарахування.
Четвертий етап — це встановлення рахунка обліку та способу відображення нарахування в обліку. На рис. 4 ви можете бачити, що для відпускних було встановлено прапорець напроти значення «Особый способ отражения». Завдяки цьому в полі нижче можна вибрати створену раніше проводку «Отпускные (отдел продаж)».
На цьому етап підготовки програми до нарахування відпускних можна вважати завершеним, переходимо до процесу нарахування.
Нараховуємо відпускні
В «1С:Бухгалтерії 8» нарахування відпускних та розрахунок утримань до фондів оформляється документом «Начисление зарплаты работникам организации». Якщо при спробі створити новий документ програма видасть повідомлення про те, що не заповнено регламентований виробничий календар (рис. 5), не лякайтеся. Натисніть на кнопку «ОК» та працюйте з документом «Начисление зарплаты работникам организации». А щоб у подальшому при кожному створенні нового документа нарахування не отримувати подібних повідомлень, зробіть так.
1. Зайдіть у «Регламентированный производственный календарь».
2. Укажіть рік та натисніть на кнопку «Первоначальное заполнение». Різні види днів позначаються у виробничому календарі різним кольором: робочі дні не виділяються кольором, суботи позначаються коричневим кольором, неділі – червоним, святкові дні – фіолетовим, передсвяткові — темно-синім.
Увага! Програма сама знає всі державні свята, але не вміє самостійно переносити ті з них, які потрапляють на вихідний день.
3. Тому якщо при заповненні виявлено збіг святкових та вихідних днів, у вікні повідомлень виводяться відповідні повідомлення. Вам потрібно двічі клацнути мишкою по святковому дню, який припав на вихідний, і в меню, що з’явилося, вибрати варіант «Праздник», а наступний за ним робочий день позначити як «Воскресенье» (рис. 6).
4. Збережіть настройки календаря, натиснувши на кнопку «Записать».
Кількість днів та годин за кожен місяць календарного року, а також у цілому за квартал, півріччя та рік можна переглянути в друкованій формі регламентованого виробничого календаря, натиснувши на кнопку «Печать». У формі також наводиться розрахунок середньомісячної кількості годин при 40-, 36- і 24-годинному робочому тижні.
Повернемося до заповнення документа «Начисление зарплаты работникам организации». Якщо регламентований календар не заповнено, першим реквізитом, який ми заповнимо, буде «Норма за месяц дней», кількість годин розрахується автоматично.
Зарплату можна нараховувати в цілому для всіх працівників підприємства (у цьому випадку поле «Подразделение» залишається порожнім) або за підрозділами. Документ «Начисление заработной платы организации» можна заповнити автоматично. Для цього натисніть кнопку «Заполнить» та виберіть варіант «По всем работникам». Після цього додайте в табличній частині «Начисления» новий рядок та виберіть у ній працівника, якому слід нарахувати відпускні. У колонці «Начисление» вкажіть створене нарахування («Отпускные (администрация)»), а в колонку «Размер» уведіть розраховану суму відпускних. Для цього працівника також слід відкоригувати кількість відпрацьованих днів, після чого натиснути кнопку «Рассчитать» (варіант «По всем работникам») (рис. 7).
На рис. 8 показано, як буде заповнено інші закладки документа.
На рис. 9 наведено проводки, сформовані документом, а також розрахунковий лист працівника.
Виплата відпускних здійснюється так само, як і виплата заробітної плати.
Про те, як відобразити перехідну відпустку, читайте в наступному номері видання. Успіхів у роботі!
