Темы статей
Выбрать темы

Word 2010: для чего нужны закладки

Редакция БК
Ответы на вопросы

Word 2010: для чего нужны закладки

 

Приветствую всех сотрудников «Б & K»! У меня вопрос по работе с программой Word, но начну я с MS Excel. В электронных таблицах можно создавать ссылки на разные ячейки рабочего листа. Например, в ячейку «A1» написать текст, а в ячейку «B1» ввести формулу «=A1». После чего любые корректировки текста в «A1» будут автоматически изменять содержимое в ячейке «B1». Это очень полезная возможность, когда в документе есть много повторяющихся значений, — достаточно внести изменения в одном месте документа, и остальные корректировки программа сделает автоматически. А вопрос такой: можно ли реализовать такую же возможность в программе Word? Спасибо.

Владимир Киреев, главный бухгалтер, г. Харьков

Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

 

Пользуясь возможностью, хочу поблагодарить нашего постоянного читателя за интересный и весьма актуальный вопрос. Что бы ни говорили, а с текстовыми документами приходится работать любому бухгалтеру. И основным инструментом на поприще работы с текстом является, безусловно, программа MS Word. Конечно, организовать ссылки на ячейки в этой программе нельзя. Но сделать подстановку текстов в ней можно, причем разными способами. Сегодня я хочу рассказать о наиболее простом и в то же время эффективном приеме — создании так называемых закладок. Замечу, что инструмент работы с закладками есть в любой актуальной версии MS Word. Но сейчас речь пойдет о программе MS Word 2010.

Начну с примера, не характерного для программы Word. На рис. 1 показан фрагмент двух документов: налоговой и обычной (складской) накладных. Таблицы представлены в формате MS Word и для удобства работы записаны в виде одного файла. Складскую и налоговую накладные обычно печатают в паре, поэтому заполнять их приходится одновременно. Первое, что бросается в глаза, — в документах много общего: наименования товаров, цены, итоговые суммы. Все эти сведения приходится вводить два раза. Понятное дело, что делать это особого желания нет. Хотелось бы напечатать общие сведения один раз с тем, чтобы в другом документе все значения программа подставила автоматически.

img 1

Один из возможных способов решения задачи — импортировать таблицу в программу Excel и там организовать подстановку при помощи ссылок. Такой вариант мы рассматривали в одной из наших публикаций (см. «Б & К», 2012, № 3). Но этот путь подразумевает серьезное переформатирование таблицы, что требует времени и не всегда целесообразно. Так что мы пойдем другим путем и посмотрим, как все подстановки сделать прямо в программе Word. А конкретнее, наша задача будет такой: заполнить наименования товаров в налоговой накладной и обеспечить автоматическое обновление этих данных в обычной накладной. Делаем так.

1. Открываем документ, изображенный на рис. 1. Сейчас в нем полностью заполнена табличная часть, относящаяся к налоговой накладной.

2. Удерживая левую кнопку мышки (или используя клавиатуру), аккуратно выделяем первое наименование ТМЦ в колонке «Номенклатура…». На рис. 1 это товар «Стол компьютерный С 203СН».

3. Ставим указатель мышки на выделенную область.

4. Удерживая правую кнопку мышки, перетаскиваем выделенный фрагмент в соответствующую ячейку обычной накладной.

5. Отпускаем кнопку мышки, откроется меню из четырех пунктов, изображенное на рис. 1.

6. Из этого меню выбираем вариант «Связать». В бланке обычной накладной появится значение, которое представляет собой не текст, а так называемую закладку.

7. Повторяем те же действия для всех ТМЦ, которые фигурируют в налоговой накладной.

Внешне результат нашей работы выглядит так же, как и документ на рис. 1. На самом деле это не так, и сейчас мы в этом убедимся.

1. Переходим к табличной части налоговой накладной.

2. Корректируем название любого товара. Сделанные изменения сразу же появятся в соответствующей закладке обычной накладной.

Важно! Автоматическое обновление закладок характерно для программы MS Word 2010. Здесь такой режим работы принят по умолчанию. В версии MS Word 2003 обновление закладок придется делать вручную.

Обновить закладки в ручном режиме очень просто. Для этого делаем так.

1. Открываем документ, выделяем в нем область данных, где есть закладка. Например, в обычной накладной это может быть текст «Стол компьютерный С 203СН». При выделении поле закладки станет темно-серого цвета.

2. Щелкаем на выделенном фрагменте правой кнопкой мышки. Откроется контекстное меню, как на рис. 2.

img 2

3. В этом меню выбираем пункт «Обновить связь». Если исходный текст в налоговой накладной был откорректирован, после обновления все изменения будут отражены в содержимом закладки.

Пару слов относительно обновления закладок. При изменении форматирования исходного текста, который связан с закладкой, формат закладки тоже изменится. Чтобы посмотреть, как это работает, делаем так.

1. Открываем документ с закладкой (например, как на рис. 1).

2. Выделяем текст, на основе которого сделана закладка. В таблице на рис. 1 это может быть наименование «Стол компьютерный С 203СН» в табличной части налоговой накладной.

3. Нажимаем комбинацию «Ctrl+B» (включить полужирное начертание). Наименование товара в табличной части налоговой накладной Word отформатирует полужирным шрифтом. И тут же соответствующее наименование в обычной накладной тоже станет полужирным.

Аналогичным образом закладки наследуют большинство параметров форматирования. За некоторыми исключениями. Например, изменение цвета символов в исходном тексте сразу никак не повлияет на форматирование закладки. Однако не все так плохо! При любой корректировке исходного текста, при изменении размера символов, кегля и т. п. Word обновит закладку. И вместе с тем назначит ей новый цвет символов.

Закладки можно создавать не только в пределах одного документа. Word позволяет внедрить закладку, которая ссылается на текст другого документа. Если пользоваться правой кнопкой мышки, то это можно сделать так.

1. Открываем два документа.

2. Вызываем меню «Вид».

3. Щелкаем на иконке «Упорядочить все» или на иконке «Рядом» и делаем так, чтобы оба документа были одновременно видны на экране.

4. В одном документе выделяем исходный текст.

5. Удерживая правую кнопку мышки, перетаскиваем текст в область другого документа.

6. Отпускаем правую кнопку мышки.

7. Из контекстного меню выбираем «Связать».

И в завершение пару слов относительно того, где можно применять закладки. Разумеется, основное назначение закладок — это создание обновляемых ссылок на различные фрагменты документа. Такая возможность незаменима при создании списка сокращений, перечня используемых законодательных актов и т. п. Но это не все. Закладки удобно использовать для быстрого перемещения по документу. Для этого делаем так.

1. Ставим указатель мышки внутрь текста закладки. В примере на рис. 1 — это может быть название «Стол компьютерный С 203СН» в обычной накладной.

2. Вызываем меню «Вставка», лента инструментов примет вид, как на рис. 3.

img 3

3. В группе «Ссылки» щелкаем левой кнопкой на иконке «Закладка». Откроется окно, изображенное на рис. 4. В левой части окна перечислены все закладки текущего документа.

img 4

4. Выделяем нужную закладку и нажимаем кнопку «Перейти». Word мгновенно установит указатель мышки на текст, который связан с указанной закладкой.

Такой прием позволяет организовать быструю навигацию между разными фрагментами одного большого документа. Вот, вкратце, и все.

 

Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше