Word 2010: для чого потрібні закладки

Word 2010: для чого потрібні закладки

Вітаю всіх працівників «Б & К»! У мене запитання щодо роботи з програмою Word, але розпочну я з MS Excel. В електронних таблицях можна створювати посилання на різні комірки робочого листа. Наприклад, у комірку «A1» записати текст, а в комірку «B1» ввести формулу «=A1». Після чого будь-які коригування тексту в «A1» автоматично змінюватимуть зміст у комірці «B1». Це дуже корисна можливість, коли в документі є багато значень, що повторюються, — достатньо внести зміни в одному місці документа, і решту коригувань програма зробить автоматично. А запитання таке: чи можна реалізувати таку ж можливість у програмі Word? Спасибі.

Володимир Кірєєв, головний бухгалтер, м. Харків

Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

Користуючись можливістю, хочу подякувати нашому постійному читачу за цікаве та дуже актуальне запитання. Що б не говорили, а з текстовими документами доводиться працювати будь-якому бухгалтеру. І основним інструментом при роботі з текстом є, безумовно, програма MS Word. Звісно, організувати посилання на комірки в цій програмі не можна. Але зробити підстановку текстів у ній можна, причому різними способами. Сьогодні я хочу розповісти про найбільш простий і водночас ефективний прийом — створення так званих закладок. Зауважу: інструмент роботи із закладками є в будь-якій актуальній версії MS Word. Але зараз ітиметься про програму MS Word 2010.

Почну з прикладу, не характерного для програми Word. На рис. 1 наведено фрагмент двох документів — податкової накладної та звичайної (складської) накладної. Таблиці надані у форматі MS Word та для зручності роботи записані у вигляді одного файлу. Складську та податкову накладні зазвичай друкують разом, тому заповнювати їх доводиться одночасно. Перше, що впадає в очі, — у документах чимало спільного: найменування товарів, ціни, підсумкові суми. Усі ці відомості доводиться вводити двічі. Зрозуміло, що робити це особливого бажання немає. Хотілося б надрукувати загальні відомості один раз із тим, щоб в іншому документі всі значення програма підставила автоматично.

Один із можливих способів вирішення завдання — імпортувати таблицю в програму Excel і там організувати підстановку за допомогою посилань. Такий варіант ми розглядали в одній із наших публікацій (див. «Б & К», 2012, № 3). Але цей шлях передбачає серйозне переформатування таблиці, що потребує часу і не завжди доцільно. Отже, ми підемо іншим шляхом і подивимось, як усі підстановки зробити прямо у програмі Word. А конкретніше, наше завдання буде таким: заповнити найменування товарів у податковій накладній та забезпечити автоматичне оновлення цих даних у звичайній накладній. Робимо так:

1) відкриваємо документ, наведений на рис. 1. Зараз у ньому повністю заповнено табличну частину, що належить до податкової накладної;

2) утримуючи ліву кнопку миші (або використовуючи клавіатуру), акуратно виділяємо перше найменування ТМЦ у колонці «Номенклатура…». На рис. 1 це товар «Стол компьютерный С 203СН»;

3) ставимо покажчик миші на виділену область;

4) утримуючи праву кнопку миші, перетягуємо виділений фрагмент у відповідну комірку звичайної накладної;

5) відпускаємо кнопку миші, відкриється меню з чотирьох пунктів, наведене на рис. 1;

6) із цього меню вибираємо варіант «Связать». У бланку звичайної накладної з’явиться значення, яке є не текстом, а так званою закладкою;

7) повторюємо ті самі дії для всіх ТМЦ, які фігурують у податковій накладній.

Зовні результат нашої роботи виглядає так само, як і документ на рис. 1. Насправді це не так, і зараз ми в цьому переконаємося:

1) переходимо до табличної частини податкової накладної;

2) коригуємо назву будь-якого товару. Зроблені зміни відразу ж з’являться у відповідній закладці звичайної накладної.