Dropbox: достойная замена флэшкам
 | Данные на компьютере копируют все. Любой мало-мальски опытный пользователь знает, что создавать резервные копии нужно всегда, причем делать это регулярно и часто. Сама по себе процедура копирования не вызывает труда — здесь компьютер все упростил до предела. Не нужно ничего ксерить или переписывать. Один щелчок мышкой, и многотомный архив документов будет продублирован за считанные секунды. Однако в такой легкости есть и обратная сторона медали, — так называемая «проблема синхронизации». По мере копирования данных накапливается масса версий одних и тех же документов. Все они похожи друг на друга как две капли воды, а общее количество файлов растет как снежный ком. Рано или поздно наступает момент, когда нельзя понять: чем они отличаются, какую версию документа оставить, что можно смело удалить. Начинается малоприятная процедура по «наведению порядка»… А ведь на самом деле все очень просто. С проблемой не нужно бороться, ее нужно предупредить. То есть пользоваться инструментами синхронизации документов. Об одном из таких инструментов я расскажу в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Для начала предлагаю уточнить, что такое синхронизация и для чего она нужна практикующему бухгалтеру. Пример из жизни. Времена, когда компьютер был диковинкой, давно прошли. Сегодня нормальным является тот факт, что бухгалтер (да и не только бухгалтер!) часть документов готовит на работе, что-то делает на домашнем ПК, а завершает работу над отчетами на своем ноутбуке. Разумеется, что данные между этими компьютерами нужно как-то переносить. И каждый раз в ход идут флэшки или другие сменные носители. На них мы копируем нужные документы, потом переписываем их на другой компьютер. Там редактируем, создаем новые копии. И так повторяется много раз. А в результате на разных компьютерах, на разных устройствах появляются разные версии одних и тех же документов. Разобраться во всем этом многообразии вовремя не удается. И в конечном итоге неизбежно возникает вопрос: а какой же вариант является актуальным? Где лежит последняя версия того или иного файла? От чего можно отталкиваться в последующей работе? Вот тут и начинается настоящая головная боль. Объединяем папки, сравниваем документы, теряем время… И все только потому, что вовремя не позаботились о средствах синхронизации данных, которых, на самом деле, много: начиная от встроенной программы в системе Windows и заканчивая прекрасными онлайн-сервисами, одним из которых является Dropbox.
Как работает Dropbox
Идея работы сервисов типа Dropbox очень проста. Вы регистрируетесь на специальном интернет-ресурсе. Под вашу учетную запись на том ресурсе выделяется пространство для хранения данных. Затем вы скачиваете специальную программу. Причем совершенно бесплатно. Задача этой программы — выполнять синхронизацию данных между вашим компьютером и хранилищем данных в Интернете. Понятное дело, что синхронизировать все содержимое вашего ПК эта программа не будет. Во-первых, на такие объемы сервис Dropbox не рассчитан. Но самое главное — для столь масштабной синхронизации пришлось бы открыть общий доступ ко многим папкам, а это небезопасно. Поэтому реально программа синхронизации создает на компьютере специальную папку и затем мониторит ее содержимое в реальном времени. Как только в этой папке произошли изменения, программа тут же обновляет данные в интернет-хранилище Dropbox. Разумеется, все работает и в обратном направлении. Как только вы откорректировали содержимое на интернет-ресурсе, в вашей локальной папке Dropbox сделает такие же изменения.
Но это не все. Главная «фишка» состоит в том, что синхронизацию можно делать сразу между несколькими ПК. Для этого нужно установить программу Dropbox на каждом компьютере, с которым предполагается организовать синхронизацию. Например, дома, на работе, на персональном ноутбуке. На каждом таком компьютере Dropbox создаст свою папку для синхронизации. После этого вы сможете редактировать документы где угодно — содержимое папок на каждом рабочем месте и в интернет-хранилище будет идентичным. На самом деле это очень удобно. Можно забыть о флэшках, внешних дисках. Вы редактируете документы в офисе. В конце рабочего дня копируете результаты в папку синхронизации и отправляетесь домой. Включив дома персональный компьютер, в общей папке вы обнаружите все скопированные файлы. Завершив редактирование документов на домашнем ПК, снова копируете их в общую папку. После чего эти обновления будут доступны с любого рабочего места. И единственное, что для этого нужно, — доступ к сети Интернет. Теперь настало время посмотреть, как все это выглядит практически.
Как установить
сервис Dropbox на ПК
Прежде чем начать пользоваться Dropbox, нужно сделать две вещи: зарегистрироваться на сайте Dropbox, а затем скачать и установить саму программу. Приступим.
Регистрируем аккаунт
Первым делом переходим на сайт производителя. Для этого делаем так:
1. Открываем любой браузер, вводим в адресную строку «https://www.dropbox.com/» и нажимаем «Enter». Откроется окно, изображенное на рис. 1.
2. В этом окне щелкаем на ссылке «Sign in», откроется вспомогательное окно для ввода логина и пароля. Там же есть ссылка «or create an account» (рис. 1).
3. Щелкаем на ней левой кнопкой мышки. Откроется окно, как на рис. 1.
4. В этом окне заполняем поля «First Name» (имя), «Last Name» (фамилия), указываем адрес электронной почты и пароль доступа к сайту.
5. Обязательно включаем флажок «I agree to Dropbox Terms». Тем самым мы соглашаемся с условиями обслуживания этого сайта.
6. Завершив ввод, нажимаем кнопку «Create Account».
Через некоторое время откроется сайт службы Dropbox, как на рис. 2. Судя по рисунку, на сайте под нашу учетную запись созданы две папки с именами «Photos» и «Public», здесь же лежит описание работы сервиса в формате «*.pdf». Судя по названиям, первая папка предназначена для хранения фотографий, вторая — для публикаций общего характера. А теперь подробнее. Файлы, помещенные в папку «Public», заточены для публикации в Интернете. Например, чтобы отправить коллеге ссылку на файл из папки «Public», делам так:
1. Открываем папку, щелкаем на имени файла правой кнопкой мышки.
2. Из контекстного меню выбираем «Copy public link» — ссылка будет записана в буфер обмена.
3. Отправляем ее коллегам по почте, IСQ или другим способом. Вот и все — проще пареной репы.
В папке «Photos» принято хранить фотоальбомы. Особенно, если планируется показывать их на ресурсах мировой паутины. Содержимое этой папки тоже легко опубликовать: заходим в папку «Photos», через правую кнопку мышки выбираем «Dropbox → Copy Public Gallery Link» и отсылаем ссылку адресатам.
Содержимое папки «Sharing» — это зачастую документы. Их тоже можно открыть на общий доступ, причем сделать это выборочно. Для этого щелкаем левой кнопкой на ссылке «Sharing». Откроется окно, где нужно указать имя папки. Затем Dropbox предложит указать адреса электронной почты участников, которые должны получить доступ к этой папке. Список участников можно заполнить вручную или взять из адресной книги. После этого на все указанные адреса придет предложение об открытии доступа. Согласившись с этим предложением, пользователь сможет работать с документами в папке «Sharing» на вашем ресурсе Dropbox.
Важно! Доступ к общей папке могут получить только пользователи сервиса Dropbox.
На самом деле — это очень удобный сервис. Вы можете создать несколько тематических папок, открыть под конкретных сотрудников и затем свободно обмениваться файлами, делать синхронные обновления и т. п. Оперативность, достоверность и конфиденциальность информации гарантирована.
Названия стандартных папок изменить нельзя. Это связано с особенностями работы службы Dropbox при организации общего доступа к данным. Но это не страшно — на сервисе можно создавать свои каталоги, и здесь уже ограничений на имена нет. Но об этом чуть позже. А сейчас пора разобраться с самой программой.
Устанавливаем программу Dropbox
Чтобы скачать программу, щелкаем на ссылке «Install Dropbox» (рис. 2). Откроется стандартное окно с предложением загрузить программу. Соглашаемся с этим предложением, после чего в папке загрузки появится файл «Dropbox 1.4.17.exe». Дальше делаем так:
1. Вызываем файл на выполнение. Откроется окно, как на рис. 3.
2. В нем просто нажимаем «Install». Через некоторое время откроется окно с предложением создать новый аккаунт или воспользоваться уже имеющимся (рис. 4). Учетная запись у нас есть, поэтому выбираем вариант «I already have a Dropbox account» и нажимаем «Next» (в нижней части окна). Откроется форма с параметрами учетной записи, как на рис. 5.
3. Здесь вводим адрес электронной почты и пароль, который мы указали при создании аккаунта Dropbox. В нашем случае это адрес «my.karpenko@gmail.com». В нижнее поле пишем название компьютера. Оно может быть любым, я оставил это значение по умолчанию — «mykky-netbook». Нажимаем кнопку «Next» и переходим к следующему шагу инсталляции.
4. На этом шаге сервис предложит на выбор несколько вариантов обслуживания (рис. 6). Первый из них бесплатный (он помечен как «Free»). Объем онлайн-хранилища в этом случае составляет 2 Гбайта. Далее идут платные сервисы с объемами 100 и 200 Гбайт. Денег мы, разумеется, платить не собираемся, поэтому выбираем вариант «Free» и нажимаем кнопку «Next». Откроется окно, как на рис. 7.
5. В этом окне Dropbox предлагает выбрать местоположение папки для синхронизации. По умолчанию она называется «Dropbox» и находится на диске «С:». Я считаю, что никаких данных на системном диске хранить не нужно. Поэтому выбираем «Advanced» и нажимаем «Next». Откроется окно, как на рис. 8.
6. Здесь ставим переключатель в положение «I want to choose where to put my Dropbox» и нажимаем «Change…». Откроется окно Проводника Windows.
7. В нем выбираем раздел диска и нажимаем «ОК». В примере на рис. 8 я указал диск «D:», название папки не изменял. Поэтому программа оставила ее по умолчанию — «D:Dropbox».
8. На следующем шаге (рис. 9) Dropbox предложит указать, какие файлы из общей папки мы собираемся синхронизировать. Я оставляю этот параметр в положении «I want this computer to sync all of the folders in my Dropbox». В этом случае Dropbox будет синхронизировать все содержимое из каталога «D:Dropbox».
9. Следующие несколько окон можно смело пропустить. В них содержатся сведения о возможностях сервиса Dropbox. В последнем окне (рис. 10) просто нажимаем «ОК». Советую сразу же включить флажок «Open my Dropbox folder now». Тогда после установки программы откроется окно Проводника с папкой синхронизации. Все готово, можно начинать работу.
Синхронизируем данные
через программу Dropbox
Учетная запись у нас есть, программа установлена. Теперь делаем так:
1. Открываем папку «D:\Dropbox» — в нашем примере это папка для синхронизации.
2. Открываем любой каталог с документами. В примере на рис. 11 (внизу) это папка, где есть каталог «КопирExcel».
3. Заходим на сайт Dropbox под своей учетной записью. Появится окно, фрагмент которого показан в верхней части на рис. 11.
4. Копируем один или несколько документов в папку «D:\Dropbox» (на локальном компьютере). В примере на рис. 11 я скопировал в папку синхронизации целый каталог «КопирExcel». Смотрим на значок программы Dropbox, расположенный в области задач системы Windows (рис. 11). На нем появится изображение небольшой стрелки. Это означает, что программа выполняет синхронизацию папки «D:\Dropbox» с интернет-ресурсом нашей учетной записи.
5. Смотрим на содержимое папок Dropbox в Интернете. По окончании синхронизации там появится копия каталога «КопирExcel» из папки «D:\Dropbox».
6. Переходим в окно браузера. Удаляем папку «КопирExcel». Через некоторое время такая же папка будет удалена из каталога «D:\Dropbox».
Обратите внимание, что папки на сайте Dropbox могут отображаться разным цветом. Зеленые пиктограммы означают, что эти файлы синхронизированы. Синие пиктограммы говорят, что файлы еще на стадии копирования.
Относительно настроек программы. Таковых много, но рассматривать их подробно, на мой взгляд, не имеет смысла. Для практической работы хватит того, что мы изменили местоположение папки синхронизации. Остальные параметры можно оставить по умолчанию. Лучше обратить внимание на несколько полезных «фишек» сервиса Dropbox:
1. В правом верхнем углу страницы есть меню из четырех иконок (рис. 2). Крайняя правая иконка — это корзина. Щелчок на этой иконке позволяет восстановить файлы, ранее удаленные из хранилища Dropbox. Лишняя защита от потери данных не бывает лишней…
2. Щелчок правой кнопкой мышки на любом файле открывает контекстное меню. Через это меню файл можно удалить, открыть на общий доступ, скопировать, загрузить на компьютер и т. д. Но один из пунктов для бухгалтера представляет особый интерес. Он называется «Previous version». Эта возможность позволяет увидеть историю изменений документа в результате его многократного обновления. Причем любую версия файла из этой истории можно восстановить буквально одним щелчком мышки. Не скрою, однажды такая возможность выручила меня в неприятной ситуации.
3. Сервис Dropbox очень аккуратно использует сетевые ресурсы. Так, при копировании папок он автоматически их архивирует. Объем данных при этом уменьшается, копирование происходит быстрее, трафик может сократиться в разы. Более того. Если папки для синхронизации доступны через локальную сеть, Dropbox воспользуется этой возможностью (минуя доступ в Интернет). Скорость копирования будет выше, интернет-трафик не задействуется вообще. Разумное решение.
Кроме того, по условиям работы с Dropbox можно расширить объем онлайн-хранилища за счет привлечения новых пользователей. Для этого можно воспользоваться ссылкой «inviting you friends». Здесь Dropbox предложит отослать ссылку на подключение сервиса (по почте или через социальные сети) вашим знакомым. После подключения к Dropbox с их стороны вам будет добавлено 500 Мбайт за каждого нового клиента. Дополнительно 250 Мбайт можно получить, выполнив предложенные пункты в разделе «Get Started». В итоге размер виртуального хранилища реально увеличить до 16 Гбайт. Но это уже личное дело каждого. А пока подытожим, что мы получили в результате подключения к сервису Dropbox:
1. Бесплатное онлайн-хранилище объемом от 2 до 16 Гбайт, средства быстрой пересылки файлов.
2. Средства автоматической синхронизации содержимого общих папок.
3. Дополнительные возможности по восстановлению данных и документов.
4. Встроенные средства автоматического архивирования документов.
5. Возможность открывать и просматривать файлы на мобильных устройствах (iPhone, iPad, Android и др.). Единственное, что для этого нужно, — доступ к сети Интернет.
По-моему, более чем достаточно, чтобы подключиться к сервису Dropbox. Что касается незначительных минусов ресурса — это англоязычный интерфейс. Да и то, вопрос это спорный… Несмотря на плохой английский, я не испытал никаких затруднений при работе с Dropbox.
И последнее. Ресурс Dropbox — не единственный в своем роде. В последнее время активно развивается аналогичный сервис от компании Google (так называемый «Диск Google»). Среди его преимуществ — большее дисковое пространство и русскоязычный интерфейс. В этом контексте возникает вопрос: почему на страницах нашего журнала мы все же начали с Dropbox? Все очень просто. Сервисом Dropbox я пользуюсь давно, практически с момента его появления. Никаких проблем, ни малейших шероховатостей в работе лично у меня не возникало. Скорость синхронизации всегда была на высоте, доступный мне Интернет работал на полную катушку. Именно поэтому я могу смело рекомендовать Dropbox нашим читателям, для большинства из которых стабильность сервиса и сохранность данных — это задача номер один. Что же касается дисков Google, мы обязательно вернемся к этой теме в одном из следующих номеров или в виде ответов на вопросы наших читателей. На сегодня все.
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
