Dropbox: гідна заміна флешкам
 | Дані на комп’ютері копіюють всі. Будь-який хоч трохи досвідчений користувач знає, що створювати резервні копії потрібно завжди, причому робити це регулярно та часто. Сама по собі процедура копіювання не викликає труднощів — тут комп’ютер усе гранично спростив. Не потрібно нічого ксерити, нічого переписувати. Одне клацання мишею — і багатотомний архів документів буде продубльовано за лічені секунди. Проте в такій легкості є й зворотний бік — так звана проблема синхронізації. У міру копіювання даних накопичується безліч версій одних і тих самих документів. Усі вони схожі одна на одну як дві краплі води, а загальна кількість файлів зростає як снігова грудка. Рано чи пізно настає момент, коли не можна зрозуміти: чим вони відрізняються, яку версію документа залишити, а що можна сміливо видалити. Починається малоприємна процедура з «наведення ладу». Але ж насправді все дуже просто. З проблемою не потрібно боротися, їй потрібно запобігти, тобто користуватися інструментами синхронізації документів. Про один з таких інструментів я розповім у цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Спершу пропоную уточнити, що таке синхронізація і для чого вона потрібна практикуючому бухгалтеру. Приклад з життя. Часи, коли комп’ютер був диковинкою, давно минули. Сьогодні нормальним є той факт, що бухгалтер (та і не тільки бухгалтер!) частину документів готує на роботі, щось робить на домашньому ПК, а завершує роботу над звітами на своєму ноутбуці. Зрозуміло, що дані між цими комп’ютерами потрібно якось переносити. І кожного разу використовуються флешки чи інші змінні носії. На них ми копіюємо потрібні документи, потім переписуємо їх на інший комп’ютер. Там редагуємо, створюємо нові копії. І так повторюється багато разів. А в результаті на різних комп’ютерах, на різних пристроях з’являються різні версії одних і тих самих документів. Розібратися в усьому цьому різноманітті вчасно не вдається. І зрештою неминуче виникає запитання: а який же варіант є актуальним? Де знаходиться остання версія того чи іншого файлу? Від чого можна відштовхуватися в подальшій роботі? От тут і починається справжній головний біль. Об’єднуємо папки, порівнюємо документи, втрачаємо час… І все тільки тому, що вчасно не потурбувалися про засоби синхронізації даних. Яких, насправді, чимало. Починаючи від вбудованої програми в системі Windows і закінчуючи чудовими онлайновими сервісами, одним з яких є Dropbox.
Як працює Dropbox
Ідея роботи сервісів типу Dropbox дуже проста. Ви реєструєтеся на спеціальному інтернет-ресурсі. Під ваш обліковий запис на цьому ресурсі виділяється простір для зберігання даних. Потім ви скачуєте спеціальну програму. Причому абсолютно безоплатно. Завдання цієї програми — виконувати синхронізацію даних між вашим комп’ютером та сховищем даних в Інтернеті. Ясна річ, що весь вміст вашого ПК ця програма не синхронізуватиме, бо на такі обсяги сервіс Dropbox не розрахований. Але найголовніше — для настільки масштабної синхронізації довелося б відкрити загальний доступ до багатьох папок, а це небезпечно. Тому реально програма синхронізації створює на комп’ютері спеціальну папку і потім моніторить її вміст у реальному часі. Як тільки в цій папці відбулися зміни, програма тут же оновлює дані в інтернет-сховищі Dropbox. Зрозуміло, усе працює й у зворотному напрямі. Як тільки ви відкоригували вміст на інтернет-ресурсі, у вашій локальній папці Dropbox зробить такі самі зміни.
Але це не все. Головна «фішка» полягає в тому, що синхронізацію можна робити відразу між декількома ПК. Для цього потрібно встановити програму Dropbox на кожному комп’ютері, з яким передбачається організувати синхронізацію. Наприклад, удома, на роботі, на персональному ноутбуці. На кожному такому комп’ютері Dropbox створить свою папку для синхронізації. Після цього ви зможете редагувати документи де завгодно: вміст папок на кожному робочому місці та в інтернет-сховищі буде ідентичним. Насправді це дуже зручно. Можна забути про флешки, зовнішні диски. Ви редагуєте документи в офісі, наприкінці робочого дня копіюєте результати в папку синхронізації та вирушаєте додому. Уключивши вдома персональний комп’ютер, у загальній папці ви знайдете всі скопійовані файли. Завершивши редагування документів на домашньому ПК, знову копіюєте їх до загальної папки, після чого ці оновлення будуть доступні з будь-якого робочого місця. І єдине, що для цього потрібно, — доступ до мережі Інтернет. Тепер настав час подивитись, як усе це виглядає практично.
Як установити сервіс
Dropbox на ПК
Перш ніж почати користуватися Dropbox, потрібно зробити дві речі: зареєструватися на сайті Dropbox, потім скачати та встановити саму програму. Приступимо.
РЕЄСТРУЄМО АКАУНТ
Насамперед переходимо на сайт виробника. Для цього робимо так.
1. Відкриваємо будь-який браузер, вводимо в адресний рядок «https://www.dropbox.com/» та натискуємо «Enter». Відкриється вікно, зображене на рис. 1.
2. У цьому вікні клацаємо по посиланню «Sign in» — відкриється допоміжне вікно для введення логіна та пароля. Там же є посилання «or create an account» (рис. 1).
3. Клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. Відкриється вікно, як наведено на рис. 1.
4. У цьому вікні заповнюємо поля «First Name» (ім’я), «Last Name» (прізвище), вказуємо адресу електронної пошти та пароль доступу до сайта.
5. Обов’язково включаємо прапорець «I agree to Dropbox Terms». Тим самим ми погоджуємося з умовами обслуговування цього сайта.
6. Завершивши введення, натискуємо кнопку «Create Account».
Через деякий час відкриється сайт служби Dropbox, як наведено на рис. 2. Судячи з рисунка, на сайті під наш обліковий запис створено дві папки з іменами «Photos» та «Public», тут же знаходиться опис роботи сервісу у форматі «*.pdf». Судячи з назв, перша папка призначена для зберігання фотографій, друга — для публікацій загального характеру. А тепер детальніше. Файли, поміщені до папки «Public», «заточені» для публікації в Інтернеті. Наприклад, щоб відправити колезі посилання на файл з папки «Public», робимо так:
1. Відкриваємо папку, клацаємо по імені файлу правою кнопкою миші.
2. З контекстного меню вибираємо «Copy public link» — посилання буде записано в буфер обміну.
3. Відправляємо її колегам поштою, IСQ чи в інший спосіб. От і все, — простіше простого.
У папці «Photos» прийнято зберігати фотоальбоми, особливо якщо планується показувати їх на ресурсах світової павутини. Вміст цієї папки теж легко опублікувати: заходимо в папку «Photos», через праву кнопку миші вибираємо «Dropbox → Copy Public Gallery Link» та відсилаємо посилання адресатам.
Вміст папки «Sharing» — це часто документи. Їх теж можна відкрити на загальний доступ, причому зробити це вибірково. Для цього клацаємо лівою кнопкою по посиланню «Sharing». Відкриється вікно, де потрібно вказати ім’я папки. Потім Dropbox запропонує вказати адреси електронної пошти учасників, які повинні отримати доступ до цієї папки. Список учасників можна заповнити вручну або взяти з адресної книги. Після цього на всі вказані адреси надійде пропозиція про відкриття доступу. Погодившись з цією пропозицією, користувач зможе працювати з документами в папці «Sharing» на вашому ресурсі Dropbox.
Важливо! Доступ до загальної папки можуть отримати тільки користувачі сервісу Dropbox.
Насправді це дуже зручний сервіс. Ви можете створити декілька тематичних папок, відкрити під конкретних працівників і потім вільно обмінюватися файлами, робити синхронні оновлення тощо. Оперативність, достовірність та конфіденційність інформації гарантована.
Назви стандартних папок змінити не можна. Це пов’язано з особливостями роботи служби Dropbox при організації загального доступу до даних. Але це не страшно, — на сервісі можна створювати свої каталоги, і тут уже обмежень на імена немає. Але про це трохи далі. А зараз час розібратися із самою програмою.
уСТАНОВЛЮЄМО ПРОГРАМУ DROPBOX
Щоб скачати програму, клацаємо по посиланню «Install Dropbox» (рис. 2). Відкриється стандартне вікно з пропозицією завантажити програму. Погоджуємося з цією пропозицією, після чого в папці завантаження з’явиться файл «Dropbox 1.4.17.exe». Далі робимо так:
1. Викликаємо файл на виконання. Відкриється вікно, як наведено на рис. 3.
2. У ньому просто натискуємо «Install». Через деякий час відкриється вікно з пропозицією створити новий акаунт або скористатися тим, що вже є (рис. 4). Обліковий запис у нас є, тому вибираємо варіант «I already have а Dropbox account» та натискуємо «Next» (у нижній частині вікна). Відкриється форма з параметрами облікового запису, як наведено на рис. 5.
3. Тут вводимо адресу електронної пошти та пароль, який ми вказали при створенні акаунта Dropbox. У нашому випадку це адреса «my.karpenko@gmail.com». У нижнє поле пишемо назву комп’ютера. Вона може бути будь-якою, я залишив це значення за умовчанням, — «mykky-netbook». Натискуємо кнопку «Next» та переходимо до наступного кроку інсталяції.
4. На цьому кроці сервіс запропонує на вибір декілька варіантів обслуговування (рис. 6). Перший із них безоплатний (він позначений як «Free»). Обсяг онлайнового сховища в цьому випадку становить 2 Гбайти. Далі йдуть платні сервіси з обсягами 100 і 200 Гбайт. Грошей ми, зрозуміло, платити не збираємося, тому вибираємо варіант «Free» та натискуємо кнопку «Next». Відкриється вікно, як наведено на рис. 7.
5. У цьому вікні Dropbox пропонує вибрати місце розташування папки для синхронізації. За умовчанням вона називається «Dropbox» і розміщена на диску «С:». Я вважаю, що жодних даних на системному диску зберігати не потрібно. Тому вибираємо «Advanced» та натискуємо «Next». Відкриється вікно, як наведено на рис. 8.
6. Тут ставимо перемикач у положення «I want to choose where to put my Dropbox» та натискуємо «Change…». Відкриється вікно Провідника Windows.
7. У ньому вибираємо розділ диска та натискуємо «ОК». У прикладі на рис. 8 я вказав диск «D:», назву папки не змінював. Тому програма залишила її за умовчанням — «D:Dropbox».
8. На наступному кроці (рис. 9) Dropbox запропонує вказати, які файли із загальної папки ми маємо намір синхронізувати. Я залишаю цей параметр у положенні «I want this computer to sync all of the folders in my Dropbox». У цьому випадку Dropbox синхронізуватиме весь вміст з каталогу «D:Dropbox».
9. Наступні декілька вікон можна сміливо пропустити. У них містяться відомості про можливості сервісу Dropbox. В останньому вікні (рис. 10) просто натискуємо «ОК». Раджу відразу ж уключити прапорець «Open my Dropbox folder now». Тоді після встановлення програми відкриється вікно Провідника з папкою синхронізації. Усе готово, можна починати роботу.
Синхронізуємо дані через програму Dropbox
Обліковий запис у нас є, програму встановлено. Тепер робимо так:
1. Відкриваємо папку «D:\Dropbox», — у нашому прикладі це папка для синхронізації.
2. Відкриваємо будь-який каталог з документами. У прикладі на рис. 11 (унизу) це папка, де є каталог «КопирExcel».
3. Заходимо на сайт Dropbox під своїм обліковим записом. З’явиться вікно, фрагмент якого наведено у верхній частині на рис. 11.
4. Копіюємо один або декілька документів до папки «D:\Dropbox» (на локальному комп’ютері). У прикладі на рис. 11 я скопіював до папки синхронізації цілий каталог «КопирExcel». Дивимося на значок програми Dropbox, розташований в області завдань системи Windows (рис. 11). На ньому з’явиться зображення невеликої стрілки. Це означає, що програма виконує синхронізацію папки «D:\Dropbox» з інтернет-ресурсом нашого облікового запису.
5. Дивимося на вміст папок Dropbox в Інтернеті. Після закінчення синхронізації там з’явиться копія каталогу «КопирExcel» з папки «D:\Dropbox».
6. Переходимо у вікно браузера. Видаляємо папку «КопирExcel». Через деякий час таку ж папку буде видалено з каталогу «D:\Dropbox».
Зверніть увагу: папки на сайті Dropbox можуть відображатися різним кольором. Зелені піктограми означають, що ці файли синхронізовано. Сині піктограми говорять, що файли ще на стадії копіювання.
Щодо настройок програми. Їх чимало, але розглядати їх докладно, на мій погляд, немає сенсу. Для практичної роботи вистачить того, що ми змінили місце розташування папки синхронізації. Інші параметри можна залишити за умовчанням. Краще звернути увагу на декілька корисних «фішок» сервісу Dropbox.
1. У правому верхньому кутку сторінки є меню з чотирьох іконок (рис. 2). Крайня права іконка — це корзина. Клацання по цій іконці дозволяє відновити файли, раніше видалені із сховища Dropbox. Зайвий захист від втрати даних не буває зайвим.
2. Клацання правою кнопкою миші на будь-якому файлі відкриває контекстне меню. Через це меню файл можна видалити, відкрити на загальний доступ, скопіювати, завантажити на комп’ютер тощо. Але один із пунктів для бухгалтера представляє особливий інтерес. Він називається «Previous version». Ця можливість дозволяє побачити історію змін документа в результаті його багатократного оновлення. Причому будь-яку версію файлу з цієї історії можна відновити буквально одним клацанням миші. Не приховаю, одного дня така можливість виручила мене в неприємній ситуації.
3. Сервіс Dropbox дуже акуратно використовує мережні ресурси. Так, при копіюванні папок він автоматично їх архівує. Обсяг даних при цьому зменшується, копіювання відбувається швидше, трафік може скоротитися в рази. Більше того, якщо папки для синхронізації доступні через локальну мережу, Dropbox скористається цією можливістю (оминаючи доступ в Інтернет). Швидкість копіювання буде вища, інтернет-трафік не задіюється взагалі. Розумне рішення.
Крім того, за умовами роботи з Dropbox можна розширити обсяг онлайн-сховища за рахунок залучення нових користувачів. Для цього можна скористатися посиланням «inviting you friends». Тут Dropbox запропонує відіслати посилання на підключення сервісу (поштою або через соціальні мережі) вашим знайомим. Після підключення до Dropbox з їх боку вам буде додано 500 Мбайт за кожного нового клієнта. Додатково 250 Мбайт можна отримати, виконавши запропоновані пункти в розділі «Get Started». У результаті розмір віртуального сховища реально збільшити до 16 Гбайт. Але це вже особиста справа кожного. А поки підсумуємо, що ми отримали в результаті підключення до сервісу Dropbox:
1. Безоплатне онлайн-сховище обсягом від 2 до 16 Гбайт, засоби швидкого пересилання файлів.
2. Засоби автоматичної синхронізації вмісту загальних папок.
3. Додаткові можливості з відновлення даних та документів.
4. Вбудовані засоби автоматичної архівації документів.
5. Можливість відкривати та переглядати файли на мобільних пристроях (iPhone, iPad, Android тощо). Єдине, що для цього потрібне, — доступ до мережі Інтернет.
Здається — більш ніж достатньо, щоб підключитися до сервісу Dropbox. Щодо незначних мінусів ресурсу — це англомовний інтерфейс. Проте — питання це спірне… Незважаючи на поганий англійський, мені не становила жодних труднощів робота з Dropbox.
І останнє. Ресурс Dropbox — не єдиний у своєму роді. Останнім часом активно розвивається аналогічний сервіс від компанії Google (так званий «Диск Google»). Серед його переваг — більший дисковий простір та російськомовний інтерфейс. У цьому контексті виникає запитання: чому на сторінках нашого журналу ми все ж почали з Dropbox? Усе дуже просто. Сервісом Dropbox я користуюся давно, практично з моменту його появи. Жодних проблем, анінайменших шорсткостей у роботі особисто в мене не виникало. Швидкість синхронізації завжди була на висоті, доступний мені Інтернет працював на повну котушку. Саме тому я можу сміливо рекомендувати Dropbox нашим читачам, для більшості з яких стабільність сервісу та збереження даних — це завдання номер один. Що ж до дисків Google, ми обов’язково повернемося до цієї теми в одному з наступних номерів або у вигляді відповідей на запитання наших читачів. На сьогодні все.
Успішної роботи! Чекаю ваші запитання, зауваження та пропозиції на bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
