Мухи — отдельно, котлеты — отдельно, или О сравнении данных
Сегодня мы поговорим о сравнении данных. Только сравнивать мы их будем в «1С:Бухгалтерии 8». Так, я расскажу, как можно с помощью «1С:Бухгалтерии 8» в базе данных сотрудников найти членов профсоюза, выделив их из основной массы.
Павел ИВАНИШИН, консультант «Б & К»
При приеме на работу в организацию, где есть профсоюз, будущий сотрудник, кроме заявления о приеме, как правило, сразу же подписывает заявление о вступлении в профсоюз, являющийся основанием для бухгалтерии для удержания членских взносов. Членство в профсоюзе имеет свои плюсы — можно получить материальную помощь, съездить за счет профсоюза в санаторий, получить подарок на Новый год. Кроме всего прочего наш профсоюз иногда устраивает выезды на природу, покупает туры выходного дня для сотрудников и т. п. Но как показывает опыт, не все сотрудники при приеме на работу подали заявление о вступлении в профсоюз, в результате бухгалтерия предприятия не удерживает из их зарплаты членские взносы, а вот желание съездить за счет профкома на рафтинг или получить материальную помощь у таких сотрудников иногда возникает.
Для того чтобы отсеять при распределении путевок или материальной помощи не членов профсоюза от членов, я обратился в расчетный отдел, который на предприятии занимается начислением зарплаты (и соответственно удержанием членских взносов из нее с последующим перечислением на банковский счет профсоюза). Списка людей, которые по их данным, не подали заявления в профсоюз и, как следствие, из зарплаты которых удержаний не производится, они мне предоставить не смогли (та конфигурация, в которой они вели учет на тот момент, не делала таких отчетов), а предоставили лишь два документа в Excel (рис. 1) — список сотрудников, которым была насчитана зарплата за октябрь, и список сотрудников, из зарплаты которых были удержаны профсоюзные взносы, предложив мне самому вычислить тех, кто не является членом профсоюза.
Учитывая, что в каждом списке более тысячи фамилий, обработка данных грозила занять целый день — воистину задача для Золушки из сказки! Вот только где же фея, которая поможет выполнить работу быстрее? В роли феи выступила программа «1С:Бухгалтерия 8.2», с помощью которой нужные данные были получены через 5 минут. И сейчас я расскажу, как же это у меня получилось.
Так как списки сотрудников были получены в формате «*.xls», а для работы нам необходимы файлы формата «*.mхl», первым этапом работы было создание необходимых файлов, для этого:
1. Запускаем «1С:Бухгалтерию 8».
2. В главном меню задаем команду «Файл → Новый…». В появившемся окошке «Выбор вида документа» выбираем вариант «Табличный документ» и нажимаем кнопку «ОК». Получаем табличный документ под названием «Новый 1».
3. Далее копируем из документа по выплате зарплаты фамилии сотрудников и вставляем в полученный табличный документ (рис. 2).
4. Нажимаем на пиктограмму «Сохранить» на панели инструментов.
5. В появившемся окошке «Сохранить как» в поле «Имя файла» вводим название. В данном случае файл назовем так же, как и исходный документ — «Зарплата октябрь», и нажмем «Сохранить» (рис. 3).
Далее проделаем ту же самую операцию для создания второго документа «Профвзносы октябрь».
Теперь у нас есть два документа, которые мы будем сравнивать. Как это сделать в «1С:Бухгалтерии 8»:
1. В главном меню программы выбираем в меню «Файл» команда «Сравнить файлы…».
2. В появившемся окошке «Сравнить файлы» выбираем необходимые файлы для сравнения, подставляя их в строчки «Сравнить:» и «С:» (рис. 4).
3. После нажатия на кнопку «ОК» получаем итоговые данные сравнения, причем отсутствующие в одном списке (плативших взносы), но присутствующие в другом (получавших зарплату) выделены цветом (рис. 5).
Ну вот, задача выполнена, теперь в турпоездку поедут только члены профсоюза!
