Мухи — окремо, котлети — окремо, або Про порівняння даних
Сьогодні поговоримо про порівняння даних, тільки порівнюватимемо їх в «1С:Бухгалтерії 8». Я розповім, як можна за допомогою «1С:Бухгалтерії 8» у базі даних працівників знайти членів профспілки, виділивши їх з основної маси.
Павло Іванишин, консультант «Б & К»
Під час прийняття на роботу до організації, де є профспілка, майбутній працівник, крім заяви про прийняття, як правило, відразу ж підписує заяву про вступ до профспілки, котра є для бухгалтерії підставою для утримання членських внесків. Членство у профспілці має свої плюси — можна отримати матеріальну допомогу, з’їздити за рахунок профспілки до санаторію, отримати подарунок на Новий рік. Крім усього іншого, профспілка інколи влаштовує виїзди на природу, купує тури вихідного дня для працівників тощо. Але, як показує досвід, не всі люди під час прийняття на роботу подали заяву про вступ до профспілки, у результаті чого бухгалтерія підприємства не утримує з їх зарплати членські внески, а ось бажання з’їздити за рахунок профкому на рафтинг чи отримати матеріальну допомогу у таких працівників інколи виникає.
Для того щоб відокремити при розподілі путівок чи матеріальної допомоги нечленів профспілки від членів, я звернувся до розрахункового відділу, який на підприємстві займається нарахуванням зарплати (і відповідно утриманням членських внесків з неї з подальшим перерахуванням на банківський рахунок профспілки). Списку людей, які, за їх даними, не подали заяви до профспілки і, як наслідок, із зарплати яких утримання не провадяться, вони мені надати не змогли (та конфігурація, в якій вони вели облік на той момент, не була спроможна зробити такий звіт), а надали тільки два документи в Excel (рис. 1) — список працівників, яким було нараховано зарплату за жовтень, і список співробітників, із зарплати яких було утримано профспілкові внески, запропонувавши мені самостійно виявити тих, хто не є членом профспілки.
Оскільки в кожному списку було понад тисячу прізвищ, обробка даних «загрожувала» забрати цілий день — справжнє завдання для Попелюшки з казки! Ось тільки де ж фея, яка допоможе виконати роботу швидше? У ролі феї виступила програма «1С:Бухгалтерія 8.2», за допомогою якої потрібні дані було отримано за 5 хвилин. І зараз я розповім, як це в мене вийшло.
Оскільки списки працівників було отримано у форматі «*.xls», а для роботи нам необхідні файли формату «*.mхl», першим етапом роботи було створення необхідних файлів, для чого:
1. Запускаємо «1С:Бухгалтерію 8».
2. У головному меню задаємо команду «Файл → Новый…» — у вікні «Выбор вида документа», що з’явилося, вибираємо варіант «Табличный документ» і натискуємо на кнопку «ОК». Отримуємо табличний документ із назвою «Новый 1».
3. Далі копіюємо з документа щодо виплати зарплати прізвища працівників та вставляємо їх до отриманого табличного документа (рис. 2).
4. Натискуємо на піктограму «Сохранить» на панелі інструментів.
5. У полі «Имя файла» вікна «Сохранить как», що з’явилося, уводимо назву. У нашому випадку назвемо файл так само, як і вихідний документ, — «Зарплата октябрь» і натиснемо на кнопку «Сохранить» (рис. 3).
Далі виконаємо ту саму операцію для створення другого документа —«Профвзносы октябрь».
Тепер у нас є два документи, які ми порівнюватимемо. Як це зробити в «1С:Бухгалтерії 8»:
1. У головному меню програми вибираємо «Файл», команда «Сравнить файлы…».
2. У вікні «Сравнить файлы…», що з’явилося, вибираємо необхідні файли для порівняння, підставляючи їх до рядків «Сравнить:» і «С:» (рис. 4).
3. Після натиснення на кнопку «ОК» отримуємо підсумкові дані порівняння, причому відсутні в одному списку (які сплачували внески), але присутні в іншому (які отримували зарплату) виділені кольором (рис. 5).
Отже, завдання виконане, тепер до турпоїздки вирушать тільки члени профспілки!
