СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ — САМОЕ ВАЖНОЕ
В этом выпуске «Шпаргалки бухгалтера» максимально кратко и сжато приведена информацию о служебных командировках, необходимая каждому бухгалтеру.
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Служебная командировка
— это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (Инструкция № 59).Направляя работника в командировку, необходимо помнить
следующее:1. В командировку можно направить
своих работников, учредителей и членов руководящего органа предприятия (письма МФУ от 16.10.2003 г. № 31-03173-07-29/3846 и от 23.03.2006 г. № 31-26030-12-29/6045).2. Работодатель должен
выдать командированному работнику аванс наличными или на платежную карточку (при командировке за границу — в национальной валюте страны, куда командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте). Срок выдачи — в любое время до командировки, но после издания приказа о командировке (письмо НБУ от 03.08.2004 г. № 11-113/2603-7748).3.
Срок командировки устанавливает руководитель (фиксирует в приказе, распоряжении), но в общем случае не должен превышать 30 календарных дней — для командировки по Украине, и 60 календарных дней — для командировки за границу.4. За время командировки и пребывания в дороге за работником
сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Его рассчитывают в соответствие с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным КМУ от 08.02.95 г. № 100 из расчета выплат за последние 2 месяца.5. Предельные нормы суточных за последние 3 года (с 2005 года):
| Режим питания | Размеры суточных за каждый полный день командировки, включая день отъезда и день приезда ( п. 1 постановления № 663), грн. | |||
| в пределах Украины | за границу | |||
| до 01.01.2006 г. | 01.01.2006 — 28.03.2008 гг. | с 29.03.2008 г. | ||
| Без питания | 18 | 25 | 30 | 280 |
| 1-разовое питание | 14,4 | 20 | 24 | 224 |
| 2-разовое питание | 10,8 | 15 | 18 | 154 |
| 3-разовое питание | 7,2 | 10 | 12 | 98 |
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
| Документы, которые оформляют (заполняют) | |
| при направлении работника в командировку | по возвращении из командировки |
| Приказ (распоряжение) — рис. 1 на с. 25 | Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (Отчет), составляет работник и подает не позднее 3 банковского дня по возвращении из командировки. Если используется платежная карточка, расчеты которой проводились в безналичной форме, — не позднее 10 дней (20 банковских дней — при наличии уважительных причин) — рис. 4 на с. 26 |
| Смета расходов на командировку (приложение к приказу (распоряжению)) — рис. 2 на с. 25 | |
| Командировочное удостоверение (форма утверждена приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260) — рис. 5 на с. 26 | Документы, подтверждающие командировочные расходы (счета гостиниц, транспортные билеты, багажные квитанции, фискальные кассовые чеки, расчетные квитанции и др.), работник прилагает к Отчету |
| Журнал регистрации командировочных удостоверений (приложение к Инструкции № 59) — рис. 3 на с. 25 | Приходный кассовый ордер — на возвращаемые работником неизрасходованные в командировке денежные средства или расходный кассовый ордер — на компенсацию работнику перерасхода в командировке собственных денежных средств |
| Расходный кассовый ордер — на сумму выданного аванса (если аванс выдается наличными) | |
САНКЦИИ ЗА НЕСВОЕВРЕМЕННЫЙ ВОЗВРАТ ОСТАТКА ПОДОТЧЕТНЫХ СРЕДСТВ
| Содержание нарушения | Штраф |
| САНКЦИИ К РАБОТНИКУ (удерживают с любого налогооблагаемого налога) | |
| Сумма излишне израсходованных средств возвращена работником по истечении предельного срока возврата (до или в момент подачи Отчета), но в отчетном месяце , в котором истек этот предельный срок | Штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств (п.п. 9.10.3 ст. 9 Закона о налоге с доходов) |
| Сумма излишне израсходованных средств не возвращена или возвращена работником по истечении месяца, на который приходится предельный срок возврата наличности | Штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств (п.п. 9.10.3 ст. 9 Закона о налоге с доходов) |
| НДФЛ* из суммы невозвращенных подотчетных средств с применением натурального коэффициента (пп. 9.10.3 и 9.10.1 ст. 9 Закона о налоге с доходов) | |
| САНКЦИИ К РАБОТОДАТЕЛЮ** | |
| Превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности (неиспользованные средства должны быть возвращены до или в момент подачи Отчета) | Штраф в размере 25 % от выданных под отчет и невозвращенных сумм (абзац пятый ст. 1 Указа № 436). Штраф могут применить к правонарушителю только в течение шести месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее чем через один год со дня его совершения*** |
| * Налог с доходов физических лиц. ** Кроме штрафов по Указу № 436, за нарушение правил ведения кассовых операций ст. 1642 КоАП предусмотрена админотвественность — штраф в размере от 136 до 255 грн. (за повторные нарушения в течение года — от 170 до 340 грн.). Однако протоколы по ст. 1642 КоАП имеют право составлять сотрудники органов внутренних дел (ст. 255 КоАП), а дела рассматривают органы КРУ (ст. 2341 КоАП). То есть сами сотрудники налоговых органов при проверке кассовой дисциплины не имеют право составлять протокол о таком правонарушении. *** Подробнее об этом читайте в теме недели «Наличные штрафы»// «БН», 2007, № 47, с. 40. | |
ВАЛОВОЗАТРАТНОСТЬ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
| Расходы | Особенности отнесения в состав валовых расходов (ВР) |
| СУТОЧНЫЕ | |
| Суточные расходы | ВР в пределах норм (см. табл. на с. 23) на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль (при наличии командировочного удостоверения, оформленного в соответствии с требованиями Инструкции № 59; в частности, необходимо наличие отметок отправляющей и принимаюшей сторон, подписи и печати) |
| Сверхнормативные суточные расходы | ВР нет. НДФЛ из суммы превышения |
| ПРОЕЗД | |
| Расходы на проезд к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования | ВР в фактической сумме на основании оригиналов проездных билетов ( п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на проезд городским транспортом общего пользования по месту командировки | ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль (по Украине необходим согласованный с руководителем маршрут проезда) |
| Бронирование билетов | ВР как составляющая расходов на приобретение проездных билетов ( п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на проезд в метро | ВР нет, так как невозможно документально подтвердить понесенные расходы. Если есть документы на приобретение (например, закуплены по безналичному расчету), то ВР есть |
| Расходы на проезд в такси | ВР для Украины — нет ( п. 1.7 раздела I Инструкции № 59), для командировок за границу — с разрешения руководителя (п. 1.8 раздела II Инструкции № 59) |
| Расходы на аренду автомобиля в командировке | |
| Расходы на проезд в маршрутном такси | ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль (письмо ГНАУ от 12.07.2006 г. № 13098/7/15-0317) |
| Расходы на перевозку багажа к месту командировки и обратно | ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль |
| Оплата пользования постельными принадлежностями в поездах | |
| Страховые платежи на транспорте | |
| Расходы на оплату услуг камеры хранения | ВР нет ( письмо МФУ от 17.08.2005 г. № 31-03173-07/8/17365) |
| Расходы на оплату услуг платного зала ожидания | ВР нет ( письмо МФУ от 21.09.2005 г. № 31-03173-07-13/20079) |
| Расходы, связанные с возвратом проездных билетов | ВР есть, если возврат разрешен руководителем и обусловлен уважительной причиной (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.) |
| Расходы на приобретение ГСМ при командировке на служебном автомобиле | При командировке за границу расходы на ГСМ возмещают в соответствии с действующими нормами на километр пробега и утвержденному маршруту. Все это фиксируют в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (п. 1.13 раздела II Инструкции № 59). ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль. При командировках по Украине возмещают не как командировочные расходы, а как расходы на хознужды (п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль). В ВР включают 50 % расходов на приобретение ГСМ для легковых автомобилей (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на оплату услуг стоянки и парковки служебного автомобиля | При командировке за границу — ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль и п. 1.13 раздела II Инструкции № 59). При командировках по Украине — ВР нет для легковых автомобилей (п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль) |
| ПРОЖИВАНИЕ | |
| Расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), наем других жилых помещений, по месту командировки и во время вынужденной остановки в пути | ВР на основании п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль (для Украины — из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за все время проживания) |
| Расходы на питание, включенное в гостиничный счет | ВР есть ( п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль). В зависимости от кратности питания — уменьшается размер суточных |
| Расходы на бронирование места в гостинице | Считаем, что при командировке по Украине — ВР в размере, не превышающем 50 % стоимости места в гостинице за сутки. По мнению ГНА г. Киева ВР — нет ( письмо ГНА г. Киева от 10.04.2006 г. № 250/10/31-106) |
| Расходы на оплату стоимости бытовых услуг (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), включенные в гостиничный счет | ВР в фактической сумме ( п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на оплату пользования холодильником, телевизором, телефоном, кондиционером, включенные в гостиничный счет | |
| ДРУГИЕ РАСХОДЫ | |
| Расходы на оплату телефонных счетов | При командировках за границу — ВР в фактической сумме ( п.п. «в» п. 1.4 раздела II Инструкции № 59; п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль). При командировках по Украине такие расходы рассматривать в составе командировочных нельзя (п. 1.6 раздела I Инструкции № 59). Их можно с разрешения руководителя возмещать работнику как хознужды |
| Расходы на оплату стоимости алкогольных напитков и табачных изделий, суммы «чаевых» | ВР нет ( п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль) |
| Расходы на оплату зрелищных мероприятий | |
Статьи «БУХГАЛТЕРСКОЙ НЕДЕЛИ» О КОМАНДИРОВКАХ за 2006–2008 гг.
| Наименование статьи | Год | Номер газеты | Страница |
| Проживание в командировке: на съемной квартире — возможно ли это? | 2008 | 9 | 19 |
| Хиты загранкомандировок | 2007 | 43 | 37 |
| Пять хитов внутриукраинских командировок | 2007 | 15 | 41 |
| Оплата «командировки» чужого работника | 2007 | 9 | 15 |
| Расходы на страхование работника в командировке | 2007 | 5 | 42 |
| В командировку — на собственном автомобиле | 2006 | 20 | 37 |
| Сверхнормативные суточные: учет и налогообложение | 2006 | 16 | 20 |
| В командировку с «пластиковым» кошельком | 2006 | 8 | 12 |
ДОКУМЕНТЫ
КоАП
— Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.Закон о налоге с доходов
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон о налоге на прибыль
— Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Указ № 436
— Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных» от 12.06.95 г. № 436/95.Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.
ПРИМЕР
Для проведения переговоров и заключения договора на продажу партии товара отправлен в командировку в г. Донецк менеджер отдела сбыта Юхно И. И. Срок командировки с 16.04.2008 г. по 18.04.2008 г. включительно. Работнику выдан аванс в сумме 1070 грн. (РКО № 25 от 15.04.2008 г.).
По возвращении из командировки работник 21.04.2008 г. предоставил Отчет (срок не нарушен). К нему приложены такие документы:
— командировочное удостоверение;
— счет гостиницы за проживание 840 грн. (в том числе НДС — 140 грн.). В счет гостиницы включена стоимость одноразового питания (3 дня);
— билеты на проезд автобусом в г. Донецк и обратно — 72 грн., в том числе НДС 12 грн.
Подлежат возмещению суточные в размере 72 грн. (24 грн., 3 дня).
Всего расходы — 984 грн.Отчет утвержден руководителем в полной сумме.
Излишне израсходованные средства в сумме 86 грн. (1070 - 984) возвращены работником в кассу 25.04.2008 г. (ПКО № 30 от 25.04.2008 г.; нарушен трехдневный срок).
Сумма штрафа составит: 86 х 15 % =
12,9 (грн.).Если бы работник вернул эти средства после 30.04.2008 г., то уплатил бы еще дополнительно НДФЛ в размере 15,18 грн. (86 х 1,176471 х 15 %).
На основании этих данных заполним необходимые документы.
|
| ||||||||||||||||||||||||||
| Рис. 1 | Рис. 2 |
Журнал
реєстрації посвідчень про відрядження
| №№ з/п | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата й номер наказу (розпорядження) | Дата й номер посвідчення про відрядження | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| ...> |
|
|
|
|
|
|
|
| 15 | Юхно І. І. | Відділу збуту, менеджер | ВАТ «СТО», м. Донецьк | 14.04.2008 р. № 33 | № 21 | 16.04.2008 р. | 18.04.2008 р. |
Рис. 3
ЗАТВЕРДЖЕНО наказом ДПА України від 19.09.2003 р. № 440
Зворотний бік
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. 4
Рис. 5
