СЛУЖБОВІ ВІДРЯДЖЕННЯ: НАЙВАЖЛИВІШЕ
У цьому випуску «Шпаргалки бухгалтера» максимально стисло наведено інформацію про службові відрядження, необхідну кожному бухгалтеру.
ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ
Службове відрядження
— це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (Інструкція № 59).Направляючи працівника у відрядження, слід пам’ятати таке:
1. У відрядження можна направити
своїх працівників, засновників та членів керівного органу підприємства (листи МФУ від 16.10.2003 р. № 31-03173-07-29/3846 і від 23.03.2006 р. № 31-26030-12-29/6045).2. Роботодавець має
видати відрядженому працівнику аванс готівкою або на платіжну картку (при відрядженні за кордон — у національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті). Термін видачі — у будь-який час до відрядження, але після видання наказу про відрядження (лист НБУ від 03.08.2004 р. № 11-113/2603-7748).3.
Термін відрядження встановлюється керівником (фіксується в наказі, розпорядженні), але в загальному випадку не повинен перевищувати 30 календарних днів — для відрядження по Україні та 60 календарних днів — для відрядження за кордон.4. За час відрядження та перебування в дорозі за працівником
зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток. Його розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого КМУ від 08.02.95 р. № 100, з розрахунку виплат за останні 2 місяці.5. Граничні норми добових за останні 3 роки (з 2005 року)
:
| Режим харчування | Розміри добових за кожний повний день відрядження, включаючи день від’їзду і день приїзду ( п. 1 постанови № 663), грн. | |||
| у межах України | за кордон | |||
| до 01.01.2006 р. | 01.01.2006 — 28.03.2008 рр. | з 29.03.2008 р. | ||
| Без харчування | 18 | 25 | 30 | 280 |
| Одноразове харчування | 14,4 | 20 | 24 | 224 |
| Дворазове харчування | 10,8 | 15 | 18 | 154 |
| Триразове харчування | 7,2 | 10 | 12 | 98 |
ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ
| Документи, які оформляють (заповнюють) | |
| при направленні працівника у відрядження | після повернення з відрядження |
| Наказ (розпорядження) — рис. 1 на с. 25 | Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (Звіт) складає працівник і подає не пізніше 3-го банківського дня після завершення відрядження. Якщо використовується платіжна картка, розрахунки за якою провадилися в безготівковій формі, — не пізніше 10 днів (20 банківських днів — за наявності поважних причин) — рис. 4 на с. 26 |
| Кошторис витрат на відрядження (додаток до наказу (розпорядження)) — рис. 2 на с. 25 | |
| Посвідчення про відрядження (форму затверджено наказом ДПАУ від 28.07.97 р. № 260) — рис. 5 на с. 26 | Документи, що підтверджують витрати (рахунки готелів, транспортні квитки, багажні квитанції, фіскальні касові чеки, розрахункові квитанції тощо) на відрядження, працівник додає до Звіту |
| Журнал реєстрації посвідчень про відрядження (додаток до Інструкції № 59) — рис. 3 на с. 25 | |
| Прибутковий касовий ордер — на не витрачені у відрядженні грошові кошти, що повертаються працівником, або видатковий касовий ордер — на компенсацію працівнику перевитрати у відрядженні власних грошових коштів | |
| Видатковий касовий ордер — на суму виданого авансу (якщо аванс видається готівкою) | |
САНКЦІЇ ЗА НЕСВОЄЧАСНЕ ПОВЕРНЕННЯ ЗАЛИШКУ ПІДЗВІТНИХ КОШТІВ
| Зміст порушення | Штраф |
| САНКЦІЇ ДО ПРАЦІВНИКА (утримують з будь-якого оподатковуваного податку) | |
| Суму надміру витрачених коштів повернено працівником після закінчення граничного терміну повернення (до або під час подання Звіту), але у звітному місяці, в якому закінчився цей граничний термін | Штраф у розмірі 15 % суми надміру витрачених коштів (п.п. 9.10.3 ст. 9 Закону про податок з доходів) |
| Суму надміру витрачених коштів не повернено чи повернено працівником після закінчення місяця, на який припадає граничний термін повернення готівки | Штраф у розмірі 15 % суми надміру витрачених коштів (п.п. 9.10.3 ст. 9 Закону про податок з доходів) |
| ПДФО* із суми неповернених підзвітних коштів із застосуванням натурального коефіцієнта (пп. 9.10.3 і 9.10.1 ст. 9 Закону про податок з доходів) | |
| САНКЦІЇ ДО РОБОТОДАВЦЯ** | |
| Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки (невикористані кошти має бути повернено до або в момент подання Звіту) | Штраф у розмірі 25 % від виданих під звіт і неповернених сум (абзац п’ятий ст. 1 Указу № 436). Штраф можуть застосувати до правопорушника тільки протягом шести місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше ніж через один рік з дня його вчинення*** |
| * Податок з доходів фізичних осіб. ** Крім штрафів згідно з Указом № 436, за порушення правил ведення касових операцій ст. 1642 КУпАП передбачено адмінвідповідальність — штраф у розмірі від 136 до 255 грн. (за повторні порушення протягом року — від 170 до 340 грн.). Однак протоколи за ст. 1642 КУпАП мають право складати працівники органів внутрішніх справ (ст. 255 КУпАП), а справи розглядають органи КРУ (ст. 2341 КУпАП). Отже, самі працівники податкових органів при перевірці касової дисципліни не мають права складати протокол про таке правопорушення. *** Докладніше про це читайте в темі тижня «Готівкові штрафи» // «БТ», 2007, № 47, с. 40. | |
ВАЛОВОВИТРАТНІСТЬ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
| Витрати | Особливості віднесення до складу валових витрат (ВВ) |
| ДОБОВІ | |
| Добові витрати | ВВ у межах норм (див. табл. на с. 23) на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток (за наявності посвідчення про відрядження, оформленого відповідно до вимог Інструкції № 59; зокрема, необхідна наявність позначок відправляючої та приймаючої сторін, підписів та печатки) |
| Наднормативні добові витрати | ВВ немає. ПДФО із суми перевищення |
| ПРОЇЗД | |
| Витрати на проїзд до місця відрядження і назад повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування | ВВ у фактичній сумі на підставі оригіналів проїзних квитків ( п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток) |
| Витрати на проїзд міським транспортом загального користування за місцем відрядження | ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток (по Україні — потрібен погоджений з керівником маршрут проїзду) |
| Бронювання квитків | ВВ як складова витрат на придбання проїзних квитків ( п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток) |
| Витрати на проїзд у метро | ВВ немає, оскільки неможливо документально підтвердити понесені витрати. Якщо є документи на придбання (наприклад, закуплено за безготівковим розрахунком), то ВВ є |
| Витрати на проїзд у таксі | ВВ для України немає ( п. 1.7 розділу І Інструкції № 59), для відряджень за кордон — з дозволу керівника (п. 1.8 розділу II Інструкції № 59) |
| Витрати на оренду автомобіля у відрядженні | |
| Витрати на проїзд у маршрутному таксі | ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток (лист ДПАУ від 12.07.2006 р. № 13098/7/15-0317) |
| Витрати на перевезення багажу до місця відрядження і назад | ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток |
| Оплата користування постільними речами в поїздах | |
| Страхові платежі на транспорті | |
| Витрати на оплату послуг камери схову | ВВ немає ( лист МФУ від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365) |
| Витрати на оплату послуг платного залу очікування | ВВ немає ( лист МФУ від 21.09.2005 р. № 31-03173-07-13/20079) |
| Витрати, пов’язані з поверненням проїзних квитків | ВВ є, якщо повернення дозволено керівником та зумовлено поважною причиною (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) |
| Витрати на придбання ПММ при відрядженні на службовому автомобілі | При відрядженні за кордон витрати на ПММ відшкодовують відповідно до діючих норм на кілометр пробігу та затвердженого маршруту. Усе це фіксують у наказі (розпорядженні) керівника підприємства (п. 1.13 розділу II Інструкції № 59). ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток. При відрядженнях по Україні відшкодовують не як витрати на відрядження, а як витрати на господарські потреби (п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток). До ВВ включають 50 % витрат на придбання ПММ для легкових автомобілів (п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток) |
| Витрати на оплату послуг стоянки та паркування службового автомобіля | При відрядженні за кордон — ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток і п. 1.13 розділу II Інструкції № 59).При відрядженнях по Україні — для легкових автомобілів ВВ немає (п.п. 5.4.10 Закону про податок на прибуток) |
| ПРОЖИВАННЯ | |
| Витрати на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), наймання інших житлових приміщень, за місцем відрядження та під час вимушеної зупинки в дорозі | ВВ на підставі п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток (для України — з розрахунку вартості одного місця в готельному номері за весь час проживання) |
| Витрати на харчування, включене до готельного рахунка | ВВ є ( п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток). Залежно від кратності харчування зменшується розмір добових |
| Витрати на бронювання місця в готелі | Вважаємо, що при відрядженні по Україні — ВВ у розмірі, що не перевищує 50 % вартості місця в готелі за добу. На думку ДПА м. Києва, ВВ немає ( лист ДПА м. Києва від 10.04.2006 р. № 250/10/31-106) |
| Витрати на оплату вартості побутових послуг (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), включені до готельного рахунка | ВВ у фактичній сумі ( п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток) |
| Витрати на оплату користування холодильником, телевізором, телефоном, кондиціонером, включені до готельного рахунка | |
| ІНШІ ВИТРАТИ | |
| Витрати на оплату телефонних рахунків | При відрядженнях за кордон — ВВ у фактичній сумі ( п.п. «в» п. 1.4 розділу II Інструкції № 59; п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток). При відрядженнях по Україні такі витрати розглядати у складі відряджувальних не можна (п. 1.6 розділу І Інструкції № 59). Їх можна з дозволу керівника відшкодувати працівнику як витрати на господарські потреби |
| Витрати на оплату вартості алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових» | ВВ немає ( п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток) |
| Витрати на оплату видовищних заходів | |
статті «БУХГАЛТЕРСЬКОГО ТИЖНЯ» ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ за 2006—2008 рр.
| Найменування статті (запитання) | Рік | Номер газети | Сторінка |
| Проживання у відрядженні на квартирі, що здається для проживання, — чи можливо це? | 2008 | 9 | 19 |
| Хіти закордонних відряджень | 2007 | 43 | 37 |
| П’ять хітів внутрішньоукраїнських відряджень | 2007 | 15 | 41 |
| Оплата «відрядження» чужого працівника | 2007 | 9 | 15 |
| Витрати на страхування працівника у відрядженні | 2007 | 5 | 42 |
| У відрядження — на власному автомобілі | 2006 | 20 | 37 |
| Наднормативні добові: облік та оподаткування | 2006 | 16 | 20 |
| У відрядження з «пластиковим» гаманцем | 2006 | 8 | 12 |
ДОКУМЕНТИ
КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Закон про податок з доходів
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Указ № 436
— Указ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.Постанова № 663
— постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59.
ПРИКЛАД
Для проведення переговорів та укладення договору на продаж партії товару відправлено у відрядження до м. Донецька менеджера відділу збуту Юхна І. І. Термін відрядження — з 16.04.2008 р. по 18.04.2008 р. включно. Працівнику видано аванс у сумі 1070 грн. (ВКО від 15.04.2008 р. № 25).
Після повернення з відрядження працівник 21.04.2008 р. подав Звіт (своєчасно). До нього додано такі документи:
— посвідчення про відрядження;
— рахунок готелю за проживання на суму 840 грн. (у тому числі ПДВ — 140 грн.). До рахунка готелю включено вартість одноразового харчування (3 дні);
— квитки на проїзд автобусом до м. Донецька і назад — 72 грн. (у тому числі ПДВ — 12 грн.).
Підлягають відшкодуванню добові в розмірі 72 грн. (24 грн.
х 3 дні). Усього витрат — 984 грн.Звіт затверджено керівником у повній сумі.
Надміру витрачені кошти в сумі 86 грн. (1070 - 984) повернено працівником до каси 25.04.2008 р. (ПКО від 25.04.2008 р. № 30; порушено триденний термін).
Сума штрафу становитиме: 86
х 15 % = =12,9 (грн.).Якби працівник повернув ці кошти після 30.04.2008 р., то сплатив би ще додатково ПДФО у розмірі 15,18 грн. (86
х 1,176471 х 15 %).На підставі цих даних заповнимо необхідні документи.
|
| ||||||||||||||||||||||||||
| Рис. 1 | Рис. 2 |
Журнал
реєстрації посвідчень про відрядження
| № з/п | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата й номер наказу (розпорядження) | Дата й номер посвідчення про відрядження | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
|
| <...> |
|
|
|
|
|
|
| 15 | Юхно І. І. | Відділ збуту, менеджер | ВАТ «СТО», м. Донецьк | 14.04.2008 р. № 33 | № 21 | 16.04.2008 р. | 18.04.2008 р. |
Рис. 3
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом ДПА України
від 19.09.2003 р. № 440
Зворотний бік
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. 4
Рис. 5
