СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ
за счет предприятия
По роду своей деятельности отдельные категории работников в течение рабочего дня осуществляют служебные поездки городским транспортом (например, курьеры или бухгалтеры). В связи с этим для предприятия важно позаботиться об обеспечении работников проездными билетами или же своевременно компенсировать им расходы на проезд.
О том, как грамотно организовать учет расходов на проезд работников по служебной необходимости за счет средств предприятия, мы сегодня и поговорим.
Александра ЯРОСЛАВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
Закон о налоге на прибыль —
Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон о налоге с доходов —
Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон об НДС
— Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.Инструкция № 5 —
Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Варианты оплаты проезда работников по служебной необходимости
Чтобы обеспечить работникам бесплатный проезд по служебной необходимости в общественном транспорте, работодатель может:
— выплатить дотацию на проезд работникам;
— приобрести самостоятельно проездные билеты и выдавать их по мере необходимости работнику:
— возместить работникам потраченные ими средства на проезд в служебных целях.
Рассмотрим подробно, какие налоговые последствия ожидают предприятие в каждом из указанных вариантов.
Дотация («налогооблагаемый» вариант)
В этом случае предприятие ежемесячно выплачивает работникам определенную сумму, которая бы покрывала расходы на проезд.
Возможность такой выплаты должна быть предусмотрена в
приказе (распоряжении) руководителя предприятия. В нем указывают размер доплат и полный список работников с указанием их должностей, которым выплачивают такие доплаты. Кроме того, возможность выплаты таких доплат (дотаций) следует предусмотреть в коллективном договоре и/или в индивидуальном трудовом договоре.Заметим, что согласно
п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 выплаты на возмещение работникам стоимости проезда транспортном общего пользования включаются в фонд оплаты труда как прочие поощрительные и компенсационные выплаты. Поэтому из сумм таких выплат взимают налог с доходов физических лиц (НДФЛ) и взносы в соцфонды (как «сверху», так и «снизу»).Для целей НДФЛ такая выплата рассматривается как зарплата, а это значит, что она:
—
учитывается при определении права работника на налоговую социальную льготу (НСЛ):— при удержании НДФЛ уменьшается на сумму соцвзносов;
— в
Налоговом расчете по форме № 1ДФ отражается с признаком дохода «01».Также согласно
п.п. 5.6.1 Закона о налоге на прибыль сумму таких доплат (дотаций) включают в валовые расходы предприятия как расходы на оплату труда.В бухгалтерском учете начисление доплат (дотаций) на проезд работников отражают по
кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате».В таком же порядке облагают оплату проезда и для личных нужд работника как расходы социального характера.
Пример 1
. Предприятие для обеспечения служебных поездок курьеров в течение рабочего дня выплачивает им ежемесячные доплаты в сумме 200 грн. Это предусмотрено коллективным договором и утверждено приказом руководителя. Рассмотрим, как отражается такая выплата в налоговом и бухгалтерском учете на примере одного работника — курьера, если его зарплата составляет 1200 грн.
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет (ВР) | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. Начислена заработная плата курьеру | 92 | 661 | 1200,00 | 1200,00 |
| 2. Начислена доплата на проезд | 92 | 661 | 200,00 | 200,00* |
| 3. Удержаны соцвзонсы из заработной платы и доплаты на проезд ((1200,00 + 200,00) х (2 % + 1 % + 0,5 %)) | 661 | 651, 652, 653 | 49,00 | — |
| 4. Удержан налог с доходов** ((1200,00 + 200,00 - 49,00) х 15 %) | 661 | 641 | 202,65 | — |
| 5. Выплачена заработная плата и доплата работнику (1200,00 + 200,00 - 49,00 - 202,65) | 661 | 301 | 1148,35 | — |
| * По условию примера доплата предусмотрена в коллективном договоре, и это дает предприятию право на валовые расходы на основании п.п. 5.6.1 Закона о налоге на прибыль. ** Работник не имеет права на НСЛ (его доход в виде заработной платы и доплаты превышает 890 грн.). | ||||
Приобретение предприятием проездных билетов
При таком варианте предприятие приобретает проездные билеты (постоянные на трамвай, троллейбус, карточки на метро и т. п.) у транспортных предприятий за наличный или безналичный расчет.
В данном случае возможны два варианта распределения проездных билетов: их можно либо выдать работникам в постоянное пользование (
персонально распределить) — личные проездные, либо выдавать по мере необходимости во временное пользование (без персонального распределения).В первом случае допустимо использование работниками проездных в личных целях, а поэтому придется облагать стоимость таких билетов как дотацию, так как «неличное» использование доказать проверяющему будет проблематично.
Во втором случае при правильном оформлении предприятие может не только подтвердить «валоворасходность» понесенных затрат на проезд работников, но и избежать уплаты НДФЛ и соцвзносов со стоимости выдаваемых проездных. Для этого предприятию, прежде всего, необходимо подтвердить связь приобретения проездных билетов с хозяйственной деятельностью и позаботиться, как и при выплате дотаций на проезд, о
документальном оформлении. Прежде всего, необходимо издать приказ (распоряжение) руководителя предприятия. В нем следует указать работников (их должности), которые могут использовать проездные билеты по характеру своей деятельности, и лицо, ответственное за хранение, учет и выдачу проездных билетов.Кроме того, для контроля за использованием проездных билетов, а также для подтверждения связи поездок работников со служебной необходимостью рекомендуем завести (в произвольной форме)
журнал (ведомость) выдачи проездных билетов. Желательно в этом журнале для каждого вида проездных билетов предусмотреть отдельный лист. Примерная форма журнала выдачи проездных билетов приведена на рис. 1 (с. 40).
Журнал выдачи проездных билетов
на
метроза 200
8 г.| № п/п | Дата | Ф.И.О и должность работника, использующего проездной билет | Цель поездки | Пункт назначения | Проездной билет получен | Количество поездок | Проездной билет сдан | ||||||
| время | подпись | на момент выдачи проездного билета | использовано работником | на момент сдачи проездного билета | время | подпись | |||||||
| работника | ответственного лица | работника | ответственного лица | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| <...> | |||||||||||||
| 34 | 24.07. 2008 | Калюжный И. О., курьер | передача документов | ООО «Эллипс», ул. Южная, 15 | 11.10 | Калюжный | Верещага | 15 | 2 | 13 | 12.40 | Калюжный | Верещага |
| 35 | 25.07. 2008 | Носова А. Н., бухгалтер | Сдача отчетности | ГНИ Дзержинского района г. Харькова | 09.30 | Носова | Верещага | 13 | 2 | 11 | 12.05 | Носова | Верещага |
Рис. 1
Как будут учитываться расходы предприятия в том и другом случае, представим в таблице ниже.
| Показатели | Если билеты выдаются работникам в постоянное пользование (персонально распределяются) — личные проездные | Если билеты выдаются работникам во временное пользование (без персонального распределения) | ||
| как учитываются расходы на проезд работников | каким документом регламентируется | как учитываются расходы на проезд работников | каким документом регламентируется | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ФОТ | Включаются как прочие поощрительные и компенсационные выплаты | п. 2.3.4 Инструкции № 5 | Не включаются в ФОТ | п. 3.20 Инструкции № 5 |
| ВР* | Включаются как расходы на оплату труда, при условии, если такая выплата предусмотрена коллективным (индивидуальным трудовым) договором | п.п. 5.6.1 Закона о налоге на прибыль | Включаются как расходы, связанные с хозяйственной деятельностью | п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль |
| НДФЛ | Удерживается по ставке 15 % с учетом натурального коэффициента 1,176471 | п. 3.4 Закона налоге с доходов | Не удерживается | письмо ГНАУ от 07.04.2004 г. № 2635/6/17-3116, письмо Фонда соцстраха по временной потере трудоспособности от 09.04.2008 г. № 02-24-768**, письмо ПФУ от 21.03.2008 г. № 4933/03-30**, письмо Госпредпринимательства от 26.03.2008 г. № 2565** |
| Взносы в соцфонды | Начисляются «сверху» и «снизу» с учетом натурального коэффициента 1,176471*** | — **** | Не начисляются | |
| * Бесплатное предоставление проездных работникам для личных целей, закупленных у сторонней организации, будет продажей товара. При этом рассчитывается работник с предприятием за полученный проездной своим доходом в виде дополнительно начисленной заработной платы для компенсации стоимости такого проезда. Следовательно, подходить к налогообложению такой операции, на наш взгляд, стоит как к налогообложению операций по бартеру (пп. 1.31 и 1.19 Закона о налоге на прибыль). Валовые доходы (по п.п. 4.1.1 Закона о налоге на прибыль) по бартерным операциям у предприятия возникают исходя из договорных цен, но не ниже обычных цен (п.п. 7.1.1 Закона о налоге на прибыль). Кроме того, предприятие при приобретении проездных имеет право отразить их в составе валовых расходов на основании п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль, и помимо этого, стоимость выдаваемых проездных включают в валовые расходы на основании п.п. 5.6.1 Закона о налоге на прибыль как расходы на оплату труда. Обращаем внимание еще на один неприятный момент: необходимо начислить налоговые обязательства по НДС, которые при бартере согласно п. 4.2 Закона об НДС налоговые обязательства по НДС начисляют исходя из фактической цены, но не ниже обычной. Чтобы не «утяжелять» оплату проезда перепродажей и бартером и налоговыми обязательствами по НДС, целесообразно использовать «датационную» схему (см. раздел «Дотация («налогооблагаемый» вариант)» на с. 36). ** См. ком. «Расходы на проезд городским транспортом по служебным вопрос вопросам не включаются в налогооблагаемый доход работников» // «БН», 2008 № 20, с. 7. *** Сумму начисленных соцвзносов включают в валовые расходы на основании п.п. 5.7.1 Закона о налоге на прибыль. **** Облагаются как заработная плата согласно: — пп. 1 и 2 ст. 19 Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» от 09.07.2003 г. № 1058-IV (для взносов в ПФУ); — ст. 21 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 г. № 2240-III (для взносов в ФВПТ); — ст. 19 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» от 02.03.2000 г. № 1533-III (для взносов в ФБ); — ст. 47 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании от несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, повлекших потерю трудоспособности» от 23.09.99 г. № 1105-XIV (для начисления на фонд оплаты труда в ФНС). | ||||
В
бухгалтерском учете стоимость проездных билетов, которые персонально распределяют между работниками и включают в ФОТ, отражают по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате» с учетом натурального коэффициента.Стоимость проездных билетов, которые персонально не распределяют и предоставляют работнику во временное пользование, списывают на счета учета расходов предприятия, в зависимости от характера использования без отражения на счетах учета расчетов с работниками.
Сами проездные билеты учитываются на субсчете
331 «Денежные документы в национальной валюте».Пример 2.
Предприятие ежемесячно приобретает 5 проездных билетов на трамвай и троллейбус для производственного использования. Их общая стоимость составила 330 грн. (без НДС). Приказом руководителя предприятия утверждены работники админаппарата, которые имеют право пользоваться проездными в служебных целях. Проездные билеты выдаются этим работникам по мере необходимости.Для подтверждения использования проездных документов исключительно для нужд предприятия ведется
журнал выдачи проездных билетов (пример составления приведен на рис. 1 на с. 40).В бухгалтерском и налоговом учете операции с проездными билетами в данном случае отражают так:
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет (ВР) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Перечислена предоплата за проездные билеты | 371 | 311 | 330,00 | 330,00 |
| 2. Оприходованы проездные билеты | 331 | 631 | 330,00 | — |
| 3. Произведен зачет задолженности | 631 | 371 | 330,00 | — |
| 4. Списана стоимость проездных билетов в состав административных расходов | 92 | 331 | 330,00 | — |
Возмещение работнику расходов на проезд в служебных целях
Такой вариант возникает, когда работник самостоятельно оплачивает свой проезд по служебной необходимости в общественном транспорте, покупая билеты (например, в маршрутках, трамваях, троллейбусах, автобусах), а предприятие постфактум возмещает ему понесенные расходы.
В таком случае также целесообразно издать
приказ (распоряжение) руководителя предприятия, устанавливающий возможность самостоятельного приобретения билетов для служебных поездок с последующим возмещением работникам понесенных расходов. Кроме того, для подтверждения «хозяйственности» таких поездок можно разработать маршрутный лист, примерная форма которого приведена на рис. 2 (с. 40).
Маршрутный лист служебных поездок № 14 от 25 июля 2008 годакурьера Калюжного И. О.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. 2
Основанием для возмещения работнику расходов на проезд по служебной необходимости будет составленный работником и утвержденный руководителем
Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет), форма которого утверждена приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440. В Отчете работник обобщает информацию о понесенных расходах на проезд по служебной необходимости. Для подтверждения таких расходов к Отчету необходимо приложить проездные билеты и маршрутный лист. Пример составления Отчета приведен на рис. 3, с. 41.
Рис. 3
Заметим, что сегодня четкие сроки составления
Отчета в случае расходования работником собственных денежных средств не установлены. Поэтому, если работник, самостоятельно оплативший свою служебную поездку, не подаст Отчет в течение общеустановленного срока (в частности, в течение 2 рабочих дней, включая день получения наличности на хознужды), штрафные санкции ни к такому работнику, ни к предприятию применяться не будут*.* См. подробнее статью «Если сотрудники потратили свои деньги на нужды предприятия» // «БН», 2007, № 6, с. 14.
Если работник осуществил поездки в служебных целях в течение рабочего дня, то возмещение работнику стоимости проезда не подлежит обложению НДФЛ, с нее не взимают взносы в соцфонды. Расходы на проезд включают в валовые расходы предприятия на основании
п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль.В бухгалтерском учете стоимость проезда списывают на счета учета расходов в зависимости от характера использования билетов. При этом отражать приобретенные билеты на проезд на субсчете 331 не надо.
Пример 3.
Курьер предприятия самостоятельно оплатил свой проезд в городском транспорте при осуществлении служебной поездки в рамках выполнения своих трудовых обязанностей. Стоимость проезда составила 4,50 грн. (без НДС). Им был составлен Отчет (рис. 3 на с. 41), к которому были приложены 4 билета на проезд в троллейбусе и маршрутном такси, а также маршрутный лист (рис. 2 на с. 40). Приказом руководителя предприятия установлена возможность возмещения для такого работника расходов на служебные поездки.В бухгалтерском и налоговом учете операции с проездными билетами в данном случае отражают, как показано на с. 42:
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет (ВР) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Списана стоимость проездных билетов в состав административных расходов на основании предоставленного работником и утвержденного руководителем Отчета
| 92 | 372 | 4,50 | 4,50 |
| 2. Возмещена стоимость проезда работнику на основании предоставленного Отчета
| 372 | 301 | 4,50 | — |
На этом мы заканчиваем рассмотрение возможных вариантов «оплаты» работникам их проезда в служебных целях. Надеемся, что данная консультация сослужит вам добрую службу при выборе способа обеспечения работникам бесплатного проезда по служебной необходимости.
