СЛУЖБОВІ ПОЇЗДКИ ПРАЦІВНИКІВ
за рахунок підприємства
За родом своєї діяльності окремі категорії працівників протягом робочого дня здійснюють службові поїздки міським транспортом (наприклад, кур’єри чи бухгалтери). У зв’язку з цим для підприємства важливо потурбуватися про забезпечення працівників проїзними квитками або своєчасно компенсувати їм витрати на проїзд.
Про те, як грамотно організувати облік витрат на проїзд працівників за службової необхідності за рахунок коштів підприємства, сьогодні й поговоримо.
Олександра ЯРОСЛАВСЬКА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Закон про податок на прибуток —
Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон про податок з доходів —
Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Закон про ПДВ
— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.Інструкція № 5 —
Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Варіанти оплати проїзду працівників за службової необхідності
Щоб забезпечити працівникам безкоштовний проїзд за службової необхідності у громадському транспорті, роботодавець може:
— виплатити дотацію на проїзд працівникам;
— придбати самостійно проїзні квитки та видавати їх за потреби працівнику;
— відшкодувати працівникам витрачені ними кошти на проїзд для службових цілей.
Розглянемо докладно, які податкові наслідки очікують підприємство в кожному із зазначених варіантів.
Дотація («оподатковуваний» варіант)
У цьому випадку підприємство щомісяця виплачує працівникам певну суму, яка б покривала витрати на проїзд.
Можливість такої виплати має бути передбачено в
наказі (розпорядженні) керівника підприємства. У ньому зазначають розмір доплат і повний список працівників із зазначенням їх посад, яким виплачують такі доплати. Крім того, можливість виплати таких доплат (дотацій) слід передбачити в колективному договорі та/або в індивідуальному трудовому договорі.Зауважимо, що згідно з
п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 виплати на відшкодування працівникам вартості проїзду у транспорті загального користування включаються до фонду оплати праці як інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Тому із сум таких виплат справляють податок з доходів фізичних осіб (ПДФО) та внески до соцфондів (як «зверху», так і «знизу»).Для цілей ПДФО така виплата розглядається як зарплата, а це означає, що вона:
—
ураховується при визначенні права працівника на податкову соціальну пільгу (ПСП):— при утриманні ПДФО зменшується на суму соцвнесків;
— у
Податковому розрахунку за формою № 1ДФ відображається з ознакою доходу «01».Також згідно з
п.п. 5.6.1 Закону про податок на прибуток суму таких доплат (дотацій) включають до валових витрат підприємства як витрати на оплату праці.У бухгалтерському обліку нарахування доплат (дотацій) на проїзд працівників відображають по
кредиту субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою».У такому ж порядку оподатковують оплату проїзду і для особистих потреб працівника як витрати соціального характеру.
Приклад 1
. Підприємство для забезпечення службових поїздок кур’єрів протягом робочого дня виплачує їм щомісячні доплати в сумі 200 грн. Це передбачено колективним договором і затверджено наказом керівника. Розглянемо, як відображається така виплата в податковому та бухгалтерському обліку, на прикладі одного працівника — кур’єра, якщо його зарплата становить 1200 грн.
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | Податковий облік (ВВ) | |
| дебет | кредит | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1. Нараховано заробітну плату кур’єру | 92 | 661 | 1200,00 | 1200,00 |
| 2. Нараховано доплату за проїзд | 92 | 661 | 200,00 | 200,00* |
| 3. Утримано соцвнески із заробітної плати і доплати на проїзд ((1200,00 + 200,00) х (2 % + 1 % + 0,5 %)) | 661 | 651, 652, 653 | 49,00 | — |
| 4. Утримано податок з доходів** (1200,00 + 200,00 - 49,00) х 15 % | 661 | 641 | 202,65 | — |
| 5. Виплачено заробітну плату і доплату працівнику (1200,00 + 200,00 - 49,00 -202,65) | 661 | 301 | 1148,35 | — |
| * За умовами прикладу доплату передбачено в колективному договорі, і це дає підприємству право на валові витрати на підставі п.п. 5.6.1 Закону про податок на прибуток. ** Працівник не має права на ПСП (його дохід у вигляді заробітної плати і доплати перевищує 890 грн.). | ||||
Придбання підприємством проїзних квитків
При такому варіанті підприємство придбаває проїзні квитки (постійні на трамвай, тролейбус, картки на метро тощо) у транспортних підприємств за готівковий чи безготівковий розрахунок.
У цьому випадку можливі два варіанти розподілу проїзних квитків: їх можна або видати працівникам у постійне користування (
персонально розподілити) — особисті проїзні, або видавати за необхідності в тимчасове користування (без персонального розподілу).У першому випадку допустиме використання працівниками проїзних для особистих цілей, а тому доведеться оподатковувати вартість таких квитків як дотацію, оскільки довести перевіряючому «неособисте» використання буде проблематично.
У другому випадку при правильному оформленні підприємство може не лише підтвердити «валововитратність» понесених витрат на проїзд працівників, а й уникнути сплати ПДФО та соцвнесків з вартості проїзних, що видаються. Для цього підприємству насамперед потрібно підтвердити зв’язок придбання проїзних квитків з господарською діяльністю і потурбуватися, як і при виплаті дотацій на проїзд, про
документальне оформлення. Перш за все керівнику підприємства необхідно видати наказ (розпорядження). У ньому слід зазначити працівників (їх посади), які можуть використовувати проїзні квитки за характером своєї діяльності, та особу, відповідальну за зберігання, облік та видачу проїзних квитків.Крім того, для контролю за використанням проїзних квитків, а також для підтвердження зв’язку поїздок працівників зі службовою необхідністю рекомендуємо завести (у довільній формі)
журнал (відомість) видачі проїзних квитків. Бажано в цьому журналі для кожного виду проїзних квитків передбачити окремий аркуш. Приблизну форму журналу видачі проїзних квитків наведено на рис. 1 (с. 40).
Журнал видачі проїзних квитків
на
метроза 200
8 р.| № з/п | Дата | П. І. Б. та посада працівника, який використовує проїзний квиток | Мета поїздки | Пункт призначення | Проїзний квиток отримано | Кількість поїздок | Проїзний квиток здано | ||||||
| час | підпис | на момент видачі проїзного квитка | використано працівником | на момент здавання проїзного квитка | час | підпис | |||||||
| працівника | відповідальної особи | працівника | відповідальної особи | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| <...> | |||||||||||||
| 34 | 24.07. 2008 | Калюжний І. О., кур’єр | Передача документів | ТОВ «Еліпс», вул. Південна, 15 | 11.10 | Калюжний | Верещага | 15 | 2 | 13 | 12.40 | Калюжний | Верещага |
| 35 | 25.07. 2008 | Носова А. М., бухгалтер | Здавання звітності | ДПІ Дзержинського району м. Харкова | 09.30 | Носова | Верещага | 13 | 2 | 11 | 12.05 | Носова | Верещага |
Рис. 1
Як обліковуватимуться витрати підприємства в першому і другому випадках, покажемо в таблиці нижче.
Таблиця
| Показники | Якщо квитки видаються працівникам у постійне користування (персонально розподіляються) — особисті проїзні | Якщо квитки видаються працівникам у тимчасове користування (без персонального розподілу) | ||
| як обліковуються витрати на проїзд працівників | яким документом регламентується | як обліковуються витрати на проїзд працівників | яким документом регламентується | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| ФОП | Включаються як інші заохочувальні та компенсаційні виплати | П.п. 2.3.4 Інструкції № 5 | Не включаються до ФОП | П. 3.20 Інструкції № 5 |
| ВВ* | Включаються як витрати на оплату праці за умови, якщо таку виплату передбачено колективним (індивідуальним трудовим) договором | П.п. 5.6.1 Закону про податок на прибуток | Включаються як витрати, пов’язані з господарською діяльністю | П.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток |
| ПДФО | Утримується за ставкою 15 % з урахуванням натурального коефіцієнта 1,176471 | П. 3.4 Закону про податок з доходів | Не утримується | Лист ДПАУ від 07.04.2004 р. № 2635/6/17-3116, лист Фонду соцстраху з тимчасової втрати працездатності від 09.04.2008 р. № 02-24-768**, лист ПФУ від 21.03.2008 р. № 4933/03-30**, лист Держпідприємництва від 26.03.2008 р. № 2565** |
| Внески до соцфондів | Нараховуються «зверху» та «знизу» з урахуванням натурального коефіцієнта 1,176471*** | —**** | Не нараховуються | |
| * Безоплатне надання працівникам для особистих цілей проїзних, закуплених у сторонньої організації, буде продажем товару. При цьому працівник розраховується з підприємством за отриманий проїзний своїм доходом у вигляді додатково нарахованої заробітної плати для компенсації вартості такого проїзду. Отже, підходити до оподаткування такої операції, на наш погляд, варто як до оподаткування операцій за бартером (пп. 1.31 і 1.19 Закону про податок на прибуток). Валові доходи (за п.п. 4.1.1 Закону про податок на прибуток) за бартерними операціями у підприємства виникають виходячи з договірних цін, але не нижче звичайних цін (п.п. 7.1.1 Закону про податок на прибуток). Крім того, підприємство під час придбання проїзних має право відобразити їх у складі валових витрат на підставі п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток і, крім цього, включити вартість виданих проїзних до валових витрат на підставі п.п. 5.6.1 Закону про податок на прибуток як витрати на оплату праці. Звертаємо увагу ще на один неприємний момент: слід нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ, які при бартері згідно з п. 4.2 Закону про ПДВ нараховують виходячи з фактичної ціни, але не нижче за звичайну. Щоб не «обтяжувати» оплату проїзду перепродажем та бартером і податковими зобов’язаннями з ПДВ, доцільно використовувати «дотаційну» схему (див. розділ «Дотація («оподатковуваний» варіант)» на с. 36). ** Див. ком. «Витрати на проїзд міським транспортом зі службових питань не включаються до оподатковуваного доходу працівників» // «БТ», 2008, № 20, с. 7. *** Суму нарахованих соцвнесків включають до валових витрат на підставі п.п. 5.7.1 Закону про податок на прибуток. **** Оподатковуються як заробітна плата відповідно до: — пп. 1 і 2 ст. 19 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV (для внесків до ПФУ); — ст. 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III (для внесків до ФТВП); — ст. 19 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» від 02.03.2000 р. № 1533-III (для внесків до ФБ); — ст. 47 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» від 23.09.99 р. № 1105-XIV (для нарахування на фонд оплати праці до ФНВ). | ||||
У
бухгалтерському обліку витрати на проїзні квитки, які персонально розподіляються між працівниками та вартість яких включається до ФОП, відображають по кредиту субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою» з урахуванням натурального коефіцієнта.Вартість проїзних квитків, які персонально не розподіляють і надають працівнику в тимчасове користування, списують на рахунки обліку витрат підприємства залежно від характеру використання без відображення на рахунках обліку розрахунків з працівниками.
Власне проїзні квитки обліковуються на субрахунку
331 «Грошові документи в національній валюті».Приклад 2.
Підприємство щомісяця придбаває 5 проїзних квитків на трамвай і тролейбус для виробничого використання. Їх загальна вартість становить 330 грн. (без ПДВ). Наказом керівника підприємства затверджено список працівників, які мають право користуватися проїзними для службових цілей. Проїзні квитки видаються цим працівникам за потреби.Для підтвердження використання проїзних документів виключно для потреб підприємства ведеться
журнал видачі проїзних квитків (приклад складання наведено на рис. 1 на с. 40).У бухгалтерському та податковому обліку операції з проїзними квитками в цьому випадку відображаються так:
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | Податковий облік (ВВ) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Перераховано передоплату за проїзні квитки | 371 | 311 | 330,00 | 330,00 |
| 2. Оприбутковано проїзні квитки | 331 | 631 | 330,00 | — |
| 3. Проведено залік заборгованості | 631 | 371 | 330,00 | — |
| 4. Списано вартість проїзних квитків до складу адміністративних витрат | 92 | 331 | 330,00 | — |
Відшкодування працівнику витрат на проїзд у службових справах
Такий варіант виникає, коли працівник самостійно оплачує свій проїзд за службової необхідності у громадському транспорті, купуючи квитки (наприклад, у маршрутках, трамваях, тролейбусах, автобусах), а підприємство постфактум відшкодовує йому понесені витрати.
У цьому разі також необхідно видати
наказ (розпорядження) керівника підприємства, що встановлює можливість самостійного придбання квитків для службових поїздок з подальшим відшкодуванням працівникам понесених витрат. Крім цього, для підтвердження «господарчості» таких поїздок можна розробити маршрутний лист, примірну форму якого наведено на рис. 2 (с. 40).
Маршрутний лист службових поїздок № 14від 25 липня 2008 рокукур’єра Калюжного І. О.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
Рис. 2
Підставою для відшкодування працівнику витрат на проїзд за службової необхідності буде складений працівником та затверджений керівником
Звіт про використання коштів, отриманих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), форму якого затверджено наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. № 440. У Звіті працівник узагальнює інформацію про понесені витрати на проїзд за службової необхідності. Для підтвердження таких витрат до Звіту необхідно додати проїзні квитки та маршрутний лист. Приклад складання Звіту наведено на рис. 3 (с. 41).
Зауважимо, що сьогодні чітких термінів складання
Звіту в разі витрачання працівником власних грошових коштів не встановлено. Тому якщо працівник, який самостійно оплатив свою службову поїздку, не подасть Звіт протягом загальновстановленого терміну (зокрема, протягом двох робочих днів, включаючи день отримання готівки на господарські потреби), штрафні санкції ні до такого працівника, ні до підприємства не застосовуватимуться*.* Див. докладніше статтю «Якщо працівники витратили свої гроші на потреби підприємства» // «БТ», 2007, № 6, с. 14.
Якщо працівник здійснив поїздки для службових цілей протягом робочого дня, то відшкодування працівнику вартості проїзду не підлягає обкладенню ПДФО, з неї не справляються внески до соцфондів. Витрати на проїзд включають до валових витрат підприємства на підставі
п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток.У бухгалтерському обліку вартість проїзду списують на рахунки обліку витрат залежно від характеру використання квитків. При цьому відображати придбані квитки на проїзд на субрахунку 331 не потрібно.
Приклад 3.
Кур’єр підприємства самостійно оплатив свій проїзд у міському транспорті при здійсненні службової поїздки в межах виконання своїх трудових обов’язків. Вартість проїзду склала 4,50 грн. (без ПДВ). Ним було складено Звіт (рис. 3 на с. 41), до якого було додано 4 квитки на проїзд у тролейбусі та маршрутному таксі, а також маршрутний лист (рис. 2 на с. 40). Наказом керівника підприємства встановлено можливість відшкодування такому працівнику витрат на службові поїздки.У бухгалтерському та податковому обліку операції з проїзними квитками в цьому випадку відображають як показано на с. 42:
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | Податковий облік (ВВ) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Списано вартість проїзних квитків до складу адміністративних витрат на підставі поданого працівником і затвердженого керівником Звіту
| 92 | 372 | 4,50 | 4,50 |
| 2. Відшкодовано вартість проїзду працівнику на підставі поданого Звіту
| 372 | 301 | 4,50 | — |
На цьому закінчуємо розгляд можливих варіантів «оплати» працівникам їх проїзду для службових цілей. Сподіваємося, що ця консультація стане вам у добрій пригоді при виборі способу забезпечення працівникам безкоштовного проїзду за службової необхідності.
