Консультируют специалисты редакции
Порядок и условия списания первичной документации
Как правильно оформить списание первичной документации за 2003 — 2004 гг., по которой истек срок хранения? Можно ли проводить такую операцию, если за истекший период не было налоговой проверки?
(г. Днепропетровск)
Условия списания.
Для начала обратим внимание на условия, выполнение которых дает предприятию право списать (уничтожить) документы.Как следует из
Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, других учреждений и организаций и предприятий, утвержденного приказом Главархива при КМУ от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень № 41), таких условий всего два:1.
Документы могут быть уничтожены только после завершения проверок государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.2.
Уничтожению подлежат только те документы, срок хранения которых истек.В рассматриваемой ситуации срок хранения первичных документов за 2003 — 2004 гг., как утверждает читатель, истек, однако они не были проверены налоговыми органами, поэтому
списывать их нельзя.Порядок списания.
Для предприятий, чьи документы отвечают указанным условиям, остановимся подробнее на порядке их списания.Для этого напомним, что согласно
Перечню № 41 все документы можно разделить на две группы:— представляющие историко-культурную ценность и подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ) (
п.п. 2.3.1 Перечня № 41);— не подлежащие включению в НАФ.
Отметим, что предприятие может уничтожить (в случае выполнения указанных выше условий) только те документы, которые не имеют никакой ценности для НАФ.
Последовательность действий предприятия при уничтожении документов следующая:
1. Приказом руководителя предприятия для определения ценности документов утверждается экспертная комиссия (ЭК). В ЭК могут входить руководители службы деловодства и архивного подразделения, опытные сотрудники других структурных подразделений, а также специалисты соответствующего государственного архивного учреждения, архивного отдела горсовета (
п. 3.1 Перечня № 41). Главой ЭК может быть назначен заместитель руководителя организации, а секретарем — руководитель ее архивного подразделения.2. ЭК проводит предварительную экспертизу и отбор документов, подлежащих уничтожению. Результаты деятельности ЭК подтверждаются Актом о перечне документов для уничтожения.
3. Перечень документов, подготовленных на уничтожение, предприятие обязательно должно согласовать с местным госархивом (
п. 3.6 Перечня № 41).4. После этого документы, отобранные к уничтожению, предприятие должно передать в организации, занимающиеся заготовкой вторичного сырья (
п. 3.7 Перечня № 41). При этом сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.Обратим внимание, что в
письме от 12.01.2001 г. № 05-26 Госкомархив разрешает при незначительном объеме документов, подлежащих уничтожению, сжигать их, о чем следует указывать в акте. Однако при этом точные размеры «незначительных объемов» Госкомархивом не приводятся. Поэтому мы предлагаем во избежание лишних недоразумений, которые могут привести как к административной, так и к уголовной ответственности, уничтожение документов предоставить компетентным организациям.Ответственность.
Логическим завершением изучения порядка уничтожения первичных документов будет рассмотрение ответственности за его нарушение.Согласно
п. 3.8 Перечня № 41 уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел постоянного хранения (то есть без согласования действий с местным госархивом), а также нарушение установленных сроков хранения документов влекут за собой ответственность, предусмотренную действующим законодательством.Как уже упоминалось, в таком случае предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Так, согласно
ст. 357 Уголовного кодекса Украины умышленное уничтожение официальных или частных документов наказывается штрафом в размере до 850 грн. или ограничением свободы сроком до 3-х лет. Эти же действия, если они повлекли за собой нарушение работы предприятия или были совершены в отношении особо важных документов, влекут за собой либо штраф до 1190 грн., либо ограничение свободы сроком до 3-х лет, либо лишение свободы сроком до 3-х лет.В случае небрежного хранения, порчи, незаконного
уничтожения, сокрытия, незаконной передачи другому лицу архивных документов, нарушения порядка доступа к ним, а также неуведомления государственного архивного учреждения об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения их состояния ст. 921 Кодекса Украины об административных правонарушениях предусмотрена следующая ответственность:— для граждан: предупреждение или наложение штрафа
от 51 грн. до 119 грн. (за повторное в течение года нарушение — штраф от 119 грн. до 340 грн.);— для должностных лиц: предупреждение или наложение штрафа
от 85 грн. до 170 грн. (за повторное в течение года нарушение — штраф от 170 грн. до 680 грн.).Подробнее о порядке уничтожения документов финансово-хозяйственной деятельности
см. в статье «Документы в хозяйственной деятельности: хранение, ответственность, уничтожение» // «БН», 2006, № 32.
Александра ЯРОСЛАВСКАЯ
