Консультують фахівці редакції
Порядок та умови списання первинної документації
Як правильно оформити списання первинної документації за 2003 — 2004 рр., щодо якої закінчився строк зберігання. Чи можна здійснювати таку операцію, якщо за минулий період не було податкової перевірки?
(м. Дніпропетровськ)
Умови списання.
Спочатку звернемо увагу на умови, виконання яких дає підприємству право списати (знищити) документи.Як випливає з
Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ та організацій і підприємств, затвердженого наказом Головархіву при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі — Перелік № 41), таких умов лише дві:1.
Документи може бути знищено тільки після завершення перевірок державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства.2.
Знищенню підлягають лише документи, строк зберігання яких закінчився.У цій ситуації строк зберігання первинних документів за 2003 — 2004 рр., як стверджує читач, закінчився, однак їх не було перевірено податковими органами, тому
списувати їх не можна.Порядок списання.
Для підприємств, документи яких відповідають зазначеним умовам, зупинимося докладніше на порядку їх списання.Для цього нагадаємо, що згідно з
Переліком № 41 усі документи можна поділити на дві групи:— документи, що становлять історико-культурну цінність і підлягають включенню до Національного архівного фонду (далі — НАФ;
п.п. 2.3.1 Переліку № 41);— документи, що не підлягають включенню до НАФ.
Зауважимо, що підприємство може знищити (у разі виконання зазначених вище умов) лише ті документи, які не являють собою жодної цінності для НАФ.
Послідовність дій підприємства при знищенні документів така:
1. Наказом керівника підприємства для визначення цінності документів затверджується експертна комісія (ЕК). До ЕК можуть входити керівники служби діловодства та архівного підрозділу, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, а також фахівці відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради (
п. 3.1 Переліку № 41). Головою ЕК може бути призначено заступника керівника організації, а секретарем — керівника її архівного підрозділу.2. ЕК проводить попередню експертизу та відбір документів, що підлягають знищенню. Результати діяльності ЕК підтверджуються Актом про перелік документів для знищення.
3. Перелік документів, підготовлених для знищення, підприємство обов’язково має погоджувати з місцевим держархівом (
п. 3.6 Переліку № 41).4. Після цього документи, відібрані до знищення, підприємство має передати до організацій, що займаються заготівлею вторинної сировини (
п. 3.7 Переліку № 41). При цьому здавання документів оформляється приймально-здавальними накладними.Звернемо увагу, що в
листі від 12.01.2001 р. № 05-26 Держкомархів дозволяє при незначному обсязі документів, які підлягають знищенню, спалювати їх, і про це слід зазначати в акті. Однак при цьому точні розміри «незначних обсягів» Держкомархівом не наводяться. Тому пропонуємо для уникнення зайвих непорозумінь, що можуть призвести як до адміністративної, так і до кримінальної відповідальності, залишити знищення документів компетентним організаціям.Відповідальність.
Логічним завершенням вивчення порядку знищення первинних документів буде розгляд відповідальності за його порушення.Згідно з
п. 3.8 Переліку № 41 знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання (тобто без узгодження дій з місцевим держархівом), а також порушення встановлених строків зберігання документів тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.Як уже згадувалося, у такому разі передбачено як адміністративну, так і кримінальну відповідальність.
Так, згідно зі
ст. 357 Кримінального кодексу України умисне знищення офіційних чи приватних документів карається штрафом у розмірі до 850 грн. або обмеженням волі строком до 3 років. Ці ж дії, якщо вони спричинили порушення роботи підприємства, або були вчинені стосовно особливо важливих документів, тягнуть за собою або штраф до 1190 грн., або обмеження волі строком до 3 років, або позбавлення волі строком до 3 років.У разі недбалого зберігання, псування, незаконного
знищення, приховування, незаконної передачі іншій особі архівних документів, порушення порядку доступу до них, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану ст. 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачено таку відповідальність:— для громадян — попередження або накладення штрафу
від 51 до 119 грн. (за повторне протягом року порушення — штраф від 119 до 340 грн.);— для посадових осіб — попередження або накладення штрафу
від 85 до 170 грн. (за повторне протягом року порушення — штраф від 170 грн. до 680 грн.).Докладніше про порядок знищення документів фінансово-господарської діяльності див. у
статті «Документи в господарській діяльності: зберігання, відповідальність, знищення» // «БТ», 2006. № 32.
Олександра ЯРОСЛАВСЬКА
