Консультируют специалисты редакции
Как исправить ошибку по излишне выплаченной работнику сумме суточных
В результате внутренней ревизии обнаружили, что командированному работнику были ошибочно завышены суточные (в гостиничном счете был выделен завтрак, а выплатили суточные в размере 25 грн.). Как исправить такую ошибку?
(г. Харьков)
Действительно, согласно
постановлению КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663, если в счете гостинице указано одноразовое питание, то суточные составляют 20 грн. в сутки, а не 25 грн. Таким образом, работнику излишне выплачены суточные в размере 5 грн. за каждый день проживания в такой гостинице.Как исправить ошибку? Во-первых, эта сумма не может быть включена в валовые расходы. Следовательно, на нее необходимо отсторнировать валовые расходы (ранее были отражены как суточные в пределах норм по факту утверждения Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет). Если ошибка произошла в прошлых отчетных периодах, что привело к возникновению недоимки, то при исправлении плательщик должен начислить штраф в размере 5 % от суммы недоимки.
Во-вторых, нужно решить вопрос с тем, что делать с излишней суммой — удержать ее из зарплаты работника или простить ему эту сумму. Что касается первого варианта, то право удержать эту сумму из зарплаты нам дает
ст. 127 Кодекса законов о труде Украины, но лишь в том случае, если работник не оспаривает основание и размер отчисления. Поэтому далее будем рассматривать второй вариант — предприятие исправляет ошибку за счет своих средств. Если идти по этому пути, то предприятие должно начислить налогооблагаемый доход работнику (причем с учетом «натурального» коэффициента), удержать из него налог с доходов и перечислить его в бюджет. Если эта ошибка будет исправлена налоговым агентом самостоятельно до проверки, то, на наш взгляд, никаких штрафных санкций в данном случае не будет. Это подтверждает и ГНАУ в письме от 15.11.2005 г. № 11069/6/17-2116*.* Комментарий к этому письму см. в «БН», 2005. № 50, с. 7.
В бухгалтерском учете исправление ошибки сопровождается следующими бухгалтерскими записями (допустим, что излишне выплаченная работнику сумма составляет 5 грн.):
| Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | Налоговый учет (ВР) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Отсторнирована сумма излишне выплаченных суточных (методом «красное сторно») | 92 | 372 | 5,00 | -5,00 |
| 2. Списана сумма излишне выплаченных суточных на расчеты с работником | 685 (663) | 372 | 5,00 | — |
| 3. Начислен налогооблагаемый доход работнику (5 х 1,176471) | 92 | 685 (663) | 5,88 | — |
| 4. Удержан налог с доходов | 685 (663) | 641 | 0,88 | — |
| 5. Перечислен в бюджет налог с доходов | 641 | 311 | 0,88 | — |
В ф. № 1ДФ нужно показать доход работника в сумме излишне выплаченных суточных:
| № з/п | Ідентифікаційний номер | Сума нарахованого доходу (грн., коп.) | Сума виплаченого доходу (грн., коп.) | Сума утриманого податку (грн., коп.) | Ознака доходу | Дата | Ознака подат. соц. пільги | Ознака (0, 1) | ||
| нарахованого | перерахованого | прийняття на роботу дд/мм/рррр | звільнення з роботи дд/мм/рррр | |||||||
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| ... | 1122334455 | 5,88 | 5,88 | 0,88 | 0,88 | 09 | — | — | — | — |
Если сверхнормативные суточные были выплачены в одном из прошлых отчетных кварталов, за который уже сдан отчет по ф. № 1ДФ, то нужно подать уточненный расчет за такой квартал. Уточнение заключается в добавлении строки о доходе работника в виде сверхнормативных суточных (как показано выше) с проставлением в графе 9 признака «0» — строка на введение.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
