Консультують фахівці редакції
Як виправити помилку щодо надміру виплаченої працівнику суми добових
Під час внутрішньої ревізії виявили, що відрядженому працівнику було помилково завищено добові (у готельному рахунку було виділено сніданок, а виплатили добові в розмірі 25 грн.). Як виправити таку помилку?
(м. Харків)
Дійсно, згідно з
постановою КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663 , якщо в рахунку готелю зазначено одноразове харчування, то добові становлять 20 грн. на добу, а не 25. Отже, працівнику надміру виплачено добові в розмірі 5 грн. за кожний день проживання в такому готелі.Як виправити помилку? По-перше, цю суму не може бути включено до валових витрат. Отже, на неї слід відсторнувати валові витрати (раніше відображені як добові в межах норм за фактом затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт). Якщо помилка сталася в минулих звітних періодах, що призвело до виникнення недоїмки, то при виправленні платник має нарахувати штраф у розмірі 5 % від суми недоїмки.
По-друге, потрібно вирішити питання, що робити з надмірною сумою — утримати її із зарплати працівника чи «простити» йому цю суму. Що стосується першого варіанта, то право утримати цю суму із зарплати працівника нам дає
ст. 127 Кодексу законів про працю в Україні, але тільки в тому випадку, якщо працівник не оспорює підставу та розмір відрахування. Тому далі розглядатимемо другий варіант — підприємство виправляє помилку за рахунок своїх коштів. Якщо йти цим шляхом, то підприємство має нарахувати оподатковуваний дохід працівнику (причому з урахуванням «натурального» коефіцієнта), утримати з нього податок з доходів і перерахувати податок до бюджету. Якщо цю помилку буде виправлено податковим агентом самостійно до перевірки, то, на наш погляд, жодних штрафних санкцій у цьому випадку не буде. Це підтверджує і ДПАУ в листі від 15.11.2005 р. № 11069/6/17-2116*.* Коментар до цього листа див. у «БТ», 2005, № 50, с. 7.
У бухгалтерському обліку виправлення помилки супроводжується такими бухгалтерськими записами (припустимо, що надміру виплачена працівнику сума становить 5 грн.):
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума, грн. | Податковий облік (ВВ) | |
| дебет | кредит | |||
| 1. Відсторновано суму надміру виплачених добових (методом «червоне сторно») | 92 | 372 | 5,00 | -5,00 |
| 2. Списано суму надміру виплачених добових на розрахунки з працівником | 685 (663) | 372 | 5,00 | — |
| 3. Нараховано оподатковуваний дохід працівнику (5 х 1,176471) | 92 | 685 (663) | 5,88 | — |
| 4. Утримано податок з доходів | 685 (663) | 641 | 0,88 | — |
| 5. Перераховано до бюджету податок з доходів | 641 | 311 | 0,88 | — |
У ф. № 1ДФ потрібно показати дохід працівника в сумі надміру виплачених добових:
| № з/п | Ідентифікаційний номер | Сума нарахованого доходу (грн., коп.) | Сума виплаченого доходу (грн., коп.) | Сума утриманого податку (грн., коп.) | Ознака доходу | Дата | Ознака подат. соц. пільги | Ознака (0, 1) | ||
| нарахованого | перерахованого | прийняття на роботу дд/мм/рррр | звільнення з роботи дд/мм/рррр | |||||||
| 1 | 2 | 3а | 3 | 4а | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| ... | 1122334455 | 5,88 | 5,88 | 0,88 | 0,88 | 09 | — | — | — | — |
Якщо наднормативні добові виплачено в одному з минулих звітних кварталів, за який уже здано звіт за ф. № 1ДФ, то потрібно подати уточнений розрахунок за такий квартал. Уточнення полягає в додаванні рядка про дохід працівника у вигляді наднормативних добових (як показано вище) з проставлянням у графі 9 ознаки «0» — рядок на введення.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
