ПРОЖИВАНИЕ В КОМАНДИРОВКЕ
на съемной квартире — возможно ли это?
В последнее время альтернативой гостиницам (мотелям) в командировках стал съем квартир посуточно у частных лиц. В некоторых местах этот вариант практикуют из-за отсутствия гостиниц (мотелей). Кроме того, за те же деньги (а то и дешевле) проживание на квартире часто бывает более комфортным, чем в гостиницах. Обычно такие услуги предоставляют предприниматели-единоналожники.
О том, как организовать такой бизнес и какие надо выдать проживающим документы, подтверждающие расходы на наем жилья в командировке, пойдет речь в сегодняшней статье.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
ГКУ —
Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.ХКУ —
Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.ЖКУ —
Жилищный кодекс Украинской ССР от 30.06.83 г. № 5464-X.Закон о туризме
— Закон Украины «О туризме» от 15.09.95 г. № 324/95-ВР.Закон о налоге на прибыль —
Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97- ВР.Закон № 889
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон об РРО
— Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.КВЭД
— Классификация видов экономической деятельности ДК 009:2005, утвержденная приказом Госкомстата от 26.12.2005 г. № 375.Порядок № 297
— Порядок предоставления услуг по временному размещению (проживанию), утвержденный постановлением КМУ от 15.03.2006 г. № 297.Приказ № 230
— приказ Госкомстроя «Об утверждении форм документов первичного учета и Инструкции о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг в ДП «Укркомунобслуговування» от 13.10.2000 г. № 230.
Правовые основы предоставления жилья для временного проживания в частном секторе
Предоставление жилья для временного проживания (частный дом, квартира) является законной и урегулированной с позиции законодательства деятельностью. Собственник частного дома (квартиры) имеет право распоряжаться им на свое усмотрение, в том числе и сдавать его в аренду (
ст. 319 ГКУ, ст. 150 ЖКУ).Передачу жилого помещения в пользование командированному лицу (другому лицу) можно рассматривать либо как
операцию найма (аренды), либо как услуги по временному размещению (проживанию). Дело в том, что законодательство разграничивает эти виды деятельности, а также выдвигает различные требования к таким договорам. Поэтому для начала необходимо определиться с тем, что предоставляем — услуги по найму (аренде) или услуги по размещению (проживанию).Виды деятельности по КВЭД.
В КВЭД эти виды деятельности отнесены к разным разделам и подклассам (табл. 1).
Таблица 1
| Гостиничные услуги | ||
| Секция H |
| Деятельность гостиниц и ресторанов |
| ... |
|
|
| 55.2 |
| Предоставление других мест для временного проживания. Эта группа включает: — предоставление мест другими средствами размещения для временного, преимущественно кратковременного, проживания: в туристических лагерях, летних домиках, квартирах, сдаваемых во время отпускного периода, на площадках для кемпингов и в зданиях на территории кемпингов, в семейных пансионах, крестьянских усадьбах, молодежных и горных турбазах и т. п. Эта группа не включает: — аренду жилья для долгосрочного проживания (см. 70.20) |
| ... |
|
|
| 55.23 | 55.23.0 | Предоставление других мест для временного проживания , н. о. д. г. Этот подкласс включает: — предоставление мест для временного, преимущественно кратковременного, проживания, например, в молодежных общежитиях, детских и студенческих лагерях, школах-интернатах, общежитиях для приезжих, общежитиях для рабочих-мигрантов, университетских городках, общежитиях высших учебных заведений, техникумов, училищ, школ, спальных вагонах, домах гостиничного типа и в других помещениях, сдаваемых для временного проживания |
| ... |
|
|
| Арендные операции | ||
| Секция K | — | Операции с недвижимым имуществом, аренда, инжиниринг и предоставление услуг предпринимателям |
| ... |
|
|
| 70.2 |
| Сдача в аренду собственного недвижимого имущества |
| 70.20 | 70.20.0 | Сдача в аренду собственного недвижимого имущества. Этот подкласс включает: — сдачу в аренду собственной жилой и нежилой недвижимости; — сдачу в аренду земельных участков; — деятельность рынков. Этот подкласс не включает: — эксплуатацию гостиниц, меблированных комнат, стоянок для жилых прицепов, кемпингов и других мест, предназначенных для кратковременного проживания (см. 55) |
Как видим,
КВЭД разграничивает наем (аренду) жилья и предоставление услуг по временному проживанию. В группу 55.2 «предоставление других мест для временного проживания» не включается аренда жилья для долговременного проживания, для этого следует использовать подкласс 70.20. В свою очередь подкласс 70.20 не включает эксплуатацию других мест, предназначенных для кратковременного проживания, и отсылает к группе 55. То есть можно сказать, что для КВЭД ключевым в определении является срок использования — долговременное или кратковременное.Теперь рассмотрим требования, выдвигаемые законодательством при осуществлении этих видов деятельности.
Если предоставляем услуги по временному размещению (проживанию)
. Услуги по временному размещению (проживанию) согласно КВЭД входят в подкласс гостиничных услуг и относятся к туристической деятельности (код КВЭД 55.23.0). Согласно ст. 5 Закона о туризме к субъектам, осуществляющим и/или обеспечивающим туристическую деятельность (субъекты туристической деятельности), в том числе относят:— других субъектов предпринимательской деятельности*, предоставляющих услуги по временному размещению (проживанию), питанию, экскурсионные, развлекательные и другие туристические услуги;
* Кроме перечисленных в ст. 5 Закона о туризме туроператоров, турагентов.
—
физических лиц, не являющихся субъектами предпринимательской деятельности и предоставляющих услуги по временному размещению (проживанию), питанию и т. п.Предоставление услуг по временному размещению регулируется
Порядком № 297.Определение
услуг по временному размещению (проживанию) приведено в п. 3 Порядка № 297. Это деятельность юридического и физического лица по предоставлению места для ночевки в средстве размещения за плату, а также другая деятельность, связанная с временным размещением (проживанием), предусмотренная законом.При этом объекты для предоставления услуг по временному размещению (проживанию) (далее — средства размещения) разделяют на:
коллективные
— средства размещения с общим количеством мест 10 или более, в которых предоставляют место для ночевки в комнате или другом помещении и за которые взимается плата по установленным ценам;индивидуальные
— жилье, в котором за плату или бесплатно предоставляется ограниченное количество мест (менее чем 10). В таком объекте единицы размещения (комнаты, жилье) должны быть отделены одна от другой.Обратите внимание, что в
п. 4 Порядка № 297 указано, что не относят к услугам по временному размещению (проживанию) размещение лиц, с которыми заключается договор о найме жилья на срок, превышающий один месяц (для курортов срок определяется местными органами исполнительной власти). То есть если жилье командированным будет использоваться более этого срока, то это не является временным размещением (проживанием) и такие отношения следует оформлять договором найма (аренды) жилья.К организации услуг по временному размещению (проживанию) выдвигается ряд требований (
см. «Требования к организации услуг по временному размещению (проживанию)»).
| Требования к организации услуг по временному размещению (проживанию) Извлечение из Порядка № 297«5. Юридические и физические лица — субъекты предпринимательской деятельности, предоставляющие услуги по временному размещению (проживанию) в коллективных средствах размещения, обязаны вести книгу отзывов и предложений, которая хранится в доступном для потребителей месте, своевременно предоставлять полную и достоверную информацию о документах, которыми они руководствуются во время предоставления услуг, перечень услуг, их стоимость и условия получения, правила эффективного и безопасного пользования средством размещения, наименование и адрес исполнителя услуг, адреса и номера телефонов органов, обеспечивающих государственную защиту прав потребителей. 6. Физические лица — собственники или арендаторы коллективных средств размещения предоставляют услуги по временному размещению (проживанию) при условии государственной регистрации их в качестве субъектов предпринимательской деятельности. 7. Физические лица — собственники или арендаторы индивидуальных средств размещения предоставляют услуги по временному размещению (проживанию) без государственной регистрации их в качестве субъектов предпринимательской деятельности. Физические лица — собственники или арендаторы индивидуальных средств размещения обязаны подавать в определенный законодательством срок органу соответствующей налоговой службы декларацию по установленной форме о доходе, полученном от предоставления таких услуг, вести книгу регистрации, в которой указываются фамилия, имя и отчество жителя, год рождения, местожительство и документ, удостоверяющий личность, даты прибытия и выбытия, стоимость предоставленных услуг. Статистические сведения подаются в местные органы исполнительной власти по установленной ими форме. 8. Услуги по временному размещению (проживанию) подлежат обязательной сертификации по безопасности для жизни и здоровья людей, защиты их имущества и охраны окружающей среды в порядке, установленном законодательством*». * Обязательная сертификация услуг по временному размещению (проживанию) также предусмотрена п. 30 Перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации в Украине, утвержденного приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 01.02.2005 г. № 28. |
Кроме того, согласно
Государственному классификатору зданий и сооружений ДК 018-2000, утвержденному приказом Госстандарта от 17.08.2000 г. № 507, гостиничные помещения и другие помещения для временного проживания являются нежилыми помещениями. Поэтому, если предоставляем услуги по временному размещению (проживанию), считаем необходимым жилые помещения перевести в нежилые. Однако это не надо делать при передаче жилья в наем (см. далее подраздел «Если заключаем договор найма (аренды)»).Действующим законодательством не предусмотрено обязательное заключение договора предоставления услуг по временному размещению (проживанию) в письменной форме. Поэтому согласно
ст. 205 ГКУ по желанию сторон такой договор заключается либо в письменной, либо в устной форме.Если заключаем договор найма (аренды)
. По договору найма (аренды) жилья одна сторона — собственник жилья (наймодатель) передает или обязывается передать второй стороне (нанимателю) жилье для проживания в наем на определенный срок за плату.При заключении договора найма (аренды) жилья необходимо руководствоваться
главами 58 и 59 ГКУ.Обратите внимание, что согласно
ст. 811 ГКУ договор найма жилья заключается в письменной форме. А это предполагает составление письменного договора, в котором оговариваются существенные условия договора, такие как:— срочность — важно установить срок найма, если он не установлен, то договор считается заключенным на пять лет (
ст. 821 ГКУ);— платность — следует оговорить размер платы за пользование жильем (например, плата за каждые сутки, полсуток, почасово;
ст. 820 ГКУ);— возвратность — оперативная аренда предполагает возврат предмета аренды в конце срока договора.
Сдавать в наем (аренду) жилье может как субъект предпринимательской деятельности (предприятие, ФЛП), так и обычное физлицо (
письмо ГНАУ от 11.10.2005 г. № 9777/6/17-2316).Однако если арендодателем является обычное физическое лицо (не предприниматель), то здесь есть один очень большой недостаток —
договор аренды подлежит обязательному нотариальному заверению. Это требование к договору аренды, обеими сторонами которого являются обычные граждане, содержится в п.п. 9.1.4 Закона № 889. Хотим отметить: несмотря на то, что работник едет в командировку по поручению работодателя, при заключении договора найма жилья он выступает от своего имени, а не от имени работодателя. Следовательно, по таким договорам необходимо соблюдать требование п.п. 9.1.4 Закона № 889 об их обязательном нотариальном удостоверении. Безусловно, это во многих случаях является «красным светом» для официального оформления временного съема жилья в командировке.
Оптимальная система налогообложения
Как мы уже выяснили, сдавать квартиры в наем могут как субъекты хозяйственной деятельности (предприниматели и юрлица), так и обычные граждане. И если у обычных физических лиц нет выбора в вопросе налогообложения (со своего дохода он должен заплатить налог с доходов по ставке 15 %), то у субъектов хозяйствования такой выбор есть. Посмотрим, какая система налогообложения наиболее подходит для такого вида деятельности.
Самая минимизированная для налогообложения схема организации сдачи в наем (аренду) жилья выглядит так: физическое лицо — предприниматель (ФЛП) уплачивает единый налог по ставке, установленной для данного вида деятельности. При этом в
Свидетельстве об уплате единого налога (далее — Свидетельство) должен быть указан вид деятельности из решения местного органа власти, который соответствует формулировке «сдача в наем (аренду) недвижимого имущества» и/или «услуги по временному размещению (проживанию)» (если решили, что предоставляют эти услуги), а лучше — оба вида деятельности.Обратите внимание: в случае аренды помещений у других лиц для последующей передачи в наем такие операции являются субарендой. Но согласно КВЭД субаренду следует расценивать как аренду — подкласс
70.20 (см. комментарий к письму Госкомстата от 26.04.2007 г. № 14/3-53/44 // «БН», 2007, № 51).
Чем подтверждается проживание?
Для работника, проживающего на съемной квартире (доме), важно подтвердить свое проживание документально для получения возмещения работодателем понесенных работником командировочных расходов. О том, в каких случаях обязательным является заключение письменного договора, а в каких нет, когда действует требование о нотариальном удостоверении договора, мы сказали выше. Теперь поговорим о том, какие еще документы должны быть на руках у временно снимающего жилье работника.
Подтверждаем оплату
. Предприниматели, работающие на общей системе налогообложения, при приеме наличных в оплату за наем (аренду) жилья и услуги по временному проживанию обязаны применять РРО (КУРО и РК) и выдавать покупателям расчетные документы*.Юридические лица, которые не относятся к сфере торговли и общественного питания, при приеме наличных могут избежать применения РРО, если при получении оплаты за наем (аренду) жилья или за услуги по временному проживанию будут выписывать приходные кассовые ордера (ПКО) с выдачей квитанций к ним покупателям и отражением поступлений в кассовой книге (
п. 1 ст. 9 Закона об РРО; письмо Госкомпредпринимательства от 23.06.2006 г. № 4564/0/2-06)*.* Это наиболее безопасный вариант проведения расчетов, так как на нем настаивают налоговые органы. В то же время по поводу применения РРО есть и другое мнение, которое мы поддерживаем: аренда — это не услуга (письмо Минюста от 23.02.2004 г. № 8-11-19). Итак, если нет услуги в понимании Закона об РРО, то и применять РРО при осуществлении этой операции необязательно. Значит, предприятие, которое сдает в аренду имущество, независимо от того, принадлежит оно к сфере торговли и общественного питания, а также частные предприниматели на общей системе налогообложения, в наличных расчетах по арендным операциям РРО, на наш взгляд, может не применять. Операцию можно проводить через кассу с использованием приходных кассовых ордеров (для предпринимателя — с использованием товарного чека в произвольной форме).
Предприниматели-единоналожники освобождены от применения РРО (
п. 6 ст. 9 Закона об РРО). Для них документом, подтверждающим оплату, будет составленный в произвольной форме товарный чек ( акт выполнения договора аренды, квитанция об оплате в произвольной форме, счет с пометкой «оплачено» и т. п.).Подтверждаем факт проживания
. Факт найма (аренды) жилого помещения подтверждает договор найма жилья.Получение и возврат помещения вместе с передаваемыми в пользование материальными ценностями желательно оформить
актом приема-передачи жилья арендатору и возвратным актом — акт приема-передачи жилья арендодателю. Такие документы будут не лишними при возникновении разногласий между сторонами.По требованию проживающего можно выписать
акт выполнения договора аренды в произвольной форме, подтверждающий факт проживания в арендуемом помещении. В нем желательно указать продолжительность и стоимость проживания, Ф.И.О проживающего и т. п.Если же проживание рассматривать как «услуги по временному размещению (проживанию)», то для командированного работника подтверждающими проживание документами будет
счет (ф. № 4-г) и документ об оплате (кассовый чек, РК, квитанция к ПКО, товарный чек).Что касается формы
счета, то в связи с тем, что его форма законодательно не установлена, можно порекомендовать использовать счет (ф. № 4-г), форма которого утверждена приказом № 230 для ДП «Укркомунобслуговування». Этот документ применяют при оформлении расчетов с гражданами за основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице и рекомендуемые другим гостиничным хозяйствам независимо от подчиненности (п. 2 приказа № 230).Если командированный работник проживает у обычного физлица, то факт его проживания подтверждается договором найма жилья.
Подытоживая изложенное, приведем документы, которыми следует оформить сдачу жилья для проживания командированных лиц.
Таблица 2
| Лица, предоставляющие услуги по размещению и проживанию физического лица (кроме гостиниц и мотелей) | Документы, подтверждающие наем (аренду) жилья | Документы, подтверждающие услуги по временному проживанию | Примечание |
| 1. Физическое лицо — предприниматель |
|
| Могут дополнительно потребовать проживающие: |
| — на едином налоге | — товарный чек (в произвольной форме); — договор найма жилья; — акт приема-передачи жилья арендатору и акт приема-передачи жилья арендодателю (возвратный акт) | — счет (ф. № 4-г) с отметкой « оплачено» (или отдельный документ произвольной формы об оплате) | — свидетельство о госрегистрации; — свидетельство об уплате единого налога |
| — на общей системе налогообложения | — расчетный документ об оплате (кассовый чек, РК); — договор найма жилья; — акт приема-передачи жилья арендатору и акт приема-передачи жилья арендодателю (возвратный акт); — акт выполнения договора аренды (если договором предусмотрено составление акта) | — расчетный документ об оплате (кассовый чек, РК); — счет (ф. № 4-г) | — свидетельство о госрегистрации; — подтверждение уплаты НДФЛ (например, копию платежного поручения) |
| 2. Юридическое лицо | — расчетный документ об оплате (кассовый чек, РК, квитанция к ПКО); — договор найма жилья; — акт приема-передачи жилья арендатору и акт приема-передачи жилья арендодателю (возвратный акт); — акт выполнения договора аренды (если договором предусмотрено составление акта) | — расчетный документ об оплате (кассовый чек, РК, квитанция к ПКО); — счет (ф. № 4-г) | — |
Для предприятия, командировавшего работника: расходы на проживание на съемной квартире — командировочные расходы
Возмещение расходов на проживание в командировке предусмотрено
абзацем первым п. 1.6 Инструкции № 59. То есть предприятию разрешено при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещать фактические расходы командированным работникам на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки такого проживания.Считаем, что
возмещать работнику расходы на проживание в командировке следует не только если он живет в гостинице, но и если он снимает (арендует) другие жилые помещения. Тем более что эти расходы согласно п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль можно включить в валовые расходы.Кроме того, если командированное лицо временно проживало не в гостинице, то можно воспользоваться разъяснениями Минфина в
письме от 11.10.2007 г. № 31-18030-07-29/20911. В нем у Минфина спросили, могут ли частные лица в случае предоставления услуг по размещению командированных в подтверждение предоставленных гостиничных услуг выдавать счет (или другой документ) произвольной формы? Несмотря на то что прямого ответа Минфин так и не дал, косвенно подтверждается возможность, во-первых, проживания командированного лица не в гостинице, а у частных лиц, а во-вторых, возможность компенсации этих услуг работодателем, если есть подтверждающие документы. К тому же в этом письме приведен перечень подтверждающих такое проживание документов, дающих право на валовые расходы (кассовый чек, расчетная квитанция, ПКО, квитанции, подписанные и заверенные в установленном порядке, и т. п.).Налоговики также не против компенсации проживания работников не только в гостиницах, но также и в других жилых помещениях (консультация в
«Вестнике налоговой службы Украины»// 2005, № 44). В таком случае, как указано в консультации, для включения в валовые расходы стоимости проживания у физлица подтверждающим документом будет договор об аренде помещения.Что касается требования*
абзаца первого п. 1.6 Инструкции № 59 о возмещении стоимости только одного места гостиничного номера, по нашему мнению, это ограничение касается только случаев, когда работник проживает в гостинице. Но даже если это ограничение распространить и на случаи проживания в других жилых помещениях, то его следует учитывать только тогда, когда в расчетных документах, подтверждающих проживание на съемной квартире, указано количество мест проживания, и работник, оплачивая стоимость нескольких мест, живет там один.* Действует с 29.07.2007 г. (см. приказ Минфина от 05.07.2007 г. № 791 и комментарий к этим изменениям в «БН», 2007, № 31, с. 9 и с. 27).
Если же в документах не указано количество мест проживания, то возмещать работнику и включать в валовые расходы можно всю стоимость расходов на наем жилья.
Учитывая изложенное, считаем целесообразным возможность проживания работников в командировке на съемной квартире зафиксировать в
приказе (распоряжении) руководителя и, если необходимо, установить определенные ограничения (стоимость проживания; размер снимаемой квартиры: одно-, двух-, трехкомнатная и т. п.).И еще. Согласно
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль основанием для включения в состав валовых расходов на наем жилых помещений являются подтверждающие документы, которые удостоверяют стоимость этих расходов в виде счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица. Перечень документов, подтверждающих проживание командированных работников в съемных квартирах (домах), см. в табл. 2 на с. 32.
