ПРОЖИВАННЯ У ВІДРЯДЖЕННІ
на квартирі, що здається для проживання, — чи можливо це?
Останнім часом альтернативою готелям (мотелям) у відрядженнях стало наймання квартир подобово у приватних осіб. У деяких місцях цей варіант практикують за відсутності готелів (мотелів). Крім того, за ті самі гроші (а то й дешевше) проживання на квартирі є комфортнішим, ніж у готелях. Звичайно такі послуги надаються підприємцями-єдиноподатниками.
Про те, як організувати такий бізнес і які документи, що підтверджують витрати на наймання житла у відрядженні, потрібно видати проживаючим, і йтиметься в сьогоднішній статті.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
ЦКУ —
Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.ГКУ —
Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.ЖКУ —
Житловий кодекс Української РСР від 30.06.83 р. № 5464-X.Закон про туризм
— Закон України «Про туризм» від 15.09.95 р. № 324/95-ВР.Закон про податок на прибуток —
Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон № 889
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.Закон про РРО
— Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР.Інструкція № 59
— Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.КВЕД
— Класифікація видів економічної діяльності ДК 009:2005, затверджена наказом Держкомстату від 26.12.2005 р. № 375.Порядок № 297
— Порядок надання послуг з тимчасового розміщення (проживання), затверджений постановою КМУ від 15.03.2006 р. № 297.Наказ № 230
— наказ Держкомбуду «Про затвердження форм документів первинного обліку та Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування» від 13.10.2000 р. № 230.
Правові засади надання житла для тимчасового проживання у приватному секторі
Надання житла для тимчасового проживання (приватний будинок, квартира) є законною та врегульованою діяльністю з позиції законодавства. Власник приватного будинку (квартири) має право розпоряджатися ним на свій розсуд, у тому числі і здавати його в оренду (
ст. 319 ЦКУ, ст. 150 ЖКУ).Передачу житлового приміщення в користування відрядженій особі (іншій особі) можна розглядати або як
операцію найму (оренди), або як послуги з тимчасового розміщення (проживання). Річ у тому, що законодавство розмежовує ці види діяльності, а також висуває різні вимоги до таких договорів. Тому спочатку необхідно визначитися з тим, що надаємо — послуги з найму (оренди) чи послуги з розміщення (проживання).Види діяльності за КВЕД.
У КВЕД ці види діяльності віднесено до різних розділів та підкласів (табл. 1).
Таблиця 1
| Готельні послуги | ||
| Секція H |
| Діяльність готелів та ресторанів |
| ... |
|
|
| 55.2 |
| Надання інших місць для тимчасового проживання Ця група включає: — надання місць іншими засобами розміщення для тимчасового, переважно короткотермінового, проживання: у туристичних таборах, літніх будиночках, квартирах, які здають під час відпускного періоду, на майданчиках для кемпінгів і в будівлях на території кемпінгів, у сімейних пансіонах, селянських садибах, молодіжних та гірських турбазах тощо Ця група не включає: — оренду житла для довготермінового проживання (див. 70.20) |
| ... |
|
|
| 55.23 | 55.23.0 | Надання інших місць для тимчасового проживання , н. в. і. г. Цей підклас включає: — надання місць для тимчасового, переважно короткотермінового, проживання, наприклад, у молодіжних гуртожитках, дитячих та студентських таборах, школах-інтернатах, гуртожитках для приїжджих, гуртожитках для робітників-мігрантів, університетських містечках, гуртожитках вищих навчальних закладів, технікумів, училищ, шкіл, спальних вагонах, будинках готельного типу та в інших приміщеннях, які здають для тимчасового проживання |
| ... |
|
|
| Орендні операції | ||
| Секція K | — | Операції з нерухомим майном, оренда, інжиніринг та надання послуг підприємцям |
| ... |
|
|
| 70.2 |
| Здавання в оренду власного нерухомого майна |
| 70.20 | 70.20.0 | Здавання в оренду власного нерухомого майна Цей підклас включає: — здавання в оренду власної житлової та нежитлової нерухомості — здавання в оренду земельних ділянок — діяльність ринків Цей підклас не включає: — експлуатацію готелів, мебльованих кімнат, стоянок для житлових причепів, кемпінгів та інших місць, призначених для короткотермінового проживання (див. 55) |
Як бачимо,
КВЕД розмежовує наймання (оренду) житла і надання послуг з тимчасового проживання. До групи 55.2 «надання інших місць для тимчасового проживання» не включається оренда житла для довгострокового проживання, для цього слід використовувати підклас 70.20. У свою чергу, підклас 70.20 не включає експлуатацію інших місць, призначених для короткочасного проживання, і відсилає до розділу 55. Отже, можна зауважити, що для КВЕД ключовим у визначенні є термін використання — довготермінове чи короткочасне.Тепер розглянемо вимоги, що висуваються законодавством при здійсненні цих видів діяльності.
Якщо надаємо послуги з тимчасового розміщення (проживання)
. Послуги з тимчасового розміщення (проживання) згідно з КВЕД належать до підкласу готельних послуг і відносяться до туристичної діяльності (код КВЕД 55.23.0). Згідно зі ст. 5 Закону про туризм до суб’єктів, які здійснюють та/або забезпечують туристичну діяльність (суб’єкти туристичної діяльності), у тому числі відносять:— інших суб’єктів підприємницькій діяльності*, які надають послуги з тимчасового розміщення (проживання), харчування, екскурсійні, розважальні та інші туристичні послуги;
* Крім перелічених у ст. 5 Закону про туризм туроператорів, турагентів.
—
фізичних осіб, котрі не є суб’єктами підприємницької діяльності та надають послуги з тимчасового розміщення (проживання), харчування тощо.Порядок надання послуг з тимчасового розміщення регулюється
Порядком № 297.Визначення
послуг з тимчасового розміщення (проживання) наведено в п. 3 Порядку № 297 — це діяльність юридичної та фізичної особи з надання місця для ночівлі в засобі розміщення за плату, а також інша діяльність, пов’язана з тимчасовим розміщенням (проживанням), передбачена законом.При цьому об’єкти для надання послуг з тимчасового розміщення (проживання) (далі — засоби розміщення) поділяють на:
колективні
— засоби розміщення із загальною кількістю місць 10 чи більше, в яких надають місце для ночівлі в кімнаті чи іншому приміщенні та за які справляється плата за встановленими цінами;індивідуальні
— житло, в якому за плату чи безкоштовно надається обмежена кількість місць (менше 10). У такому об’єкті одиниці розміщення (кімнати, житло) має бути відокремлено одна від одної.Зверніть увагу, що в
п. 4 Порядку № 297 зазначено, що не відносять до послуг з тимчасового розміщення (проживання) розміщення осіб, з якими укладається договір про наймання житла на строк, що перевищує один місяць (для курортів строк визначається місцевими органами виконавчої влади). Тобто якщо житло проживаючим буде використовуватися більше цього терміну, то це не є тимчасовим розміщенням (проживанням) і такі відносини слід оформляти договором найму (оренди) житла.До організації послуг з тимчасового розміщення (проживання) висуваються певні вимоги (
див. «Вимоги до організації послуг з тимчасового розміщення (проживання)»).
| Вимоги до організації послуг з тимчасового розміщення (проживання) Витяг з Порядку № 297 «5. Юридичні та фізичні особи — суб’єкти підприємницької діяльності, що надають послуги з тимчасового розміщення (проживання) у колективних засобах розміщення, зобов’язані вести книгу відгуків і пропозицій, яка зберігається у доступному для споживачів місці, своєчасно надавати повну та достовірну інформацію про документи, якими вони керуються під час надання послуг, перелік послуг, їх вартість та умови одержання, правила ефективного і безпечного користування засобом розміщення, найменування та адресу виконавця послуг, адреси і номери телефонів органів, що забезпечують державний захист прав споживачів. 6. Фізичні особи — власники або орендарі колективних засобів розміщення надають послуги з тимчасового розміщення (проживання) за умови державної реєстрації їх як суб’єктів підприємницької діяльності. 7. Фізичні особи — власники або орендарі індивідуальних засобів розміщення надають послуги з тимчасового розміщення (проживання) без державної реєстрації їх як суб’єктів підприємницької діяльності. Фізичні особи — власники або орендарі індивідуальних засобів розміщення зобов’язані подавати у визначений законодавством строк органу відповідної податкової служби декларацію за встановленою формою про дохід, отриманий від надання таких послуг, вести книгу реєстрації, в якій зазначається прізвище, ім’я та по батькові мешканця, рік народження, місце проживання (перебування) та документ, який посвідчує особу, дата прибуття та вибуття, вартість наданих послуг. Статистичні відомості подаються до місцевих органів виконавчої влади за встановленою ними формою. 8. Послуги з тимчасового розміщення (проживання) підлягають обов’язковій сертифікації стосовно безпеки для життя та здоров’я людей, захисту їх майна та охорони довкілля в порядку, встановленому законодавством*». * Обов’язкову сертифікацію послуг з тимчасового розміщення (проживання) також передбачено п. 30 Переліку продукції, що підлягає обов’язковій сертифікації в Україні, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 01.02.2005 р. № 28. |
Крім того, згідно з Державним класифікатором будівель і споруд ДК 018-2000, затвердженим наказом Держстандарту від 17.08.2000 р. № 507, готельні приміщення та інші приміщення для тимчасового проживання є нежитловими приміщеннями. Тому, якщо надаємо послуги з тимчасового розміщення (проживання), вважаємо за необхідне житлові приміщення перевести до нежитлових. Однак цього не потрібно робити при передачі житла в найм (див. далі підрозділ «Якщо укладаємо договір найму (оренди)»).
Чинним законодавством не передбачено обов’язкового укладення договору надання послуг з тимчасового розміщення (проживання) в письмовій формі. Тому згідно зі ст. 205 ЦКУ за бажанням сторін такий договір укладається або в письмовій, або в усній формі.
Якщо укладаємо договір найму (оренди)
. За договором найму (оренди) житла одна сторона — власник житла (наймодавець) передає чи зобов’язується передати другій стороні (наймачу) житло для проживання у ньому на певний строк за плату.При укладенні договору найму (оренди) житла слід керуватися
главами 58 і 59 ЦКУ .Зверніть увагу: згідно зі
ст. 811 ЦКУ договір найму житла укладається в письмовій формі. А це передбачає складання письмового договору, в якому застерігаються істотні умови договору, такі, як:— строковість — важливо встановити строк найму, якщо його не встановлено, то договір вважається укладеним на п’ять років (
ст. 821 ЦКУ);— платність — слід застерегти розмір плати за користування житлом (наприклад, плата за кожну добу, півдоби, погодинно;
ст. 820 ЦКУ);— поворотність — оперативна оренда передбачає повернення предмета оренди наприкінці строку договору.
Здавати в найм (оренду) житло може як суб’єкт підприємницької діяльності (підприємство, ФОП), так і звичайна фізична особа (
лист ДПАУ від 11.10.2005 р. № 9777/6/17-2316).Однак, якщо орендодавцем є звичайна фізична особа (не підприємець), то тут є один дуже великий недолік —
договір оренди підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню. Ця вимога до договору оренди, двома сторонами якого є звичайні громадяни, міститься в п.п. 9.1.4 Закону № 889. Зауважимо: незважаючи на те що працівник вирушає у відрядження за дорученням роботодавця, при укладенні договору найму житла він виступає від свого імені, а не від імені роботодавця. Отже, за такими договорами необхідно дотримуватись вимоги п.п. 9.1.4 Закону № 889 про їх обов’язкове нотаріальне посвідчення. Безумовно, це в багатьох випадках є «червоним світлом» для офіційного оформлення тимчасового найму житла у відрядженні.
Оптимальна система оподаткування
Як уже з’ясувалися, здавати квартири в найм можуть як суб’єкти господарської діяльності (підприємці та юридичні особи), так і звичайні громадяни. І якщо у звичайних фізичних осіб немає вибору в питанні оподаткування (зі свого доходу вони мають сплатити податок з доходів за ставкою 15 %), то у суб’єктів господарювання такий вибір є. Подивимося, яка система оподаткування найбільше підходить для такого виду діяльності.
Найбільш мінімізована для оподаткування схема організації здавання в найм (оренду) житла виглядає так: фізична особа — підприємець (ФОП) сплачує єдиний податок за ставкою, установленою для цього виду діяльності. При цьому у
Свідоцтві про сплату єдиного податку (далі — Свідоцтво) має бути зазначено вид діяльності з рішення місцевого органу влади, що відповідає формулюванню «здавання в найм (оренду) нерухомого майна» та/або «послуги з тимчасового розміщення (проживання)» (якщо підприємець вирішив, що надає саме ці послуги), а краще — ці обидва види діяльності.Зверніть увагу: у разі оренди приміщень в інших осіб для подальшої передачі в найм такі операції є суборендою. Але згідно з КВЕД суборенду слід розцінювати як оренду — підклас
70.20 (див. коментар до листа Держкомстату від 26.04.2007 р. № 14/3-53/44 // «БТ», 2007, № 51).
Чим підтверджується проживання?
Для працівника, який проживає на квартирі (у будинку), що здається, важливо підтвердити своє проживання документально для отримання відшкодування від роботодавця понесених працівником витрат на відрядження. Про те, в яких випадках обов’язковим є укладення письмового договору, а в яких — ні, коли діє вимога про нотаріальне посвідчення договору, йшлося вище. Тепер зазначимо, які ще документи мають бути на руках працівника, який тимчасово наймає житло.
Підтверджуємо оплату
. Підприємці, які працюють на загальній системі оподаткування, під час прийняття готівки в оплату за найм (оренду) житла та послуги з тимчасового проживання, зобов’язані застосовувати РРО (КОРО та РК) і видавати покупцям розрахункові документи*.Юридичні особи, які не належать до сфери торгівлі та громадського харчування, під час приймання готівки можуть уникнути застосування РРО, якщо при отриманні оплати за найм (оренду) житла або за послуги з тимчасового проживання виписуватимуть прибуткові касові ордери (ПКО) з видачею квитанцій до них покупцям та відображенням надходжень у касовій книзі (
п. 1 ст. 9 Закону про РРО; лист Держкомпідприємництва від 23.06.2006 р. № 4564/0/2-06)*.* Це найбезпечніший варіант проведення розрахунків, оскільки на ньому наполягають податкові органи. Водночас із приводу застосування РРО є й інша думка, яку ми підтримуємо: оренда — це не послуга (лист Мін’юсту від 23.02.2004 р. № 8-11-19. А якщо немає послуги в розумінні Закону про РРО, то й застосовувати РРО при здійсненні цієї операції не обов’язково. Отже, підприємство, що здає в оренду майно, незалежно від того, чи належить воно до сфери торгівлі та громадського харчування, а також приватні підприємці на загальній системі оподаткування, в готівкових розрахунках за орендними операціями, на наш погляд, можуть не застосовувати РРО. Операцію можна проводити через касу з використанням прибуткових касових ордерів (для підприємця — з використанням товарного чека в довільній формі).
Підприємців-єдиноподатників звільнено від застосування РРО (
п. 6 ст. 9 Закону про РРО). Для них документом, що підтверджує оплату, буде складений у довільній формі товарний чек ( акт виконання договору оренди, квитанція про оплату в довільній формі, рахунок з позначкою «оплачено» тощо).Підтверджуємо факт проживання
. Факт найму (оренди) житлового приміщення підтверджує договір найму житла.Отримання та повернення приміщення разом з матеріальними цінностями, що передаються в користування, бажано оформити
актом приймання-передачі житла орендарю та зворотним актом — актом приймання-передачі житла орендодавцю. Такі документи не будуть зайвими при виникненні розбіжностей між сторонами.На вимогу проживаючого можна виписати
акт виконання договору оренди в довільній формі, що підтверджує факт проживання в приміщенні, яке орендується. У ньому бажано зазначити тривалість і вартість проживання, П.І.Б. проживаючого тощо.Якщо ж проживання розглядати як «послуги з тимчасового розміщення (проживання)», то для відрядженого працівника документами, що підтверджують проживання, будуть
рахунок (ф. № 4-г) і документ про оплату (касовий чек, РК, квитанція до ПКО, товарний чек).Що стосується форми
рахунка, то у зв’язку з тим, що його форму законодавчо не встановлено, можна порадити використовувати рахунок (ф. № 4-г), форму якого затверджено наказом № 230 для ДП «Укркомунобслуговування». Цей документ застосовують при оформленні розрахунків з громадянами за основні й додаткові послуги, отримані в готелі, та рекомендують іншим готельним господарствам незалежно від підпорядкованості (п. 2 наказу № 230).Якщо відряджений працівник проживає у звичайної фізичної особи, то факт його проживання підтверджується договором найму житла.
Підсумовуючи викладене, наведемо перелік документів, якими слід оформити здавання житла для проживання відряджених осіб (табл. 2).
Таблиця 2
| Особи, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи (крім готелів та мотелів) | Документи, що підтверджують найм (оренду) житла | Документи, що підтверджують послуги з тимчасового проживання | Примітка |
| 1. Фізична особа — підприємець |
|
| Можуть додатково затребувати проживаючі: |
| — на єдиному податку | — товарний чек (у довільній формі); — договір найму житла; — акт приймання-передачі житла орендарю і акт приймання-передачі житла орендодавцю (зворотний акт) | — рахунок (ф. № 4-г) з позначкою «оплачено (чи окремий документ довільної форми про оплату) | — свідоцтво про держреєстрацію; — свідоцтво про сплату єдиного податку |
| — на загальній системі оподаткування | — розрахунковий документ про оплату (касовий чек, РК); — договір найму житла; — акт приймання-передачі житла орендарю та акт приймання-передачі житла орендодавцю (зворотний акт); — акт виконання договору оренди (якщо договором передбачено складання акта) | — розрахунковий документ про оплату (касовий чек, РК); — рахунок (ф. № 4-г) | — свідоцтво про держреєстрацію; — підтвердження сплати ПДФО (наприклад, копія платіжного доручення) |
| 2. Юридична особа | — розрахунковий документ про оплату (касовий чек, РК, квитанція до ПКО); — договір найму житла; — акт приймання-передачі житла орендарю та акт приймання-передачі житла орендодавцю (зворотний акт); — акт виконання договору оренди (якщо договором передбачено складання акта) | — розрахунковий документ про оплату (касовий чек, РК, квитанція до ПКО); — рахунок (ф. № 4-г) | — |
Для підприємства, що відряджає працівника: витрати на проживання на квартирі, що здається, — витрати на відрядження
Відшкодування витрат на проживання у відрядженні передбачено
абзацом першим п. 1.6 Інструкції № 59. Отже, підприємству дозволено за наявності підтверджуючих документів (в оригіналі) відшкодовувати фактичні витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готельному номері за кожну добу такого проживання.Вважаємо, що
відшкодовувати працівнику витрати на проживання у відрядженні слід не тільки, якщо він живе в готелі, а і якщо він знімає (орендує) інші житлові приміщення. Тим більше, що ці витрати згідно з п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток можна включити до валових витрат.Крім того, якщо відряджена особа тимчасово проживала не в готелі, то можна скористатися роз’ясненнями Мінфіну з
листа від 11.10.2007 р. № 31-18030-07-29/20911. У ньому в Мінфіну запитали, чи можуть приватні особи в разі надання послуг з розміщення відряджених на підтвердження наданих готельних послуг видавати рахунок (чи інший документ) довільної форми? Незважаючи на те що прямої відповіді Мінфін так і не дав, непрямо підтверджується можливість, по-перше, проживання відрядженої особи не в готелі, а у приватних осіб, і, по-друге, можливість компенсації вартості цих послуг роботодавцем, якщо є підтверджуючі документи. До того ж у цьому листі наведено перелік документів, що підтверджують таке проживання і дають право на валові витрати (касовий чек, розрахункова квитанція, ПКО, квитанції, підписані та засвідчені в установленому порядку, тощо).Податківці також не заперечують проти компенсації проживання працівників не лише в готелях, але і в інших житлових приміщеннях (консультація у
«Віснику податкової служби України», 2005, № 44). У такому разі, як зазначено в консультації, для включення до валових витрат вартості проживання у фізичної особи підтверджуючим документом буде договір про оренду приміщення.Що стосується вимоги*
абзацу першого п. 1.6 Інструкції № 59 про відшкодування вартості лише одного місця готельного номера, то, на нашу думку, це обмеження стосується тільки випадків, коли працівник проживає в готелі. Але навіть якщо це обмеження поширити й на випадки проживання в інших житлових приміщеннях, то його слід ураховувати лише тоді, коли в розрахункових документах, що підтверджують проживання на квартирі, що здається, зазначено кількість місць проживання, і працівник, оплачуючи вартість декількох місць, живе там один.* Діє з 29.07.2007 р. (див. наказ Мінфіну від 05.07.2007 р. № 791 і коментар до цих змін у «БТ», 2007, № 31, с. 9 і 27).
Якщо ж у документах не зазначено кількість місць проживання, то відшкодовувати працівнику і включати до валових витрат можна всю вартість витрат на наймання житла.
Ураховуючи викладене, вважаємо за доцільне можливість проживання працівників у відрядженні на квартирі, що здається, зафіксувати в
наказі (розпорядженні) керівника і, якщо необхідно, установити певні обмеження (вартість проживання; розмір квартири, що наймають: одно-, дво-, трикімнатна тощо).І ще. Згідно з
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток підставою для включення до складу валових витрат на найм житлових приміщень є підтверджуючі документи, що засвідчують вартість цих витрат, у вигляді рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи. Перелік документів, що підтверджують проживання відряджених працівників у цих квартирах (будинках), див. у табл. 2 на с. 32.
