ЗАПОЛНЯЕМ СТРОГИЕ ФОРМЫ
по учету бланков кассовых ордеров
В редакцию поступило несколько вопросов, связанных с ведением форм по учету бланков строгой отчетности, в частности кассовых ордеров. Как предприятию вести приходо-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-2), если за месяц используется не более десяти бланков кассовых ордеров? Можно ли в ней количество бланков указывать поштучно? Списание бланков ордеров нужно отражать в ф. № СЗ-2 или это нужно делать в другой форме? На этих вопросах мы сегодня и остановимся.
Олег ЧЕФРАНОВ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В каких формах учитывать строгие бланки
Мы уже останавливались на вопросах оформления кассовых операций с помощью строгих ПКО и РКО
(«БН», 2008, № 3, с. 10). Но, как показывает практика, по этому поводу возникают новые вопросы. Немало из них связано с порядком заполнения ф. № СЗ-2.Вначале остановимся на принципах ведения
приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-2). Она предусмотрена для учета движения бланков строгой отчетности на складе. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скрепленная сургучной печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.Обращаем внимание, что в одной
книге ф. № СЗ-2 предприятие может вести учет нескольких видов строгих бланков (ПКО, РКО, чековые книжки, почтовые марки и т. д.). Для каждого отдельного бланка в книге выделяется одна или несколько страниц, что предусмотрено приказом Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11.03.96 г. № 67 (далее — приказ № 67). Поэтому заводить книги ф. № СЗ-2 отдельно для ПКО и РКО не нужно. А если вы уже применяете такую книгу для учета других строгих бланков, то можно отступить пару страниц и начать учитывать строгие ордера.Данные о поступлении строгих ордеров вносятся в
ф. № СЗ-2 на основании выписанной поставщиком приходно-расходной накладной ф. № СЗ-1. Обращаем внимание, что с помощью ф. № СЗ-1 следует оформлять и перемещение бланков ордеров внутри предприятия (внутреннее перемещение): передачу со склада кассирам, возврат невостребованных бланков на склад. Такое перемещение, оформленное ф. СЗ-1, следует отразить в ф. № СЗ-2.Книга
ф. № СЗ-2 должна находиться на складе у кладовщика и отражать движение бланков исключительно по складу (приказ № 67). Использование бланков и списание использованных бланков уже будут отражаться в бухгалтерии (по месту фактического использования бланков).Теперь давайте разберемся, в каких единицах учитывать бланки ордеров в
ф. № СЗ-2. Разработчики формы предусмотрели в качестве такой единицы учета «книжку». Однолистовые строгие бланки пакуются в книжку (по 50 шт., 25 шт.). И продаются такие бланки не поштучно, а книжками. Поэтому при получении предприятию целесообразно перевести полученные ордера из единицы учета «книжки» в единицу учета «бланки». При этом в шапке таблицы можно зачеркнуть слово «книжек» и вместо него вписать слово «бланков».Что же касается списания использованных бланков кассовых ордеров, то, на наш взгляд, отражать такую информацию в
книге ф. № СЗ-2 не нужно. Дело в том, что со склада бланки выдаются материально ответственным лицам, которые должны учитывать их использование в Карточке-справке по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (ф. № СЗ-5). Аналитический учет бланков в разрезе мест хранения, материально ответственных лиц целесообразно вести непосредственно на субсчете 209 (п. 5.3 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.2007 г. № 2).
Ситуация
Предприятие ООО «Украина» в январе приобрело у ООО «Папир» 1 книжку ПКО (50 шт.) и 1 книжку РКО (50 шт.), которые сразу же были переданы кассиру Ежовой А. В. В январе было израсходовано 5 шт. ПКО и 17 шт. РКО. Допустим, что учет бланков в книге ф. № СЗ-2 ведется поштучно.
Приобретая бланки ордеров, предприятие получило от ООО «Папир»
накладную ф. № СЗ-1, на основании которой бланки приходуются на склад. Передачу бланков кассиру для использования также следует оформить накладной ф. № СЗ-1 (пример заполнения приведен на рис. 1). Такая накладная выписывается кладовщиком и служит основанием для внесения записи в книгу ф. № СЗ-2. Интересно, что накладная ф. № СЗ-1 должна использоваться для оприходования и списания бланков строгого учета именно на складе (приказ № 67). В связи с этим можно говорить о том, что дальнейшая передача бланков ордеров, например между кассами предприятия, может быть оформлена обычной накладной на внутреннее перемещение.
Рис. 1
Отметим, что, на наш взгляд, в
ф. № СЗ-1 должны быть заполнены колонки как передающей, так и принимающей сторонами. Ведь в случае недополучения бланков принимающая сторона в свою часть формы должна вносить фактические данные.Использованные бланки списываются по
акту ф. № СЗ-3 (образец заполнения см. «БН», 2008, № 3, с. 16). Периодичность списания бланков ордеров законодательно не установлена. Поэтому предприятие может само ее выбрать — в конце каждого месяца или в конце каждого квартала. В любом случае установленную периодичность списания бланков ордеров нужно закрепить в приказе об организации бухгалтерского учета на предприятии.В последствии кассир в
форму № СЗ-5 должен внести информацию о получении бланков строгих ордеров (на основании ф. № СЗ-1) и об их списании (на основании ф. № СЗ-3).Таким образом,
ф. № СЗ-5 заполняется только при составлении первичных документов о получении и списании кассовых ордеров, а также о выявлении их излишков или недостачи в ходе инвентаризации (пример заполнения ф. № СЗ-5 по приходным кассовым ордерам приведен на рис. 2). Допустим, что в нашей ситуации у материально ответственного лица еще нет строгих ордеров, т. е. начальные остатки ордеров равны нулю.На субсчете 209 в аналитике рассмотренные операции отражаются следующими проводками:
| Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Оприходованы на склад, получены от поставщика бланки ПКО (1 блок — 50 шт.) | 209/ПКО/склад/ Шпак И. М. | 631 | 15,00 |
| Оприходованы на склад, получены от поставщика бланки РКО (1 блок — 50 шт.) | 209/РКО/склад/ Шпак И. М. | 631 | 15,00 |
| Бланки ПКО переданы со склада кассиру Ежовой А. В. | 209/ПКО/касса/ Ежова А. В. | 209/ПКО/склад/ Шпак И. М. | 15,00 |
| Бланки РКО переданы со склада кассиру Ежовой А. В. | 209/РКО/касса/ Ежова А. В. | 209/ПКО/склад/ Шпак И. М. | 15,00 |
| Списаны ПКО, израсходованные в январе (5 шт. х 0,30 грн.) | 92 (809) | 209/ПКО/касса/ Ежова А. В. | 1,50 |
| Списаны РКО, израсходованные в январе (17 шт. х 0,30 грн.) | 92 (809) | 209/РКО/касса/ Ежова А. В. | 5,10 |
Рис. 2
Теперь заполним
книгу ф. № СЗ-2 за январь (пример заполнения приведен на рис. 3, с. 41).
Рис. 3
А если предприятие небольшое и как такового склада не имеет, а функции кассира осуществляет единственный бухгалтер? Неужели нужно соблюдать всю выше описанную цепочку?!
На самом деле подробного порядка ведения типовых форм по отражению операций с бланками строгого учета нет. Поэтому в каждом конкретном случае можно пофантазировать и попробовать что-то упростить. В любом случае здесь есть над чем подумать.
