Теми статей
Обрати теми

Заповнюємо суворі форми щодо обліку бланків касових ордерів

Редакція БТ
Стаття

ЗАПОВНЮЄМО СУВОРІ ФОРМИ

щодо обліку бланків касових ордерів

 

До редакції надійшло кілька запитань, пов’язаних з веденням форм з обліку бланків суворої звітності, зокрема касових ордерів. Як підприємству вести прибутково-видаткову книгу з обліку бланків суворої звітності (ф. № СЗ-2), якщо за місяць використовується не більше десяти бланків касових ордерів? Чи можна в ній кількість бланків зазначати поштучно? Чи потрібно відображати списання бланків ордерів у ф. № СЗ-2 або це слід робити в іншій формі? На цих запитаннях ми сьогодні й зупинимося.

Олег ЧЕФРАНОВ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

 

В яких формах обліковувати суворі бланки

Ми вже зупинялися на питаннях оформлення касових операцій за допомогою суворих ПКО та ВКО

(«БТ», 2008, № 3, с. 10). Але, як показує практика, із цього приводу виникають нові запитання. Чимала кількість з них пов’язана з порядком заповнення ф. № СЗ-2.

Спочатку зупинимося на принципах ведення

прибутково-видаткової книги з обліку бланків суворої звітності (ф. № СЗ-2). Її передбачено для обліку руху бланків суворої звітності на складі. Книгу має бути пронумеровано, прошнуровано і скріплено сургучною печаткою та підписами керівника підприємства і головного бухгалтера.

Звертаємо увагу, що в одній

книзі ф. № СЗ-2 підприємство може вести облік декількох видів суворих бланків (ПКО, ВКО, чекові книжки, поштові марки тощо). Для кожного окремого бланка у книзі виділяється одна або кілька сторінок, що передбачено наказом Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності» від 11.03.96 р. № 67 (далі — наказ № 67). Тому заводити книги ф. № СЗ-2 окремо для ПКО та ВКО не потрібно. А якщо ви вже застосовуєте таку книгу для обліку інших суворих бланків, то можна відступити пару сторінок і почати обліковувати суворі ордери.

Дані про надходження суворих ордерів уносяться до

ф. № СЗ-2 на підставі виписаної постачальником прибутково-видаткової накладної ф. № СЗ-1. Звертаємо увагу, що за допомогою ф. № СЗ-1 слід оформляти і переміщення бланків ордерів усередині підприємства (внутрішнє переміщення): передачу зі складу касирам, повернення незатребуваних бланків на склад. Таке переміщення, оформлене ф. № СЗ-1, слід відобразити у ф. № СЗ-2.

Книга

ф. № СЗ-2 має перебувати на складі у комірника та відображати рух бланків виключно по складу (наказ № 67). Використання бланків та списання використаних бланків уже відображатиметься в бухгалтерії (за місцем фактичного використання бланків).

Тепер розберемося, в яких одиницях обліковувати бланки ордерів у

ф. № СЗ-2. Розробники форми передбачили як таку одиницю обліку «книжку». Одноаркушні суворі бланки пакуються у книжку (по 50 шт., 25 шт.). І продаються такі бланки не поштучно, а книжками. Тому при отриманні підприємству доцільно перевести отримані ордери з одиниці обліку «книжки» в одиницю обліку «бланки». При цьому в шапці таблиці можна закреслити слово «книжок» і замість нього вписати слово «бланків».

Що ж стосується списання використаних бланків касових ордерів, то, на наш погляд, відображати таку інформацію у

книзі ф. № СЗ-2 не потрібно. Справа в тому, що зі складу бланки видаються матеріально відповідальним особам, які мають обліковувати їх використання у Картці-довідці щодо виданих та використаних бланків суворої звітності (ф. № СЗ-5). Аналітичний облік бланків у розрізі місць зберігання, матеріально відповідальних осіб доцільно вести безпосередньо на субрахунку 209 (п. 5.3 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 р. № 2).

Ситуація

Підприємство ТОВ «Україна» в січні придбало у ТОВ «Папір» 1 книжку ПКО (50 шт.) та 1 книжку ВКО (50 шт.), які відразу ж було передано касиру Єжовій А. В. У січні було витрачено 5 шт. ПКО і 17 шт. ВКО. Припустимо, що облік бланків у книзі ф. № СЗ-2 ведеться поштучно.

Придбаваючи бланки ордерів, підприємство отримало від ТОВ «Папір»

накладну ф. № СЗ-1, на підставі якої бланки прибуткуються на склад. Передачу бланків касиру для використання також слід оформити накладною ф. № СЗ-1 (приклад заповнення наведено на рис. 1). Така накладна виписується комірником та є підставою для внесення запису до книги ф. № СЗ-2. Цікаво, що накладна ф. № СЗ-1 має використовуватися для оприбуткування та списання бланків суворого обліку саме на складі (наказ № 67). У зв’язку з цим можна стверджувати, що наступну передачу бланків ордерів, наприклад між касами підприємства, може бути оформлено звичайною накладною на внутрішнє переміщення.

 

img 1

Рис. 1

 

Зауважимо: на наш погляд, у

ф. № СЗ-1 має бути заповнено колонки як стороною, що передає, так і стороною, що приймає. Адже в разі недоотримання бланків приймаюча сторона до своєї частини форми має вносити фактичні дані.

Використані бланки списуються за

актом ф. № СЗ-3 (зразок заповнення див. у «БТ», 2008, № 3, с. 16). Періодичність списання бланків ордерів законодавчо не встановлено. Тому підприємство може вибрати її самостійно — наприкінці кожного місяця або наприкінці кожного кварталу. У будь-якому випадку встановлену періодичність списання бланків ордерів потрібно закріпити в наказі про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві.

Надалі касир у

ф. № СЗ-5 має внести інформацію про отримання бланків суворих ордерів (на підставі ф. № СЗ-1) і про їх списання (на підставі ф. № СЗ-3).

Таким чином,

ф. № СЗ-5 заповнюється тільки при складанні первинних документів про отримання та списання касових ордерів, а також про виявлення їх надлишків або нестачі під час інвентаризації (приклад заповнення ф. № СЗ-5 щодо прибуткових касових ордерів наведено на рис. 2). Припустимо, що в нашій ситуації у матеріально відповідальної особи ще немає суворих ордерів, тобто початкові залишки ордерів дорівнюють нулю.

На субрахунку 209 в аналітиці розглянуті операції відображаються такими проводками:

 

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн.

дебет

кредит

1

2

3

4

Оприбутковано на склад, отримано від постачальника бланки ПКО (1 блок — 50 шт.)

209/ПКО/склад/Шпак І. М.

631

15,00

Оприбутковано на склад, отримано від постачальника бланки ВКО (1 блок — 50 шт.)

209/ВКО/склад/Шпак І. М.

631

15,00

Бланки ПКО передано зі складу касиру Єжовій А. В.

209/ПКО/каса/Єжова А. В.

209/ПКО/склад/Шпак І. М.

15,00

Бланки ВКО передано зі складу касиру Єжовій А. В.

209/ВКО/каса/ Єжова А. В.

209/ПКО/склад/Шпак І. М.

15,00

Списано ПКО, витрачені в січні (5 шт. х 0,30 грн.)

92 (809)

209/ПКО/каса/Єжова А. В.

1,50

Списано ВКО, витрачені в січні (17 шт. х 0,30 грн.)

92 (809)

209/ВКО/каса/Єжова А. В.

5,10

 

img 2

Рис. 2

 

Тепер заповнимо

книгу ф. № СЗ-2 за січень (приклад заповнення наведено на рис. 3, с. 41).

 

img 3

Рис. 3

 

А якщо підприємство невелике і власного складу не має, а функції касира здійснює єдиний бухгалтер? Невже потрібно дотримуватись усього описаного вище ланцюжка!?

Насправді докладного порядку ведення типових форм щодо відображення операцій із бланками суворого обліку немає. Тому в кожному конкретному випадку можна пофантазувати і спробувати щось спростити. У будь-якому випадку тут є над чим подумати.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі