СМЕНА ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА
на предприятии: провожаем старого и принимаем нового без проблем
В настоящее время текучестью кадров никого не удивишь. Причем, в отличие от прошлых времен, немалое количество записей в трудовой книжке не зазорно, особенно если смена места работы сопровождалась карьерным ростом.
Смена главного бухгалтера на стыке отчетных кварталов кажется авралом. Но если найти нового толкового главбуха и все грамотно оформить, то процедура смены бухгалтеров будет практически незаметна для предприятия.
О том, как правильно уволить старого бухгалтера и принять на работу его правопреемника с минимальными проблемами, пойдет речь в сегодняшней статье.
Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.УКУ
— Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III.Закон о бухучете
— Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.Инструкция № 69
— Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом МФУ от 11.08.94 г. № 69.Положение № 88
— Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом МФУ от 24.05.95 г. № 88.Порядок № 80 —
Порядок учета плательщиков налогов, сборов (обязательных платежей), утвержденный приказом ГНАУ от 19.02.98 г. № 80.
Меняем главбуха — порядок действий
Процедура смены главного бухгалтера какими-то специальными нормами в действующем законодательстве не регламентирована. Так,
Закон о бухучете прямо не устанавливает никаких обязанностей, непосредственно связанных с прекращением главным бухгалтером своих должностных обязанностей. В п. 7 ст. 8 Закона о бухучете перечислены лишь функции, которые возложены на главного бухгалтера как на должностное лицо при выполнении своих должностных обязанностей. То есть отношения между работодателем и увольняющимся главбухом регулируются трудовым законодательством, и в частности КЗоТ.Поэтому юридически смену главного бухгалтера следует
оформить как увольнение одного работника и прием на его место другого. Учитывая то, что такими работниками являются главные бухгалтеры, процедура передачи дел может иметь ряд нюансов.Ответственность за организацию бухгалтерского учета
на предприятии возложена на собственника или на уполномоченное им орган, лицо — как правило, на директора предприятия (п. 3 ст. 8 Закона о бухучете). Следовательно, именно это лицо должно беспокоиться о том, чтобы смена главного бухгалтера прошла максимально гладко и без проблем.Минфин в своем
письме от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518 также указал, что вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица). Следовательно, по мнению Минфина, порядок передачи дел при смене главных бухгалтеров или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, определяется предприятием самостоятельно.Поэтому, когда руководитель получает от главного бухгалтера письменное заявление с просьбой об увольнении, то это требует от него решить ряд задач:
1)
он должен уволить работника в установленный срок и не может задержать его под каким-либо предлогом;2)
руководителю важно проконтролировать, чтобы главбух на момент ухода выполнил все свои должностные обязанности и не оставил после себя невыполненных дел, входящих в круг его обязанностей. Обратите внимание, что задержать увольнение главбуха по причине необходимости сдачи налоговой и финансовой отчетности за период своей работы нельзя;3)
уходящему бухгалтеру необходимо найти замену. Причем отсутствие правопреемника, как и необходимость сдачи отчетности за «свой» период работы, не может быть причиной для задержки увольнения уходящего главного бухгалтера.Учитывая вышеизложенное, руководству важно определиться с четкой схемой действий в такой ситуации, что позволило бы без проблем провести смену главного бухгалтера. Предложим свой вариант последовательности действий при смене главбуха:
Шаг 1. Принятие решения об увольнении старого бухгалтера
Наиболее распространенным вариантом увольнения главного бухгалтера является увольнение
по собственному желанию. В таком случае основанием для увольнения будет ст. 38 КЗоТ. Работник (главный бухгалтер), намеревающийся расторгнуть бессрочный трудовой договор по собственному желанию, обязан лишь уведомить (предупредить) об этом письменно собственника или уполномоченный им орган за две недели. Более того, если желание работника уволиться по собственному желанию обусловлено невозможностью продолжать работу по определенным (уважительным) причинам, то руководитель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник. Такие уважительные причины перечислены в ст. 38 КЗоТ.
Шаг 2. Поиск и принятие решения о трудоустройстве нового главного бухгалтера
Вариантов поиска нового главбуха множество (кадровые агентства, собственная кадровая служба, биржа труда и др.). Определившись с правопреемником увольняющегося главбуха, необходимо оформить с ним трудовые отношения.
Сразу хотели бы отметить, что при смене бухгалтера, как правило, производят передачу дел от старого бухгалтера к новому (подробнее в следующем разделе «
Шаг 3. Сдача-передача дел» на с. 24). Эта процедура занимает определенное время, причем сама передача и прием дел — не что иное, как выполнение трудовых обязанностей работниками (особенно, если это предусмотрено в должностной инструкции главного бухгалтера). Следовательно, как старый, так и новый бухгалтер в этот период должны состоять с предприятием в трудовых отношениях. Чаще всего трудовые отношения со старым главным бухгалтером прекращают в момент фактического ухода с предприятия и он до своего увольнения выполняет обязанности главбуха (новый бухгалтер в это время «входит в курс дел»). Вот и получается, что в течение некоторого времени фактически работают два главных бухгалтера. Учитывая, что двух главных бухгалтеров на предприятии быть не может, ничего не остается, как принять нового главного бухгалтера на должность обычного бухгалтера с последующим переводом на должность главбуха после увольнения старого*.* Заметим, что на практике, как правило, дела передают в «свободное» время.
Процедура приема на работу главного бухгалтера
практически ничем не отличается от заключения трудовых договоров с другими наемными работниками. Выделим лишь такие нюансы**:** Подробно о процедуре приема на работу работников см. в статье «Прием на работу — общие положения»// «БН», 2007, № 36, с. 17.
1) заключение контракта
с наемным работником — главным бухгалтером действующим законодательством не предусмотрено. Однако, как и с другими работниками, по требованию нового главного бухгалтера трудовой договор можно заключить в письменной форме (ст. 24 КЗоТ). Письменная форма трудового договора предусматривает подробное изложение прав и обязанностей сторон по выполнению трудового договора. В нем, как правило, помимо условий, установленных по соглашению сторон, указывают и предусмотренные действующим законодательством условия;2)
в общем случае принять главного бухгалтера по срочному трудовому договору нельзя***;*** Вопросы заключения срочных трудовых договоров мы затрагивали в статье «Принимаем на работу с испытательным сроком — что нужно знать работодателю» // «БН», 2007, № 25, с. 27.
3)
если работник, помимо функций главного бухгалтера, будет дополнительно выполнять обязанности кассира, то с ним необходимо заключить письменный договор о полной материальной ответственности. Сама же должность главного бухгалтера не предполагает заключение договора о материальной ответственности — эта должность не указана в продолжающем действовать и в настоящее время Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства (приложение № 1 к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24). Типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности приведен в приложении № 2 к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24.
Шаг 3. Сдача-передача дел
Нормально расстаться при смене главного бухгалтера заинтересованы все стороны: и уходящий, и новый бухгалтер, и тем более собственник (уполномоченный им орган), ведь именно последний ответственен за организацию бухучета на предприятии.
Сразу скажем, что при смене главного бухгалтера для всех выгодно провести
независимый аудит, в частности:— для старого главбуха: выявленные при проведении аудита ошибки можно исправить и после увольнения не беспокоиться о прошлой работе. Напомним, что в течение сроков давности, установленных
ст. 49 УКУ, уволившийся главный бухгалтер может быть привлечен к уголовной ответственности за доказанные преступления, совершенные при выполнении служебных обязанностей бухгалтера на старом предприятии;— для нового бухгалтера: он будет уверен в достоверности данных бухгалтерского и налогового учета, которые ему достались от старого бухгалтера и которые он будет использовать при составлении отчетности;
— для собственника (уполномоченного им органа): даст уверенность в том, что бухгалтерский и налоговый учет на предприятии организован и ведется должным образом.
Однако не всегда у предприятия есть время и/или финансовая возможность проводить независимый аудит. И тогда ничего не остается, как организовать прием-передачу дел без аудита.
Порядок проведения приема-передачи дел между старым и новым главными бухгалтерами ни в одном действующем законодательном акте не установлен. Минфин рекомендует порядок передачи дел разрабатывать самостоятельно (
письмо МФУ от 17.07.2007 г. № 31-34000-30-27/14518).Чем же в таком случае необходимо руководствоваться? В свое время в
Положении № 250**** (отменено после вступления в силу Закона о бухучете) было сказано, что «при увольнении главного бухгалтера проводится передача дел назначенному главному бухгалтеру (а при отсутствии такового — работнику, назначенному приказом руководителя предприятия <...>), во время которой проверяется состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетных данных, составляется соответствующий акт <...>».**** Положение об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденное постановлением КМУ от 03.04.93 г. № 250.
Для нормальной проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности новому бухгалтеру необходимо немало времени. Да и надо ли ее проводить? Ведь обязанности нового бухгалтера не в проверке деятельности предыдущего бухгалтера. Да и
ответственность за содержащиеся сведения в документах (первичных документах, регистрах бухгалтерского учета, отчетности) несут лица, подписавшие их (п. 8 ст. 9 Закона о бухучете, п.п. 2.14 Положения № 88). Поэтому новому бухгалтеру, чтобы разграничить ответственность, на этапе приема дел важно проверить наличие всех подписей на ранее составленных документах.Если увольняющийся бухгалтер еще работает, то руководитель может в приказе об увольнении обязать уходящего бухгалтера передать дела своему преемнику. Можно включить такую обязанность в должностные обязанности главного бухгалтера, прописав такое условие в его должностной инструкции (естественно, в рамках действующего законодательства).
Если нового бухгалтера еще не подыскали, то передать дела можно (а если это прописано в должностной инструкции — необходимо) непосредственно собственнику (уполномоченному им органу) или назначенному им лицу, например, заместителю главного бухгалтера.
Итак,
передача дел от старого к новому главному бухгалтеру, как правило, сводится к следующему:Этап 1. Издание приказа (распоряжения) о передаче дел
. В нем следует установить период для передачи дел, состав комиссии, которая участвует в этом, необходимость привлечения третьих лиц (независимого аудита и т. п.). При этом необходимо учитывать, что увольняющийся по собственному желанию работник будет работать зачастую не более двух недель после подачи заявления.Этап 2. Проведение независимого аудита
. Если принято решение о проведении независимого аудита, то передачу дел следует оформлять после предоставления отчета о состоянии учета и отчетности на предприятии и аудиторского заключения.Этап 3. Проведение инвентаризации
. Инвентаризацию проводят лишь в случае, если уходящий главный бухгалтер был материально ответственным лицом (МОЛ), например, выполнял обязанности кассира (п.п. «в» п. 3 Инструкции № 69). В таком случае инвентаризацию кассы проводят на день приема-передачи дел. Результаты инвентаризации оформляют отдельным актом проверки кассы — актом о результатах инвентаризации имеющихся средств (приложение 1 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637). Этот акт подписывают и сдающий, и принимающий дела бухгалтеры и составляют в трех экземплярах:— один — для увольняющегося главбуха-кассира;
— другой — для нового главбуха-кассира;
— третий — остается в бухгалтерии.
Необходимость инвентаризации других объектов учета может возникнуть лишь тогда, когда прием-передача дел происходит в преддверии составления годовой отчетности и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация еще не проводилась (
п.п. «б» п. 3 Инструкции № 69).Этап 4. Проверка наличия документов, составление
акта приема-передачи дел. На определенную дату, согласованную с увольняющимся главбухом (как правило, это последний день последнего отчетного месяца*), выполняют все бухгалтерские записи, все первичные документы должны быть укомплектованы в дела, сформирован оборотный баланс, составлена и подана отчетность. Передаваемые документы должны быть подшиты в дела в соответствии с номенклатурой дел, разработанной на предприятии, а книги и журналы регистрации подготовлены к передаче.* Не всегда эта дата должна соответствовать дате увольнения главного бухгалтера или прекращения действия договора.
Новый главбух (при его отсутствии — другое уполномоченное лицо) проверяет наличие всех документов в делах. Важно проверить
наличие подписей уполномоченных лиц на первичных документах и в целом правильность их составления (наличие всех необходимых реквизитов, хотя бы визуально). Если необходимые журналы (книги), первичные документы, бланки отчетов отсутствуют, об этом делают соответствующие записи в акте приема-передачи, а журнал (книгу) заводят новый.Все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указывают в
акте приема-передачи дел. Выявленные ошибки должны быть исправлены. Кто этим будет заниматься — решает собственник (уполномоченный им орган).Новому главбуху особенно важно проверить наличие документов и отражение хозяйственных операций, которые послужили основанием для составления отчетности за последние три года. Но, как правило, при передаче дел это практически невозможно. Поэтому на практике достаточно часто проводят проверку выборочно или сплошным порядком по самому важному участку за определенный период.
В случае обнаружения факта недостачи и порчи документов руководитель обязан осуществить необходимые мероприятия, предусмотренные законодательством для такой ситуации (письменно уведомить правоохранительные органы, приказом по предприятию создать комиссию для установления полного перечня отсутствующих документов и расследования причин их недостачи, направить копию акта, составленного комиссией, и заявления о потере документов в налоговый орган по месту регистрации)*.
* Подробнее об этом читайте в статье «Потеряли первичный документ: что делать и как отстоять свои расходы?» // «БН», 2007, № 50, с. 27.
Передачу дел желательно зафиксировать письменно, составив, например,
акт приема-передачи дел (далее — акт). Законодательно форма акта не установлена, поэтому составить его следует в произвольной форме. Наполнение акта зависит от объема деятельности предприятия, от состояния документации по ведению учета. Мы рекомендуем в акте отразить такую информацию:1. Обязательные реквизиты, присущие первичному документу: наименование предприятия, код ЕГРПОУ, наименование самого документа, дата составления, место составления, цель составления, Ф. И. О. передающего и принимающего.
2. Далее приводят перечень документов, которые передаются новому бухгалтеру, с указанием их названия, года составления, количества страниц, количества папок и т. п. (можно эту опись оформить в форме приложения к
акту).3. Состояние и местонахождение архива бухгалтерских документов.
4. При необходимости привести расшифровку отдельных объектов активов и обязательств: суммы дебиторской и кредиторской задолженности, перечень и остатки на счетах учета наличных и безналичных денежных средств (можно в виде приложений к
акту).5.
Акт должны подписать уходящий и новый бухгалтеры, а также участвующие в приеме-передаче дел лица. В случае наличия возражений акт может быть подписан с оговорками и возражениями.6. В нем целесообразно указать все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности.
К
акту могут быть приложены пояснения, служебные записки, другие документы, которые были составлены членами комиссии в ходе передачи дел, аудиторское заключение (в случае проведения независимого аудита), акт инвентаризации кассы и др. Для наглядности приведем возможный вариант составления такого акта на с. 27.Акт
составляют как минимум в двух экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, а второй — у бухгалтера, передающего дела.Прием-передача дел для нового главного бухгалтера — это возможность максимально быстро ознакомиться с деятельностью предприятия, состоянием бухгалтерского и налогового учета на нем, что очень важно при вступлении в должность в середине отчетного периода.
Закончив процедуру приема-передачи дел, новый главный бухгалтер может приступать к своим должностным обязанностям. И сразу же о смене главного бухгалтера необходимо уведомить все заинтересованные органы.
от «___» ____________200_ г.
Опись документов в бухгалтерии и архиве
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Шаг 4. Уведомление заинтересованных органов о смене главбуха
Итак, кого же мы должны уведомить о смене главного бухгалтера?
Во-первых
, прежде надо уведомить банк, в котором открыты текущие счета предприятия. Если вновь принятый главный бухгалтер наделяется правом подписи, то необходимо внести изменения в Карточку с образцами подписей и оттиском печати и подать ее в банк. Как правило, дополнительно к измененной карточке в банк необходимо подать:— документ, подтверждающий полномочия главного бухгалтера (как правило, это приказ (распоряжение) о приеме на работу);
— паспорт или документ его заменяющий;
— карточку физического лица — плательщика налогов (с идентификационным номером).
Во-вторых
, уведомляем свою налоговую инспекцию. Согласно п. 7.9 Порядка № 80 в случае смены главного бухгалтера в налоговую инспекцию необходимо подать регистрационное Заявление (форма № 1-ОПП — приложение 1 к Порядку № 80) налогоплательщика с отметкой «Зміни». Дополнительно к Заявлению могут попросить подать на нового главного бухгалтера копии паспорта (документа, его заменяющего), карточки физического лица — плательщика налогов (с индентификационным номером) и документа, подтверждающего полномочия главного бухгалтера (как правило, это приказ (распоряжение) о приеме на работу).Уведомление фондов социального страхования действующим законодательством не предусмотрено.
При необходимости о смене главного бухгалтера предприятие может уведомить своих контрагентов.
Шаг 5. Ознакомление с делами предприятия (для нового главбуха)
Ответственность за работу предшественника.
Новый главный бухгалтер всегда заинтересован в разграничении ответственности за свои действия и действия своего предшественника. Осуществить проверку работы своего предшественника за последние 3 года (или другой не проверенный компетентными органами срок) новому главному бухгалтеру некогда, да он и не обязан этого делать. Как мы указывали ранее, ответственность за содержащиеся сведения в документах несут лица, подписавшие их (п. 8 ст. 9 Закона о бухучете, п.п. 2.14 Положения № 88). Поэтому, дабы в будущем избежать недоразумений, новому бухгалтеру при приемке дел важно проверить наличие всех подписей в принимаемых документах, а в акте приема-передачи дел указать, что документация принята без проверки правильности ее составления.Новый бухгалтер несет ответственность
за свои действия с момента вступления на должность главного бухгалтера!Но на этот счет у ГНАУ иное мнение (
письмо от 17.04.2002 г. № 3125/5/26-2119): новый бухгалтер должен был проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась от прежнего бухгалтера. Если этого не сделать, то такого бухгалтера возможно привлечь к уголовной ответственности по ст. 367 УКУ (служебная халатность), невзирая на то что основанием для возбуждения уголовного дела стали нарушения, выявленные за период деятельности старого бухгалтера предприятия.Выводы этого
письма ГНАУ радуют только тем, что новому главбуху хотя бы не вменяют умышленное уклонение от уплаты налогов (ст. 212 УКУ). Что касается необходимости проверить бухгалтерскую документацию, которая осталась от прежнего бухгалтера, то в обязанности нового главбуха это не включается (это не предусмотрено п. 7 ст. 8 Закона о бухучете, как правило, в должностной инструкции это тоже не прописано). Кроме того, это физически сделать практически невозможно (особенно при значительных объемах учетных работ).Знакомство с предприятием.
Чтобы быстро и легко влиться в новую работу новому главному бухгалтеру, рекомендуем вначале получить общее представление о деятельности предприятия. Для этого целесообразно ознакомиться с учредительными документами предприятия, его структурой. Затем перейти непосредственно к бухгалтерским вопросам.1. Ознакомиться с учетной политикой предприятия (приказ об учетной политике и об организации бухгалтерского учета на предприятии).
2. Проверить наличие регистрационных и разрешительных документов предприятия (Свидетельство о государственной регистрации; справка о включении в ЕГРПОУ; справка о взятии на учет плательщика налогов (форма № 4-ОПП); свидетельство о регистрации в качестве плательщика налога на добавленную стоимость, единого налога; справка о взятии на учет в фонды социального страхования; патенты; лицензии).
3. Ознакомиться с актами последних проверок предприятия, аудиторскими заключениями (при наличии).
4. Ознакомиться с контрагентами предприятия, заключаемыми хозяйственными договорами (купли-продажи, аренды, залога, подряда, комиссии и др.).
5. Просмотреть главную книгу, оборотный баланс, схему документооборота. Проанализировать обороты по счетам бухгалтерского учета.
6. При желании можно проверить предыдущего главного бухгалтера, составив финансовую отчетность и наиболее важную налоговую (например, декларацию по НДС и прибыли) за последний отчетный период.
В заключение хотели бы пожелать, чтобы при любых обстоятельствах расставание главного бухгалтера с предприятием происходило мирно и в рамках закона!
