ЗМІНА ГОЛОВНОГО БУХГАЛТЕРА
на підприємстві: проводжаємо старого та приймаємо нового без проблем
Сьогодні плинністю кадрів нікого не здивуєш. Причому, на відміну від минулих часів, чимала кількість записів у трудовій книжці — не недолік, особливо якщо зміна місця роботи супроводжувалася кар’єрним зростанням.
Зміна головного бухгалтера на стику звітних кварталів здається авралом. Але якщо знайти нового тямущого головбуха і все грамотно оформити, то процедура зміни бухгалтерів відбудеться практично непомітно для підприємства.
Про те, як правильно звільнити старого бухгалтера і прийняти на роботу його правонаступника з мінімальними проблемами, ітиметься в сьогоднішній статті.
Вікторія ЗМІЄНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.ККУ
— Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-III.Закон про бухоблік
— Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.Інструкція № 69
— Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом МФУ від 11.08.94 р. № 69.Положення № 88
— Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88.Порядок № 80 —
Порядок обліку платників податків, зборів (обов’язкових платежів), затверджений наказом ДПАУ від 19.02.98 р. № 80.
Змінюємо головбуха — порядок дій
Процедуру зміни головного бухгалтера жодними спеціальними нормами в чинному законодавстві не регламентовано. Так,
Закон про бухоблік прямо не встановлює жодних обов’язків, безпосередньо пов’язаних з припиненням головним бухгалтером своїх посадових обов’язків. У п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік перелічено тільки функції, покладені на головного бухгалтера як на посадову особу при виконанні його посадових обов’язків, тобто відносини між роботодавцем та головбухом, який звільняється, регулюються трудовим законодавством, зокрема КЗпП.Тому юридично зміну головного бухгалтера слід
оформити як звільнення одного працівника та прийняття на його місце іншого. Ураховуючи, що такими працівниками є головні бухгалтери, процедура передачі справ може мати певні нюанси.Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку
на підприємстві покладено на власника чи на уповноважений ним орган, особу — як правило, на директора підприємства (п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік). Отже, саме ця особа має турбуватися, щоб зміна головного бухгалтера відбулася і без проблем.Мінфін у своєму
листі від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518 також зауважив, що питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) чи уповноваженого органу (посадової особи). Отже, на думку Мінфіну, порядок передачі справ при зміні головних бухгалтерів чи особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, визначається підприємством самостійно.Тому, коли керівник одержує від головного бухгалтера письмову заяву з проханням про звільнення, то це вимагає від нього вирішення певних завдань:
1)
він має звільнити працівника в установлений строк і не може затримати його під будь-яким приводом;2)
керівнику важливо проконтролювати, щоб головбух на момент звільнення виконав усі свої посадові обов’язки та не залишив після себе невиконаних справ, що входять до кола його обов’язків. Зверніть увагу, що затримати звільнення головбуха через необхідність здавання податкової та фінансової звітності за період його роботи не можна;3)
бухгалтеру, який звільняється, необхідно знайти заміну. Причому відсутність правонаступника, так само як і необхідність здавання звітності за «свій» період роботи, не може бути причиною для затримання звільнення головного бухгалтера.Ураховуючи викладене вище, керівництву важливо визначити чітку схему дій у такій ситуацій, що дозволило б без проблем провести зміну головного бухгалтера. Пропонуємо свій варіант послідовності дій при зміні головбуха.
Крок 1. Прийняття рішення про звільнення старого бухгалтера
Найпоширенішим варіантом звільнення головного бухгалтера є звільнення
за власним бажанням. У такому разі підставою для звільнення буде ст. 38 КЗпП. Працівник (головний бухгалтер), який має намір розірвати безстроковий трудовий договір за власним бажанням, зобов’язаний лише повідомити (попередити) про це письмово власника чи уповноважений ним орган за два тижні. Більше того, якщо бажання працівника звільнитися за власним бажанням зумовлено неможливістю продовжувати роботу з певних (поважних) причин, то керівник зобов’язаний розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник. Такі поважні причини перелічено у ст. 38 КЗпП.
Крок 2. Пошук і прийняття рішення про працевлаштування нового головного бухгалтера
Варіантів пошуку нового головбуха — множина (кадрові агентства, власна кадрова служба, біржа праці тощо). Визначившись із правонаступником головбуха, який звільняється, необхідно оформити з ним трудові відносини.
Відразу зауважимо, що при зміні бухгалтера, як правило, здійснюють передачу справ від старого бухгалтера до нового (докладніше про це в наступному розділі
«Крок 3. Здавання-передача справ» на с. 24). Ця процедура забирає певний час, причому власне передача і приймання справ — не що інше, як виконання трудових обов’язків працівниками (особливо якщо це передбачено в посадовій інструкції головного бухгалтера). Отже, як старий, так і новий бухгалтери у цей період мають перебувати з підприємством у трудових відносинах. Найчастіше трудові відносини зі старим головним бухгалтером припиняють у момент фактичного залишення підприємства, і бухгалтер до свого звільнення виконує обов’язок головбуха (новий бухгалтер тим часом «входить у курс» справ). Тож і виходить, що протягом певного часу фактично працюють два головні бухгалтери. Ураховуючи, що двох головних бухгалтерів на підприємстві бути не може, нічого не залишається, як прийняти нового головного бухгалтера на посаду звичайного бухгалтера з подальшим переведенням на посаду головбуха після звільнення старого*.* Зауважимо, що на практиці, як правило, справи передають у вільний час.
Процедура прийняття на роботу головного бухгалтера
практично нічим не відрізняється від укладення трудових договорів з іншими найманими працівниками. Виділимо лише такі нюанси*:* Докладно про процедуру прийняття на роботу працівників див. у статті «Прийняття на роботу — загальні положення» // «БТ», 2007, № 36, с. 17.
1) укладення контракту
з найманим працівником — головним бухгалтером чинним законодавством не передбачено. Однак, як і з іншими працівниками, на вимогу нового головного бухгалтера трудовий договір можна укласти у письмовій формі (ст. 24 КЗпП). Письмова форма трудового договору передбачає докладне викладення прав та обов’язків сторін щодо виконання трудового договору. У ньому, як правило, крім умов, установлених за угодою сторін, зазначають і передбачені чинним законодавством умови;2)
у загальному випадку прийняти головного бухгалтера за строковим трудовим договором не можна**;** Питання укладення строкових трудових договорів розглядалося у статті «Приймаємо на роботу зі строком випробування — що потрібно знати роботодавцю» // «БТ», 2007, № 25, с. 27.
3)
якщо працівник, крім функцій головного бухгалтера, додатково виконуватиме обов’язок касира, то з ним необхідно укласти письмовий договір про повну матеріальну відповідальність. Власне ж посада головного бухгалтера не передбачає укладення договору про матеріальну відповідальність — цю посаду не зазначено в чинному й сьогодні Переліку посад і робіт, що заміщуються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, оброблення, продажу (відпуску), перевезення чи застосування у процесі виробництва (додаток 1 до постанови Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24). Типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність наведено в додатку 2 до постанови Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24.
Крок 3. Здавання-передача справ
У нормальному розставанні при зміні головного бухгалтера зацікавлені всі сторони: і бухгалтер, який звільняється, і новий, і тим більше — власник (уповноважений ним орган), адже саме останній відповідає за організацію бухобліку на підприємстві.
Відразу зауважимо, що при зміні головного бухгалтера для всіх вигідно провести
незалежний аудит, зокрема:— для старого головбуха — виявлені при проведенні аудиту помилки можна виправити і після звільнення не турбуватися про колишню роботу. Нагадаємо, що протягом строків давності, установлених
ст. 49 ККУ, головного бухгалтера, який звільнився, може бути притягнуто до кримінальної відповідальності за доведені злочини, учинені при виконанні службових обов’язків бухгалтера на старому підприємстві;— для нового бухгалтера — він буде впевненим у достовірності даних бухгалтерського та податкового обліку, які йому «дісталися» від старого бухгалтера та які він використовуватиме при складанні звітності;
— для власника (уповноваженого ним органу) — дасть упевненість у тому, що бухгалтерський та податковий облік на підприємстві організований та ведеться належним чином.
Однак не завжди у підприємства є час та/або фінансова можливість проводити незалежний аудит. І тоді нічого не залишається, як організувати приймання-передачу справ без аудиту.
Порядок проведення приймання-передачі справ між старим та новим головними бухгалтерами жодним чинним законодавчим актом не встановлено. Мінфін рекомендує розробляти порядок передачі справ самостійно (
лист МФУ від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518).Чим же в такому разі слід керуватися? Свого часу в
Положенні № 250*** (скасованому після набрання чинності Законом про бухоблік) зазначалося: «при звільненні головного бухгалтера проводиться передача справ призначеному головному бухгалтеру (а за відсутності такого — працівникові, призначеному наказом керівника підприємства <...>), під час якої перевіряється стан бухгалтерського обліку та достовірність звітних даних, складається відповідний акт <...>».*** Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в Україні, затверджене постановою КМУ від 03.04.93 р. № 250.
Для нормальної перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності новому бухгалтеру необхідно чимало часу. Та й чи потрібно її проводити? Адже обов’язки нового бухгалтера — не в перевірці діяльності попереднього бухгалтера. Та й
відповідальність за відомості, що містяться в документах (первинних документах, регістрах бухгалтерського обліку, звітності), несуть особи, які їх підписали (п. 8 ст. 9 Закону про бухоблік, п.п. 2.14 Положення № 88) . Тому новому бухгалтеру, щоб розмежувати відповідальність, на етапі приймання справ важливо перевірити наявність усіх підписів на раніше складених документах.Якщо бухгалтер, який звільняється, ще працює, то керівник може в наказі про звільнення зобов’язати бухгалтера, який звільняється, передати справи своєму наступнику. Можна включити такий обов’язок до посадових обов’язків головного бухгалтера, прописавши таку умову в його посадовій інструкції (звичайно, у межах чинного законодавства).
Якщо нового бухгалтера ще не знайшли, то передати справи можна (а якщо це прописано в посадовій інструкції — необхідно) безпосередньо власнику (уповноваженому ним органу) або призначеній ним особі, наприклад, заступнику головного бухгалтера.
Отже,
передача справ від старого до нового головного бухгалтера, як правило, зводиться до такого:Етап 1. Видання наказу (розпорядження) про передачу справ
. У ньому слід установити період для передачі справ, склад комісії, яка бере участь у цьому, необхідність залучення третіх осіб (незалежного аудиту тощо). При цьому слід ураховувати, що працівник, який звільняється за власним бажанням, найчастіше працює не більше двох тижнів після подання заяви.Етап 2. Проведення незалежного аудиту
. Якщо прийнято рішення про проведення незалежного аудиту, то передачу справ слід оформляти після подання звіту про стан обліку та звітності на підприємстві та аудиторського висновку.Етап 3. Проведення інвентаризації
. Інвентаризацію проводять лише у випадку, якщо головний бухгалтер, який звільняється, був матеріально відповідальною особою (МВО), наприклад, виконував обов’язок касира (п.п. «в» п. 3 Інструкції № 69). У такому разі інвентаризацію каси проводять на день приймання-передачі справ. Результати інвентаризації оформляють окремим актом перевірки каси — актом про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 1 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637). Цей акт підписується як бухгалтером, що здає справи, так і бухгалтером, який їх приймає, і складається у трьох примірниках:— один — для головбуха-касира, який звільняється;
— другий — для нового головбуха-касира;
— третій — залишається в бухгалтерії.
Необхідність інвентаризації інших об’єктів обліку може виникнути лише тоді, коли приймання-передача справ відбувається напередодні складання річної звітності і дату обов’язкової інвентаризації визначено в обліковій політиці підприємства, а інвентаризація ще не проводилася (
п.п. «б» п. 3 Інструкції № 69).Етап 4. Перевірка наявності документів, складання
акта приймання-передачі справ. На певну дату, погоджену з головбухом, який звільняється (як правило, це останній день останнього звітного місяця*), виконують усі бухгалтерські записи, усі первинні документи має бути вкомплектовано у справи, сформовано оборотний баланс, складено та подано звітність. Документи, що передаються, має бути підшито у справи відповідно до номенклатури справ, розробленої на підприємстві, а книги та журнали реєстрації — підготовлено до передачі.* Не завжди ця дата має відповідати даті звільнення головного бухгалтера чи припинення дії договору.
Новий головбух (а за його відсутності — інша уповноважена особа) перевіряє наявність усіх документів у справах. Важливо перевірити
наявність підписів уповноважених осіб на первинних документах та в цілому правильність їх складання (наявність усіх необхідних реквізитів, хоча б візуально). Якщо необхідні журнали (книги), первинні документи, бланки звітів відсутні, про це здійснюють відповідні записи в акті приймання-передачі, а журнал (книгу) заводять нову.Усі виявлені під час перевірки порушення, помилки та неточності зазначають в
акті приймання-передачі справ. Виявлені помилки має бути виправлено. Хто цим займатиметься — вирішує власник (уповноважений ним орган).Новому головбуху особливо важливо перевірити наявність документів та відображення господарських операцій, що стали підставою для складання звітності за останні три роки. Але, як правило, при передачі справ це практично неможливо. Тому на практиці досить часто проводять перевірку вибірково чи суцільним порядком по найважливішій дільниці за певний період.
У разі виявлення факту нестачі та псування документів керівник зобов’язаний ужити необхідних заходів, передбачених законодавством для такої ситуації (письмово повідомити правоохоронні органи, наказом по підприємству створити комісію для встановлення повного переліку відсутніх документів та розслідування причин їх нестачі, направити копію акта, складеного комісією, та заяви про втрату документів до податкового органу за місцем реєстрації)*.
* Докладніше про це читайте у статті «Втратили первинний документ: що робити і як відстояти свої витрати?» // «БТ», 2007, № 50, с. 27.
Передачу справ бажано зафіксувати письмово, склавши, наприклад,
акт приймання-передачі справ (далі — акт). Законодавчо форму акта не встановлено, тому скласти його потрібно в довільній формі. Зміст акта залежить від обсягу діяльності підприємства, від стану документації щодо ведення обліку. Ми рекомендуємо відобразити в акті таку інформацію:1. Обов’язкові реквізити, властиві первинному документу: найменування підприємства, код ЄДРПОУ, найменування самого документа, дату складання, місце складання, мету складання, П. І. Б. того, хто передає, і того, хто приймає.
2. Далі наводять перелік документів, що передаються новому бухгалтеру, із зазначенням їх назви, року складання, кількості сторінок, кількості папок тощо (можна цей опис оформити у формі додатка до
акта).3. Стан і місцезнаходження архіву бухгалтерських документів.
4. За необхідності — наводять розшифровку окремих об’єктів активів та зобов’язань: суми дебіторської та кредиторської заборгованості, перелік та залишки на рахунках обліку готівкових та безготівкових грошових коштів (можна у вигляді додатків до
акта ).5.
Акт мають підписати старий та новий бухгалтери, а також особи, які беруть участь у прийманні-передачі справ. За наявності заперечень акт може бути підписано із застереженнями та запереченнями.6. У ньому доцільно зазначити всі виявлені під час перевірки порушення, помилки і неточності.
До
акта може бути додано пояснення, службові записки, інші документи, складені членами комісії під час передачі справ, аудиторський висновок (у разі проведення незалежного аудиту), акт інвентаризації каси тощо. Для наочності наведемо можливий варіант складання такого акта на с. 27.Акт
складають як мінімум у двох примірниках, один з яких залишається в бухгалтерії, а другий — у бухгалтера, який передає справи.Приймання-передача справ для нового головного бухгалтера — це можливість максимально швидко ознайомитися з діяльністю підприємства, станом бухгалтерського та податкового обліку на ньому, що дуже важливо при вступі на посаду в середині звітного періоду.
Закінчивши процедуру приймання-передачі справ, новий головний бухгалтер може приступати до своїх посадових обов’язків. І відразу ж про зміну головного бухгалтера слід повідомити всі зацікавлені органи.
Крок 4. Повідомлення зацікавлених органів про зміну головбуха
Отже, кого ж ми маємо повідомити про зміну головного бухгалтера?
По-перше
, спочатку слід повідомити банк, в якому відкрито поточні рахунки підприємства. Якщо новоприйнятого головного бухгалтера наділено правом підпису, то необхідно внести зміни до Картки зі зразками підписів і відбитка печатки та подати її до банку. Як правило, додатково до зміненої Картки до банку необхідно подати:— документ, що підтверджує повноваження головного бухгалтера (як правило, це наказ (розпорядження) про прийняття на роботу);
— паспорт або документ, що його замінює;
— картку фізичної особи — платника податків (з ідентифікаційним номером).
По-друге
, повідомляємо свою податкову інспекцію. Згідно з п. 7.9 Порядку № 80 у разі зміни головного бухгалтера до податкової інспекції необхідно подати реєстраційну Заяву (форма № 1-ОПП — додаток 1 до Порядку № 80) платника податків з позначкою «Зміни». Додатково до Заяви можуть попросити подати на нового головного бухгалтера копії паспорта (документа, що його замінює), картки фізичної особи — платника податків (з ідентифікаційним номером) і документа, що підтверджує повноваження головного бухгалтера (як правило, це наказ (розпорядження) про прийняття на роботу).Повідомлення фондів соціального страхування чинним законодавством не передбачено.
За необхідності про зміну головного бухгалтера підприємство може повідомити своїх контрагентів.
Крок 5. Ознайомлення зі справами підприємства (для нового головбуха)
Відповідальність за роботу попередника.
Новий головний бухгалтер завжди зацікавлений у розмежуванні відповідальності за свої дії та дії свого попередника. Здійснити перевірку роботи свого попередника за останні три роки (або інший не перевірений компетентними органами строк) новому головному бухгалтеру нема часу, та він і не зобов’язаний цього робити. Як зазначалося раніше, відповідальність за відомості, що містяться в документах, несуть особи, які їх підписали (п. 8 ст. 9 Закону про бухоблік, п.п. 2.14 Положення № 88). Тому для уникнення в майбутньому непорозумінь новому бухгалтеру під час приймання справ важливо перевірити наявність усіх підписів у документах, що приймаються, а в акті приймання-передачі справ зазначити, що документацію прийнято без перевірки правильності її складання.Новий бухгалтер несе відповідальність
за свої дії з моменту вступу на посаду головного бухгалтера!Але з цього приводу ДПАУ має іншу думку (
лист від 17.04.2002 р. № 3125/5/26-2119): новий бухгалтер повинен був перевірити бухгалтерську документацію, що залишилася від колишнього бухгалтера. Якщо цього не зробити, то такого бухгалтера можна притягти до кримінальної відповідальності за ст. 367 ККУ (службова недбалість), незважаючи на те, що підставою для порушення кримінальної справи стали порушення, виявлені за період діяльності старого бухгалтера підприємства.Висновки цього
листа ДПАУ радують лише тим, що нового головбуха хоча б не звинувачують в навмисному ухиленні від сплати податків (ст. 212 УКУ). Що стосується необхідності перевірити бухгалтерську документацію, яка залишилася від колишнього бухгалтера, то до обов’язків нового головбуха це не входить (це не передбачено п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік і, як правило, у посадовій інструкції теж не прописано). Крім того, це фізично зробити майже неможливо (особливо при значних обсягах облікових робіт).«Знайомство» з підприємством.
Щоб швидко та легко «влитися» в нову роботу, новому головному бухгалтеру рекомендуємо спочатку отримати загальне уявлення про діяльність підприємства. Для цього доцільно ознайомитися з установчими документами підприємства, його структурою, а потім перейти безпосередньо до бухгалтерських питань:1. Ознайомитися з обліковою політикою підприємства (наказ про облікову політику та про організацію бухгалтерського обліку на підприємстві).
2. Перевірити наявність реєстраційних і дозвільних документів підприємства (Свідоцтво про державну реєстрацію; довідка про включення до ЄДРПОУ; довідка про взяття на облік платника податків (форма № 4-ОПП); свідоцтво про реєстрацію як платника податку на додану вартість, єдиного податку; довідка про взяття на облік до фондів соціального страхування; патенти; ліцензії).
3. Ознайомитися з актами останніх перевірок підприємства, аудиторськими висновками (за наявності).
4. Ознайомитися з контрагентами підприємства, господарськими договорами, що укладаються (купівлі-продажу, оренди, застави, підряду, комісії тощо).
5. Переглянути головну книгу, оборотний баланс, схему документообігу. Проаналізувати обороти по рахунках бухгалтерського обліку.
6. При бажанні можна перевірити старого головного бухгалтера, склавши фінансову звітність і найважливішу податкову (наприклад, декларацію з ПДВ та з податку на прибуток) за останній звітний період.
На закінчення бажаємо, щоб за будь-яких обставин розставання головного бухгалтера з підприємством відбувалося цивілізовано та в межах закону!
