ЛИМИТ КАССЫ ПРЕДПРИЯТИЯ —
устанавливаем, пересматриваем...
Наличные денежные средства сверх установленного предела (лимита) должны храниться на банковских счетах. Такое ограничение введено для ускорения обращения наличных средств и своевременного их поступления в кассы банков для предприятий, осуществляющих операции с наличными в национальной валюте.
Установление лимита — дело важное, поскольку действующим законодательством за его превышение предусмотрены штрафные санкции.
В сегодняшней статье рассмотрим порядок расчета лимита кассы, его пересмотра, особенности установления для подразделений и ответственность за его превышение
.Виктория ЗМИЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Кому устанавливают лимит кассы?
Лимит остатка наличных в кассе (далее — лимит кассы) — это предельный размер суммы наличных, которые могут оставаться в кассе во внерабочее время.
Порядок установления лимита кассы и сроки сдачи сверхлимитной наличности регулирует
Положение № 637*.* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Лимит кассы не устанавливают
:— банкам (
п. 2.7 Положения № 637);— физическим лицам — предпринимателям (
п. 2.7 Положения № 637);— религиозным организациям (религиозным общинам, управлениям и центрам, монастырям, религиозным братствам, миссионерским обществам (миссиям), духовным учебным заведениям), которые не осуществляют производственную или другую предпринимательскую деятельность (
п. 5.7 Положения № 637).Все другие предприятия
во внерабочее время могут хранить в своих кассах наличные в размере, не превышающем установленный лимит. Сумму сверх лимита необходимо обязательно сдавать в банк для ее зачисления на банковские счета (по выбору предприятия). Предприятия не должны накапливать наличные в своих кассах сверх суммы установленного лимита для осуществления необходимых расходов до наступления сроков их выплат. Если в отдельные дни нет превышения лимита кассы, то в эти дни наличные в банк можно не сдавать.
Порядок расчета лимита кассы
Предприятие самостоятельно устанавливает
себе лимит кассы. С учетом норм главы 5 Положения № 637 порядок действий по его установлению сводится к следующему.Этап 1
. Выбор способа расчета лимита кассы из двух, предложенных Положением № 637:первый способ
— на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу;второй способ
— на основании расчета среднедневной выдачи наличных из кассы.Порядок расчета лимита кассы каждым из способов приведен в табл. 1 на с. 16.
Таблица 1
| Способ определения лимита кассы | Порядок расчета лимита кассы | |||
| срок сдачи предприятием наличной выручки в банк | как устанавливают лимит | определение максимального размера лимита (показатель «Ліміт залишку готівки в касі» Расчета) | суммы, включаемые в расчет среднедневного показателя | |
| По среднедневным поступлениям наличных в кассу
| Ежедневно — в день их поступления в кассу (п.п. «а» п. 5.1 Порядка № 637) | Лимит устанавливают в размере, необходимом для обеспечения работы предприятия на начало рабочего дня, но не более размера среднедневного поступления наличности в кассу (за 3 любых месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих установлению лимита)
| Сумма наличной выручки за 3 любых месяца подряд из последних 12 месяцев Количество рабочих дней предприятия за эти 3 месяца | В наличную выручку согласно п. 1.2 Положения № 637 включают (приводят в строке 1 раздела 1 «Касові обороти» Расчета): а) суммы фактически полученных наличных от реализации продукции, товаров, работ, услуг; б) внереализационные поступления — поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции, товаров, работ, услуг и другого имущества (например, основных средств, нематериальных активов, продукции вспомогательного и обслуживающего производств); в том числе: — погашение дебиторской задолженности, задолженности по ссудам; — бесплатно полученные средства; — возмещение материального ущерба; — взносы в уставный капитал (письмо НБУ от 16.10.2007 г. № 11-113/3889-10550); — платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество; — роялти; — доход (проценты) от владения корпоративными правами; — возврат неиспользованных подотчетных сумм; — предприятие-комиссионер учитывает в расчете наличные, поступившие от покупателей за реализованные комиссионные товары, принадлежащие комитенту (письмо НБУ от 26.02.2007 г. № 11-113/731-1992); — другие поступления. Не включают суммы поступлений из банка
|
| На следующий день со дня ее поступления в кассу (п.п. «б» п. 5.1 Порядка № 637) | ||||
| Не реже чем 1 раз в 5 рабочих дней (п.п. «в» п. 5.1 Порядка № 637) | Лимит устанавливают в размерах, которые зависят от установленных сроков сдачи наличной выручки и ее суммы, но не более 5-кратного размера среднедневных поступлений наличности (за 3 любых месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих установлению лимита)
| Сумма наличной выручки за 3 любых месяца подряд из последних 12 месяцев 5 х Количество рабочих дней предприятия за эти 3 месяца | ||
| По среднедневной выдаче наличных из кассы
| Лимит устанавливают в размере не более размера среднедневной выдачи наличности (за 3 любых месяца подряд из последних 12 месяцев, предшествующих установлению лимита) | Сумма выплат из кассы на разные нужды за 3 любых месяца подряд из последних 12 месяцев Количество рабочих дней предприятия за эти 3 месяца | Включают выплаты наличных на разные нужды — приводят в строке 3 раздела 1 «Касові обороти» Расчета (письмо НБУ от 16.10.2007 г. № 11-113/3889-10550): — на командировку; — учредителю его доли в уставном капитале; — на другие нужды. Не включают суммы выплат: — на оплату труда; — пенсий; — стипендий; — дивидендов | |
Если в результате расчета лимита кассы
среднедневной показатель, исчисленный на основании кассовых оборотов (строка 2 или 4 Расчета установления лимита остатка наличных в кассе (далее — Расчет), см. рис. 1 на с. 18), равен нулю или не превышает 10 ннмдг (170 грн.), то согласно абзацу пятому п. 5.4 Положения № 637 предприятие вправе установить себе лимит кассы в размере, который превышает исчисленный среднедневной показатель, но не более 170 грн. (показатель «Ліміт залишку готівки в касі» Расчета, см. рис. 1 на с. 18). Таким образом, любое предприятие может установить себе лимит кассы на уровне 170 грн.
Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі Товариство з обмеженою відповідальністю «АБВ» (найменування підприємства)
61002 м. Харків, вул. Мироносицька, буд. 85, кв. 1 (місцезнаходження підприємства)
1. Касові обороти
М. П. |
Рис. 1
Способ для расчета лимита руководитель предприятия (уполномоченное им лицо) выбирает самостоятельно (
п. 5.3 Положения № 637). При этом следует помнить, что при определении лимита учитывают режим и специфику работы предприятия, его отдаленность от банка, объем кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленные сроки сдачи наличных, продолжительность операционного времени банка, наличия договоренности предприятия с банком на инкассацию и т. п. Например, второй способ (по выдаче наличных), как правило, применяют при расчете лимита кассы предприятий, имеющих нулевые поступления в кассу наличных, но которые при этом осуществляют операции по их выдаче. Именно такой порядок расчета лимита предложил использовать НБУ предприятиям оптовой торговли, применяющим безналичную форму расчетов за товары (п. 5 письма НБУ от 01.03.2005 г. № 11-111/680-1907).Этап 2.
Составление ответственным лицом (например, главным бухгалтером) Расчета . Форма Расчета приведена в приложении 2 к Положению № 637.На этом этапе рассчитывают лимит кассы одним из способов, выбранных руководителем предприятия (уполномоченным им лицом). Результат отражают в
Расчете.Для каждого предприятия и его обособленного подразделения составляют отдельный
Расчет.Пример
. Информация о кассовых оборотах предприятия за последние 12 месяцев, предшествующих месяцу установления лимита кассы (октябрь 2008 года), приведена в табл. 2. Срок сдачи выручки, установленный договором банковского обслуживания, — ежедневно.
Таблица 2
| Месяц | Количество рабочих дней | Поступление наличных, которые включаются в расчет, грн. | Выдача наличных, включаемых в расчет, грн. | |||
| выручка | возмещение причиненного ущерба | арендная плата | возврат неиспользованных подотчетных сумм | |||
| Октябрь 2007 года | 23 | 13300 |
| 1200 |
| 250 |
| Ноябрь 2007 года | 22 | 14500 |
| 1200 | 105 | 1300 |
| Декабрь 2007 года | 21 | 19205 | 1200 | 1200 |
| 100 |
| Январь 2008 года | 21 | 10500 |
| 1500 |
|
|
| Февраль 2008 года | 21 | 17500 |
| 1500 |
|
|
| Март 2008 года | 20 | 15000 |
| 1500 | 300 | 1850 |
| Апрель 2008 года | 21 | 10000 |
| 1500 |
|
|
| Май 2008 года | 19 | 12100 |
| 1500 |
| 200 |
| Июнь 2008 года | 19 | 25500 |
| 1500 | 15 | 350 |
| Июль 2008 года | 23 | 30000 |
| 1500 |
|
|
| Август 2008 года | 20 | 20600 |
| 1500 | 12,5 | 80 |
| Сентябрь 2008 года | 22 | 23400 |
| 1500 |
|
|
Руководителем предприятия решено, что лимит кассы для своего предприятия следует рассчитывать на основании расчета
среднедневного поступления наличных в кассу, поскольку в таком случае лимит кассы будет максимальным. Применение второго способа (по показателю среднедневной выдачи наличных) не даст высокого показателя лимита.Период, в котором будет максимальный среднедневной показатель, в табл. 2 выше выделен фоном — это июнь — август 2008 года.
Показатель среднедневного поступления наличных в кассу составил:
(25500 + 30000 + 20600 + 1500 + 1500 + 1500 + 15 + 12,5) : (19 + 23 + 20) =
1300,44 (грн.).Предприятие вправе установить лимит кассы предприятия в сумме, не превышающей 1300,44 грн.
На основании этих данных заполним
Расчет (рис. 1, с. 18).Этап 3.
Подпись Расчета главным (старшим) бухгалтером и руководителем предприятия (уполномоченным им лицом).Этап 4.
Издание приказа (распоряжения) об установлении лимита кассы предприятия. Пример приказа по данным примера приведен на рис. 2, с. 19).
| Общество с ограниченной ответственностью «АБВ»
ПРИКАЗ
Об установлении лимита кассы предприятия
На основании п. 5 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637,
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 1 октября 2008 года на основании Расчета установления лимита остатка наличных в кассе установить лимит кассы предприятия, рассчитанный по среднедневным поступлениям наличных в кассу, в размере 1300,44 грн. 2. Хранить наличные денежные средства в кассе предриятия во внерабочее время только в пределах установленного лимита. 3. Сверхлимитную выручку сдавать в банк ежедневно. 4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Плохих О. А. 5. Главному бухгалтеру Плохих О. А. в однодневный срок содержание данного приказа довести до сведения кассира Ярошенко О. О.
|
Рис. 2
Если
предприятием лимит кассы не установлен (независимо от причин такого неустановления), то лимит такой кассы считается нулевым. В этом случае все наличные, которые находятся в его кассе на конец рабочего дня и не сданы предприятием согласно требованиям Положения № 637, считаются сверхлимитными (п. 5.9 Положения № 637).Особенности установления лимита для начинающих деятельность предприятий
Предприятия, которые начинают свою деятельность, согласно
п. 5.2 Положения № 637 на первые 3 месяца их работы могут установить лимит кассы по прогнозным расчетам. Первые 3 месяца работы вновь созданным предприятиям отсчитывают со дня проведения первого расчета наличными (письма НБУ от 09.02.2007 г. № 11-113/543-1414 и от 23.02.2007 г. № 11-113/726-1968).При этом также составляют
Расчет, а лимит устанавливают приказом (распоряжением) руководителя. Установленный с учетом прогнозных расчетов лимит кассы в двухнедельный срок после окончания первых трех месяцев работы следует пересмотреть с учетом фактических показателей деятельности предприятия за этот период в общем порядке (см. раздел «Порядок расчета лимита кассы» на с. 15).Если
вновь созданное предприятие, осуществляющее операции с наличными, не установило себе прогнозный лимит, то его лимит считается нулевым. Все наличные, находящиеся в кассе на конец рабочего дня и не сданные предприятием в соответствии с требованиями Положения № 637, считаются сверхлимитными (п. 5.9 Положения № 637).Лимит
кассы по прогнозным расчетам могут также установить и действующие предприятия, деятельность которых была связана исключительно с безналичными расчетами и которые начинают осуществлять вид деятельности, предусматривающий осуществление наличных расчетов.
Пересматриваем лимит кассы
Установленный
лимит кассы и сроки сдачи наличных предприятие может пересматривать. Основанием для такого пересмотра могут быть (п. 5.12 Положения № 637):1) изменение законодательства Украины;
2) факторы объективного характера:
— изменения в поступлениях и расходах наличных;
— изменения внутреннего трудового распорядка (графика сменности) и т. п.
Документы (нормативно-правовые акты, внутренние документы (расчеты) предприятия, утвержденные (подписанные) руководителем или уполномоченным им лицом), которые послужили основанием для пересмотра лимита кассы, сроки сдачи наличных, прилагают к соответствующим
приказам (распоряжениям), договорам банковского счета предприятия.Обращаем внимание:
Положение № 637 не обязывает предприятия пересматривать лимит кассы. Поэтому предприятие может пересматривать его только по собственному желанию (письмо НБУ от 19.05.2006 г. № 11-113/1903-5427)*. Пересмотр лимита кассы — это право, а не обязанность предприятия.* Однако учитывая, что согласно п. 7.21 Положения № 637 контроль за установлением и соблюдением лимита кассы возложен на налоговиков, в случае значительного снижения объемов поступления наличных (фактор объективного характера) мы все же рекомендуем пересматривать лимит кассы.
Пересмотр лимита кассы осуществляют в общем порядке (см. раздел «
Порядок расчета лимита кассы» на с. 15).
Особенности установления лимита для отдельных предприятий
| Случай | Особенности установления лимита |
| Предприятия со структурными подразделениями | Для каждого обособленного подразделения могут устанавливать отдельный лимит на основании отдельного Расчета. Лимит доводится до сведения подразделения внутренним приказом (распоряжением) исходя из движения наличных в подразделении. Перечислим нюансы установления лимита подразделению: 1) трехмесячный период для расчета лимита подразделения может быть выбран разным для разных обособленных подразделений предприятия в зависимости от специфики их функционирования (письма НБУ от 19.05.2006 г. № 11-113/1875-5345 и от 23.11.2006 г. № 11-15/434-12531). Считаем, что может различаться и порядок расчета лимитов касс (например, для предприятия лимит может быть рассчитан по среднедневной выдаче наличных, а для обособленного подразделения — по среднедневным поступлениям (или наоборот); 2) для обособленных подразделений лимит кассы устанавливают в целом, без распределения его на каждую кассу, входящую в состав такого подразделения, — один лимит на все кассы такого обособленного подразделения (письмо НБУ от 22.11.2006 г. № 11-115/4301-12445); 3) место проведения наличных расчетов с применением РРО подпадает под определение кассы. Поэтому обособленному подразделению, в котором осуществляют расчеты через РРО, может быть установлен лимит остатка наличных в кассе (письмо НБУ от 04.10.2007 г. № 11-115/3693-10119). Обособленные подразделения могут сдавать наличные непосредственно в кассу предприятия или в банк для ее перевода и зачисления на банковские счета предприятия. При отсутствии банков наличные для перевода на банковские счета можно сдавать операторам почтовой связи и небанковским финансовым учреждениям, имеющим лицензию Госфинуслуг
|
| Небанковские финансовые учреждения | Порядок расчета лимита согласно п. 5.4 Положения № 637 (приведен в табл. 1 на с. 16) не распространяются на эти учреждения. Они самостоятельно определяют порядок расчета лимита кассы с учетом особенностей деятельности и их режима работы, объема наличных поступлений (расходов), сроков сдачи наличных и т. п. и на основании этого устанавливают размер лимита кассы. Таблицу «1. Кассовые обороты» Расчета не заполняют
|
| Операторы почтовой связи | |
| Предприятия, производящие и перерабатывающие сельскохозяйственную продукцию | Могут устанавливать (пересматривать) лимит кассы на период заготовки и переработки сельхозпродукции согласно фактическим показателям их кассовых оборотов (поступлений или выдачи наличности) за любые 3 месяца сезона производства (переработки) сельхозпродукции предыдущего года (п. 5.5 Положения № 637) |
| Предприятия сферы игорного бизнеса, в том числе игорные дома, казино, игровые автоматы с денежным выигрышем и т. п. | Лимит кассы устанавливают с учетом особенностей деятельности и режима работы этих заведений в соответствии с перечнем и правилами проведения азартных игр и утвержденного положения о призовом фонде, как правило, в пределах соответствующего среднедневного поступления или выдачи наличных. По решению руководителя предприятия сферы игорного бизнеса (уполномоченного им лица) разрешено устанавливать лимит кассы с превышением рассчитанного среднедневного показателя, но не более суммы максимально возможного выигрыша клиента (п. 5.6 Положения № 637) |
| Госказначейство, бюджетные учреждения и организации, которые обслуживаются Госказначейством | Госказначейство самостоятельно определяет порядок установления лимита кассы в его кассе и кассах бюджетных учреждений и организаций, обслуживаемых им. Сроки сдачи наличных из касс Госказначейства и бюджетных учреждений устанавливаются в соответствии с требованиями п. 5.1 Положения № 637 (п. 5.8 Положения № 637)
|
Когда превышение лимита приводит к возникновению сверхлимитной наличности?
Определившись с размером лимита, предприятие должно организовать работу кассы так, чтобы во внерабочее время в ней находились наличные в сумме, не превышающие установленный лимит. И при этом нельзя накапливать наличные сверх лимита для осуществления необходимых расходов до наступления сроков их выплат.
Но иногда наличность все же
можно хранить в кассе предприятия в сумме, превышающей установленный лимит. В некоторых случаях наличность, оставшаяся в кассе с прошлого дня, не будет считаться сверхлимитной.Так, в виде исключения
разрешено хранить в кассе предприятия в сумме, превышающей установленный лимит (п. 2.10 Положения № 637):1) в течение
3 рабочих дней (включая день получения в банке) наличные, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда , а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода), а для проведения таких выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов — в течение 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке);2) в течение
3 рабочих дней наличную выручку (в сумме, указанной в переданных в кассу платежных (расчетно-платежных) ведомостях) для осуществления за счет такой выручки выплат, относящихся к фонду оплаты труда.Наличные, полученные на выплаты, которые не относят в фонд оплаты труда согласно
Инструкции № 5*, в размерах сверх установленного лимита в течение 3 дней хранить нельзя (письмо НБУ от 11.04.2006 г. № 11-113/1277-3888). Назовем некоторые из них:— ссуды работникам;
— алименты;
— пособие по временной нетрудоспособности (
письмо НБУ от 13.05.2005 г. № 11-113/1569-4857).* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Не считаются сверхлимитными
наличные в день их поступления, если они (п. 5.10 Положения № 637):— были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка (об этом говорится также в
письме НБУ от 22.06.2006 г. № 11-113/2351-6538);— на следующий день были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством на нужды, связанные с его деятельностью (без предварительной сдачи наличных в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды). Например, такие средства можно выдать работнику под отчет. Это вполне законный способ уберечься от превышения лимита кассы в ситуации, когда лимит превышен, а возможности сдать наличные в банк нет. На следующий день работник вполне на законных основаниях может вернуть выданные ему накануне под отчет наличные, даже их не израсходовав;
— поступили в кассу предприятия в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки на следующий рабочий день банка и предприятия или на следующий рабочий день были выданы для использования предприятием в соответствии с законодательством на нужды, связанные с его деятельностью (без предварительной сдачи их в банк и одновременного получения из кассы банка на указанные нужды).
Как видим, не будут сверхлимитными (в день поступления) наличные, которые были использованы или сданы в банк не позднее следующего дня (а если такие средства поступили в выходные, то следующего за выходным рабочего дня).
Если выручку сдают через службу инкассации, то средства, которые были
сданы в банк через инкассаторов после операционного времени работы банка, не считаются сверхлимитными в этот день. Подтверждением сдачи наличных инкассаторам является оформленная надлежащим образом копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью (письмо НБУ от 26.09.2005 г. № 11-113/3262-9602).
Ответственность за превышение лимита кассы
Превышение лимита кассы может послужить основанием для применения к предприятию финансовых санкций согласно
абзацу второму ст. 1 Указа № 436**. Размер штрафа — двукратный размер сумм выявленных сверхлимитных наличных за каждый день. Самыми распространенными причинами превышения лимита являются:— нарушение сроков сдачи выручки в банк;
— нарушение сроков выплаты зарплаты;
— отсутствие подписи получателя денег на расходных кассовых документах — сумма, указанная в документах, прибавляется к остатку наличных только в день оформления документа (
п. 7.24 Положения № 637).** Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95.
Кроме того, штраф за превышение лимита кассы могут наложить, если предприятие превысило 10-тысячное ограничение суммы платежа наличными одного предприятия другому в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам. При этом средства сверх 10000 грн. расчетно прибавляют к фактическим остаткам наличных в кассе в день осуществления такой оплаты и сравнивают с утвержденным лимитом кассы (
п. 2.3 Положения № 637). За превышение лимита — тот же штраф в двукратном размере сумм выявленных сверхлимитных наличных (абзац второй ст. 1 Указа № 436)*. Обратите внимание, что в данной ситуации превышение 10-тысячного ограничения не влечет автоматически начисления штрафа. Возможность его наложения выявляют только после сравнения фактических остатков, с учетом суммы превышения, с установленным размером лимита. Поэтому чем выше лимит кассы, тем вероятность штрафа меньше.* Подробнее об этом см. «Тему недели» «Наличные штрафы»// «БН», 2007, № 47, с. 40.
Надеемся, что предложенный сегодня материал поможет без труда установить лимит для своей кассы. Помните: чем выше лимит кассы, тем минимальнее вероятность наложения штрафных санкций на предприятие за его превышение.
