РАБОТНИК ОТРАБОТАЛ МЕНЬШЕ МЕСЯЦА:
нюансы проведения окончательного расчета
Ситуация, когда вновь принятый работник, отработав одну или две недели, увольняется, к сожалению, не так уж редко встречается на практике. Как правило, при увольнении таких сотрудников у бухгалтера возникает ряд вопросов, какие выплаты необходимо им сделать и как правильно их рассчитать. Бывает, что в такой непродолжительный период работы новичка направляют в командировку. А иногда вновь принятые работники успевают заболеть или даже уйти в отпуск по беременности и родам, поэтому бухгалтер должен четко знать, как рассчитать им больничный. В сегодняшней публикации постараемся максимально полно рассмотреть вопросы, связанные с такими «мимолетными» работниками.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.Закон о налоге с доходов
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон об отпусках
— Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.Порядок № 1266
— Порядок исчисления средней заработной платы (дохода) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.Порядок № 100
— Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.
Оплата отработанного времени
Итак, мы увольняем сотрудника, отработавшего у нас меньше месяца. При этом ему начисляются такие выплаты:
— заработная плата;
— компенсация за неиспользованный ежегодный отпуск;
— компенсация отпуска «на детей» (в некоторых случаях);
— выходное пособие (в некоторых случаях).
Начисление
заработной платы в данном случае осуществляется в общеустановленном порядке исходя из фактически отработанного времени (выполненного объема работ при сдельной оплате) и установленной этому работнику ставки (оклада, расценок). При этом, если сумма начисленной заработной платы за не полностью отработанный новичком месяц окажется меньше установленного минимального размера, то никаких доплат до минимальной зарплаты делать не нужно. Главное, чтобы установленный оклад (ставка) или сдельные расценки с учетом планового объема работ были не ниже минимально установленного уровня зарплаты.Не следует забывать, что
в месяце увольнения работнику не предоставляется НСЛ. Это правило действует даже в том случае, если работник уволен последним днем отчетного месяца. Если работник принят в середине месяца, а уволен в начале следующего месяца, то в месяце приема на работу НСЛ ему предоставляется независимо от количества отработанных в этом месяце дней (при условии, что сумма начисленной зарплаты в этом месяце не превысила установленный предел, и при условии подачи заявления на предоставление НСЛ). В следующем месяце (месяце увольнения) НСЛ работнику уже не предоставляется. Если работник принят и уволен с работы в одном месяце, то НСЛ ему не предоставляется. Также напомним, что отметки о дате приема на работу и дате увольнения работника необходимо приводить в графах 6 и 7 ф. № 1ДФ (даже если работник принят и уволен в одном месяце).
Компенсация за неиспользованный отпуск
Согласно
ст. 6 Закона об отпусках ежегодный основной отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 24 календарных дней за отработанный рабочий год, который отсчитывается со дня заключения трудового договора. Соответственно, за отработанный период времени (пусть даже и столь непродолжительный) работник мог успеть заработать оплачиваемые дни отпуска, которые при увольнении нужно компенсировать. В некоторых случаях (работа во вредных и опасных условиях труда; работа, связанная с повышенной нервно-эмоциональной или интеллектуальной нагрузкой; с ненормированным рабочим днем) работникам полагается дополнительный ежегодный отпуск, который также подлежит компенсации при увольнении*.* О порядке начисления и выплаты отпускных читайте в статьях «Расчет средней зарплаты для отпускных» // «БН», 2008, № 22, с. 40, «Ежегодный отпуск — 2007» // «БН», 2007, № 21, с. 35, а также см. вкладыш «Ежегодный отпуск» // «БН», 2008, № 20, с. 21.
Начнем с определения количества заработанных таким работником дней отпуска, которые нужно компенсировать. Бухгалтеры, как правило, используют следующий подход: если в месяце отработано более 15 календарных дней, работнику предоставляют компенсацию как за полный месяц, если менее — за полмесяца. При положенном отпуске в 24 календарных дня в год получается, что за отработанные дни в месяце увольнения в первом случае работнику необходимо компенсировать 2 дня отпуска (24 дн. : 12 мес.), а во втором — 1 день (24 дн. : 12 мес. : 2).
Более точно количество дней отпуска, за которые положена компенсация, можно определить так:
| Nкомп = Nотп х |
| , |
где
Nкомп — количество дней отпуска, подлежащих компенсации; Nотп — общая продолжительность отпуска; Nотр — количество фактически отработанных дней года; Потр и П — количество праздничных и нерабочих дней, приходящихся на отработанный период и на год, соответственно.Например,
работник принят на работу 18 августа 2008 года, а уволен 8 сентября 2008 года. Работник имеет право на отпуск общей продолжительностью 24 календарных дня в год.Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска, которые необходимо компенсировать:
| Nкомп = 24 х |
| = 1,4 ≈ 1 (календ. дн.). |
Таким образом, при увольнении работнику необходимо выплатить компенсацию за
1 день неиспользованного отпуска.Теперь подробнее остановимся на расчете средней зарплаты для оплаты неиспользованных дней отпуска в таких случаях. Проблема заключается в том, что
Порядок № 100 не содержит четких требований, как в таком случае нужно произвести расчет. В общем случае расчет средней зарплаты для оплаты времени ежегодного отпуска, дополнительных отпусков в связи с учебой, творческого отпуска, дополнительного отпуска работникам, которые имеют детей, или для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации за неиспользованные отпуска. Работнику, который проработал на предприятии, в учреждении, организации меньше года, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы, т. е. с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск. Итак, если есть один полный отработанный месяц, то он и берется в расчет средней зарплаты (сумма начисленной за этот месяц зарплаты делится на количество календарных дней в этом месяце за минусом праздничных и нерабочих дней).Однако в рассматриваемых сегодня нами случаях полного отработанного месяца (с 1-го до 1-го числа) нет. В таком случае Минтруда предлагает рассчитывать среднюю заработную плату по правилам, установленным последним абзацем
п. 4 Порядка № 100 (см. «Нет полного отработанного месяца — рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск исходя из установленного работнику оклада (тарифной ставки)»).
| Нет полного отработанного месяца — рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск Извлечение из письма Минтруда от 22.12.2005 г. № 717/018/84-05 «В приведенном в письме случае работник устроился на работу 17 октября 2005 года, а 23 ноября т. г. уволился с предприятия. Следовательно, расчетного периода (полностью отработанного календарного месяца с 1 по 1 число), исходя из заработной платы которого необходимо осуществлять исчисление средней заработной платы, в приведенном случае нет. Пунктом 7 Порядка [Порядка № 100. — Примеч. ред.] предусмотрено, что начисление выплат для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска осуществляется путем деления суммарного заработка за последние перед предоставлением 12 календарных месяцев или за меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней года либо меньшего отработанного периода, за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством (статья 73 КЗоТ Украины). Полученный результат умножается на количество календарных дней отпуска.Согласно пункту 4 Порядка, если работник в течение расчетного периода не имел заработка (случай, приведенный в письме, когда работник устроился на работу 17 октября 2005 года, а 23 ноября т. г. уволился с предприятия), то исчисление средней заработной платы осуществляется исходя из оклада (тарифной ставки), установленного в трудовом договоре на момент проведения исчисления средней заработной платы». |
От себя добавим, что в таком случае размер установленной тарифной ставки (оклада) работника необходимо разделить на среднемесячное количество дней за последние 12 месяцев, предшествующих дню начисления компенсации за неиспользованный отпуск. Считается среднемесячное количество дней так: сумма календарных дней за последние 12 календарных месяцев делится на 12.
Продолжая рассмотренный выше
пример (работник принят на работу 18 августа 2008 года, а уволен 8 сентября этого же года), допустим, что ему установлен оклад 1000 грн. При расчете суммы компенсации за 1 неиспользованный день отпуска среднемесячное количество дней считается за период (сентябрь 2007 года — август 2008 года). Исчислим этот показатель: (30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 29 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31) : 12 = 30,5.Таким образом, сумма компенсации равна:
1000 : 30,5 х 1 = 32,79 (грн.).
Несколько забегая вперед, отметим, что расчет средней зарплаты по
Порядку № 100 для выплат, рассчитываемых исходя из заработка за последние два календарных месяца, будет иным, и это не должно вас смущать. Все дело в том, что, когда средняя зарплата рассчитывается за последние два месяца, расчет производится исходя из рабочих дней, а когда за последние 12 календарных месяцев или меньшее количество полных отработанных месяцев, — исходя из календарных.
Компенсация неиспользованного отпуска «на детей»
Дополнительный отпуск «на детей» относится к категории социальных отпусков, предоставляется не за отработанное время, а предоставляется
ежегодно в обязательном порядке продолжительностью 7 календарных дней при наличии одного из оснований, приведенных в ст. 19 Закона об отпусках, а именно*:* Подробнее см. ст. «Дополнительный отпуск «на детей» // «БН», 2007, № 34, вкладыш «Ежегодный отпуск» // «БН», 2008, № 20, с. 21.
— женщине, которая работает и имеет двух или более детей возрастом до 15 лет;
— женщине, которая имеет ребенка-инвалида;
— женщине, которая усыновила ребенка;
— одинокой матери;
— одинокому отцу, который воспитывает ребенка матери (в том числе и в случае продолжительного пребывания матери в лечебном заведении);
— лицо, которое взяло ребенка под опеку.
При увольнении работника ему выплачивается в том числе и компенсация за неиспользованные дни отпуска «на детей» (
ст. 24 Закона об отпусках). При этом еще раз обращаем внимание, что право на отпуск «на детей» полной продолжительности возникает у работника независимо от фактически отработанного времени в отчетном году (см. «Как предоставляется отпуск «на детей» принятым и уволенным в течение года работникам»).
| Как предоставляется отпуск «на детей» принятым и уволенным в течение года работникам Извлечение из письма Минтруда от 03.03.2007 г. № 58/06/186-07 «Статьей 24 Закона Украины «Об отпусках» определено, что в случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все не использованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей.Приведенный в вашем письме случай не содержит информации, работала ли работница (одинокая мать) на другом месте работы до 25 декабря 2006 года. Если указанное лицо до 25.12.2006 г. работало на другом предприятии, учреждении, организации, оно могло использовать социальный отпуск, а при увольнении ему должны были выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные дни такого отпуска. В таком случае на следующем месте работы (с 25.12.2006 г.) указанный отпуск не предоставляется. Если же работница с 01.01.2006 до 25.12.2006 г. вообще не работала и была принята на работу с 25.12.2006 г., то за 2006 год ей может быть предоставлен дополнительный отпуск на основании ст. 19 Закона Украины «Об отпусках», а в случае увольнения может быть выплачена компенсация за 7 календарных дней, которые работница (одинокая мать) не использовала в 2006 году.Если одинокая мать уволилась с работы 9 января 2007 года, ей должна быть выплачена компенсация за все неиспользованные дни дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, т. е. продолжительностью 7 календарных дней за 2007 год. В этом случае на следующем месте работы она не будет иметь права на указанный отпуск в 2007 году». |
Выплата выходного пособия
Случаи, когда при увольнении работника ему необходимо выплатить выходное пособие, установлены в
ст. 44 КЗоТ**. Так, при увольнении на основании п. 6 ст. 36, п. 1, 2 и 6 ст. 40 КЗоТ работнику выплачивается выходное пособие в размере не меньше среднего месячного заработка , а на основании ст. 38 и 39 КЗоТ — в размере, предусмотренном коллективным договором, но не меньше трехмесячного среднего заработка.** См. «Выходное пособие при увольнении» // «БН», 2007, № 42, с. 21.
Сумма среднемесячного заработка в таком случае определяется в соответствии с
Порядком № 100 исходя из заработной платы за последние два месяца. При этом нужно учитывать, что:— работникам, которые проработали на предприятии, в учреждении, организации
меньше двух календарных месяцев, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактически отработанное время (абзац третий п. 2 Порядка № 100);— среднедневная (часовая) зарплата определяется делением зарплаты за фактически отработанные в течение двух месяцев рабочие (календарные) дни на число отработанных
рабочих дней (часов), а в случаях, предусмотренных действующим законодательством, — на число календарных дней за этот период (первый абз. п. 8 Порядка № 100);— в случае когда среднемесячная зарплата определена законодательством как расчетная величина для начисления выплат и помощи, она рассчитывается путем умножения среднедневной зарплаты, рассчитанной согласно
абз. первому п. 8 Порядка № 100, на среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде. Среднемесячное число рабочих дней рассчитывается делением на 2 суммарного числа рабочих дней за последние два календарных месяца согласно графику работы предприятия, учреждения, организации, установленным с соблюдением требований законодательства (второй и третий абз. п. 8 Порядка № 100).Покажем порядок расчета на
примере. Допустим, работник принят 18 августа 2008 года, а уволен 8 сентября в этом же году на основании п. 6 ст. 40 КЗоТ. Работнику установлена ставка 1000 грн., режим работы — 5-дневная рабочая неделя.
| Месяц | Количество рабочих дней по графику работы предприятия | Количество отработанных дней | Сумма начисленной зарплаты | Расчет среднедневной зарплаты за 2 последних месяца |
| Июль | 23 | — | — | 48,18 (722,73 : 15) |
| Август | 20 | 9 | 450 | |
| Сентябрь | 22 | 6 | 272,73* | |
| Итого | 65 | 15 | 722,73 | |
| * Сумма компенсации за неиспользованный отпуск не принимается в расчет согласно абз. «б» п. 4 Порядка № 100. | ||||
Среднемесячное число рабочих дней рассчитывается делением на 2 суммарного числа рабочих дней за последние два календарных месяца согласно графику работы предприятия, установленным с соблюдением требований законодательства (
третий абз. п. 8 Порядка № 100). На наш взгляд, в данном случае необходимо брать количество рабочих дней согласно графику работы предприятия в двух целых месяцах перед проведением расчета (в данном случае за период июль — август).Расчет среднемесячного числа дней:
(23 + 20) : 2 = 21,5 (дн.).
Сумма выходного пособия составит:
48,18 х 21,5 = 1035,87 (грн.).
Если была командировка
За работником, направленным в командировку, как известно, сохраняется средний заработок (
ст. 121 КЗоТ). При этом средняя зарплата рассчитывается по Порядку № 100 исходя из выплат за последние два календарных месяца.Если вновь принятого работника направили в командировку, то перед бухгалтером возникает вопрос, в какой сумме ему начислить зарплату за эти дни. В данном случае среднедневная (часовая) зарплата рассчитывается в том же порядке, что и при расчете выходного пособия (см.
выше подраздел этой статьи «Выплата выходного пособия»). Полученный результат (показатель среднедневной (среднечасовой) зарплаты) умножается на количество рабочих дней (часов), приходящихся на период командировки (а не на среднемесячное число дней, как при расчете выходного пособия).
Если новичок заболел
От болезней никто не застрахован, поэтому вполне возможно, что вновь принятый работник, еще толком не успев приступить к работе, заболевает. Привычного расчетного периода (6 полных месяцев с 1-го до 1-го числа, предшествующих месяцу наступления страхового случая) в данном случае не будет, поэтому проясним и этот момент.
Согласно
п. 6 Порядка № 1266 в случае, когда застрахованное лицо работало и платило страховые взносы или за нее платились страховые взносы меньше чем календарный месяц, средняя заработная плата (доход) исчисляется за фактически отработанное время перед наступлением страхового случая. К данной норме в приложении 1 к Порядку № 1266 приводится такой пример: работник принят на работу 5 августа 2006 года, а страховой случай наступил 15 сентября 2006 года. В таком случае расчетным периодом для исчисления средней заработной платы является период с 5 августа по 14 сентября 2006 года включительно.Если же у недавно принятого работника есть один полностью отработанный месяц (с 1-го до 1-го числа), то тогда расчетным периодом будет являться такой отработанный месяц. Подробно вопросы оплаты листков нетрудоспособности рассматривались нами в
рубрике «Тема недели» «Больничные» // «БН», 2008, № 14, с. 32. Если вновь принятый работник оформлен у вас по совместительству, то рекомендуем также ознакомиться со статьей «Расчет больничных совместителям — Минтруда непреклонен» // «БН», 2007, № 18, с. 16.Единственное, на что мы еще раз хотим обратить ваше внимание сегодня:
с 22 мая 2008 года перестало действовать ограничение относительно оплаты листков нетрудоспособности, в том числе и в связи с беременностью и родами, лицам, которые за последний год уплачивали страховые взносы меньше шести месяцев. По страховым случаям, наступившим с 22.05.2008 г., больничные таким лицам рассчитываются исходя из их фактического заработка, а не исходя из установленного размера минимальной зарплаты. Это подтверждает и Минтруда в письме от 05.06.2008 г. № 295/020/99-08*.* Наш комментарий к этому разъяснению см. в «БН», 2008, № 28, с. 13.
Вот такие моменты вам необходимо учитывать, если новый работник недолго задержался на вашем предприятии.
