Консультируют специалисты редакции
Предприятие может включить в валовые расходы затраты на командировку учредителя или его представителя
Предприятие со 100 % иностранными инвестициями (учредитель — словацкая фирма) часто оплачивает перелеты представителей учредителя. Командировками такие расходы наше предприятие (ООО) не закрывает, а просто списывает в затраты. Какой документ (письмо, протокол) может быть в данном случае достаточным основанием для включения таких затрат в состав валовых расходов и необложения налогом с доходов?
(г. Харьков)
Начнем с того, что согласно
п.п. 5.4.8 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (далее — Закон о налоге на прибыль) в валовые расходы разрешается включать командировочные расходы физических лиц, которые находятся в трудовых отношениях с налогоплательщиком или являются членами руководящих органов налогоплательщика, в пределах фактических расходов лица, которое командировано, на проезд (включая перевозку багажа) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки, оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений, телефонных счетов, оформления заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательного страхования, расходов на устный и письменный переводы, других документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая какие-либо сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов.Итак,
Закон о налоге на прибыль разрешает включать в валовые расходы затраты на командировку членов руководящих органов плательщика. Давайте разберемся, кто к ним относится. Согласно ст. 58 Закона Украины «О хозяйственных обществах» от 19.09.91 г. № 1576-XII (далее — Закон о хозобществах) высшим органом общества с ограниченной ответственностью является общее собрание участников. Оно состоит из участников общества или назначенных ими представителей. Представители участников могут быть постоянными или назначенными на определенный срок. Участник вправе в любое время заменить своего представителя на общем собрании участников, уведомив об этом других участников.В случае, когда участником ООО является юридическое лицо, то назначается представитель от такого юридического лица, который будет представлять интересы этого участника. Как правило, в роли представителя выступает руководитель такого юридического лица — участника ООО, что фиксируется в уставе. Кроме того, возможно назначение другого представителя от участника. Согласно
ч. 3 ст. 237 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ) представительство возникает на основании договора, закона, акта органа юридического лица и на других основаниях, установленных актами гражданского законодательства. В связи с этим руководство юридического лица — участника может принять решение о назначении другого представителя участника на постоянной основе или на определенный срок. В таком случае на представителя оформляется доверенность (ч. 2 ст. 244 ГКУ). Доверенностью является письменный документ, который выдается одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Форма доверенности должна соответствовать форме, в которой согласно закону должна совершаться сделка (ч. 1 ст. 245 ГКУ). Так как подписи учредителей (участников) или уполномоченных лиц на учредительных документах подлежат нотариальному заверению, то и доверенность на представительство интересов участника должна быть заверена нотариально.Отсюда делаем вывод, что членами руководящего органа ООО являются только сами участники или их представители, которые уполномочены на представительство либо уставом, либо нотариально заверенной доверенностью. Расходы на командировку таких лиц предприятие вправе включать в состав валовых расходов на основании
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль и не включать уплаченные суммы в состав налогооблагаемого дохода командированных лиц на основании п.п. 4.3.2 Закона Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV (далее — Закон о налоге с доходов).Что касается документального оформления, то здесь ситуация неоднозначная, что, прежде всего, объясняется тем, что в
Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), не предусмотрена возможность направления в командировку членов руководящих органов предприятия.Согласно
Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения за пределами места его постоянной работы. В рассматриваемом нами случае в командировку направляется не работник предприятия, а представитель его учредителя. Тем не менее мы считаем, что для того, чтобы для предприятия эти расходы считались затратами на командировку, они должны быть оформлены как командировка: издание приказа о направлении в командировку (основанием является протокол собрания участников), оформление командировочного удостоверения, составление отчета об использовании средств, выданных на командировку, с приложением к нему оригиналов подтверждающих документов (в данном случае транспортных билетов).В командировочном удостоверении пунктом отбытия и окончательного прибытия должна быть указана Словакия. Если отметки словацкой стороны не будут стоять в командировочном удостоверении, то это нестрашно, так как на украинское предприятие не возлагается обязанность по оплате суточных такому командированному лицу. К отчету о командировке необходимо приложить копию паспорта командированного лица с отметками о въезде и выезде из Украины.
Такой вариант оформления представляется нам наиболее правильным.
Что касается варианта отражения данных затрат только на основании протокола собрания участников и документов, подтверждающих оплату перелета представителей учредителя (выписка банка, оригинал билета на самолет или распечатка электронного билета, копия паспорта с отметкой о пересечении границы Украины), то, на наш взгляд, здесь не исключены проблемы с правомерностью отражения валовых расходов. К тому же параллельно возникает вопрос об удержании с уплаченных за перелет сумм налога с доходов. Причем, так как представитель участника является нерезидентом, то налог с таких доходов грозит по ставке 30 %. В случае, если предприятие не может оформить документы указанным выше способом, то аргументировать свою позицию можно тем, что
Инструкция № 59 не регулирует вопросы направления в командировку лиц, не состоящих с предприятием в трудовых отношениях, поэтому все ее требования насчет оформления командировки (приказ, командировочное удостоверение, отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет) в данном случае можно не применять.Кроме того, если не признавать эти расходы затратами на командировку, то правомерность их включения в состав валовых расходов можно обосновать
п.п. 5.2.1 Закона о налоге на прибыль, как расходы, связанные с хозяйственной деятельностью плательщика (протокол собрания участников обязывает плательщика оплатить данные расходы, при этом поездка представителя участника непосредственно связана с хозяйственной деятельностью общества, о чем необходимо прямо указать в протоколе). Однако доказать здесь отсутствие объекта обложения налогом с доходов будет очень сложно, поэтому такой вариант оформления этой операции для тех, кто готов спорить с проверяющими и, скорее всего, в суде.В завершение отметим, что представители ГНАУ не против отражения в составе валовых расходов затрат на командировку членов руководящих органов предприятия (
консультация в «Вестнике налоговой службы Украины», 2005, № 11, с. 14). Правда, порядок оформления таких операций здесь не уточняется. А вот Минфин (кстати, автор Инструкции № 59) в письме от 16.10.2003 г. № 31-03173-07-29/3846, ссылаясь на п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль, сказал, что предприятие вправе направлять в командировку членов своих руководящих органов с последующим возмещением им понесенных расходов и отражением этих сумм в составе валовых расходов. Это, на наш взгляд, подтверждает нашу позицию и том, что расходы можно считать командировочными, если плательщик сам направляет физическое лицо в командировку.
Жанна СЕМЕНЧЕНКО
