РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТ И РАБОТА В ПУТИ —
что нужно знать
На некоторых предприятиях определенные категории работников выполняют свою постоянную работу за пределами предприятия. Оформляют такую поездку на различных предприятиях по-разному: или как служебную командировку, или как разъездной характер труда. В этой статье поговорим об отличиях между этими двумя видами служебных поездок, а также обратим внимание на нюансы оплаты и налогообложения выплат, связанных с работой, имеющей разъездной характер.
Сергей ДЕЦЮРА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Документы статьи
КЗоТ
— Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.Закон о налоге с доходов
— Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV.Закон о налоге на прибыль —
Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.Закон об оплате труда
— Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.Инструкция № 59
— Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59.Постановление № 490
— постановление КМУ «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути либо имеет разъездной (передвижной) характер» от 31.03.99 г. № 490.Положение № 169
— Положение о выплате надбавок, связанных с передвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденное постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов от 01.06.89 г. № 169/10-87.Временное положение
— Временное положение о вахтовом методе организации работ на предприятиях Министерства Украины по вопросам чрезвычайных ситуаций и по делам защиты населения от последствий Чернобыльской катастрофы, утвержденное приказом МЧС от 20.05.99 г. № 147.Постановление № 663
— постановление КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663.Инструкция № 5
— Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.
Суть разъездного характера работ
Для выполнения отдельных хозяйственных задач предприятия направляют своих работников в служебные поездки и оформляют такие поездки как служебную командировку. Но на некоторых предприятиях есть категории работников, выполняющих свою постоянную работу за пределами предприятия (постоянно находящихся в служебных поездках), т. е. их работа имеет разъездной (передвижной) характер или проходит в пути. Поэтому возникает закономерный вопрос: как правильно оформить такие служебные поездки — как командировку или как работу, которая имеет разъездной (передвижной) характер или проходит в пути?
Напомним, что согласно
Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При этом местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом).Для того чтобы определить, является ли поездка работника служебной командировкой, идет ли речь о работе с разъездным характером, обратимся снова к
Инструкции № 59, где сказано, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом).Понятия
«разъездной (передвижной) характер работ» в законодательстве Украины нет, поэтому, по мнению Минтруда (письма от 27.01.2008 г. № 5/13/116-08, от 13.09.2006 г. № 905/13/84-06 и от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06), при определении этого понятия нужно руководствоваться Положением № 169, где указано, что разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места расположения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) к месту работы на объекте и обратно.Из указанного выше можно сделать вывод, что грань между служебной командировкой и разъездным характером работ или работой в пути настолько незаметен, что иногда трудно установить, в каком случае поездка работника является командировкой, а когда она имеет разъездной (передвижной) характер. Работу в пути, по нашему мнению, может характеризовать отсутствие возможности поставить отметки в служебном удостоверении, которое является обязательным атрибутом оформления служебной командировки.
Из этого следует, что для того, чтобы служебная поездка считалась не командировкой, а имела разъездной (передвижной) характер или была определена как работа, которая проходит в пути, нужно, чтобы одновременно выполнялись два условия:
1) постоянная работа работника должна проходить именно в пути
или должна иметь разъездной (передвижной) характер, т. е. проходить вне места расположения предприятия (подразделения, в котором работает сотрудник). Разъездной (передвижной) характер работ предусматривает частое перемещение работников, приводящее к тому, что эти работники выполняют свои трудовые обязанности вне постоянного места работы и на значительном расстоянии от места расположения предприятия;2)
в коллективном договоре или в трудовом договоре (контракте) должна содержаться норма, согласно которой для определенных категорий работников осуществление служебных поездок не считается командировкой.Это мнение поддерживает и ГНАУ в своих
письмах от 14.05.2007 г. № 4639/6/17-0716 и от 10.09.2008 г. № 17-0718/2714*, а также Минтруда в письмах от 29.04.2005 г. № 31-03173-03-29/8103 и от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06. В них указано, что в случае если коллективным договором определен перечень должностей и профессий, работа на которых постоянно осуществляется в пути и имеет разъездной (передвижной) характер, или когда такая норма предусмотрена трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (либо уполномоченным им лицом), служебные поездки таких работников не считаются командировкой и им устанавливаются надбавки к тарифным ставкам и должностным окладам и возмещаются расходы на проезд и на наем жилого помещения в соответствии с постановлением № 490.* См. ком. «Налог с доходов физических лиц — ГНАУ разъясняет проблемные вопросы» // «БН», 2009, № 9, с. 4.
Если коллективным договором такой перечень должностей, профессий не предусмотрен
или указанное не обусловлено в трудовом договоре (контракте), служебные поездки работников для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы являются командировкой. При этом они должны быть оформлены именно как командировка (составлен приказ, выдано командировочное удостоверение и т. п.), что является главным недостатком квалификации служебных поездок таким образом. Ведь невозможность надлежащего оформления таких поездок (в частности, сложности с отметками в командировочном удостоверении) и является причиной того, что такие поездки бухгалтер предпочитает оформить как работу, проходящую в пути или имеющую разъездной (передвижной) характер.Следовательно, можно сделать вывод:
чтобы работа имела разъездной характер и не считалась командировкой, нужно, чтобы в коллективном (трудовом) договоре содержалась только норма о том, что постоянная работа сотрудников, выполняемая вне пределов предприятия, носит разъездной характер или является работой, проходящей в пути.
Оплата разъездного характера работы
При выполнении поставленной задачи в служебной поездке, которая считается командировкой, работнику в соответствии со
ст. 121 КЗоТ и Инструкцией № 59 возмещаются расходы в связи со служебными командировками, в частности, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством, а также в течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и средний заработок.В случае если работник выполняет задачу в служебной поездке, которая имеет разъездной (передвижной) характер, или когда работа проводится в пути, оплата такой поездки несколько отличается от оплаты командировки.
Отличие заключается в том, что работникам с разъездным характером работ (при работе в пути) вместо суточных расходов предприятие
устанавливает надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам, как предусмотрено постановлением № 490.Конкретный размер
надбавок согласно постановлению № 490 предусматривают коллективным договором или (по согласованию с заказчиком) с учетом места, где выполняется работа (в пределах Украины или за рубежом):1)
при выполнении работ на территории Украины предельные размеры надбавок (полевого обеспечения) работникам за день не могут превышать предельные нормы расходов для командировок в пределах Украины, установленные постановлением № 663;2)
в случае если работа работников постоянно проводится в пути или имеет разъездной характер вне территории Украины, предельные размеры надбавок работникам за день согласно п. 2 Постановления № 490 не могут превышать 80 % предельных норм суточных расходов, установленных для командировок за границу, утвержденных постановлением № 663.Такие надбавки согласно
постановлению № 490 также устанавливаются при направлении работников для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ и для работников, выполняющих работу вахтовым методом**.** Под вахтовым методом согласно Временному положению понимают особую форма организации работ, которая основывается на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного проживания при условиях, когда ежедневная доставка работников к месту работы и обратно к месту постоянного проживания невозможна.
Кроме того, следует помнить, что размер надбавок, выплачиваемых за разъездной характер работы, при выполнении работы за рубежом рассчитывается, как и при командировке, отдельно за время проезда по территории Украины (в размере, предусмотренном для командировки в пределах Украины) и за время проезда и выполнения работы на территории иностранного государства (в размере 80 % от предельной нормы суточных расходов для командировки за границу). Срок пребывания за рубежом определяется согласно отметкам органов пограничного контроля или в соответствии с утвержденными графиками движения транспортных средств.
Размер надбавок также зависит и от того, осуществляется ли включение в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах расходов на питание:
| Режимы питания | Без питания | Одноразовое питание | Двухразовое питание | Трехразовое питание |
| В пределах Украины | 30 грн. | 24 грн. | 18 грн. | 12 грн. |
| За границу | 224 грн. (280 грн. х 80 %) | 179,2 грн. (224 грн. х 80 %) | 123,2 грн. (154 грн. х 80 %) | 78,4 грн. (98 грн. х 80 %) |
Основанием для начисления таких надбавок является первичный документ, в котором будет зафиксировано, что работник выполнял работу, которая имеет разъездной характер за пределами предприятия. Таким первичным документом может быть, например,
Табель учета использования рабочего времени, форма которого утверждена приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489, только среди условных обозначений данного документа нужно, чтобы предприятие самостоятельно выбрало, как оно будет отражать дни, в которые работник выполнял работу, имеющую разъездной характер.Обратим внимание также и на то, что
работникам, которые имеют разъездной характер работ или работа которых постоянно проводится в пути, возмещаются в порядке, предусмотренном постановлением № 663, расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также на наем жилого помещения, как и при командировках в пределах Украины и за границу (п. 3 постановления № 490).Возместить такие расходы предприятие может путем:
1)
выдачи работнику средств под отчет для осуществления отдельных гражданско-правовых действий.В этом случае
работнику до начала служебной поездки выдается аванс, за который он после окончания поездки должен отчитаться путем подачи в бухгалтерию Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет), форма которого утверждена приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440, и оригиналов документов (например, фискальные чеки, квитанции кассовых ордеров, накладные и т. п.), подтверждающих осуществленные расходы, а также вернуть остаток неиспользованных подотчетных средств до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем окончания выполнения гражданско-правового действия. Если вовремя не будет подан Отчет и возвращены неиспользованные средства, на работника предприятия будет наложен штраф согласно п.п. 9.10.1 Закона о налоге с доходов, а в определенных случаях — и удержан налог с доходов*;* Подробнее см. статью «Подотчетный» штраф: основные правила» // «БН», 2009, № 12, с. 36.
2)
возмещения расходов по возвращении работника из служебной поездки на основании поданного работником Отчета.Такой метод расчетов часто применяется на практике. При этом работнику никаких средств до начала служебной поездки не выдают, а финансирование своих нужд он осуществляет за счет собственных средств. По возвращении из служебной поездки работник подает в бухгалтерию
Отчет вместе с подтверждающими документами, которые являются основанием для возмещения понесенных расходов на проезд и проживание.Отметим и то, что на законодательном уровне не установлены четкие сроки, когда нужно отчитаться за осуществление служебной поездки, если она выполнялась за свой счет. Но Нацбанк
в письме от 02.08.2004 г. № 25-113/1290-7713 указывает: если аванс не выдавался, то авансовый отчет необходимо подать до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем окончания командировки (служебной поездки), т. е. в те же сроки, что и при выдаче аванса.Еще одним нюансом при использовании разъездного характера работ является то, что срок, в течение которого работник может быть задействован на работе, постоянно проводимой в пути или имеющей разъездной (передвижной) характер, в отличие от командировки, законодательством не регламентирован, т. е. работник может работать в таких условиях какой угодно срок без ограничений, ведь такой режим труда предусмотрен его трудовым договором.
Налогообложение сумм компенсации за разъездной характер работ
За выполнение работы, имеющей разъездной характер, как отмечалось выше, работнику предоставляется надбавка к должностным окладам. Налогообложение такой надбавки имеет свои особенности.
Начнем рассмотрение налогообложения таких сумм с того, что сумма
надбавок (полевого обеспечения) за разъездной характер работ относится в состав валовых расходов предприятия на основании п.п. 5.6.2 Закона о налоге на прибыль, в котором указано, что в состав валовых расходов плательщика налога включаются обязательные выплаты, предоставляемые работникам в случаях, предусмотренных законодательством. Но следует помнить, что надбавка (полевое обеспечение) включается в валовые расходы лишь в сумме предельного размера суточных, который установлен постановлением № 663 (при работах в таком режиме за рубежом — 80 % от сумм суточных).Кроме того, следует иметь в виду, что в соответствии с
п. 3.16 Инструкции № 5 суммы надбавки (полевого обеспечения) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленным для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, в размерах, определенных законодательством, не относятся в фонд оплаты труда. Следовательно, эти суммы не должны облагаться взносами в социальные фонды (в частности, на это указывает Пенсионный фонд в письме от 02.04.2004 г. № 3196/04).Что касается обложения надбавок (полевого обеспечения) налогом с доходов (далее — НДФЛ), то следует отметить, что ГНАУ при решении этого вопроса не имеет однозначного мнения. Да, сначала в
письмах от 08.06.2004 г. № 4528/6/17-3116, от 25.05.2004 г. № 5131/5/17-3116 и от 25.05.2004 г. № 9407/7/17-3117 она считала, что надбавка (полевое обеспечение) не является объектом обложения НДФЛ, так как расценивается как средства, полученные плательщиком налога на командировку или под отчет в соответствии с п.п. 4.3.2 Закона о налоге с доходов. При этом не обязательно было документировать такие работы как командировку.Но позднее ГНАУ изменила свою позицию по данному вопросу и теперь настаивает на том, что если служебные поездки работников оформлены как работа, имеющая разъездной (передвижной) характер, или как работа, постоянно проводимая в пути, то сумму надбавок (полевого обеспечения), начисленных в связи с выполнением такой работы, для целей
Закона о налоге с доходов следует расценивать как заработную плату и облагать ее НДФЛ как зарплату (в частности, сумма надбавок учитывается при определении права работника на налоговую социальную льготу). В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ их нужно отражать с признаком дохода «01» (письма от 10.09.2008 г. № 17-0718/2714, от 21.05.2007 г. № 4890/6/17-0716, № 10029/7/17-0717 и от 14.05.2007 г. № 4639/6/17-0716).И хотя позиция налоговиков является не совсем справедливой, на данный момент контраргументов в доказательство другой точки зрения нет, поэтому нужно соглашаться с выводами налоговиков.
И все же налоговики дают возможность не облагать налогом такую надбавку, но для этого следует оформлять работу, имеющую разъездной характер или постоянно проводимую в пути, как командировку, которая даст возможность расценивать надбавку в соответствии с
п.п. 4.3.2 Закона о налоге с доходов как средства, полученные плательщиком налога на командировку или под отчет.Но в таком случае утрачивается весь шарм работы с разъездным характером, потому что она будет оформляться как обычная командировка, и выплачивать в таком случае работникам нужно будет не надбавку, а суточные, и за эти суточные (надбавку) нужно будет отчитаться в установленный срок.
Налогоплательщикам же посоветуем не огорчаться и для решения этого вопроса предлагаем обратиться в налоговые органы с просьбой предоставить индивидуальное налоговое разъяснение, которое, ввиду отсутствия единого подхода, может быть и либеральным.
При обложении же НДФЛ компенсационных расходов на наем жилья и проезд к месту выполнения задачи и обратно следует иметь в виду, что эти суммы, как и надбавки, включаются в валовые расходы (поскольку эти выплаты также закреплены на законодательном уровне) и не облагаются сборами в соцфонды.
Но следует помнить, что эти суммы, в отличие от сумм надбавок, являются подотчетными суммами, и за использование этих средств работник, выполняющий работу, которая имеет разъездной характер, должен отчитаться в порядке, предусмотренном для полученных подотчетных средств.
Пример.
Инженер-технолог выполнял с 16 по 20 марта 2009 года работу, имеющую разъездной характер (согласно коллективному договору его должность включена в перечень должностей и профессий, работа по которым постоянно осуществляется в пути и имеет разъездной (передвижной) характер). Перед отъездом для выполнения работы, имеющей разъездной характер, работник был снабжен авансом в сумме 300 грн. По окончании этой работы работник подал в бухгалтерию 23 марта 2009 года Отчет с прилагаемыми документами на проживание и проезд к месту выполнения работы на сумму 240 грн. (в том числе НДС — 40 грн.). Надбавка к должностным окладам установлена коллективным договором и составляет 30 грн. в день, а начисленная ему за месяц заработная плата составила 1500 грн.На этом все. Надеемся, что теперь вы имеете всю необходимую информацию для того, чтобы без проблем использовать работу, имеющую разъездной характер.
| Дата | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | |
| дебет | кредит | |||
| 16.03 | Выданы средства из кассы под отчет на проживание и проезд к месту выполнения работы | 372 | 301 | 300,00 |
| 23.03 | Утвержден Отчет | 91 | 372 | 200,00 |
| Отражен налоговый кредит | 641 | 372 | 40,00 | |
| Возвращен остаток неиспользованной суммы | 301 | 372 | 60,00 | |
| 31.03 | Начислена заработная плата за март 2009 года | 91 | 661 | 1500,00 |
| Начислена надбавка к должностным окладам за выполнение работы, имеющей разъездной характер (5 дней х 30 грн.) | 91 | 663 (661) | 150,00 | |
| Удержаны из зарплаты: взносы в соцфонды* (1500 х 2 %; 1500 х 1 %; 1500 х 0,6 %) | 661 | 651, 652, 653 | 54,00 | |
| Удержан из зарплаты налог с доходов физических лиц [(1500 - 54) х 15 %] | 661 | 641 | 216,90 | |
| Удержан из надбавки к должностным окладам налог с доходов физических лиц (150 х 15 %) | 663 (661) | 641 | 22,50 | |
| * Надбавка к должностным окладам за выполнение работы, имеющей разъездной характер, не облагается взносами в соцфонды, поскольку не относится к фонду оплаты труда согласно п. 3.16 Инструкции № 5. | ||||
